Sådan gennemføres en udgangssamtale

nogen lægger deres opsigelsesmeddelelse. Hoo boy. Sådan gennemfører du en udgangssamtale, der er nyttig, yndefuld og oprigtig.

” hvordan man gennemfører en udgangssamtale?”Jeg blev for nylig spurgt om dette af en direktør, der er en 1:1 leadership coaching klient af mig. Han blev administrerende direktør for sit firma for kun en måned siden, og det var første gang nogen trak sig tilbage, siden han havde overtaget sin nye rolle.

“tillykke” var det første, jeg fortalte ham. Og nej, jeg var ikke facetious. Mens en fratræden måske ikke virker som et øjeblik, der er værd at “lykønske”, er det en vigtig milepæl at notere sig. Når nogen forlader, sender du en besked om, hvordan du vil behandle alle i din virksomhed – ikke kun de mennesker, der deltager.

derudover er en udgangssamtale en enestående chance for at forstå dit team og din virksomhed på et tættere niveau: hvem ved bedre, hvad der kan forbedres i din organisation bortset fra en person, der vælger at forlade den?

spørgsmålet er: Hvordan man gennemfører en udgangssamtale, der faktisk fremkalder et oprigtigt perspektiv fra den person, der forlader? En, der faktisk er gennemsyret af dyb refleksion og ikke kommer fra en reaktionær frygt for at “sige den forkerte ting” eller brænde broer.

baseret på samtaler med hundredvis af ledere og ledere, som jeg har coachet både formelt og uformelt, og den forskning, vi har gjort specifikt på udgangssamtale bedste praksis, her er hvordan man gennemfører en udgangssamtale.

Kend formålet-for dig selv og for din virksomhed.

en udgangssamtale er ikke en forhør. Det er heller ikke en udluftningssession. Det er en mulighed for at få et præcist billede af en persons oplevelse på dit team – og hvad du og virksomheden kunne gøre bedre. Det er ikke en tid til at tage dem forlader personligt. Det er et øjeblik af refleksion og indsigt i, hvor meget bedre ting kunne være.

sæt det op til højre: før tid og med klarhed.

når personen er trådt tilbage, skal du fortælle dem, at du gerne vil afholde en udgangssamtale med så meget tid i forvejen. Forklar formålet på forhånd, klart: Diskussionen handler om at lære om deres erfaringer i virksomheden, så virksomheden kan blive bedre i fremtiden, for nuværende og fremtidige medarbejdere. Del, at du planlægger at indarbejde deres feedback i at ændre ting fremadrettet. Understrege, at du er utrolig taknemmelig de er villige til at tage sig tid til at være åben med dig og give dig deres tid. Jeg vil anbefale at afsætte mindst en time og op til 90 minutter til samtalen, så det ikke føles forhastet.

Hold afslutningssamtalen en-til-en.

når du overvejer, hvordan du gennemfører en udgangssamtale, er det nøglen at holde den en-til-en. Mens du måske vil have HR og / eller et ledelsesteammedlem der, er en panel-stil udgangssamtale skræmmende. Desuden er det ideelt at gennemføre udgangssamtalen enten personligt eller telefonisk. En personlig udgangssamtale hjælper med at skabe rapport, da de kan se dit kropssprog og se dig i øjet. Men at tale via telefon kan gøre tingene lettere for nogen at være ærlige og lindre presset ved at skulle give et “perfekt” svar, da nogle mennesker bliver mere nervøse for at have en personlig samtale. Begge er faktorer, der skal vejes, når man beslutter det nøjagtige format for en-til-en.

vælg en person, der vil være mest retfærdig og effektiv til at gennemføre den.

de fleste virksomheder har deres HR-afdeling til at gennemføre udgangssamtalen, men det gælder typisk for større virksomheder. For mindre virksomheder skal den person, der gennemfører udgangssamtalen, være to ting: (1) de skal være på samme side med dig og ledelsesteamet om, hvad målene for udgangssamtalen er, hvilke spørgsmål de skal stille, og tonen, der skal etableres under samtalen. (2) vigtigst er det, at den person, der gennemfører udrejsesamtalen, skal opfattes af den person, der forlader, som den mest retfærdige og effektive person, der gennemfører samtalen. Du forsøger at maksimere ærlighed og ligefremhed – og det kommer kun, hvis den person, der gennemfører samtalen, er en person, som samtalen stoler på, og en person, som du stoler på at videresende oplysningerne godt tilbage. På grund af dette Ønsker du normalt ikke, at personens direkte vejleder skal gennemføre udgangssamtalen, men den person, der er et trin over deres direkte vejleder. Dette giver plads til, at samtalen kan tale mere frit om deres forhold til deres vejleder. Og det viser også, at du tager samtalen alvorligt og ønsker at handle og følge op effektivt (hvilket er sværere at tro, hvis den person, der gennemfører udgangssamtalen, f.eks.

