PPM 101: Sådan oprettes en vellykket Arbejdsindtagsproces

arbejde indtag – hoveddøren

har din organisation en “enkelt post” for nye projekt anmodninger? Eller rettere, har din organisation en hoveddør, en sidedør, en bagdør og mange andre måder at modtage anmodninger på? At have flere måder at indsende anmodninger på er et almindeligt problem for mange virksomheder og fremhæver behovet for en standard arbejdsindtagsproces. Uden en fælles arbejdsindtagsproces kan det være næsten umuligt at spore alt det arbejde, der udføres, fordi der ikke er nogen “enkelt kilde til sandhed”. Endnu værre kan der ske meget skyggearbejde i organisationen, som bruger værdifulde ressourcer tid fra højere prioriterede projekter.

når projektorganisationer (PMO ‘ er) oprettes, er en af de første opgaver at afklare, hvordan nye projektanmodninger vil blive indsendt og gennemgået. Arbejde indtag refererer til processen for at skabe projektforslag og få en go/no-go beslutning. Denne proces fungerer ofte sammen med en ideationsproces og fuld porteføljebeslutningsramme, men kan også være uafhængig. Arbejdsindtag er en kritisk komponent til at definere projektporteføljen og falder derfor inden for livscyklusfasen “Definer porteføljen”. Diagrammet nedenfor fremhæver arbejdsindtag i sammenhæng med porteføljens livscyklus.

fordelene ved Arbejdsindtag

der er flere fordele ved at oprette en arbejdsindtagsproces, opsummeret nedenfor:organisatorisk klarhed-at hjælpe medarbejderne med at forstå, hvordan projektforslag fremføres, vil resultere i højere deltagelse fra organisationen

større effektivitet—at have en klar forståelse af arbejdsindtagsprocessen vil resultere i større effektivitet i at skabe og godkende forslag og forkorte den tid, der kræves for at oprette forslag.

højere kvalitet-afklaring af, hvilke oplysninger der er behov for i forslaget (og hvorfor) vil resultere i forslag af højere kvalitet. Det vil også forhindre folk i at indsamle oplysninger, der ikke vil blive brugt.

større konsistens-fælles værktøjer og skabeloner vil give mere ensartede forslag, der gør det lettere for beslutningstagere at sammenligne og gennemgå forslag.at have arbejdsindtagsprocesser hjælper PMO og governance-teamet med at kontrollere mængden af arbejde, der kommer ind i porteføljen.

arbejdsindtag er en grundlæggende PMO / PPM-proces, som organisationer skal gennemføre så hurtigt som muligt. Organisationer med gode arbejdsindtagsprocesser har synlighed af hele deres pipeline og projekter af højere kvalitet med højere indsendelsesfrekvenser.

vil du have en brugerdefineret demo? Klik her

trin til oprettelse af en Arbejdsindtagsproces

udvikling af en kvalitetsindtagsproces kræver en lille indsats, men er en kritisk komponent til porteføljestyring. Nogle af de grundlæggende trin til oprettelse af en arbejdsindtagsproces er beskrevet nedenfor.

1. dokument roller og ansvarsområder: hver deltagers roller og ansvar skal dokumenteres og kommunikeres. Nogle spørgsmål, der skal besvares, inkluderer: hvem vil skrive forslaget (projektleder, forretningsanalytiker, udøvende sponsor)? Hvilke oplysninger er der brug for? Hvilke skabeloner skal udfyldes? Hvilket format skal oplysningerne præsenteres? Hvem vil gennemgå forslagene? Hvordan træffes beslutninger?
2. Bestem tærskler for projektforslag: i de fleste tilfælde skal organisationer starte med at fokusere på projektanmodninger (i modsætning til alle IT-anmodninger, som ofte kan håndteres af et standard it-billetsystem). Dette kræver en vis definition af et projekt (f. eks. over en dollartærskel? Over en ressourceindsatstærskel? Osv.). Oprettelse af disse definitioner hjælper med at sikre, at alle anmodninger matcher definitionen af et projekt.
3. Dokumentarbejdsproces: arbejdsindtagsprocessen behøver ikke at være kompliceret, men en standardproces skal defineres. Detaljeringsniveauet kan stige over tid, men at hjælpe deltagerne med at forstå, hvordan man opretter et forslag, hvordan man indsender forslaget, og hvem der gennemgår forslaget (og hvornår) er alle vigtige processer, der skal dokumenteres.
4. Identificer værktøjer til oprettelse af forslag: deltagerne skal vide, om der er skabeloner tilgængelige (anbefales stærkt) til oprettelse af et forslag. Er der nogle IT-systemer, der skal bruges? (f. eks. SharePoint, portal, porteføljestyringssystem)? Dedikerede systemer som Acuity PPM hjælper med at automatisere projektarbejdsindtagsprocessen.

succesfaktorer for Arbejdsindtag

der er flere succesfaktorer, som organisationer skal huske på, når de introducerer en arbejdsindtagsproces.

