Sie werden von Zeit zu Zeit Buchhaltungsfehler machen, daher ist es eine wichtige Fähigkeit, diese Probleme zu erkennen, unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware-Anwendung Sie in Ihrem kleinen Unternehmen verwenden. Sie können viele Fehler erkennen, indem Sie die Testbilanz Ihres Unternehmens überprüfen.
Sie werden jedoch feststellen, dass sich nicht alle Abrechnungsfehler auf den Testsaldo auswirken. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich mit diesen Arten von Buchhaltungsfehlern vertraut zu machen, damit Sie sie finden und korrigieren können. Sie sollten beachten, dass diese Arten von Fehlern am schwierigsten zu identifizieren und zu beheben sind.
Auslassung
Ein Auslassungsfehler tritt auf, wenn eine Transaktion vollständig aus den Büchern Ihres Unternehmens ausgelassen wird. Möglicherweise vergessen Sie, eine Spesentransaktion einzugeben oder den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung einzugeben. Diese Transaktionen sind schwer zu erkennen. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine solide Routine für die rechtzeitige Eingabe dieser Transaktionen haben.
Der häufigste Grund, warum diese Transaktionen nicht erfasst werden, ist, dass die Dokumentation (z. B. die Rechnung eines Kreditors) verloren geht. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie diese Belege verlieren oder verlegen, wenn Sie sie so schnell wie möglich rechtzeitig in Ihr Buchhaltungssoftware-System eingeben.
Umkehrung
Ein Umkehrfehler tritt auf, wenn eine Transaktion, die als Lastschrift hätte gebucht werden sollen, als Gutschrift gebucht wird. Sie können beispielsweise eine Rechnung als Zahlung oder Rückerstattung eingeben. Sie werden diesen Fehler in Ihrem Testguthaben nicht bemerken, da das Testguthaben immer noch ausgeglichen ist.
Prinzip
Ein Prinzipienfehler tritt auf, wenn Sie oder Ihr Buchhalter einen Rechnungslegungsgrundsatz falsch anwenden. Sie können Vermögenswerte aufwenden, die als Vermögenswerte erfasst werden sollen. Vermögenswerte und Aufwendungen werden beide in den Büchern als Belastungen erfasst, dies ist also ein technischer Fehler.
Kommission
Es tritt ein Provisionsfehler auf, wenn Sie eine Transaktion in die richtige Klasse, aber in das falsche Nebenbuch eingeben. Sie begehen diesen Fehler beispielsweise, wenn Sie eine Zahlung auf die falsche Rechnung anwenden. Ihr Testguthaben zeigt den korrekten Betrag an, den ein Kunde schuldet, aber die Nebenbücher Ihres einzelnen Kunden sind falsch.
Subsidiary Entry
Ein Fehler der Subsidiary Entry tritt auf, wenn bei der Eingabe einer Transaktion ein Fehler gemacht wird. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden 5.000 US-Dollar ausleihen, aber nur 500 US-Dollar als Darlehen und 500 US-Dollar als Auszahlung von Ihrem Geldkonto eingeben, werden Sie feststellen, dass dieser Fehler auf Ihr Testguthaben übertragen wird. Ihr Testguthaben wird korrekt sein.
Die gebräuchlichste Methode zur Erkennung dieser Fehler ist die Durchführung von Abrechnungsabstimmungen. Wenn Sie mit dem vorherigen Beispiel fortfahren, erkennen Sie diesen Fehler, wenn Sie Ihre Bankabstimmungen durchführen. Sie würden feststellen, dass Sie kurz $ 4.500 Bargeld auf Ihrem Bankkonto sein würde, und dann wäre in der Lage, den Fehler zu korrigieren.
Prävention
Sie müssen gute interne Kontrollen und Prozesse entwickeln, um Fehler zu erkennen. Sie möchten beispielsweise sicherstellen, dass alle Ihre Formulare konsistent sind, damit die Mitarbeiter bei der Eingabe von Informationen in Ihre Buchhaltungssoftware in eine Routine geraten. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie über genügend Personal verfügen, um die Arbeitsbelastung bewältigen zu können. Unterbesetzung führt zu Ermüdung der Mitarbeiter, was zu Ermüdung der Mitarbeiter, überstürzter Arbeit und mehr Buchhaltungsfehlern führt.
Erkennung
Während Sie Methoden zur Vermeidung von Fehlern entwickeln möchten, wann immer dies möglich ist, werden die oben aufgeführten Fehler von Zeit zu Zeit auftreten. Sie können nicht verhindern, dass alle Fehler auftreten. Sie sollten verschiedene Abstimmungen am Monats- und Jahresende durchführen, um viele Fehler zu erkennen, damit sie korrigiert werden können.
Bankabstimmungen sollten beispielsweise monatlich durchgeführt werden. Das Anlagevermögen kann nur jährlich abgeglichen werden, damit Sie sicherstellen können, dass Sie den korrekten Betrag des Abschreibungsaufwands gebucht haben.
Sie werden feststellen, dass, wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Fehler zu vermeiden und eine Routine der Durchführung von Überprüfungen und Abstimmungen Ihrer Buchhaltungsunterlagen haben, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Sie die Anzahl Ihrer Buchhaltungsfehler reduzieren werden.