PPM 101: So erstellen Sie einen erfolgreichen Arbeitsaufnahmeprozess

Arbeitsaufnahme – Die Haustür

Hat Ihre Organisation einen „Single Entry“ für neue Projektanfragen? Oder hat Ihre Organisation eine Haustür, eine Seitentür, eine Hintertür und viele andere Möglichkeiten, Anfragen zu erhalten? Mehrere Möglichkeiten, Anfragen einzureichen, sind für viele Unternehmen ein häufiges Problem und unterstreichen die Notwendigkeit eines standardmäßigen Arbeitsaufnahmeprozesses. Ohne einen gemeinsamen Arbeitsaufnahmeprozess kann es fast unmöglich sein, die gesamte geleistete Arbeit zu verfolgen, da es keine „Single Source of Truth“ gibt. Schlimmer noch, in der Organisation kann viel Schattenarbeit geleistet werden, die wertvolle Ressourcen für Projekte mit höherer Priorität verbraucht.

Wenn Projektorganisationen (PMOs) gegründet werden, besteht eine der ersten Aufgaben darin, zu klären, wie neue Projektanträge eingereicht und geprüft werden. Arbeitsaufnahme bezieht sich auf den Prozess zum Erstellen von Projektvorschlägen und zum Treffen einer Go / No-Go-Entscheidung. Dieser Prozess funktioniert oft in Verbindung mit einem Ideenfindungsprozess und einem vollständigen Portfolio-Entscheidungsrahmen, kann aber auch unabhängig sein. Die Arbeitsaufnahme ist eine kritische Komponente für die Definition des Projektportfolios und fällt daher in die Lebenszyklusphase „Portfolio definieren“. Das folgende Diagramm zeigt die Arbeitsaufnahme im Kontext des Portfolio-Lebenszyklus.

Die Vorteile der Arbeitsaufnahme

Es gibt mehrere Vorteile für die Erstellung eines Arbeitsaufnahmeprozesses, die im Folgenden zusammengefasst sind:

• Organisatorische Klarheit — Den Mitarbeitern zu helfen, zu verstehen, wie Projektvorschläge unterbreitet werden, führt zu einer höheren Beteiligung der Organisation
• Höhere Effizienz — Ein klares Verständnis des Arbeitsaufnahmeprozesses führt zu einer höheren Effizienz bei der Erstellung und Genehmigung von Vorschlägen und verkürzt die für die Erstellung von Vorschlägen erforderliche Zeit.
• Höhere Qualität – Die Klärung, welche Informationen im Vorschlag benötigt werden (und warum), führt zu qualitativ hochwertigeren Vorschlägen. Es wird auch verhindern, dass Personen Informationen sammeln, die nicht verwendet werden.
• Größere Konsistenz – Gemeinsame Tools und Vorlagen bieten konsistentere Vorschläge, die es Entscheidungsträgern erleichtern, Vorschläge zu vergleichen und zu überprüfen.
• Kontrolle der laufenden Arbeiten (Work in Progress, WIP) – Mit Work-in-Progress-Prozessen können das PMO und das Governance-Team die Menge an Arbeit kontrollieren, die in das Portfolio gelangt.

Die Arbeitsaufnahme ist ein grundlegender PMO/PPM-Prozess, den Unternehmen so schnell wie möglich abschließen müssen. Organisationen mit guten Arbeitseinnahmeprozessen haben Einblick in ihre gesamte Pipeline und Projekte von höherer Qualität mit höheren Einreichungsraten.

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Schritte zum Erstellen eines Arbeitsaufnahmeprozesses

Die Entwicklung eines Qualitätsaufnahmeprozesses erfordert wenig Aufwand, ist jedoch eine kritische Komponente für das Portfoliomanagement. Einige der grundlegenden Schritte zum Erstellen eines Arbeitsaufnahmeprozesses werden im Folgenden beschrieben.

1. Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentieren: die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Prozessbeteiligten müssen dokumentiert und kommuniziert werden. Einige Fragen, die beantwortet werden müssen, sind: Wer schreibt den Vorschlag (Projektmanager, Business Analyst, Executive Sponsor)? Welche Informationen werden benötigt? Welche Vorlagen müssen ausgefüllt werden? In welchem Format müssen die Informationen präsentiert werden? Wer prüft die Vorschläge? Wie werden Entscheidungen getroffen?
2. Schwellenwerte für Projektvorschläge festlegen: in den meisten Fällen müssen sich Unternehmen zunächst auf Projektanfragen konzentrieren (im Gegensatz zu allen IT-Anfragen, die üblicherweise von einem Standard-IT-Ticketing-System bearbeitet werden können). Dies erfordert eine Definition eines Projekts (z. B. über einem Dollarschwellenwert? Über einem Schwellenwert für den Ressourcenaufwand? Etc.). Durch das Erstellen dieser Definitionen wird sichergestellt, dass alle Anforderungen mit der Definition eines Projekts übereinstimmen.
3. Dokumenten-Workflow: Der Arbeitsaufnahmeprozess muss nicht kompliziert sein, aber ein Standardprozess muss definiert werden. Der Detaillierungsgrad kann im Laufe der Zeit zunehmen, aber den Teilnehmern zu helfen, zu verstehen, wie man einen Vorschlag erstellt, wie man den Vorschlag einreicht und wer den Vorschlag überprüft (und wann), sind alles wichtige Prozesse, die dokumentiert werden müssen.
4. Werkzeuge zur Erstellung von Vorschlägen identifizieren: Die Teilnehmer müssen wissen, ob Vorlagen für die Erstellung eines Vorschlags verfügbar sind (sehr zu empfehlen). Gibt es IT-Systeme, die genutzt werden müssen? (z.B. SharePoint, Portal, Portfolio Management System)? Dedizierte Systeme wie Acuity PPM helfen bei der Automatisierung des Projektarbeitsaufnahmeprozesses.

Erfolgsfaktoren der Arbeitsaufnahme

Es gibt mehrere Erfolgsfaktoren, die Unternehmen bei der Einführung eines Arbeitseinnahmeprozesses berücksichtigen müssen.

• Eine einzige „Haustür zur Organisation“ haben. Jede Unklarheit hier wird den gesamten Arbeitsaufnahmeprozess untergraben.
• Haben Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten aller Teilnehmer am Arbeitsaufnahmeprozess. Obwohl der Prozess nicht kompliziert sein muss, müssen die Teilnehmer ihre Rolle im Prozess verstehen. Ein leichtes Training wird empfohlen.
• Klären Sie, welche Informationen eingereicht werden müssen. Die Menschen sind begeistert von ihren neuen Ideen und wollen alles tun, um sie genehmigt zu sehen, auch wenn dies bedeutet, dass sie viel Zeit damit verbringen, Informationen zu sammeln, die für den Prozess nicht relevant sind. Wenn die Teilnehmer verstehen, welche Informationen sie sammeln müssen und wie sie verwendet werden, wird der Prozess rationalisiert und konsistent gemacht.
• Klare Prozessverantwortung. Ein PMO oder ein anderes Team muss den Prozess besitzen, sicherstellen, dass er funktioniert, Schulungen anbieten und sicherstellen, dass er ordnungsgemäß verwendet wird
• Klare Kommunikation. Das Team, dem der Prozess gehört, muss übermäßig kommunizieren, wie der Prozess funktioniert und welche Entscheidungen getroffen wurden. Arbeitseinnahmeprozesse (wie alle Portfoliomanagementprozesse) benötigen Pflege und Fütterung.
• Klare Zeitpläne für die Einreichung von Anfragen und Präsentationen. Konsistenz ist hier wichtig. Gibt es einen Tag und eine Uhrzeit in der Woche, an denen Vorschläge zur Überprüfung eingereicht werden müssen? Gibt es ein ständiges Überprüfungstreffen, bei dem Entscheidungsträger Vorschläge prüfen? Diese Informationen müssen geteilt werden, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Arbeitseinnahmemetriken

Organisationen sollten in Betracht ziehen, einige wichtige Metriken für den Arbeitseinnahmeprozess zu erfassen:

• Wie viele Projektanfragen stammen von einer bestimmten Organisation (z. B. Finanzen, Betrieb, Marketing usw.). Wenn die Organisation versteht, woher ihre Anforderungen kommen, kann sie Maßnahmen ergreifen, um die Anforderungen dieser internen Organisationen besser zu erfüllen.
• Wie viele Vorschläge sind unvollständig?
• Wie viele Vorschläge kommen pro Woche? Pro Monat? Pro Quartal? Diese Informationen können darüber informieren, wie oft und wie lange sich Entscheidungsträger treffen müssen; es kann auch jährliche Planungsprozesse unterstützen.

Ablauf des Arbeitsaufnahmeprozesses

Das folgende Diagramm zeigt ein grundlegendes Ablaufdiagramm des Arbeitsaufnahmeprozesses mit drei grundlegenden Schritten:

