jobanalyse

en jobanalyse er en trinvis specifikation af en ansættelsesstillings krav, funktioner og procedurer. Ligesom et frø ikke kan blomstre i en blomst, medmindre jorden er ordentligt forberedt, kan mange human resource management (HRM) praksis ikke blomstre til konkurrencefordel, medmindre de er baseret på en passende jobanalyse.

vellykket HRM-praksis kan føre til resultater, der skaber konkurrencefordel. Jobanalyser, korrekt udført, forbedrer succesen med disse HRM-praksis ved at lægge fundamentet. Job analyse oplysninger kan anvendes til en række HRM praksis. Vi tager nu et kort kig på nogle af dem.

etablering af FAIR og effektiv ansættelsespraksis

en arbejdsgivers rekrutterings-og udvælgelsespraksis søger at identificere og ansætte de mest egnede ansøgere. Jobanalyseoplysninger hjælper arbejdsgivere med at nå dette mål ved at identificere udvælgelseskriterier, såsom viden, færdigheder og evner (KSAs), der er nødvendige for at udføre et job med succes. En virksomheds ledere og HR-fagfolk kan derefter bruge disse oplysninger til at vælge eller udvikle de relevante udvælgelsesenheder (f.eks. Denne tilgang til udvælgelse er lovligt påkrævet.

en arbejdsgiver, der står over for diskriminationsafgifter, skal demonstrere for domstolene, at dens udvælgelseskriterier er jobrelaterede. For at understøtte denne type kravrelateret skal en virksomhed demonstrere, at den udfordrede udvælgelsespraksis blev udviklet på baggrund af jobanalyseoplysninger. Som en dommer bemærkede under en diskriminationshøring, uden en jobanalyse, som man kan basere udvælgelsespraksis på, en arbejdsgiver “sigter mod mørket og kan kun håbe på at opnå jobrelateret ved blind held.”

i 1990 ‘ erne blev behovet for virksomheder til at basere udvælgelseskriterier på jobanalyseinformation endnu vigtigere på grund af passagen af amerikanerne med handicaploven. Denne lov fastslår, at ansættelsesbeslutninger vedrørende handicappede kandidater skal baseres på deres evne til at udføre de væsentlige funktioner i jobbet. For eksempel, hvis rapportlæsning var en vigtig jobfunktion, kunne ansøgere, hvis handicap forhindrede dem i at læse, lovligt nægtes ansættelse (forudsat at der ikke var nogen måde at imødekomme dem på). Hvis, imidlertid, rapportlæsning var ikke en væsentlig funktion, manglende evne til at læse kunne ikke lovligt tjene som grundlag for benægtelse. Bestemmelsen af, hvilke jobfunktioner der er vigtige, foretages under en jobanalyse.

udvikling af uddannelses-og vurderingsprogrammer

virksomheder kan også bruge jobanalyseoplysninger til at vurdere uddannelsesbehov og til at udvikle og evaluere uddannelsesprogrammer. Jobanalyser kan identificere opgaver, som en arbejdstager skal udføre. Derefter kan vejledere gennem præstationsvurderingsprocessen identificere, hvilke opgaver der udføres korrekt eller forkert. Vejlederen kan derefter afgøre, om forkert udført arbejde kan rettes gennem træning.

HR-fagfolk bruger også jobanalyseoplysninger til at udvikle relevante træningsprogrammer. Jobanalysen specificerer, hvordan hvert job udføres, trin for trin, så HR-fagfolk kan udvikle træningsmateriale til at lære praktikanter, hvordan de udfører hver opgave. For at evaluere effektiviteten af et træningsprogram skal organisationen først specificere træningsmål eller det forventede præstationsniveau for praktikanter, når de er færdige med programmet. Et træningsprograms succes vurderes ud fra, i hvilket omfang disse præstationsniveauer er nået. Forventede præstationsniveauer specificeres ofte under en jobanalyse.

