Typer af forretningsrapporter i erhvervskommunikation

typer af forretningsrapporter i erhvervskommunikation

forretningsrapporterne klassificeres på mange grundlag. Sådanne typer forretningsrapporter forklares kort.

rapporter på grundlag af betydning eller Frekvens

rapporterne er klassificeret i to typer. De er almindelige eller rutinemæssige rapporter og særlige rapporter.

1. Almindelig eller rutinemæssig rapport

almindelige rapporter udarbejdes og præsenteres for administrerende direktør med bestemte intervaller eller til den næste autoriserede person i forretningsrutinen. Rapporterne indsendes enten dagligt, ugentligt, hver anden uge, månedligt, kvartalsvis, hvert andet år eller årligt. Denne type rapport indeholder kun en redegørelse for fakta i detaljer uden nogen mening eller anbefaling fra reporteren.

eksempler på rutinemæssige rapporter er ledelsesberetning til den ordinære generalforsamling, revisors beretning til den ordinære generalforsamling, Salgsrapport, Produktionsrapport og lignende.

2. Særlig rapport

denne type rapport udarbejdes og præsenteres for topledelsen på specifik anmodning. Det indeholder normalt reporterens udtalelser eller anbefalinger ved hjælp af fakta og argumenter. Eksempler på specialrapport er åbning af filial, introduktion af et nyt produkt, forbedring af kvaliteten eller ændring af produktets form eller størrelse og lignende.

rapporter på grundlag af juridiske formaliteter

rapporterne er klassificeret i to typer. Det er en formel rapport og en uformel rapport.

1. Formel rapport

formel rapport udarbejdes i et foreskrevet format og forelægges for den kompetente myndighed efter en fastlagt procedure. Rapporter indsendt af embedsmænd eller udvalg i konstituerede organer (eksempel: virksomheder, Andelsselskaber, lokale organer osv.) er normalt formel rapport.

2. Uformel rapport

uformel rapport udarbejdes i et format af reporterens bekvemmelighed og præsenteres direkte for den krævede person, når og når det kræves. En uformel rapport præsenteres som i form af brev eller memorandum. Generelt tager det form af en person til person kommunikation.

de formelle rapporter er klassificeret i to typer. De er lovpligtig rapport og ikke-lovpligtig rapport.

rapporter på basis af funktion

rapporterne klassificeres på basis af funktion i to typer. De er informative og fortolkende.

1. Informativ rapport

en informativ rapport udarbejdes og præsenteres ved hjælp af tilgængelig information maksimalt med hensyn til et problem eller en situation.

2. Fortolkningsrapport

en fortolkningsrapport indeholder ikke kun fakta, synspunkter og meninger fra journalister og andre, men inkluderer også årsagerne til et problem eller en begivenhed og krævede afhjælpende handlinger med anbefalinger.

rapporter på grundlag af møder

når et møde er organiseret i en forretningsorganisation, udarbejdes en rapport af sekretæren eller enhver anden person om mødet. Sådanne rapporter er klassificeret i to typer. Der er tale om en sammenfattet rapport og en sammenfattet rapport.

1. Verbationsrapporter

en verbationsrapport er en komplet ord for ord oversigt over alle diskussioner foretaget på et møde. For eksempel udnævnelse af en revisor. Der vedtages en beslutning på mødet. Ligeledes udnævnes direktører, og aflønningen og kravene til nøglemedarbejdere fastsættes ved at vedtage en beslutning. I dette tilfælde udarbejdes en rapport ved at inkludere verbationsoptegnelsen over de beslutninger, der er vedtaget med navnene på forslagsstillerne og udstationerede, afstemningsmåden og resultaterne.

verbationsrapporten bør dog ikke forveksles med mødereferatet, som er den officielle oversigt over sagen og de beslutninger, der er truffet på mødet.

2. Sammenfattet rapport

en sammenfattet rapport udarbejdes ved hjælp af de væsentlige detaljer, der diskuteres på mødet. Denne type rapport er udarbejdet til at sende til pressen eller til aktionærer i selskabet eller medlemmer af institutionen.

rapporter på grundlag af arten af det behandlede emne

følgende rapporter er inkluderet i rapporten, der klassificeres på grundlag af arten af det behandlede emne.