• at have en enkelt “hoveddør til organisationen”. Enhver tvetydighed her vil underminere hele arbejdsindtagsprocessen.
• har klare roller og ansvar for alle deltagere i arbejdsindtagsprocessen. Selvom processen ikke behøver at være kompliceret, skal deltagerne forstå deres rolle i processen. Nogle lette træning anbefales.
• præciser, hvilke oplysninger der skal indsendes. Folk brænder for deres nye ideer og ønsker at gøre alt, hvad de kan for at se dem godkendt, selvom det betyder at bruge meget tid på at indsamle oplysninger, der ikke er relevante for processen. At hjælpe deltagerne med at forstå, hvilke oplysninger de har brug for at indsamle, og hvordan de vil blive brugt, vil strømline processen og gøre den konsistent.
• Ryd proces ejerskab. En PMO eller et andet team skal eje processen, sikre, at den fungerer, give træning og sikre, at den bruges korrekt
• klar kommunikation. Det team, der ejer processen, skal overkommunikere, hvordan processen fungerer såvel som de trufne beslutninger, ellers er processen i fare for fiasko. Arbejdsindtagsprocesser (ligesom alle porteføljestyringsprocesser) har brug for pleje og fodring.
• klare tidsplaner for indsendelse af anmodninger og præsentationer. Konsistens er vigtig her. Er der en dag og et tidspunkt i ugen, hvor forslag skal forelægges til gennemgang? Er der et stående revisionsmøde, hvor beslutningstagere vil gennemgå forslag? Disse oplysninger skal deles for at gøre processen mere effektiv.

Arbejdsindtagsmålinger

organisationer bør overveje at indfange et par nøglemålinger til arbejdsindtagsprocessen:

• hvor mange projektanmodninger stammer fra en given organisation (f.eks.). Når organisationen forstår, hvor dens anmodninger kommer fra, kan den tage skridt til bedre at imødekomme disse interne organisationers behov.
• hvor mange forslag er ufuldstændige?
• hvor mange forslag kommer der om ugen? Om måneden? Per kvartal? Disse oplysninger kan informere, hvor ofte beslutningstagere har brug for at mødes, og hvor længe; det kan også understøtte årlige planlægningsprocesser.

Arbejdsindtagsprocesstrøm

diagrammet nedenfor fremhæver et grundlæggende arbejdsindtagsprocesdiagram med tre grundlæggende trin:

1. Opret forslaget – dette er de trin, som en Projektinitiator tager for at undersøge et koncept og udfylde en indtagelsesformular.
2. gennemgå forslaget-Projektinitiatoren skal muligvis gennemgå forslaget med deres leder (hvis relevant). Ellers vil en porteføljeforvalter/Administrator gennemgå forslag for at sikre, at de passer til projektets retningslinjer for indtagsprocessen. På dette tidspunkt kan andre tværfunktionelle teammedlemmer blive bedt om at gennemgå og kommentere forslaget, før det går til et styringsteam.
3. beslutning om forslaget – et styringshold vil gennemgå forslaget og træffe en af tre beslutninger:
   • godkende forslaget – dette flytter forslaget til næste fase af projektets livscyklus
   • Udskyd forslaget – Forslaget går ikke videre på nuværende tidspunkt, men forbliver på en overvågningsliste for potentiel fremtidig implementering.
   • Annuller forslaget-Forslaget går ikke fremad, og der udføres ikke mere arbejde.

alle beslutninger truffet af styringsholdet skal kommunikeres tilbage til Projektinitiatoren og registreres i et centralt log-eller porteføljestyringsprogram.

udvikling af et projektforslag (Arbejdsindtagelsesformular)

Der bør overvejes nøje at skabe en god indtagelsesform. Fristelsen er at kræve, at der udfyldes en masse oplysninger, før forslaget gennemgås. Hver organisation skal bestemme den minimale mængde vigtige oplysninger for at træffe en beslutning, ellers kan der bruges unødvendig tid på at indsamle data, der ikke bruges. (Husk: oplysninger indsamlet, men ikke brugt, er et organisatorisk dræn på ressourcer). Eksemplerne nedenfor repræsenterer de typer oplysninger, der kan indsamles på en arbejdsindtagelsesformular (vi går ikke ind for at bruge dem alle, medmindre det er nødvendigt). Interne projekter har ofte en digital / IT-komponent eller procesforbedringsanmodning. Eksempeloplysningerne til eksterne projekter er produktorienterede.

eksempler på information indsamlet til interne projekter

• Initiativtagernavn
• sponsornavn
• Opportunity/problem
• Aktuel tilstand/baggrund
• forslag
• mål/mål
• risici
• estimerede omkostninger og fordele
• Dato nødvendig
• påvirkede interessenter

