Sådan forbedres samarbejde på tværs af hold: 13 Eksperter vejer ind

teamarbejde gør drømmearbejdet til et populært ordsprog. Men det er en følelse, der ofte er lettere sagt end gjort, især når det kommer til samarbejde på tværs af hold.

når teams arbejder på tværs af funktioner, eller med partnere eller klienter, er der tilføjet kompleksitet i at håndtere mennesker uden for dit normale team. Der er ofte modstridende måder at arbejde på og forskellige niveauer af viden med tværsamarbejde. Disse tester hurtigt grænserne for standard samarbejdsværktøjer og processer, der bruges i dit team.

så hvordan forbedrer du samarbejdet mellem teams? Vi nåede ud til flere samarbejdseksperter på tværs af en række brancher for at besvare dette brændende spørgsmål. Læs videre for at se de interessante tip, de delte om emnet.

forbedring af samarbejde på tværs af teams: rådgivning fra eksperter

Opret nøglepræstationsindikatorer.

“som marketingdirektør følte jeg mig engang, at jeg var delvis ansvarlig for, hvordan de kundeemner, jeg hjalp med at generere, blev droppet af salgsteamet. Strategien om at være mere konstruktiv omkring problemet viste sig at være nogle klare KPI ‘er eller nøgletal, som begge hold kunne blive enige om, der holdt os begge ansvarlige for’ vores side af gaden.’

“på den måde tjekkede begge hold hver måned ind og rapporterede om den håndfuld tal, de var ansvarlige for. Nogle gange måtte vi erkende, at vores tal ikke var så store, og nogle gange måtte de erkende, at deres ikke var. med klarhed omkring, hvem der er ansvarlig for hvad, klare indtjekningstider og specifikke mål, er samarbejde på tværs af hold meget mere produktivt.”

Tim brun, marketingdirektør hos Hook Agency
Følg @timbrornmpls

etablere en centraliseret kommunikationsmetode.

” mit nummer et tip til forbedring af samarbejde på tværs af hold er at sikre, at der er en centraliseret måde for teams at kommunikere på. Kommunikation er en af de vigtigste dele af enhver form for interaktion på tværs af hold. Uden god kommunikation på tværs af hold falder samarbejdet fra hinanden. For eksempel er det uvurderligt at kunne dele opdateringer i realtid om teamets fremskridt. Dette giver i sidste ende projekter mulighed for at køre problemfrit. Programmer, der gør det muligt for teammedlemmer at stille spørgsmål og sende beskeder, er en nødvendighed i denne type bestræbelser.”

Andresson, Chief Learning Officer hos Traliant

vær klar over, hvilke opgaver der kræver samarbejde (og hvilke ikke).

“mit tip er enkelt, og et mange hold savner overraskende—vær super klar over specifikt, hvilke opgaver eller initiativer der kræver teamsamarbejde. Før al tillidsopbygning og samtaler om måder at arbejde på, skal du vide nøjagtigt, hvor du vil fokusere din samarbejdsindsats. Og i forlængelse heraf bliver du klar over, hvilke opgaver der ikke kræver samarbejde eller samarbejde; læg disse opgaver i hænderne på dygtige individer og lad dem komme på arbejde.

“samarbejde er mere tidskrævende, dyrt og rodet end individuelt arbejde. Gem det til den højeste gearing stykker af arbejde, som du er sikker på vil gavne dig og dine partnere. Derefter skal du udarbejde detaljerne i dit samarbejde—ting som hvem der vil være involveret, hvor ofte du har brug for at oprette forbindelse, hvem der ejer hvilke stykker af opgaven osv.”

Carlos Valdes-Dapena, administrerende rektor hos Corporate Collaboration Resources

Bring teknologi ind i billedet.

“integration af samarbejdsprogrammer til at fungere som et centralt knudepunkt i livscyklussen for et tværteam-projekt er en fantastisk måde at forbedre kommunikationen og forbedre projektledelse og produktivitet. Centraliseret information giver synlighed i realtid for projektledere. Det gør det også muligt at overvåge fremskridt uden at bede om opdateringer og gør det muligt at identificere problemer tidligt. At arbejde fra et enkelt system gør også teams mere effektive og fremskynder resultaterne ved at reducere omarbejde, fjerne unødvendige møder og forkorte planlægningstiden.”

Paul Jardine, teknisk leder ved engelsk Blind

kan ikke synes at få dine hold synkroniseret? Sørg for, at de har et centralt knudepunkt for alle deres samarbejdsaktiviteter med Glasscubes, en omfattende SaaS-løsning, der er skræddersyet til små og mellemstore virksomheder.

