EHR-Implementierungsplan: Ihre 8-Schritte-Checkliste

„Dinge, die das Senior Practice Management fragen wird, wenn es mit der Rechnung vorgelegt wird.“

Die Antwort ist alles. Und möglicherweise nichts. Es sind nicht die Fähigkeiten eines EHR-Beraters, die wichtig sind, sondern wie Sie sie verwenden, um bei jeder Kombination von zu helfen…

• Projektplanung und Roadmapping
• Datenmigration und -bereinigung
• Benutzerschulung und Änderungsmanagement
• Tests und Go-Live-Aktivitäten
• Sicherheitsbewertung

…stellen Sie sie nicht nur für das Budget (ihren Gehaltsscheck) verantwortlich.

Prognostizieren Sie Ihre EHR-Implementierungskosten und definieren Sie ein Budget

Jetzt haben Sie ein Team und eine To-Do-Liste, Sie sind in der Lage zu fragen …

Was kostet die EHR-Implementierung?

Die einzige Antwort, die man zu diesem Zeitpunkt mit einiger Sicherheit geben kann, ist …

… ungefähr $ 6.000 mehr als Sie erwartet haben.

Ein genau definiertes Budget mit den folgenden Elementen sollte jedoch sicherstellen, dass keine unerwarteten Kosten für die Holzarbeiten entstehen:

• Hardware- und Netzwerk-Upgrades
• Praxismitarbeiter Überstunden und Zeitarbeitskräfte
• Produktivitätsverlust (einige schätzen eine Reduzierung des Patientendurchsatzes um bis zu 50%)
• Anpassungsberatung durch den EHR-Anbieter
• Schulungsgebühren des Anbieters
• Beratungskosten
• Datensicherungen und -speicherung (häufig gebündelt mit Cloud-EHR-Kosten)

Ein kürzlich veröffentlichter EHR-Bericht ergab, dass die meisten Praxen mit einer verbringen Sie rund $6.200 pro Benutzer ihrer Software, so tragen diese Zahl im Auge, in der Hand mit den oben genannten Elementen, wenn Sie Ihr projiziertes Budget unter Berücksichtigung.

Wenn Sie nach Informationen zu den Vorabkosten für den Kauf von EHR-Software suchen, können Sie unseren EHR-Software-Preisleitfaden hier herunterladen.

Planen Sie Ihre EHR-Implementierung

Dies ist oft das erste, woran Sie arbeiten. Das Problem bei diesem Ansatz ist klar, wenn man bedenkt, was sich auf einen Zeitplan auswirkt:

• Projektumfang
• Projektteams
• Projektbudgets

Zum Glück haben Sie jetzt alle drei definiert und können beginnen, Zeitskalen zu Ihrer Roadmap hinzuzufügen, die in Schritt eins beschrieben wurde. Die Frage ist also:

Wie lange dauert eine EHR-Implementierung?

611 Stunden lautet die einfache Antwort.

Die komplizierte Antwort ist eine Analyse unserer heiligen Dreifaltigkeit der oben skizzierten Projektattribute.

Migration von Patienten- und Praxisdaten

An diesem Punkt muss der Arzt die Nase am Schleifstein halten. Oder ihre bereinigten Patientendaten in die gut formatierte EHR-Datenbank, wenn Sie wörtlich sein möchten.

Zu den wichtigsten Phasen der EHR-Datenmigration gehören:

• Umwandlung von Papierdatensätzen in elektronische Aufzeichnungen
• Datenbereinigung und -verifizierung
• EHR-Datenbankeinrichtung
• Zuordnung von Altdaten zu neuen Datenbankfeldern
• Datenübertragung zum neuen System
• Testen und Verifizieren von Altdaten
• Testen und Verifizieren neuer Dateneingaben

Machen Sie diesen Prozess richtig und die Belohnungen sind großartig … eine 10% ige Reduzierung der Datenfehler, um genau zu sein.

Um diesen Prozess zu verdeutlichen, ist es nützlich, eine Karte Ihrer Praxisdaten wie oben gezeigt zu erstellen (Quelle: Advance Healthcare Network)

Erstellen Sie ein Use-Schulungsprogramm

Mit jährlichen Einsparungen von 70.000 USD und einer Produktivitätssteigerung von 10% hat Ihr EHR-Schulungsprogramm einen enormen Einfluss auf den endgültigen ROI Ihres Systems.

Zu den erfolgreichen Trainingsprogrammen gehören:

• Super-User als System- und Programmanwälte
• Klare Kommunikationskanäle mit den Support-Teams der Anbieter
• Rollenbasiertes Training zur Sicherstellung der Relevanz
• Feedbackschleifen, um die Benutzer im Dialog mit dem Projektmanagement zu halten

Diese Schritte sollten nicht als Silberkugeln angesehen werden, da eine der Hauptursachen für das Scheitern der EHR-Implementierung eine schlechte Benutzerakzeptanz des Systems ist.

Definieren Sie Go-Live-Aktivitäten klar

Wenn es jemals einen Tag gibt, an dem Sie einen Plan haben, ist es Go-Live-Tag. Tag eins. Der Beginn des Restes Ihres Lebens.

In diesem Sinne ist es ratsam, eine vergrößerte Version Ihrer Roadmap speziell für die Tage (oder Wochen) um Ihr Go-Live-Datum zu erstellen. Diese Roadmap kann Folgendes beinhalten:

• Systemtestprozesse (Pre- und Post-Go-Live)
• Richtlinien für die Patientenkommunikation (einschließlich erwarteter Ausfallzeiten)
• Personalplanung einschließlich erforderlicher Überstunden oder Zeitarbeitskräfte
• Änderung von Terminen und Terminplanung
• Berichterstellungsprozesse für die System- und Projektevaluierung (siehe Schritt 8)
• Kommunikation in der Praxis (Schilder auf Aushängen usw.)
• Netzwerkgeschwindigkeits- und Zuverlässigkeitsprüfungen
• Datensicherungsprozesse

Definieren Sie kritische Erfolgsfaktoren und Bewertungsstrategien

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es durch den Go-Live geschafft. Oder zumindest der Planungsprozess.

Jetzt sollten Sie fragen …

Wie können Sie Ihre EHR-Implementierung bewerten?

Die Evaluation der EHR-Implementierung kann viele Formen annehmen und die beste für Ihre Praxis hängt von Ihren Projektzielen ab:

• Durchführung von ROI-Berechnungen zur Beurteilung der Rentabilität
• Aufzeichnung des Patientendurchsatzes zur Beurteilung der Effizienz
• Erhebung der Patientenzufriedenheit zur Beurteilung der Versorgungsqualität
• Erhebung der Arztzufriedenheit zur Beurteilung der Benutzerakzeptanz und -schulung
• Analyse der Datenfehlerraten zur Beurteilung der Dateneingabe und -qualität