1. Erstellen Sie den Vorschlag – Dies sind die Schritte, die ein Projektinitiator unternimmt, um ein Konzept zu recherchieren und ein Aufnahmeformular auszufüllen.
2. Überprüfen Sie den Vorschlag – Der Projektinitiator muss den Vorschlag möglicherweise mit seinem Manager überprüfen (falls zutreffend). Andernfalls überprüft ein Portfoliomanager / Administrator die Vorschläge, um sicherzustellen, dass sie den Projektrichtlinien für den Aufnahmeprozess entsprechen. Zu diesem Zeitpunkt können andere funktionsübergreifende Teammitglieder aufgefordert werden, den Vorschlag zu überprüfen und zu kommentieren, bevor er an ein Governance-Team weitergeleitet wird.
3. Entscheidung über den Vorschlag – Ein Governance-Team wird den Vorschlag prüfen und eine von drei Entscheidungen treffen:
   • Genehmigung des Vorschlags – damit wird der Vorschlag in die nächste Phase des Projektlebenszyklus verschoben
   • Aufschub des Vorschlags – Der Vorschlag wird derzeit nicht vorangetrieben, bleibt jedoch auf einer Beobachtungsliste für eine mögliche zukünftige Umsetzung.
   • Abbrechen des Vorschlags – Der Vorschlag bewegt sich nicht vorwärts und es wird keine Arbeit mehr ausgeführt.

Alle Entscheidungen des Governance-Teams sollten dem Projektinitiator mitgeteilt und in einem zentralen Protokoll oder einer Portfolio-Management-Software aufgezeichnet werden.

Entwicklung eines Projektvorschlags (Arbeitsaufnahmeformular)

Es sollte sorgfältig überlegt werden, ein gutes Aufnahmeformular zu erstellen. Die Versuchung besteht darin, vor der Überprüfung des Vorschlags viele Informationen auszufüllen. Jede Organisation muss die minimale Menge an wichtigen Informationen bestimmen, um eine Entscheidung zu treffen, da sonst unnötige Zeit für das Sammeln von Daten aufgewendet werden kann, die nicht verwendet werden. (Denken Sie daran: Gesammelte, aber nicht verwendete Informationen belasten die Ressourcen der Organisation). Die folgenden Beispiele stellen die Arten von Informationen dar, die in einem Arbeitsaufnahmeformular gesammelt werden können (wir empfehlen nicht, alle zu verwenden, es sei denn, dies ist erforderlich). Interne Projekte haben oft eine digitale / IT-Komponente oder Prozessverbesserungsanforderung. Die Beispielinformationen für nach außen gerichtete Projekte sind produktorientiert.

Beispiele für Informationen, die für interne Projekte gesammelt wurden

• Name des Initiators
• Name des Sponsors
• Gelegenheit/Problem
• Aktueller Stand/Hintergrund
• Vorschlag
• Ziele/Ziel
• Risiken
• Geschätzte Kosten und Nutzen
• Benötigtes Datum
• Betroffene Stakeholder

Beispiele für Informationen, die für externe Projekte gesammelt wurden

• Geschäftsziel
• Marktdefinition
• Markttrends/Einblicke
• Wettbewerbslandschaft
• Zielkunde
• Kundenbedürfnisse
• Konkurrierende produkte
• Produktbeschreibung
• Produktpositionierung
• Benötigte Ressourcen
• Machbarkeit /Risiken
• Finanzieller Kosten / Nutzen

Arbeitsaufnahme und Agilität

Es gibt ein weit verbreitetes Missverständnis, dass agile Praktiken mit dem Portfoliomanagement nicht gut funktionieren. Wir sind der Meinung, dass die agile Methodik weiterhin mit Standard-Portfolio-Management-Prozessen funktionieren kann. Tatsache ist, dass das Portfolio-Governance-Team vor Beginn der Projektarbeit Projektanfragen bewerten und Projekte genehmigen sollte, die mit den strategischen Zielen übereinstimmen. Unabhängig davon, ob eine Organisation Wasserfall, agil oder hybrid praktiziert, sollten Projektanfragen noch vor Beginn der Arbeit ausgewertet werden. Agile ist einfach eine Methode zur iterativen Wertschöpfung (während der Projektausführung); Es steht nicht in Konflikt mit Standard-Portfolio-Management-Prozessen.

Zusammenfassung

Die Arbeitsaufnahme ist ein grundlegender PMO / PPM-Prozess, den Unternehmen so schnell wie möglich abschließen müssen. Organisationen mit einem guten Projektgenehmigungsprozess haben eine bessere Sichtbarkeit ihrer gesamten Pipeline und qualitativ hochwertigere Projekte mit höheren Einreichungsraten. All dies führt zu einem gesunden Projektportfolio, das dann eine gute Priorisierung erfordert. Sobald dieser Prozess etabliert ist und gut funktioniert, sollte ein vollständiger Portfolio-Governance-Rahmen in Betracht gezogen werden. Acuity PPM bietet ein Arbeitseinnahmemodul für Organisationen, um ihren Arbeitseinnahmeprozess besser zu verwalten.

Wenn Sie Fragen zur Entwicklung eines Arbeitsaufnahmeprozesses haben oder Hilfe von Experten benötigen, kontaktieren Sie uns noch heute.