“for at forbedre vores samarbejde med vores kunder sikrer vi altid, at der kun er en kontaktperson på begge sider. Dette undgår forvirring i forskellige retninger fra klienten, eliminerer overlapning af opgaver og hjælper med at styre forventningerne. Selvfølgelig forventes begge kontaktpersoner at konsolidere meddelelser fra deres respektive organisationer eller teams for at gøre opsætningen effektiv.”

Jomel Alos, Online PR Lead at Spiralytics
Følg @jomelalos

Opret et team charter.

“et af de bedste tip til forbedring af samarbejde på tværs af teams i din virksomhed er at skabe det, der almindeligvis er kendt som et teamcharter, som dybest set er en plan for, hvordan teamet vil arbejde sammen for at nå sine mål.

“et teamcharter af høj kvalitet inkluderer ting som det grundlæggende formål med dannelsen af holdet; dets mål, mission og generelle mål; og hvert teammedlems ansvar. Det vil også angive forventningerne fra samarbejdet på tværs af teamet, og en tidsplan for, hvornår holdene mødes. Den ekstra fordel ved denne tilgang er, at oprettelsen af chartret også fungerer som en indledende teambuilding-indsats.”

Andreas Schrage, CEO hos Money Crashers
Følg @MoneyCrashers

Informer teamet, når arbejdet er færdigt.

“Nogle gange, når vi samarbejder med andre, glemmer vi de enkle ting, som at informere andre om, at du har afsluttet dit arbejde. At finde ud af, hvem der gør det næste, bliver mere kompliceret, når folk ikke er klar over, at det foregående arbejde er afsluttet.

“så sørg for, at dit team ved, at de skal passere stafetten—hvad enten det betyder at opdatere en opgave i projektstyringsprogrammet, sende deres holdkammerat en chatbesked eller trykke dem på skulderen. Den enkle handling at fortælle en holdkammerat’ du er næste ‘ fremmer ansvarlighed, præciserer retning og mindsker teamstress.”

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager hos CleverTap

har teammedlemmer deler deres arbejde.

“Du kan forbedre samarbejdet mellem teams ved at få dem til at dele deres arbejde med hinanden. Hold samarbejder bedre, når de forstår hinanden og har en bedre ide om, hvad alle rent faktisk gør. Vi har alle en tendens til at undervurdere, hvor meget arbejde der er involveret i arbejde uden for vores domæne!

“en god måde at dele arbejde på er at gøre hvert teammedlems daglige handlingsliste gennemsigtig på tværs af hold. Du kan bruge en tavle, chatsystem eller et udpeget produktivitetsværktøj til at opnå dette. Regelmæssige igangværende møder er også et godt forum for at få teammedlemmer til at dele deres arbejde med resten af teamet. Når alle kan se, hvordan andre arbejder hen imod et fælles mål, er det meget lettere at samarbejde effektivt. Dette gør også hvert teammedlem ansvarligt og motiverer dem til at få tingene gjort.”

Fiona Adler, grundlægger af Actioned

fokus på det positive under konflikt.

“konflikt er uundgåelig med tværfunktionelle projektteams. Folk er vant til at arbejde i deres siloer, og at komme sammen med en anden funktion kan være udfordrende, især når disse funktioner fungerer forskelligt. Derfor fokuserer vores firma løbende på tværsamarbejde.

“en af vores konfliktstrategier er min 3p—metode-pause for at dreje til en positiv. Vi indså, at vi brugte for meget tid og energi fokuseret på negativerne i situationen, hvilket ikke hjalp med opløsning. Nu anerkender vi, at der eksisterer en konflikt og hurtigt drejer sig om en positiv mulighed eller en lært lektion, som sætter os tilbage på sporet. Vi har fundet denne strategi ganske vellykket og har også implementeret den i vores kunders organisationer.”

Kerry Vikelo, Administrerende Direktør for HR & Operations at aktualisere Consulting
Følg @Kerry vikelo

Del fremskridt med interessenter.

“der er ikke noget værre end at komme til slutningen af et projekt og have vigtige interessenter sige,” Jeg ville ikke have gjort det på den måde!- Dette er en påmindelse om, at samarbejde ikke kun skal ske med teammedlemmer, men også teamsponsorer og andre interessenter.

“det er vigtigt at dele resultaterne uden for kerneteamet regelmæssigt, især på større projekter. Når et projekt tager måneder at gennemføre, skal du holde interessenter i løkken og give dem mulighed for at afveje fremskridt. For eksempel inkluderer vi store, tværfunktionelle produkter i vores ugentlige møder med et udstillingsvindue. På denne måde sørger vi for, at disse projekter forbliver jordforbundne og accepteres fuldt ud.”

