Sådan oprettes en medarbejderhåndbog til din lille virksomhed: den ultimative Guide

I “ressourcer til at hjælpe dig med at oprette en effektiv medarbejderhåndbog” identificerede vi nøgleressourcer til at hjælpe dig med at oprette en medarbejderhåndbog. Nu dækker vi, hvorfor du har brug for en, og hvordan du opretter den.

uanset om din lille virksomhed har to medarbejdere eller 20, Har du helt sikkert oprettet arbejdspladspolitikker, procedurer eller forventninger, enten formelt eller uformelt. Det er vigtigt, at dine medarbejdere kender og forstår disse politikker — fordi du vil køre en mere effektiv organisation, hvis de gør det, og fordi du ikke vil risikere, at din virksomhed bryder føderale eller statslige love.

Hvorfor har du brug for en medarbejderhåndbog?

en medarbejderhåndbog er en samling af alle virksomhedens politikker og protokoller samt medarbejdernes juridiske rettigheder og forpligtelser. At have en medarbejderhåndbog gør det nemt for dig at kommunikere regler og ansvar til medarbejderne, så der er ingen tvivl om, hvad der forventes af dem — eller fra dig som ejer af en lille virksomhed.desuden hjælper en omfattende medarbejderhåndbog med at beskytte din virksomhed lovligt, hvis nogen nogensinde sætter spørgsmålstegn ved, om du klart har kommunikeret dine politikker.

eksempel: hvis en medarbejder sagsøger dig og hævder, at de blev chikaneret af en kollega, kan du pege på medarbejderhåndbogen som bevis for, at du tydeligt har stavet anti-chikane-politikker på plads. (Husk at have arbejdstagerens comp forsikring er også vigtigt at beskytte din virksomhed, hvis en medarbejder eller kunde sagsøger.)

Hvad går der ind i en medarbejderhåndbog?

som enhver virksomhed er hver medarbejderhåndbog forskellig. Du kan ikke bare kopiere en anden virksomheds håndbog og distribuere den til dine medarbejdere. En god medarbejderhåndbog definerer dine unikke regler og praksis på arbejdspladsen og skal skrives med en stemme, der afspejler din vision og den kultur, du har opbygget — eller ønsker at opbygge.

når det er sagt, indeholder de fleste medarbejderhåndbøger lignende emner og typer information. Nedenfor er et kig på otte almindelige sektioner i medarbejderhåndbøger.

1. Virksomhedens værdier og Mission Statement

for at få succes skal dine medarbejdere være i overensstemmelse med din virksomheds værdier, missioner og mål. Derfor er du nødt til at lægge disse mål i begyndelsen af din medarbejderhåndbog. Alt hvad du skal gøre er at give en erklæring, der omfatter det, der betyder mest for dig som virksomhed. For eksempel navngiver en succesrig online skoforhandler 10 Familiekerneværdier, som den forventer, at medarbejderne stræber efter, herunder “omfavne og Drive forandring” og “være lidenskabelig og beslutsom.”

2. Generel Beskæftigelsesinformation

en kritisk komponent i din medarbejderhåndbog er de generelle oplysninger om at være ansat i din virksomhed. Dette vil omfatte emner medarbejdere bekymrer sig om, såsom:

• leje politikker
• betalingsplan (og betalingsmetoder til rådighed)
• fuld tid vs. Deltidstimer
• overarbejde
• måltid og hvilepauser
• fravær
• procedurer for gennemgang af resultater
• sikkerhed og sikkerhed
• procedurer for opsigelse og opsigelse

husk, at noget af dette materiale, såsom regler for overarbejde og dækning af arbejdstagernes kompensation, i det mindste er noget dikteret af føderale og statslige eller endda lokale love.

3. Antidiskrimination og anti-chikane Love

det er vigtigt at liste alle de nuværende føderale, statslige og lokale love, der er relevante for din arbejdsstyrke. Disse kan omfatte lige beskæftigelsesmuligheder, anti-chikane og antidiskriminationslove.

4. Standarder for adfærd

ud over lovens krav har du sandsynligvis dine egne forventninger til, hvordan medarbejderne vil opføre sig på jobbet, og så har du brug for politikker, der er tilpasset specifik adfærd på jobbet. Sådanne politikker kan omfatte:

• Dress code
• politik for stof-og alkoholforbrug
• etiske politikker
• personlig teknologi brug
• politik for sociale medier
• Data og kundefortrolighed
• regler for accept af gaver fra klienter
• politik for konfliktløsning

5. Medarbejderfordele

da det ikke burde være en overraskelse for dig, er afsnittet medarbejderfordele et af de hyppigst refererede afsnit i din medarbejderhåndbog.

din håndbog vil sandsynligvis ikke beskrive alle detaljerne i din sygesikringsplan, da de kan være ret detaljerede (og disse oplysninger kan leveres separat). Men du vil sandsynligvis give det grundlæggende: hvornår er en medarbejder berettiget til at tilmelde sig virksomhedens sundhedsplan, og hvor mange muligheder tilbyder Du: typer af planer, familiedækning? Hvornår er den årlige åbne tilmeldingsperiode?

på samme måde vil du kort redegøre for de andre fordele, du tilbyder, såsom:

• ferie eller betalt fritid (PTO)
• eventuelle pensionsplaner, du tilbyder, og hvem der er berettiget
• forsikringsdækning, du tilbyder, inklusive livsforsikring og kort – og/eller langvarig handicap
• træningsfordele, herunder refusion af undervisning
• eventuelle “bløde” fordele, du måtte give, uanset om det er fleksibel planlægning, yogakurser på stedet eller gratis frokoster på fredag

fordi dine medarbejdere ofte vil henvise til dette sektion-hvem kan ikke lide at finde ud af om frynsegoder på jobbet? – brug det til din fordel og hjælpe dem med fuldt ud at forstå alt, hvad de får som en del af at arbejde for din virksomhed.

