kontrakten blev underskrevet for eons siden, og planlægningsprocessen har været glat, men nu skal jeg underskrive en enorm stak af noget, der hedder BEOs? Dækkede vi ikke alt dette i kontrakten?
svarene er ja, du skal underskrive BEOs og nej, det var ikke alle dækket af kontrakten. Generelt har den kontrakt, du har underskrevet, plads til dig og inkluderer alle de juridiske, der kræves i kontrakter. Det inkluderer ikke de meget specifikke detaljer om hver funktion, som hvordan rummet skal indstilles (dvs.teaterstil, reception, klasseværelse osv.), Den nøjagtige menu, du vil servere, det specifikke audiovisuelle udstyr, du ønsker i et bestemt rum, den specielle anmodning om flaskevand i stedet for kande vand i et mødelokale osv. Alle disse ultraspecifikke detaljer er nu inkluderet i Banket Event Order (BEO) eller undertiden Event Order, for kort.
en eller anden form for en BEO-eller Begivenhedsordre bruges af alle hoteller, men nogle cateringfaciliteter eller spillesteder vil have et andet format, fordi de fungerer meget anderledes end et hotel. Din BEO skal indeholde alt, hvad du har brug for faciliteten til at vide om en bestemt funktion, som:
- Værelsesnavn, med lejeafgift tydeligt angivet (hvis relevant)
- Funktionsnavn (dvs. klientens Direktionsmøde)
- dato og klokkeslæt
- antal forventede personer, og hvordan rummet skal indstilles (dvs. 20 personer)
- antal personer garanteret (hvis dette er en måltidsfunktion)
- Menu, der skal serveres, med prisfastsættelse tydeligt bemærket
- bestilt audiovisuelt udstyr, med prisfastsættelse tydeligt bemærket
- særlige ønsker, du måtte have (dvs.Placer kande med vand og glas ved hvert sæde)
de fem vigtigste ting, du har brug for at vide om BEOs, er:
1. En BEO er en bindende kontrakt – gennemgå hvert brev på en BEO meget omhyggeligt for at sikre, at du fuldt ud forstår, hvad du accepterer, når du logger ind (både hvad angår omkostninger og service udførelse).
2. Vær meget opmærksom på de numre, der er angivet for forventet, sæt, og garanti. Det forventede antal er ret ligetil; det er antallet af mennesker, du forventer at deltage i en funktion. Det indstillede nummer betyder antallet af stole eller sæder, du ønsker en facilitet til at give. Garantien er det mindste antal personer, som du bør forvente at betale for.
- for eksempel kan du forvente 185 personer til frokost, du kan indstille til 200 personer til at give noget vejrtrækningsrum ved borde, og du kan garantere 180 personer, fordi du typisk har et par udeblivelser. I slutningen af frokosten, hvis din endelige optælling var 176 personer, vil din regning stadig afspejle frokost til 180 personer, fordi det var din garanti. Men i slutningen af frokosten, hvis dit endelige antal mennesker, der serveres, er 200, skal du forvente at betale for 200, fordi det er antallet af personer, som hotellet/lokalet faktisk serverede, selvom du kun garanterede 180 personer.
3. BEO er, hvad hotel/venue personale lever af, mens dit arrangement sker. Du skal gennemgå omhyggeligt (se den første kugle ovenfor) og sikre, at hotellet eller lokalet har oversat alle dine behov korrekt. Hvis der er uoverensstemmelser, vil blive afgjort baseret på (du gættede det!), BEO. Sørg for, at alt, hvad hotellets personale har brug for at vide om hver funktion, er angivet på BEO.
4. Så kedeligt som det kan synes, skal du sørge for, at du har planlagt tid på din prækonference til at gennemgå hver eneste BEO. Detaljeret. Uanset hvor omhyggeligt du har gennemgået dem, er der altid ændringer i sidste øjeblik, der skal kommunikeres. Tag dig tid til at gennemgå disse med de relevante hotelafdelinger for at sikre, at alle forventninger er i overensstemmelse.
5. Mens BEOs er mini-kontrakter med hotellet eller spillestedet, skal du ikke undlade at sætte ting i den generelle kontrakt, som du antager, kan sættes i BEO. Beo ‘ er må kun bruges med henblik på din brug af mødelokaler og bankettjenester.
Ja, Vi ved, at 220-siders PDF-fil af BEO er overvældende. Ja, Vi ved, at det vil tage dig timer at kæmpe igennem. Ja, Vi ved, at det vil tage tid at kalde de ændringer, du skal foretage. Den vigtigste ting at huske er, at BEOs er, hvad der får din begivenhed til at ske på dit anlæg. De fortjener al den tid, det tager at få dem rigtige.