Jennifer McDermott, kommunikationschef hos Finder

sørg for, at alle teammedlemmer ved, hvordan og hvor de passer ind.

“for at ethvert projekt eller program skal lykkes, skal alle forstå, hvordan deres indsats bidrager til slutmålet. At vide, hvordan de passer ind, gør det muligt for hvert teammedlem at have en klar vision om deres individuelle indsats.

derudover bør de føle betydningen eller vægten af deres indsats. Nogle gange mener et team eller en funktion, såsom salg eller udvikling, at deres indsats er den vigtigste. Det skal dog gøres klart, at alle bestræbelser påvirker, om og hvordan målet nås. Du er nødt til at nedbryde disse ego-barrierer, så alle funktioner forstår deres unikke værdi. Sådan etablerer du det bedste samarbejde på tværs af teamet.”

Andreas de Bray, administrerende direktør hos Factum Ltd.

Giv holdene tid og ressourcer til at brainstorme, eksperimentere og fejle.

“Tværsamarbejde udføres ofte bedst med lidt innovation. Teammedlemmer har brug for tid til at få deres ideer hørt af gruppen. Alt for ofte hører vi en god ide, fokuserer på det og sætter det i spil. Problemet med dette er mange andre gode ideer—eller endnu bedre ideer—er uudtalte, fordi holdet ikke havde tid nok til at udtrykke og dissekere andre ideer. For eksempel er nogle teammedlemmer mere støjsvage end andre, og at have mere tid til at samarbejde giver dem tid til at præsentere ideer, når de er klar.

“Teams kan også have brug for ressourcer til at eksperimentere med. Disse ressourcer kan være flere penge til at købe programmer, fysiske ressourcer eller endda mad og drikke til mere behagelige møder. Ressourcer kan også være adgang til personale og ledere uden for kerneteamet for at få råd og yderligere feedback fra forskellige perspektiver. At give både tid og ressourcer vil sikre, at dine teammedlemmer føler sig værdsat og lyttet til, og sætte dem i stand til bedre at engagere sig med hinanden.”

Robert Kiensle, seniorkonsulent ved viden

brug teambuilding-aktiviteter til at opbygge enhed.

” nøglen til godt samarbejde er at sikre, at alle teammedlemmer er forenede. Teambuilding aktiviteter er en fantastisk måde at fremme denne følelse på; de øger rapport og reducerer kommunikationsbarrierer.

“selvom du har fjernteam, kan du udføre virtuelle teambuilding-aktiviteter for at holde alle forbundet. Fra& a-sessioner til deltagelse i multiplayer-spil er der masser af muligheder, der kan hjælpe med at bringe dit team sammen. Derefter kan du drage fordel af bedre kommunikation på tværs af teamet, forbedret produktivitet og mere.”

Simon Elkj Ortr, Chief Marketing Officer hos aveksperten

3 måder at forbedre samarbejdet ved hjælp af onlineværktøjer

teknologi er en nøglekomponent i samarbejdet på den moderne arbejdsplads. Nedenfor er et par måder, du kan bruge online-løsninger til at forbedre praksis.

Indarbejd værktøjerne i din arbejdsgang.

bedre endnu, juster din arbejdsgang for at drage fordel af værktøjerne. Disse værktøjer er beregnet til ikke kun at forbinde teammedlemmer, men også gøre dem mere produktive. Så at integrere dem i dit teams daglige arbejdsgang vil sikre, at du får den tilsigtede værdi.

for eksempel kan du medbringe et chatværktøj som Slack til daglig kommunikation mellem teammedlemmer. Dette kan fungere for både chat i realtid og asynkrone meddelelser, f.eks. når to teammedlemmer ikke har overlappende arbejdstid. Derudover kan et videokonferenceværktøj som f.eks.

Google Drev er en populær fildelingstjeneste for mange virksomheder, både små og store. Du kan give dit team og eksterne parter forskellige niveauer af adgang til filer og mapper samt linke direkte til filer, når du kommunikerer via Slack. Og samarbejde om filer i drev sikrer, at dit team altid arbejder på den nyeste version.

projektstyringsværktøjer som Asana og Trello kan hjælpe dit team med at holde projekter på rette spor. I stedet for at tjekke ind med hvert teammedlem for at se deres fremskridt, kan du bruge disse værktøjer til at kontrollere status for tildelte opgaver i stedet. Dette reducerer rapporteringstiden for både dig og dit team og sikrer, at du altid holdes opdateret. Et hurtigt blik på instrumentbrættet fortæller dig, hvilke områder af projektet der kan kræve din opmærksomhed.

