du vil lave regnskabsfejl fra tid til anden, så at vide, hvordan man opdager disse problemer, er en vigtig færdighed at udvikle uanset hvilket regnskabsprogram du bruger i din lille virksomhed. Du vil være i stand til at opdage mange fejl ved at gennemgå din virksomheds prøvebalance.
du vil dog opdage, at ikke alle regnskabsfejl påvirker prøvebalancen. Af denne grund er det vigtigt at lære om disse typer regnskabsfejl, så du kan finde og rette dem. Du skal bemærke, at disse typer fejl er de sværeste at identificere og løse.
udeladelse
en fejl ved udeladelse opstår, når en transaktion helt udelades fra din virksomheds bøger. Du kan glemme at indtaste en udgiftstransaktion eller gå ind i salget af et produkt eller en tjeneste. Disse transaktioner er vanskelige at opdage. Derfor skal du sørge for, at du har en solid rutine for at indtaste disse transaktioner rettidigt.
den mest almindelige årsag til, at disse transaktioner ikke indtastes, er, at dokumentationen (såsom en kreditors faktura) går tabt. Det er mindre sandsynligt, at du mister eller Forlægger disse støttedokumenter, hvis du indtaster dem rettidigt i dit regnskabsprogramsystem så hurtigt som muligt.
tilbageførsel
en tilbageførselsfejl opstår, når en transaktion, der skulle have været bogført som debet, bogføres som kredit. Du kan f.eks. indtaste en faktura som betaling eller refusion. Du vil ikke bemærke denne fejl i din prøvebalance, fordi prøvebalancen stadig vil være i balance.
princip
en principfejl opstår, når du eller din bogholder fejlagtigt anvender et regnskabsprincip. Du kan koste aktiver, der skal registreres som aktiver. Aktiver og udgifter registreres begge i bøgerne som debiteringer, så dette er en teknisk fejl.
Kommissionen
der opstår en fejl i kommissionen du indtaster en transaktion til den korrekte klasse, men den forkerte datterselskab hovedbog. For eksempel begår du denne fejl, hvis du anvender en betaling på den forkerte faktura. Din prøvesaldo viser det korrekte beløb, som en kunde skylder, men din individuelle kundes datterselskabsbøger vil være forkerte.
subsidiær indtastning
der opstår en fejl ved subsidiær indtastning, når der foretages en fejl ved indtastning af en transaktion. For eksempel, hvis du låner en kunde $5.000, men kun indtaster $500 som et lån og $500 tilbagetrækning fra din kontantkonto, vil du opdage, at denne fejl føres til din prøvesaldo. Din prøvebalance vil være korrekt.
den mest almindelige metode til at opdage disse fejl er at foretage regnskabsafstemninger. Hvis du fortsætter med det foregående eksempel, vil du opdage denne fejl, når du udførte dine bankafstemninger. Du vil opdage, at du ville være kort $4.500 i kontanter på din bankkonto, og så ville være i stand til at rette fejlen.
forebyggelse
Du bliver nødt til at udvikle gode interne kontroller og processer for at opdage fejl. For eksempel vil du sikre dig, at alle dine formularer er konsistente, så medarbejderne kommer ind i en rutine, når de indtaster oplysninger i dit regnskabsprogram. Du vil også gerne sikre dig, at du har nok personale til at kunne håndtere arbejdsbyrden. Underbemanding vil føre til medarbejdertræthed, hvilket vil resultere i arbejdstræthed, forhastet arbejde og flere regnskabsfejl.
Detection
mens du vil udvikle metoder til at forhindre fejl, når det er muligt, vil de ovenfor anførte fejl ske fra tid til anden. Du kan ikke forhindre alle fejl i at ske. Du bør foretage forskellige afstemninger ved måned og års udgang for at opdage mange fejl, så de kan rettes.
bankafstemninger skal for eksempel udføres månedligt. Anlægsaktiver kan kun afstemmes årligt, så du kan sikre dig, at du har booket det korrekte afskrivningsbeløb.
du vil opdage, at hvis du leder efter måder at forhindre fejl på og har en rutine med at udføre anmeldelser og afstemninger af dine regnskabsposter, vil din virksomhed køre problemfrit, og du vil reducere antallet af dine regnskabsfejl.