giv det 30 eller 90 dage for at få et ærligt perspektiv.

eksperter går frem og tilbage om, hvornår de skal gennemføre udgangssamtalen. Nogle mennesker anbefaler at gøre det omkring en måned eller et par uger, før personen forlader, fordi personen stadig er involveret i deres rolle. Jeg har en tendens til at tænke det modsatte (og har fundet ud af, at dine Teamkunder, vi arbejder med, er tilfældet): prøv at holde udgangssamtalen en måned eller deromkring, efter at personen har forladt stillingen, så der er mindre pres for at give sukkerovertrukne svar. En måned efter er de mere afslappede, og de er mere tilbøjelige til at være ærlige over for dig om, hvorfor de forlod, og hvordan din virksomhed kan forbedre sig.

Stil spørgsmål ud over det forventede, ” Hvorfor forlod du?”

prøv at stille disse spørgsmål, som de fleste ledere overser under din udgangssamtale:

• hvad ville du sige var den største grund, der bidrog til, at du forlod virksomheden?
• mens du besluttede mellem at blive eller forlade virksomheden, hvad var nogle af de største faktorer, du vejede i din beslutning?
• hvad værdsatte du mest, mens du arbejdede i virksomheden?
• hvad var nogle af dine største frustrationspunkter, mens du var i virksomheden?
• hvis du startede i virksomheden igen, hvad kunne være en ting, du ønsker, at virksomheden ville have håndteret anderledes?
• på hvilke måder var forholdet til din leder nyttigt?
• på hvilke måder var forholdet til din manager frustrerende eller irriterende?
• Hvem er du mest taknemmelig for at have arbejdet med i virksomheden?
• Hvilke råd vil du give til ledelsesteamet om at gøre virksomheden bedre?
• hvad var den største kløft mellem det, du observerede, var virksomhedens hensigt, versus hvad der blev udstillet i virkeligheden?
• hvor tror du, at virksomheden har den største mulighed for at blive bedre?
• hvad skal vi se efter i den næste person, vi ansætter til din rolle?
• som nu en” alun ” af virksomheden, hvad kan virksomheden gøre – hvis noget – for at støtte din karriereudvikling?
• er der noget andet, du synes, vi bør vide, for at forbedre virksomheden for nuværende og fremtidige medarbejdere?

kalibrere din reaktion under afslutningssamtalen.

forsvar ikke. Må ikke aflede. Forsøg ikke at løse problemet i øjeblikket. Lyt, vær taknemmelig, og tak dem for deres oprigtighed. Dit mål er at skabe et miljø, der gør det så sikkert som muligt for dem at være ærlige. Jo mere ærlige de er, jo mere lærer du, hvad der vil være gavnligt for virksomheden.

Opret konsistens.

jo større dit team bliver, jo mere sandsynligt vil der være udgangssamtaler. Det er et naturligt biprodukt af skalaen. Som et resultat vil jeg anbefale at oprette en ensartet proces for, hvordan man gennemfører afslutningssamtaler. Når du har en ensartet række spørgsmål at stille og bevidst strukturere til samtalerne, hvis/når nogen forlader igen, har du et lignende sæt data at sammenligne noter med.

selvfølgelig er der ingen magisk denne-fungerer-for-alle-tilgang til, hvordan man gennemfører en udgangssamtale. Faktisk, de kan massivt slå tilbage, hvis du bare sidder på de oplysninger, du modtager fra dem, eller du bliver alt for defensiv under dem. Hellere, se en udgangssamtale som et værktøj, når det bruges korrekt, kan markere en fredelig og yndefuld overgang for både dig og den person, der forlader.

husk: Tillykke. Nogen forlader er en mulighed, hvis du vælger at se det som sådan.

vil du have en hånd med de andre ansvarsområder, du står over for som leder? Så vil du gerne tjekke Kend dit Team. Vores program hjælper dig med at få styr på det grundlæggende i ledelse: Vi hjælper dig med at køre effektive en-til-en-møder, få ærlig feedback, Del teamets fremskridt, og opbygge teamrapport. Prøv Kend dit Team Gratis, dig selv, i dag.

du kan også nyde at læse…

• 
• 
• en-til-en-møder med direkte rapporter
• 

  skrevet af Claire leve

  administrerende direktør for Kend dit team. Min mission i livet er at hjælpe folk med at blive lykkeligere på arbejdspladsen. Sig hej til mig på kvidre på @ clairejle.