Du kan også henvende dig til Glasscubes for at få en alt-i-en-løsning, der adresserer flere samarbejdsbehov, herunder kommunikation, fildeling og opbevaring og projektstyring. Det er et sikkert værktøj, der endda giver dig mulighed for at oprette et ubegrænset antal tilpassede arbejdsområder til forskellige afdelinger, individuelle projekter eller et hvilket som helst antal brugssager.

tilskynde til brug af de onlineværktøjer, du implementerer.

et værktøj er kun værdifuldt, hvis det bruges. Ofte modstår folk forandring og vælger at bruge de værktøjer, de kender bedst, såsom e-mail. Og mens der stadig er plads til e-mail, online samarbejdsværktøjer gør livet lettere for hvert medlem af teamet, især fjerntliggende.

derudover vil du undgå de problemer, der inspirerede dig til at søge disse samarbejdsværktøjer i første omgang. Husk, at oplysninger nemt bliver tabt eller glemt, når de ikke opbevares på et centralt sted.

derfor er det bydende nødvendigt, at du opmuntrer (eller endda kræver), at alle teammedlemmer bruger de værktøjer, du har valgt. Her er en nyttig linje, du kan bruge til at få alle om bord: “husk, team: Oplysninger uden for disse værktøjer findes ikke.”

de fleste online samarbejdsværktøjer har også brug for lidt eller ingen træning, hvilket er en mindre barriere for brugeradoption. Så hvis et teammedlem stadig vender tilbage til ældre værktøjer, så spørg dem, hvad de har problemer med, og send dem enten links til hjælperessourcer eller giv dem en en-til-en-opdatering.

brug dine samarbejdsværktøjer til sjove aktiviteter.

Nogle gange har dit team bare brug for en mental pause fra de alvorlige ting. Og du har værktøjerne til at få det til at ske uden at skulle sende alle på en to-ugers ferie.

Prøv for eksempel at bruge dine kommunikations -, fildelings-og projektstyringsværktøjer til planlægning af en sjov arbejdsbegivenhed (dvs. “projektet”), f. eks. For fuldt fjerntliggende hold, du kunne organisere et møde.

ved hjælp af de værktøjer, vi kaldte tidligere, kunne du oprette en kanal i Slack for at brainstorme og tale om festtemaer. Google Drev kunne holde tilknyttede filer organiseret. Og du kan bruge Asana eller Trello til at tildele opgaver til folk, som at få forsyninger, bestille mad og drikke og vælge et sted.

at tage denne tilgang har tre fordele:

• det giver teammedlemmer en tiltrængt distraktion at fokusere på mellem mere seriøse arbejdsaktiviteter.
• det opfordrer teamet til at bruge værktøjerne til personlig fordel (dvs.de føler sig ikke som “tvunget”), hvilket øger deres fortrolighed med dem.
• det fremmer samarbejde mod et mål, der gavner hele holdet, som vil overføre til andre samarbejdsaktiviteter.

aktiver tværsamarbejde mellem afdelinger, teams og andre interessenter med Glasscubes.

Glasscubes er en robust samarbejdsløsning på tværs af teams, der sikrer, at hele din organisation holdes i løkken om projektopdateringer, reviderede politikker, virksomhedsmeddelelser og hvad du ellers finder vigtigt at dele med din arbejdsstyrke.

vores løsning giver teams som din mulighed for at holde øje med de seneste opdateringer og dele, hvad der er vigtigst—alt sammen samtidig med at arbejdet bevæger sig effektivt. Fra Opgavestyring til kommunikation til fildeling, vores platform hjælper dig med at holde kontakten og på toppen af tingene alle på et sted.

brug gevindskårne diskussioner til at holde samtaler i kontekst, uanset om diskussioner omhandler klientopgaver eller vigtige projektfiler. Og taler om filer, dele dem til dit hjerte indhold—med teammedlemmer, dine kunder, dine leverandører, og så videre.

Med Glasscubes kan du:

• gemme og dele filer på et sikkert sted, komplet med automatisk versionskontrol. Du kan endda oprette godkendelsesarbejdsgange og se klare revisionsspor for brugerhandlinger.
• Tildel og Administrer opgaver for forskellige medlemmer af teamet, og spor dem til færdiggørelse.
• Opret tilpassede arbejdsområder for hvert projektteam i din portefølje. Teammedlemmer kan dele ressourcer og kommunikere med hinanden i deres specifikke arbejdsområde, og du kan få adgang til dem alle for nem overvågning.

vil du se, hvordan organisationer som din har forbedret deres tværfunktionelle samarbejde ved hjælp af vores løsning? Tjek disse Glasscubes casestudier.