1. Problemløsning rapport

et problem kan opstå i en af afdelingen eller i hele organisationen. Derfor kan den øverste ledelse søge en rapport til løsning af problemet. Hvornår indsamler reporteren forskellige oplysninger for at finde årsagerne til et sådant problem. Desuden afsluttes rapporten med måder at løse problemet på. En sådan type rapport kaldes Problemløsningsrapport.

2. Fact Finding Report

en maskine kan være sammenbrud i fabrikkens lokaler. Nogle gange kan der være en rivalisering mellem de to grupper af arbejdere. Nu ønsker ledelsen at kende den virkelige årsag til maskinnedbrydning og gruppekonflikt mellem arbejderne. I dette tilfælde analyserer reporteren hændelsen gennem detaljeret undersøgelse og finder sandheden. Endelig præsenterer reporteren fakta i rapportformularen før topledelsen.

3. Resultatrapport

forretningsorganisationen ønsker at kende udførelsen af hver afdeling med jævne mellemrum eller udførelsen af en filial eller udførelsen af nyudnævnt medarbejder eller udførelsen af eksisterende medarbejdere til forfremmelse, overførsel og lignende. Ledelsen er ikke i stand til at træffe en beslutning uden at kende præstationen. Derfor bliver en reporter bedt om at udarbejde præstationsrapporten for nogen af de ovennævnte grunde.

4. Teknisk rapport

der er mange ændringer i teknologien. Når en virksomhed vil indføre mekanisk proces i stedet for manuel proces, niveauet af teknologi, der kræves vurderet. Nogle gange kan et design ændres i det eksisterende produkt, hvis det er tilfældet, skal den nyeste teknologi vedtages. I dette tilfælde er en detaljeret rapport afgørende for topledelsen for at tage en beslutning. En sådan type rapport kaldes teknisk rapport.

rapporter fra Udvalg eller underudvalg

udvalg eller underudvalg dannes af den øverste ledelse for at udarbejde rapporten om et af emnerne. Følgende er inkluderet i udvalgets eller underudvalgets betænkninger.

1. stående Udvalgsrapport
2. adhoc Udvalgsrapport
3. Minority Report
4. flertalsrapport

1. Stående Udvalgsrapport

Stående Udvalg er permanente og har til opgave at behandle nogle fortsatte aspekter af forretningsorganisationen.

for eksempel: Økonomi, ydeevne af medarbejdere, ydeevne af afdelinger mv. Disse spørgsmål overvåges løbende af Det Stående Udvalg og forelægger rapporten med hyppige intervaller.

2. Special-eller adhoc-Udvalgsrapport

Special-eller adhoc-udvalg udnævnes til at beskæftige sig med særlig undersøgelse og opløses, så snart præsentationen af rapporten. Derfor er det særlige udvalgs liv midlertidigt.

for eksempel: Brandforekomst eller ulykke, der er opstået i fabrikslokalerne. Årsagerne til brand eller ulykke er finde ud af ved at danne særlige udvalg.

3. Minority Report

udvalg eller underudvalg udnævnes til at forelægge rapporten baseret på undersøgelsen af særligt emne. Generelt vælges tre medlemmer til at danne et udvalg eller underudvalg. Et medlem er formand for et sådant udvalg eller underudvalg.

hvis medlemmerne har forskellige meninger eller synspunkter om det behandlede emne, kan det dissentiente medlem tilføje noterne om dissens eller kan indsende en rapport separat. En sådan rapport betegnes som Minority Report. Selvom, de uenige medlemmer skal underskrive flertalsrapporten med uenighed.

4. Majoritetsrapport

generelt har alle medlemmer af udvalget eller Underudvalget inklusive formand enstemmig udtalelse blandt dem. I så fald udarbejdes og forelægges kun en rapport for det ansvarlige organ. I modsat fald har flertalsmedlemmer i udvalget eller Underudvalget en anden mening end mindretalsmedlemmer. I dette tilfælde vil flertalsmedlemmer forelægge en rapport for det ansvarlige organ. En sådan rapport betegnes som flertalsberetning.