So erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr kleines Unternehmen: Der ultimative Leitfaden

In „Ressourcen zum Erstellen eines effektiven Mitarbeiterhandbuchs“ haben wir wichtige Ressourcen identifiziert, mit denen Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellen können. Jetzt decken wir ab, warum Sie einen brauchen und wie Sie ihn erstellen. Unabhängig davon, ob Ihr kleines Unternehmen zwei oder 20 Mitarbeiter hat, haben Sie sicherlich Arbeitsplatzrichtlinien, -verfahren oder -erwartungen erstellt, entweder formell oder informell. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter diese Richtlinien kennen und verstehen, da Sie in diesem Fall eine effektivere Organisation führen und nicht riskieren möchten, dass Ihr Unternehmen gegen Bundes— oder Landesgesetze verstößt.

Warum brauchen Sie ein Mitarbeiterhandbuch?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist eine Zusammenstellung aller Richtlinien und Protokolle Ihres Unternehmens sowie der gesetzlichen Rechte und Pflichten der Mitarbeiter. Mit einem Mitarbeiterhandbuch können Sie den Mitarbeitern leicht Regeln und Verantwortlichkeiten mitteilen, sodass keine Frage besteht, was von ihnen erwartet wird — oder von Ihnen als Kleinunternehmer.Darüber hinaus hilft ein umfassendes Mitarbeiterhandbuch, Ihr Unternehmen rechtlich zu schützen, wenn jemand jemals in Frage stellt, ob Sie Ihre Richtlinien klar kommuniziert haben.Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter Sie verklagt und behauptet, von einem Kollegen belästigt worden zu sein, können Sie auf das Mitarbeiterhandbuch als Beweis dafür verweisen, dass Sie klar definierte Anti-Belästigungs-Richtlinien haben. (Denken Sie daran, dass eine Arbeiter-Comp-Versicherung auch wichtig ist, um Ihr Unternehmen zu schützen, falls ein Mitarbeiter oder Kunde klagt.)

Was gehört in ein Mitarbeiterhandbuch?

Wie jedes Unternehmen ist auch jedes Mitarbeiterhandbuch anders. Sie können das Handbuch eines anderen Unternehmens nicht einfach kopieren und an Ihre Mitarbeiter verteilen. Ein gutes Mitarbeiterhandbuch definiert Ihre einzigartigen Arbeitsplatzregeln und —praktiken und sollte in einer Sprache verfasst sein, die Ihre Vision und die Kultur widerspiegelt, die Sie aufgebaut haben – oder aufbauen möchten.

Allerdings enthalten die meisten Mitarbeiterhandbücher ähnliche Themen und Arten von Informationen. Im Folgenden finden Sie einen Blick auf acht gängige Abschnitte in Mitarbeiterhandbüchern.

1. Unternehmenswerte und Leitbild

Um erfolgreich zu sein, müssen Ihre Mitarbeiter mit den Werten, Missionen und Zielen Ihres Unternehmens in Einklang stehen. Deshalb müssen Sie diese Ziele am Anfang Ihres Mitarbeiterhandbuchs darlegen. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Erklärung abzugeben, die umfasst, was für Sie als Unternehmen am wichtigsten ist. Zum Beispiel, erfolgreiche Online-Schuhhändler Zappos Namen 10 Zappos Familie Kernwerte, die es erwartet, dass die Mitarbeiter anstreben, einschließlich „Umarmung und Antrieb ändern“ und „Leidenschaftlich und entschlossen sein.“

2. Allgemeine Beschäftigungsinformationen

Ein kritischer Bestandteil Ihres Mitarbeiterhandbuchs sind die allgemeinen Informationen zur Beschäftigung in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören Themen, die den Mitarbeitern wichtig sind, wie zum Beispiel:

• Einstellungsrichtlinien
• Zahlungsplan (und verfügbare Zahlungsmethoden)
• Vollzeit vs. teilzeit
• Überstundenvergütung
• Essens- und Ruhepausen
• Beurlaubung
• Verfahren zur Leistungsüberprüfung
• Sicherheitsverfahren
• Kündigungs- und Kündigungsverfahren

Beachten Sie, dass einige dieser Materialien, wie z. B. Überstundenvergütungsregeln und Arbeitnehmerentschädigungsschutz, zumindest teilweise von Bundes- und Landesgesetzen oder sogar lokalen Gesetzen diktiert werden.

