Der Vertrag wurde vor Äonen unterzeichnet und der Planungsprozess verlief reibungslos, aber jetzt muss ich einen riesigen Stapel von etwas namens BeOS unterschreiben? Haben wir das alles nicht vertraglich geregelt?
Die Antworten sind ja, Sie müssen die BeOS unterschreiben und nein, es war nicht alles im Vertrag enthalten. Im Allgemeinen enthält der von Ihnen unterzeichnete Vertrag den Raum für Sie und enthält die gesamte in Verträgen erforderliche Rechtssprache. Es enthält nicht die sehr spezifischen Details zu jeder Funktion, z. B. wie der Raum eingerichtet werden soll (z. B. Theaterstil, Rezeption, Klassenzimmer usw.), das genaue Menü, das Sie servieren, die spezifische audiovisuelle Ausrüstung, die Sie in einem bestimmten Raum wünschen, die spezielle Anfrage nach Wasser in Flaschen anstelle von Wasserkrügen in einem Besprechungsraum usw. All diese ultra-spezifischen Details sind jetzt in der Bankett-Event-Bestellung (BEO) oder manchmal auch in der Event-Bestellung enthalten.
Eine Form von BEO oder Event Order wird von allen Hotels verwendet, aber einige Catering-Einrichtungen oder Veranstaltungsorte haben ein anderes Format, da sie sehr unterschiedlich funktionieren als ein Hotel. Ihr BEO sollte alles enthalten, was die Einrichtung über eine bestimmte Funktion wissen muss, z. B .:
- Raumname mit klar vermerktem Mietpreis (falls zutreffend)
- Funktionsname (z. B. Vorstandssitzung des Kunden)
- Datum und Uhrzeit
- Anzahl der erwarteten Personen und wie der Raum eingestellt werden soll (z. Boardroom-Stil für 20 Personen)
- Garantierte Personenzahl (wenn es sich um eine Essensfunktion handelt)
- Zu servierendes Menü mit klar festgelegter Preisgestaltung
- Audiovisuelle Ausrüstung bestellt, mit klar festgelegter Preisgestaltung
- Sonderwünsche (z. B. einen Krug Wasser und Glas an jeden Sitzplatz stellen)
Die fünf wichtigsten Dinge, die Sie über BeOS wissen müssen, sind:
1. Ein BEO ist ein verbindlicher Vertrag – überprüfen Sie jeden Brief auf einem BEO sehr sorgfältig, um sicherzustellen, dass Sie vollständig verstehen, was Sie zustimmen, wenn Sie sich anmelden (sowohl in Bezug auf Kosten und Serviceausführung).
2. Achten Sie sehr genau auf die Zahlen für erwartet, Set und Garantie. Die erwartete Anzahl ist ziemlich einfach; Es ist die Anzahl der Personen, von denen Sie erwarten, dass Sie an einer Funktion teilnehmen. Die eingestellte Anzahl bedeutet die Anzahl der Stühle oder Sitzplätze, die eine Einrichtung bereitstellen soll. Die Garantie ist die Mindestanzahl von Personen, für die Sie mit der Zahlung rechnen sollten.
- Zum Beispiel können Sie 185 Personen zum Mittagessen erwarten, Sie können 200 Personen einstellen, um an Tischen etwas Luft zum Atmen zu schaffen, und Sie können 180 Personen garantieren, weil Sie normalerweise ein paar Nichterscheinen haben. Wenn Sie am Ende des Mittagessens 176 Personen gezählt haben, spiegelt Ihre Rechnung immer noch das Mittagessen für 180 Personen wider, da dies Ihre Garantie war. Wenn Sie jedoch am Ende des Mittagessens 200 Personen haben, sollten Sie mit 200 Personen rechnen, da dies die Anzahl der Personen ist, die das Hotel / der Veranstaltungsort tatsächlich bedient hat, obwohl Sie nur 180 Personen garantiert haben.
3. Die BEO ist das, was die Mitarbeiter des Hotels / Veranstaltungsortes leben, während Ihre Veranstaltung stattfindet. Sie müssen sorgfältig prüfen (siehe den ersten Punkt oben) und sicherstellen, dass das Hotel oder der Veranstaltungsort alle Ihre Anforderungen angemessen übersetzt hat. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, wird das basierend auf dem (Sie haben es erraten!), der BEO. Stellen Sie sicher, dass alles, was das Hotelpersonal über jede Funktion wissen muss, auf der BEO aufgeführt ist.
4. So langweilig es auch erscheinen mag, stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrer Vorkonferenz Zeit haben, um jede einzelne BEO zu überprüfen. Detailliert. Egal wie sorgfältig Sie sie überprüft haben, es gibt immer Änderungen in letzter Minute, die kommuniziert werden müssen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese mit den entsprechenden Hotelabteilungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Erwartungen übereinstimmen.
5. Während BeOS Mini-Verträge mit dem Hotel oder Veranstaltungsort sind, versäumen Sie NICHT, Dinge in den allgemeinen Vertrag aufzunehmen, von denen Sie annehmen, dass sie in den BEO aufgenommen werden können. BeOS dürfen nur zum Zweck Ihrer Nutzung von Tagungsräumen und Bankettdiensten verwendet werden.
Ja, wir wissen, dass die 220-seitige PDF-Datei von BEO überwältigend ist. Ja, wir wissen, dass Sie Stunden brauchen werden, um durchzukämmen. Ja, wir wissen, dass es einige Zeit dauern wird, die Änderungen, die Sie vornehmen müssen, aufzurufen. Das Wichtigste, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass die BeOS Ihre Veranstaltung tatsächlich in Ihrer Einrichtung stattfinden lassen. Sie verdienen die ganze Zeit, die es braucht, um sie richtig zu machen.