6. Fortrolighed / fortrolighedsaftale/interessekonflikt

ikke alle virksomheder inkluderer dette afsnit, men virksomheder, der arbejder i meget konkurrencedygtige industrier med forretningshemmeligheder og bekymring for medarbejdere, der hopper skib for en konkurrent, vil måske have medarbejdere til at underskrive en fortrolighedsaftale eller i det mindste medtage en interessekonflikt politik i medarbejderhåndbogen.

7. Disciplinærpolitikker

det er vigtigt, at dine medarbejdere forstår risikoen ved ikke at følge de politikker, love og procedurer, som du beskriver i medarbejderhåndbogen.

overvej at have et afsnit, der forklarer, at de vil blive holdt ansvarlige for deres handlinger og adfærd. Du ønsker, at medarbejderne skal se, at de får en retfærdig behandling, og at alle medarbejdere er underlagt den samme disciplinære proces.

8. Ansvarsfraskrivelse

det er vigtigt, at dine medarbejdere ikke behandler din medarbejderhåndbog som en kontraktlig aftale mellem dig og dem — hvilket ville betyde, at de kunne sagsøge dig, hvis politikkerne og procedurerne i håndbogen ikke opretholdes. Dermed, sørg for at medtage en ansvarsfraskrivelse, der siger, at medarbejderhåndbogen ikke er en kontrakt, for at beskytte dig mod sådanne bekymringer.

træk det sammen

Når du begynder at tænke på og planlægge din medarbejderhåndbog, kan du indse, at du ikke har formaliseret mange af dine politikker, eller at du stadig skal overveje mere omhyggeligt, hvad nogle af dine politikker skal være.

bare rolig – det er helt naturligt. Mange små virksomheder tænker ikke konkret på deres politikker, før de skal forklare dem skriftligt.

Her er fire trin, du kan tage for at starte processen med at oprette din medarbejderhåndbog.

1. Start med din Kultur og værdier

et godt sted at starte, når du tænker på dine medarbejderpolitikker — hvad enten det er specifikt for dine tilstedeværelsesregler, din påklædningskode eller din præstationsvurderingsproces — er at tænke på din virksomheds kultur og værdier.

som ejer af en lille virksomhed skal du tænke på dine personlige værdier og hvad du vil understrege. Overvej også, hvordan du kan skabe et værdisystem og en kultur, der vil motivere dine medarbejdere til at gøre deres bedste og blive hos din virksomhed på lang sigt.

den kultur, du vil oprette, skal styre dine politikker og procedurer — så det giver mening at i det mindste udarbejde en grundlæggende missionserklæring, før du designer din virksomheds medarbejderpolitikker og-procedurer.

2. Udvikle dine politikker

med dine værdier klart identificeret, og tænk derefter på at oprette politikker, som dine medarbejdere vil omfavne. For eksempel ønsker virksomheder, der ønsker at tiltrække yngre arbejdstagere, ofte ikke at give indtryk af at være for strenge eller anmassende — da det kan slukke for de tusindårs arbejdere, der søger arbejdspladser, der fremmer fleksibilitet og åbenhed.

Når det er sagt, kan du — ud af nødvendighed — være strenge om visse politikker. For eksempel, hvis du driver en virksomhed som detailbutik, hvor det er yderst vigtigt at møde op til arbejde til tiden, skal du selvfølgelig angive dine tilstedeværelsesregler og måske din påklædningskode.

Du kan muligvis være mere imødekommende eller generøs i andre dele af din arbejdspladspraksis, f.eks.

3. Kend de gældende love

mens medarbejderhåndbogen ikke er en kontrakt med dine medarbejdere, sætter den deres forventninger, så du skal følge føderale, statslige og lokale love, når du udarbejder visse dele af din medarbejderhåndbog.

for eksempel har mange stater vedtaget “orlovslove”, der styrer, hvordan arbejdsgivere skal håndtere visse typer orlov, hvad enten det er sygefravær eller jurypligt. De kan endda have standardsprog, som virksomheder kan bruge til at beskrive disse love for deres ansatte. Du bør være i stand til at finde beskrivelser af din stats love online.

du bør kunne finde detaljerede beskrivelser af din stats love på din stats regerings hjemmeside. Arbejdsretshåndbogen fra Lunt Group indeholder også links til en bred vifte af både føderale og statslige juridiske ressourcer, herunder en stat-for-stat opdeling af beskæftigelses-og arbejdsmarkedslovgivningen.

4. Se på andre virksomheders medarbejderhåndbøger

mens du ikke bør kopiere andre virksomheders politikker og medarbejderhåndbøger ord for ord, er det værd at bruge tid til at kigge gennem nogle af dem for inspiration eller ideer.

du har muligvis allerede adgang til andre virksomheds håndbøger gennem venner eller familie. Udnyt mulighederne for at tjekke mindst et par andre håndbøger, når du planlægger dine politikker og procedurer. Du kan også finde eksempler på medarbejderhåndbøger gennem en grundlæggende Google-søgning.