oplysninger opnået fra en jobanalyse kan bruges til at udvikle præstationsvurderingsformularer. Et eksempel på en jobanalysebaseret form ville være en, der viser jobets opgaver eller adfærd og specificerer det forventede præstationsniveau for hver. Jobanalysens rolle er afgørende her. Uden jobanalyseinformation bruger organisationer typisk en enkelt, generaliseret form, hvor alle arbejdstagere vurderes på grundlag af et fælles sæt karakteristika eller træk, der formodes at være nødvendige for alle job (f.eks. Jobanalysebaserede vurderingsformularer er bedre end de generelle former, fordi de gør et bedre stykke arbejde med at kommunikere præstationsforventninger, og fordi de giver et bedre grundlag for at give feedback og til at tage HRM-beslutninger.

de fleste virksomheder baserer lønsatser delvist på den relative værdi eller Betydning af hvert job for organisationen. Jobværdi bestemmes typisk ved at evaluere eller bedømme job baseret på vigtige faktorer såsom færdighedsniveau, indsats, ansvar, og arbejdsvilkår. Oplysningerne fra en jobanalyse tjener som grundlag for jobværdivurderinger. jobanalyse spiller også en vigtig rolle i udviklingen af produktivitetsforbedringsprogrammer. Forskellige pay-for-performance-programmer giver belønninger til medarbejdere, der udfører deres job på eller over et ønsket niveau. Jobanalyse bruges til at identificere dette præstationsniveau.

afhjælpende anvendelser

ledere skal undertiden disciplinere medarbejdere for deres manglende korrekt udførelse af deres jobansvar. For eksempel kan arbejdstagere blive disciplineret for at nægte at udføre opgaver, som de mener ikke er en del af deres job. Hvis ansvarsområder og grænser for autoritet for et job er afgrænset i en jobanalyse, kan disse oplysninger bruges til at hjælpe med at løse sådanne problemer.

Jobanalyseinformation kan også være nyttig ud fra et sikkerheds-og sundhedsmæssigt synspunkt. Mens du udfører en jobanalyse, en arbejdsgiver kan afdække potentielle farer eller farer ved et job. Jobanalysen kan også identificere usikker praksis, såsom opgaver, der udføres på en måde, der kan forårsage skade.

bestemmelse af typen af INFORMATION, der skal indsamles

et væld af oplysninger kan indsamles under en jobanalyse. Jobanalyseoplysninger kan opdeles i tre kategorier: jobindhold, jobkontekst og arbejdstagerkrav. Jobindhold refererer til arbejdstagernes jobaktiviteter eller hvad arbejdere rent faktisk gør på jobbet. Jobkontekst henviser til de betingelser, hvorunder arbejdet udføres, og de krav, som sådanne job pålægger arbejdstageren. Arbejdstagerkrav henviser til de arbejdstagerkvalifikationer, der er nødvendige for at udføre jobbet med succes. De specifikke oplysninger, der falder inden for hver kategori, beskrives næste.

indhold.

ved indsamling af oplysninger om opgaver søger jobanalytikeren at bestemme, hvad arbejdstageren gør, formålet med handlingen og de værktøjer, udstyr eller maskiner, der bruges i processen. Analytikeren kan også indsamle yderligere oplysninger om opgaver, såsom deres relative betydning, de forventede præstationsniveauer og den type træning, som en ny medarbejder har brug for for at udføre opgaver tilfredsstillende. Jobindhold kan beskrives på en række måder, afhængigt af hvor specifik man ønsker (eller har brug for) at være. De forskellige typer jobindholdsoplysninger er beskrevet i bilag 1.

kontekst.

Jobkontekst henviser til de betingelser, under hvilke arbejde udføres, og de krav, som et sådant arbejde pålægger medarbejderne. Specifikke typer jobkontekstoplysninger, der typisk identificeres under en jobanalyse, inkluderer rapporteringsforhold, modtaget tilsyn, dom, autoritet, personlige kontakter, arbejdsvilkår, og de fysiske og mentale krav til arbejdstageren.

krav.