H3> eksempler på information indsamlet til eksterne projekter

• forretningsmål
• markedsdefinition
• markedstendenser/indsigt
• konkurrencepræget landskab
• målkunde
• kundebehov
• konkurrerende produkter
• Produktbeskrivelse
• produktpositionering
• nødvendige ressourcer
• gennemførlighed/risici
• finansielle omkostninger/fordele

Arbejdsindtag og Agile

Der er en almindelig misforståelse om, at Agile praksis ikke fungerer godt med porteføljestyring. Vores opfattelse er, at den Agile metode stadig kan arbejde med standard porteføljestyringsprocesser. Faktum er, før projektarbejdet begynder, porteføljestyringsteamet skal evaluere projektanmodninger og godkende projekter, der er i overensstemmelse med strategiske mål. Uanset om en organisation praktiserer vandfald, agile eller en hybrid, skal projektanmodninger stadig evalueres, før arbejdet begynder. Agile er simpelthen en metode til iterativt at levere værdi (under projektudførelse); det er ikke i konflikt med standard porteføljestyringsprocesser.

Resume

arbejdsindtag er en grundlæggende PMO / PPM-proces, som organisationer skal gennemføre så hurtigt som muligt. Organisationer med en god godkendelsesproces for indtag har bedre synlighed af hele deres pipeline og projekter af højere kvalitet med højere indsendelsesfrekvenser. Alt dette oversættes til en sund projektportefølje, som derefter kræver god prioritering. Når denne proces er etableret og fungerer godt, bør en komplet ramme for porteføljeforvaltning overvejes. Acuity PPM tilbyder et arbejdsindtagsmodul, hvor organisationer bedre kan styre deres arbejdsindtagsproces.

Hvis du har spørgsmål om, hvordan du udvikler en Arbejdsindtagsproces eller har brug for eksperthjælp, kontakt os i dag.

Tim er projekt-og porteføljestyringskonsulent med 14 års erfaring med at arbejde med Fortune 500. Han er ekspert i modenhedsbaseret PPM og hjælper PMO-ledere med at opbygge og forbedre deres PMO for at låse op for mere værdi for deres virksomhed. Han er en af de originale Pfmp ‘ er (Portfolio Management Professionals) og en offentlig taler på forretningskonferencer og PMI-begivenheder.

Lær mere

Hvad er en arbejdsindtagsproces?

arbejde indtag refererer til processen for at skabe projektforslag og få en go / no-go beslutning fra den øverste ledelse. Denne proces fungerer ofte sammen med en ideation og fase-Gate processer, men kan også være uafhængige. Arbejdsindtag er en kritisk komponent til at definere projektporteføljen.

hvad er fordelene ved en arbejdsindtagsproces?

Der er flere fordele ved at skabe en arbejdsindtagsproces, herunder: 1) organisatorisk klarhed—at hjælpe medarbejderne med at forstå, hvordan projektforslag fremføres, vil resultere i højere deltagelse fra organisationen 2) større effektivitet—at have en klar forståelse af arbejdsindtagsprocessen vil resultere i større effektivitet i at skabe og godkende forslag og forkorte den tid, der kræves for at oprette forslag. 3) højere kvalitet-afklaring af, hvilke oplysninger der er behov for i forslaget (og hvorfor) vil resultere i forslag af højere kvalitet. Det vil også forhindre folk i at indsamle oplysninger, der ikke vil blive brugt. 4) større konsistens-fælles værktøjer og skabeloner vil give mere ensartede forslag, der gør det lettere for beslutningstagere at sammenligne og gennemgå forslag. 5) bedre kontrol med igangværende arbejde-at have arbejdsindtagsprocesser hjælper PMO og governance-teamet med at kontrollere mængden af arbejde, der kommer ind i porteføljen.

hvilke oplysninger skal indgå i en projektanmodning?

nogle standardoplysninger, der skal indsamles til projektanmodninger, inkluderer: Initiativtagerens navn, sponsorens navn, muligheden eller problemet, der behandles, projektets aktuelle tilstand eller baggrund, det faktiske forslag – hvad projektet vil gøre, projektets mål, projektrisici, anslåede projektomkostninger og fordele, start-og slutdato og påvirkede interessenter

hvilke oplysninger skal inkluderes i en ny produktprojektanmodning?

nogle specifikke oplysninger, der skal indsamles til nye produkt-eller markedsføringsanmodninger, inkluderer: Forretningsmål, markedsdefinition, markedstendenser og indsigt, konkurrencedygtigt landskab, målkunde, kundebehov, konkurrerende produkter, produktbeskrivelse, produktpositionering, nødvendige ressourcer, gennemførlighed/risici og økonomiske omkostninger og fordele.