Arten von Geschäftsberichten in der Geschäftskommunikation

Arten von Geschäftsberichten in der Geschäftskommunikation

Die Geschäftsberichte werden nach vielen Kriterien klassifiziert. Solche Arten von Geschäftsberichten werden kurz erläutert.

Berichte nach Wichtigkeit oder Häufigkeit

Die Berichte werden in zwei Typen eingeteilt. Sie sind gewöhnliche oder routinemäßige Berichte und Sonderberichte.

1. Ordentlicher oder routinemäßiger Bericht

Ordentliche Berichte werden in bestimmten Abständen vor dem Geschäftsführer oder der nächsten autorisierten Person im Geschäftsablauf erstellt und vorgelegt. Die Berichte sind entweder täglich, wöchentlich, vierzehntägig, monatlich, vierteljährlich, zweijährlich oder jährlich vorzulegen. Diese Art von Bericht enthält eine detaillierte Darstellung der Fakten ohne Meinung oder Empfehlung des Reporters.

Beispiele für Routineberichte sind der Bericht des Verwaltungsrats an die Hauptversammlung, der Bericht des Abschlussprüfers an die Hauptversammlung, der Verkaufsbericht, der Produktionsbericht und dergleichen.

2. Sonderbericht

Diese Art von Bericht wird erstellt und dem Top-Management auf spezifische Anfrage vorgelegt. Es enthält normalerweise die Meinungen oder Empfehlungen des Reporters mit Hilfe von Fakten und Argumenten. Beispiele für Sonderberichte sind die Eröffnung einer Niederlassung, die Einführung eines neuen Produkts, die Verbesserung der Qualität oder die Änderung der Form oder Größe des Produkts und dergleichen.

Berichte auf der Grundlage rechtlicher Formalitäten

Die Berichte werden in zwei Typen eingeteilt. Sie sind formeller Bericht und informeller Bericht.

1. Formeller Bericht

Der formelle Bericht wird in einem vorgeschriebenen Format erstellt und der zuständigen Behörde in einem festgelegten Verfahren vorgelegt. Berichte von Beamten oder Ausschüssen konstituierter Organe (z. B. Unternehmen, Genossenschaften, lokale Körperschaften usw.).) sind in der Regel formale Bericht.

2. Informeller Bericht

Informeller Bericht wird in einem Format der Bequemlichkeit des Reporters vorbereitet und direkt vor der erforderlichen Person präsentiert, wie und wann gefordert. Ein informeller Bericht wird als Brief oder Memorandum vorgelegt. Im Allgemeinen nimmt es die Form einer Kommunikation von Person zu Person an.

Die formalen Berichte werden in zwei Typen eingeteilt. Sie sind gesetzlicher Bericht und nicht-gesetzlicher Bericht.

Berichte auf der Grundlage der Funktion

Die Berichte werden auf der Grundlage der Funktion in zwei Typen eingeteilt. Sie sind informativ und interpretativ.

1. Informativer Bericht

Ein informativer Bericht wird mit Hilfe der verfügbaren Informationen maximal in Bezug auf ein Problem oder eine Situation erstellt und präsentiert.

2. Interpretativer Bericht

Ein interpretativer Bericht enthält nicht nur die Fakten, Ansichten und Meinungen von Reportern und anderen, sondern auch die Ursachen für ein Problem oder ein Ereignis und erforderliche Abhilfemaßnahmen mit Empfehlungen.

Berichte auf der Grundlage von Besprechungen

Wann immer eine Besprechung in einer Unternehmensorganisation organisiert wird, wird vom Sekretär oder einer anderen Person ein Bericht über den Ablauf der Besprechung erstellt. Solche Berichte werden in zwei Typen eingeteilt. Sie sind Verbationsbericht und zusammengefasster Bericht.

1. Verbationsberichte

Ein Verbationsbericht ist eine vollständige Wort-für-Wort-Aufzeichnung aller Diskussionen in einer Besprechung. Zum Beispiel die Ernennung eines Wirtschaftsprüfers. In der Sitzung wird ein Beschluss gefasst. Ebenso werden Direktoren ernannt und die Vergütung und Zulagen des Schlüsselpersonals durch Beschlussfassung festgelegt. In diesem Fall wird ein Bericht erstellt, der die Zusammenfassung der verabschiedeten Beschlüsse mit den Namen der Antragsteller und Absenderinnen, die Art der Abstimmung und die Ergebnisse enthält.

Der Anhörungsbericht sollte jedoch nicht mit dem Sitzungsprotokoll verwechselt werden, das die offizielle Aufzeichnung des Verfahrens und der in der Sitzung getroffenen Entscheidungen darstellt.

2. Zusammengefasster Bericht

Ein zusammengefasster Bericht wird mit Hilfe der wesentlichen Details erstellt, die in der Sitzung besprochen wurden. Diese Art von Bericht wird für den Versand an die Presse oder an Aktionäre des Unternehmens oder an Mitglieder des Instituts erstellt.

Berichte nach Art des behandelten Themas

Der Bericht enthält die folgenden Berichte, die nach Art des behandelten Themas klassifiziert werden.