Arbejderkrav henviser til den viden, dygtighed, evne, personlige egenskaber og legitimationsoplysninger, der er nødvendige for effektiv jobpræstation. Disse udtryk er defineret som:

• viden-den information, man har brug for for at udføre jobbet.
• Skill-evnen til at udføre en lært motoropgave, såsom gaffeltrucks driftsfærdigheder og tekstbehandlingsfærdigheder.
• evne-den evne, der er nødvendig for at udføre en ikke-motorisk opgave, såsom kommunikationsevner, matematiske evner og ræsonnement eller problemløsende evner.
• personlige egenskaber—en persons træk (f.eks. takt, selvsikkerhed, bekymring for andre, objektivitet, arbejdsmoral) eller deres vilje / evne til at tilpasse sig forholdene i miljøet (f. eks. evne til at modstå kedsomhed, vilje til at arbejde overarbejde, vilje til at behandle andre hjerteligt). legitimationsoplysninger-bevis eller dokumentation for, at en person besidder visse kompetencer, såsom eksamensbeviser, certificeringer og licenser.

den store mængde information, der kan afdækkes under en jobanalyse, kan være overvældende, men det er normalt unødvendigt at indsamle alle mulige data. Formålet eller den tilsigtede anvendelse af jobanalysen dikterer de særlige oplysninger, der skal indsamles. Derfor skal analytikeren beslutte, hvordan jobanalysen skal bruges, inden han beslutter, hvilke oplysninger han skal søge.

for eksempel, hvis en jobanalyse skulle bruges til at udvikle et teknisk træningsprogram for nye medarbejdere, skal analytikeren fokusere på information om underopgaver (en trinvis beskrivelse af, hvordan jobbet udføres) og den specifikke viden, færdigheder og evner (KSAs), man skulle have brug for for at klare sig godt på det job. Hvis formålet var at udvikle en skriftlig ansættelsesprøve for at vurdere ansøgernes viden om jobbet, skal analytikeren målrette oplysninger om jobets specifikke opgaver og den viden, der kræves for at udføre hver opgave (dvs.fakta, teorier, principper osv., man skal vide for at kunne udføre opgaver tilfredsstillende).

bestemmelse af, hvordan man indsamler oplysningerne

HR-fagfolk indsamler ofte jobanalyseoplysninger. Imidlertid, fordi disse personer mangler tilstrækkelig ekspertise i de job, der analyseres, de skal hverve de faktiske job etablerede og deres vejledere til at indsamle og fortolke de relevante oplysninger. Jobanalyseoplysninger kan indsamles ved at tale med disse personer, observere dem på arbejdspladsen og/eller få dem til at udfylde spørgeskemaer til jobanalyse. Hensigtsmæssigheden af hver tilgang afhænger til dels af den type oplysninger, der søges.

samtaler.

jobanalysesamtaler er strukturerede samtaler mellem jobanalytikeren og en eller flere fageksperter. Samtaler afholdes typisk med både etablerede job og deres vejledere. Samtaler med etablerede har tendens til at fokusere på jobindhold og jobkontekstinformation. Det vil sige, de etablerede bliver bedt om at beskrive, hvad de gør, hvordan de gør det, og de betingelser, hvorunder de udfører deres job.

vejlederens typiske rolle er at gennemgå og verificere nøjagtigheden af de etablerede svar og give yderligere oplysninger om opgavens betydning, forventede præstationsniveauer, nye arbejdstageres uddannelsesbehov og arbejdstagerbehov.

som den hyppigst anvendte jobanalysemetode giver samtaler et potentielt væld af oplysninger. En-til-en-samtaler kan dog være ret tidskrævende. En samtale tager normalt mellem en og otte timer, afhængigt af mængden og dybden af de ønskede oplysninger. Således kan samtaler tage meget tid, især når analytikeren skal tale med flere personer. Når tidsbegrænsninger udgør et problem, er det bedste alternativ at gennemføre en gruppesamtale, hvor flere fageksperter afhøres samtidigt.

observationer.

nogle gange vil en jobanalytiker supplere samtaler med jobanalyseobservationer. Som navnet antyder, betyder observation at se den etablerede udføre jobbet. Observation er mest nyttig, når job er komplekse og vanskelige at beskrive nøjagtigt. Ved analyse af sådanne job observerer eller videobånd analytikeren jobbet og samtaler derefter arbejdstageren for afklaring eller forklaring. Observationen giver analytikeren mulighed for at få en bedre forståelse af, hvordan arbejdet udføres, og de KSA ‘ er, der er nødvendige for at udføre det. mens observation normalt bruges som et supplement til samtalen, baserer HR-fagfolk undertiden jobanalyse udelukkende på observation. Hvorvidt observation giver tilstrækkelige data til analysen afhænger af den type information, der indsamles.