3. Antidiskriminierungs- und Anti-Belästigungsgesetze

Es ist wichtig, alle aktuellen bundes-, Landes- und lokalen Gesetze aufzulisten, die für Ihre Belegschaft relevant sind. Diese können gleiche Beschäftigungschancen, Anti-Belästigung und Antidiskriminierungsgesetze umfassen.

4. Verhaltensstandards

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus haben Sie wahrscheinlich Ihre eigenen Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter bei der Arbeit und benötigen daher Richtlinien, die auf ein bestimmtes Verhalten am Arbeitsplatz ausgerichtet sind. Solche Richtlinien können umfassen:

• Kleiderordnung
• Drogen- und Alkoholgebrauchsrichtlinie
• Ethikrichtlinien
• Persönliche Technologienutzung
• Social Media Policy
• Daten und Datenschutz
• Regeln für die Annahme von Geschenken von Kunden
• Konfliktlösungspolitik

5. Leistungen an Arbeitnehmer

Wie Sie nicht überraschen sollten, ist der Abschnitt Leistungen an Arbeitnehmer einer der am häufigsten referenzierten Abschnitte Ihres Mitarbeiterhandbuchs.

Ihr Handbuch wird wahrscheinlich nicht alle Einzelheiten Ihrer Krankenversicherung beschreiben, da diese sehr detailliert sein können (und diese Informationen können separat bereitgestellt werden). Aber Sie möchten wahrscheinlich die Grundlagen vermitteln: Wann kann sich ein Mitarbeiter für den betrieblichen Gesundheitsplan anmelden und wie viele Optionen bieten Sie an: Arten von Plänen, Familienversicherung? Wann ist die jährliche Open Enrollment Periode?

In ähnlicher Weise möchten Sie kurz die anderen Vorteile erläutern, die Sie anbieten, z:

• Urlaub oder bezahlte Freizeit (PTO)
• Alle Altersvorsorgepläne, die Sie anbieten und wer berechtigt ist
• Versicherungsschutz, den Sie anbieten, einschließlich Lebensversicherung und kurz- und / oder langfristige Behinderung
• Ausbildungsleistungen, einschließlich Erstattung von Studiengebühren
• Alle „weichen“ Leistungen, die Sie anbieten können, sei es flexible Zeitplanung, Yoga-Kurse vor Ort oder kostenlose Mittagessen am Freitag

Weil Ihre Mitarbeiter häufig auf diesen Abschnitt verweisen – wer möchte sich nicht gerne über On—the-Job-Vergünstigungen informieren? – nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil und helfen Sie ihnen, alles zu verstehen, was sie als Teil der Arbeit für Ihr Unternehmen bekommen.

6. Vertraulichkeit / Geheimhaltungsvereinbarung / Interessenkonflikt

Nicht jedes Unternehmen enthält diesen Abschnitt, aber Unternehmen, die in hart umkämpften Branchen mit Geschäftsgeheimnissen arbeiten und Bedenken haben, dass Mitarbeiter für einen Wettbewerber abspringen, möchten möglicherweise, dass Mitarbeiter eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen oder zumindest eine Interessenkonfliktrichtlinie in das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.

7. Disziplinarrichtlinien

Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter die Risiken verstehen, wenn Sie die Richtlinien, Gesetze und Verfahren, die Sie im Mitarbeiterhandbuch festgelegt haben, nicht befolgen.

Erwägen Sie, einen Abschnitt zu haben, der erklärt, dass sie für ihre Handlungen und ihr Verhalten zur Rechenschaft gezogen werden. Sie möchten, dass die Mitarbeiter sehen, dass sie fair behandelt werden und dass alle Mitarbeiter demselben Disziplinarverfahren unterliegen.

8. Haftungsausschluss

Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Mitarbeiterhandbuch nicht wie eine vertragliche Vereinbarung zwischen Ihnen und ihnen behandeln — was bedeuten würde, dass sie Sie verklagen könnten, wenn die Richtlinien und Verfahren im Handbuch nicht eingehalten werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen Haftungsausschluss beifügen, der besagt, dass das Mitarbeiterhandbuch kein Vertrag ist, um Sie vor solchen Bedenken zu schützen.

Pulling It Together

Wenn Sie anfangen, über Ihr Mitarbeiterhandbuch nachzudenken und es zu planen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie viele Ihrer Richtlinien nicht formalisiert haben oder dass Sie noch nachdenklicher überlegen müssen, was einige Ihrer Richtlinien sein sollten.