1. Problemlösungsbericht

Ein Problem kann in einer Abteilung oder in der gesamten Organisation auftreten. Daher kann das Top-Management einen Bericht zur Lösung des Problems einholen. Wann, Der Reporter sammelt verschiedene Informationen, um die Ursachen für ein solches Problem zu finden. Darüber hinaus wird der Bericht mit den Möglichkeiten zur Lösung des Problems abgeschlossen. Eine solche Art von Bericht wird als Problemlösungsbericht bezeichnet.

2. Fact Finding Report

Auf dem Werksgelände kann eine Maschine ausfallen. Manchmal kann es eine Rivalität zwischen den beiden Gruppen von Arbeitern geben. Jetzt möchte das Management den wahren Grund für den Maschinenausfall und den Gruppenzusammenstoß zwischen den Arbeitern wissen. In diesem Fall analysiert der Reporter den Vorfall durch detaillierte Untersuchung und findet die Wahrheit. Schließlich präsentiert der Reporter die Fakten in der Berichtsform vor dem Top-Management.

3. Leistungsbericht

Die Unternehmensorganisation möchte die Leistung jeder Abteilung regelmäßig oder die Leistung einer Niederlassung oder die Leistung eines neu ernannten Mitarbeiters oder die Leistung bestehender Mitarbeiter für Beförderung, Transfer und dergleichen kennen. Das Management ist nicht in der Lage, eine Entscheidung zu treffen, ohne die Leistung zu kennen. Daher wird ein Reporter gebeten, den Leistungsbericht aus einem der oben genannten Gründe zu erstellen.

4. Technischer Bericht

In der Technologie wurden viele Änderungen vorgenommen. Wann immer ein Unternehmen einen mechanischen Prozess anstelle eines manuellen Prozesses einführt, wird der technologische Stand bewertet. Manchmal kann ein Design im bestehenden Produkt geändert werden, wenn ja, sollte die neueste Technologie übernommen werden. In diesem Fall ist ein detaillierter Bericht für das Top-Management unerlässlich, um eine Entscheidung zu treffen. Ein solcher Bericht wird als Technischer Bericht bezeichnet.

Berichte von Ausschüssen oder Unterausschüssen

Ausschüsse oder Unterausschüsse werden vom Top-Management gebildet, um den Bericht zu einem der Themen vorzubereiten. Die folgenden Punkte sind in den Berichten des Ausschusses oder Unterausschusses enthalten.

1. Bericht des Ständigen Ausschusses
2. Bericht des Adhoc-Ausschusses
3. Minderheitenbericht
4. Mehrheitsbericht

1. Bericht des Ständigen Ausschusses

Ständige Ausschüsse sind ständiger Natur und werden beauftragt, sich mit einigen fortlaufenden Aspekten der Unternehmensorganisation zu befassen.

Zum Beispiel: Finanzen, Leistung der Mitarbeiter, Leistung der Abteilungen usw. Diese Angelegenheiten werden vom ständigen Ausschuss kontinuierlich überwacht und in regelmäßigen Abständen berichtet.

2. Sonder- oder Adhoc-Ausschussbericht

Sonder- oder Adhoc-Ausschüsse werden ernannt, um sich mit Sonderuntersuchungen zu befassen, und werden aufgelöst, sobald der Bericht vorgelegt wird. Daher ist das Leben des Sonderausschusses vorübergehend.

Zum Beispiel: Brand oder Unfall auf dem Werksgelände. Die Ursachen für Feuer oder Unfall werden durch die Bildung eines Sonderausschusses ermittelt.

3. Minderheitenbericht

Ausschüsse oder Unterausschüsse werden ernannt, um den Bericht auf der Grundlage der Untersuchung eines speziellen Themas vorzulegen. In der Regel werden drei Mitglieder ausgewählt, um einen Ausschuss oder Unterausschuss zu bilden. Ein Mitglied ist der Vorsitzende eines solchen Ausschusses oder Unterausschusses.

Wenn die Mitglieder unterschiedliche Meinungen oder Ansichten über den behandelten Gegenstand haben, kann das abweichende Mitglied die abweichenden Anmerkungen anhängen oder einen separaten Bericht einreichen. Dieser Bericht wird als Minority Report bezeichnet. Allerdings müssen die abweichenden Mitglieder den Mehrheitsbericht mit abweichender Notiz unterschreiben.

4. Mehrheitsbericht

Im Allgemeinen haben alle Mitglieder des Ausschusses oder Unterausschusses, einschließlich des Vorsitzenden, eine einstimmige Meinung. In diesem Fall wird nur ein Bericht erstellt und der zuständigen Stelle vorgelegt. Wenn nicht, haben Mehrheitsmitglieder des Ausschusses oder des Unterausschusses eine andere Meinung als Minderheitsmitglieder. In diesem Fall werden die Mitglieder der Mehrheit dem zuständigen Organ einen Bericht vorlegen. Dieser Bericht wird als Mehrheitsbericht bezeichnet.