for eksempel er det en fremragende metode til at identificere underopgaver udført i rutinemæssige/gentagne typer job, såsom samlebåndsarbejde. Når man bruger denne tilgang, skal analytikere dog være opmærksomme på muligheden for, at nogle arbejdstagere kan opføre sig atypisk, når de observeres. For eksempel kan de øge deres hastighed for at imponere observatøren eller bremse i et forsøg på at demonstrere, hvor vanskelige deres job er.

spørgeskemaer.

spørgeskemaer til jobanalyse Bed fageksperter-arbejdstagere og / eller vejledere—om at registrere joboplysninger skriftligt. Spørgeskemaer til jobanalyse indeholder enten åbne eller lukkede spørgsmål. Åbne spørgsmål Bed respondenterne om at give deres egne svar på spørgsmålene. Lukkede spørgsmål Bed respondenterne om at vælge et svar fra en liste, der findes i spørgeskemaet. Lukkede spørgsmål bruges mere almindeligt, fordi de giver større ensartethed i svarene og lettere scores.

et jobanalysespørgeskema, der kun indeholder lukkede spørgsmål, kaldes en jobanalysebeholdning. En opgørelse, der indeholder en liste over opgaveerklæringer, kaldes en opgaveopgørelse; en, der indeholder en liste over krav til arbejdstagerens evne, kaldes en evneopgørelse. Jobanalysebeholdninger beder respondenterne om at bedømme hvert element med hensyn til dets betydning for jobbet. Opgavebeholdninger anmoder også om oplysninger om hyppigheden eller den tid, der bruges på at udføre hver opgave.

virksomheder bruger jobanalysebeholdninger, når der er behov for information fra flere personer (f.eks. Sammenlignet med samtaler kan information indsamles meget hurtigere ved hjælp af denne tilgang. Virksomheder bruger også varebeholdninger som et middel til at gruppere job. Gruppering henviser til kategorisering af job baseret på ligheden mellem udførte opgaver eller nødvendige færdigheder; en gruppe ville bestå af job, hvor alle arbejdstagere udførte lignende opgaver eller havde brug for lignende færdigheder.

når grupper er oprettet, kan organisationen bestemme udvælgelseskriterier, uddannelsesbehov og evalueringskriterier, der gælder for alle job i en gruppe. Jobanalysebeholdninger bruges også til at bestemme arbejdstagernes uddannelsesbehov. Arbejdstagere får en liste over opgaver eller evner og bliver bedt om at angive dem, som de har brug for uddannelse til. En fempunkts vurderingsskala, der spænder fra” stort behov “til” intet behov”, bruges typisk.

bestemmelse af, hvordan jobanalyse aINFORMATION registreres

Når HR-fagfolk har indsamlet jobanalyseoplysninger, skal de registreres på en eller anden systematisk måde for at fremstille en jobbeskrivelse (dvs.en oversigt over jobanalyseresultater). Formatet af jobbeskrivelser kan være generelle formål eller særlige formål.

generelle formål jobbeskrivelse.

en generel jobbeskrivelse er en, der indeholder en række oplysninger, der kan bruges til flere formål, såsom at kommunikere jobansvar til medarbejderne og specificere minimumskrav til job. For eksempel, en leder ville trække en jobbeskrivelse for at gennemgå væsentlige funktioner og arbejdstagerkrav, inden han udviklede spørgsmål til en jobansøger.

de særlige oplysninger i jobbeskrivelsen varierer afhængigt af virksomhedens præference og den tilsigtede anvendelse af instrumentet. En typisk generel jobbeskrivelse indeholder følgende afsnit: jobidentifikation, joboversigt, væsentlige funktioner og arbejdstagerkrav.

generelle jobbeskrivelser, der bruges af de fleste virksomheder, giver kun en kort oversigt over jobanalyseoplysninger og mangler således tilstrækkelige detaljer til nogle HRM-applikationer. For eksempel undlader mange at angive underopgaver, præstationsstandarder og jobkontekst. Underopgave information kan tjene som grundlag for udvikling af uddannelsesprogrammer; præstationsstandarder kan tjene som grundlag for udvikling af visse typer præstationsvurderingsformularer; og information om jobkontekst kan tjene som grundlag for at foretage jobevalueringsvurderinger, der er nødvendige for at fastlægge lønsatser.