Keine Sorge – das ist ganz natürlich. Viele kleine Unternehmen denken erst konkret über ihre Richtlinien nach, wenn sie sie schriftlich erklären müssen.

Hier sind vier Schritte, die Sie unternehmen können, um mit der Erstellung Ihres Mitarbeiterhandbuchs zu beginnen.

1. Beginnen Sie mit Ihrer Kultur und Ihren Werten

Ein guter Anfang, wenn Sie über Ihre Mitarbeiterrichtlinien nachdenken — ob es sich um Ihre Anwesenheitsregeln, Ihre Kleiderordnung oder Ihren Leistungsbewertungsprozess handelt —, ist, über die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens nachzudenken.Denken Sie als Kleinunternehmer über Ihre persönlichen Werte nach und darüber, was Sie hervorheben möchten. Überlegen Sie auch, wie Sie ein Wertesystem und eine Kultur schaffen können, die Ihre Mitarbeiter motivieren, ihr Bestes zu geben und langfristig in Ihrem Unternehmen zu bleiben.Die Kultur, die Sie schaffen möchten, sollte Ihre Richtlinien und Verfahren leiten – daher ist es sinnvoll, zumindest ein grundlegendes Leitbild zu entwerfen, bevor Sie die Mitarbeiterrichtlinien und -verfahren Ihres Unternehmens entwerfen.

2. Entwickeln Sie Ihre Richtlinien

Wenn Ihre Werte klar identifiziert sind, denken Sie dann darüber nach, Richtlinien zu erstellen, die Ihre Mitarbeiter annehmen werden. Zum Beispiel möchten Unternehmen, die jüngere Arbeitnehmer anziehen möchten, oft nicht den Eindruck erwecken, zu streng oder anmaßend zu sein — da dies die tausendjährigen Arbeitnehmer abschrecken könnte, die Arbeitsplätze suchen, die Flexibilität und Offenheit fördern.

Das heißt, Sie könnten — aus der Not heraus — über bestimmte Richtlinien streng sein müssen. Wenn Sie beispielsweise ein Geschäft wie ein Einzelhandelsgeschäft betreiben, in dem es von größter Bedeutung ist, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen, müssen Sie natürlich Ihre Anwesenheitsregeln und möglicherweise Ihre Kleiderordnung angeben.

Sie können dann in anderen Teilen Ihrer Arbeitsplatzpraktiken entgegenkommender oder großzügiger sein, z. B. indem Sie Ihren Mitarbeitern mehr Urlaubszeit einräumen.

3. Kennen Sie die geltenden Gesetze

Das Mitarbeiterhandbuch ist zwar kein Vertrag mit Ihren Mitarbeitern, legt jedoch deren Erwartungen fest.Zum Beispiel haben viele Staaten „Urlaubsgesetze“ verabschiedet, die regeln, wie Arbeitgeber mit bestimmten Arten von Urlaub umgehen müssen, sei es Krankenstand oder Geschworenenpflicht. Möglicherweise verfügen sie sogar über eine Standardsprache, mit der Unternehmen diese Gesetze ihren Mitarbeitern beschreiben können. Sie sollten in der Lage sein, Beschreibungen der Gesetze Ihres Staates online zu finden.Sie sollten in der Lage sein, detaillierte Beschreibungen der Gesetze Ihres Staates auf der Website Ihrer Landesregierung zu finden. Das Arbeitsrechtshandbuch der Lunt Group bietet auch Links zu einer Vielzahl von rechtlichen Ressourcen auf Bundes- und Landesebene, einschließlich einer Aufschlüsselung der Arbeits- und Arbeitsgesetze nach Bundesstaaten.

4. Schauen Sie sich die Mitarbeiterhandbücher anderer Unternehmen an

Obwohl Sie die Richtlinien und Mitarbeiterhandbücher anderer Unternehmen nicht Wort für Wort kopieren sollten, lohnt es sich, einige davon nach Inspiration oder Ideen zu durchsuchen.

Möglicherweise haben Sie bereits über Freunde oder Verwandte Zugriff auf die Handbücher anderer Unternehmen. Nutzen Sie die Gelegenheit, zumindest ein paar andere Handbücher zu lesen, während Sie Ihre Richtlinien und Verfahren planen. Sie können auch Beispielhandbücher für Mitarbeiter über eine einfache Google-Suche finden.