Dieser Artikel wurde am 2. Februar 2016 aktualisiert
Als Administrator liegt es normalerweise an Ihnen, das Büro so effizient wie möglich am Laufen zu halten. Wenn Sie jedoch ein Team von Personen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, verschiedenen Bürogeräten und Softwaretools sowie einer endlosen Liste von Ablenkungen kombinieren, kann das Büromanagement manchmal etwas schwierig werden. Aber all dieses Chaos sollte dich nicht aufhalten. In der Tat sollte es Motivation sein, Ihr Büro in Form zu bringen und zu halten!
Wenn Sie ein besserer Büroleiter sein und Ihre Management- und Führungsfähigkeiten entwickeln möchten, finden Sie hier einige Tipps für das Büromanagement, damit die Dinge reibungslos laufen.
1. Schärfen Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten. Ein effektiver Kommunikator zu sein, ist entscheidend für alles, was Sie als Assistent tun, und es erweitert sich, wenn Sie in eine Managementrolle eintreten. Sie müssen in der Lage sein, Meetings zu leiten, für Ihren Manager einzuspringen und Ihre Führungskraft bei öffentlichen Veranstaltungen zu vertreten. Sie müssen auch Ihre öffentlichen Sprechfähigkeiten entwickeln und verbessern. Wenn Sie sich mit diesen Dingen nicht wohl fühlen, sollten Sie Ihre Fähigkeiten auffrischen! Nehmen Sie an Netzwerkveranstaltungen teil, Begleiten Sie ihn oder sie zu ihrem nächsten Vortrag oder ihrer nächsten Konferenz und melden Sie sich freiwillig, um beim nächsten Büromeeting etwas zu präsentieren. Finde Wege, jede Chance zu üben, die du bekommst. All diese Dinge werden Ihnen helfen, ein besserer Kommunikator zu werden!
2. Arbeiten Sie an Ihren People-Management-Fähigkeiten. Das Erlernen des Managements von Personen unterscheidet sich stark vom Verwalten von Projekten oder Aufgaben. Es erfordert mehr Geduld und Verständnis. Und es hilft, wenn Sie ein wenig über Persönlichkeitstypen wissen und wie sie die Art und Weise beeinflussen, wie Menschen arbeiten und kommunizieren. Wenn Sie kein natürlicher Netzwerker sind, sollten Sie unbedingt etwas Neues über jede Person lernen, mit der Sie täglich interagieren. Auf diese Weise können Sie Beziehungen aufbauen und die einzigartigen Fähigkeiten und Beiträge jeder Person zum Team besser verstehen.
3. Seien Sie ein innovativer Denker. Ein effektiver Büroleiter zu sein, erfordert innovatives Denken, insbesondere wenn es um die Problemlösung geht. Als Manager wird es Situationen (und manchmal auch Menschen) geben, die Sie nicht kontrollieren können, sowie Herausforderungen, die Sie überwinden müssen. Während es in diesen Situationen leicht ist, gestresst und frustriert zu werden, ist es die bessere Option, sich ihnen mit einer innovativen Denkweise zu nähern. Sie müssen kein „kreativer Typ“ sein, um Ihre innovativen Denkfähigkeiten zu entwickeln. Umgeben Sie sich mit innovativen Denkern. Lesen Sie so viel wie möglich – Artikel, Bücher, Newsletter! Hören Sie Podcasts oder Audiokurse während Ihrer Fahrt. Als Büroleiter ist es wichtig, sich ständig neuen Ideen, Methoden und Branchentrends auszusetzen, wenn wir uns auszeichnen wollen. Die neuen Ideen und Konzepte, die Sie in Ihren Kopf bringen, werden sich positiv auf die Art und Weise auswirken, wie Sie Ihre Arbeit machen!
4. Entwickeln Sie Ihren Geschäftssinn. Als Büroleiter ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie jeder Aspekt Ihres Unternehmens abläuft und welche Rolle Sie dabei spielen. Sie müssen verstehen, wie Ihr Unternehmen Geld verdient und wo Sie das Endergebnis beeinflussen können. Wenn Sie geschäftlich versiert sind, verbessern Sie Ihre Fähigkeit, jeden Tag gute Urteile und schnelle Entscheidungen zu treffen. Als Verantwortlicher für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs ist es Ihre Aufgabe, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten und Projekte voranzutreiben. Je mehr Sie über die Funktionsweise eines Unternehmens und insbesondere über die Feinheiten Ihres Unternehmens wissen, desto erfolgreicher werden Sie in Ihrer Rolle sein!
5. Setzen Sie Ihre Ausbildung und berufliche Entwicklung fort. Die besten Büromanager hören nie auf zu lernen, zu wachsen und ihre Wissensbasis zu erweitern. Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der Technik. Machen Sie die berufliche Entwicklung zu einem Teil Ihres monatlichen strategischen Karriereplans, damit sie konsistent und im Voraus geplant ist. Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, die kostenlos und kostengünstig sind, wenn Sie danach suchen. Lernen Sie weiter – es ist Teil Ihrer Verantwortung als Manager!
Egal, ob Sie der inoffizielle Büroleiter sind oder Teil Ihres Titels sind, das Polieren Ihrer Managementfähigkeiten wird Ihnen helfen, in jeder Facette Ihrer Administratorkarriere erfolgreicher und effektiver zu sein. Ihre Kollegen werden es merken. Ihre Führungskraft wird es zu schätzen wissen. Und Sie werden als abgerundeter, kompetenter und innovativer Büroleiter anerkannt, der Sie sind!
© 2016 Julie Perrine International, LLC
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