en jobbeskrivelsesmetode, der giver mere dybdegående information, kaldes det alsidige Jobanalysesystem (VERJAS), som indeholder en liste over opgaver, opgaver, opgavevurderinger for betydning og nødvendig træning, beskrivelser af jobkontekst og en liste over kompetencer, der er nødvendige for jobbet.

særlige formål jobbeskrivelser.

flere specialdesignede jobbeskrivelser er blevet udviklet af en række HRM-eksperter i løbet af de sidste 30 år. En vigtig forskel mellem generelle og specielle jobbeskrivelser ligger i mængden af detaljer, de inkluderer. Specialformater dækker færre emner, men de dækkede emner analyseres mere dybtgående. Nogle af de mere almindeligt anvendte særlige formål tilgange er beskrevet næste.

funktionel jobanalyse (FJA) fokuserer primært på optagelse af jobindholdsoplysninger. Hver opgave analyseres separat på et regneark, der indeholder en opgaveerklæring (specificerer, hvad arbejdstageren gør, hvordan det gøres, og resultaterne eller det endelige produkt af arbejdstagerens handlinger), præstationsstandarder og uddannelsesbehov, der er knyttet til opgaven, og syv vurderingsskalaer. Tre af skalaerne er kendt som arbejderfunktionsskalaer, der angiver niveauet for medarbejderinddragelse med data, mennesker og ting. De andre fire skalaer angiver det niveau af evne, der er nødvendigt inden for områderne ræsonnement, matematik, sprog og følgende instruktioner.

en anden speciel metode til jobanalyse kaldes kritisk hændelsesteknik (CIT). Det stammer fra militæret under Anden Verdenskrig og blev brugt til at identificere kritiske faktorer i menneskelig præstation i en række militære situationer. Kritiske faktorer er dem, der har vist sig at gøre forskellen mellem succes og fiasko i udførelsen af et job.

den kritiske hændelsesteknik kræver, at jobanalytikeren indsamler kritiske hændelser fra personer, der er fortrolige med jobbet. Hændelserne indsamles normalt i form af historier eller anekdoter, der skildrer vellykket og mislykket jobadfærd. Historierne kondenseres derefter til en enkelt erklæring, der fanger essensen af historien. CIT har flere nyttige HRM-applikationer. For eksempel er det et godt værktøj til at identificere udvælgelseskriterier og uddannelsesbehov og til at udvikle præstationsvurderingsformularer.

jobanalyse er en nøglekomponent i HRM-processen. Mens udførelsen af omfattende jobanalyser kan være tidskrævende, vil arbejdsgivere i sidste ende drage fordel af de mange anvendelser, som en grundig jobanalyse kan give. Fra ansættelse og træning til lønbegrundelse til afhjælpende anvendelser vil jobanalyse gøre HR-lederens job lettere, beskytte en organisation mod krav om forskelsbehandling og kan give den samlede organisation en konkurrencemæssig fordel.

yderligere læsning:

Brannick, Michael T. og Edvard. L. Levine. Job Analyse: Metoder, forskning og applikationer til Human Resource Management i det nye årtusinde. Thousand Oaks, CA: Sage Publications, 2002. Cooper, Kenneth C. Effektiv Kompetencemodellering og rapportering: En trinvis vejledning til forbedring af individuel og organisatorisk præstation. AMACOM, 2000.

fin, Sidney A. og Steven F. Cronsha. Funktionel jobanalyse: et fundament for Human Resources Management. Jørgensen, NJ: Jørgen Erlbaum Associates, 1999.

Robert D. og Hubert S. Field. Udvælgelse Af Menneskelige Ressourcer. Fort værd, TK: Harcourt College Publishers, 2001. Human Resource Management: et ledelsesværktøj til konkurrencefordel. Cincinnati, OH: Atomic Dog Publishing, 2004.

Schippmann, Jeffrey S. strategisk Jobmodellering: arbejder i kernen af integrerede menneskelige ressourcer. Jørgensen, NJ: Jørgen Erlbaum Associates, 1999.