So führen Sie ein Exit-Interview durch

Jemand hat seine Rücktrittserklärung abgegeben. Hoo Junge. So führen Sie ein Exit-Interview durch, das nützlich, anmutig und offen ist.

„Wie führe ich ein Exit-Interview durch?“ Ich wurde kürzlich von einer Führungskraft gefragt, die ein 1: 1-Führungscoaching-Kunde von mir ist. Er war erst vor einem Monat CEO seines Unternehmens geworden, und es war das erste Mal, dass jemand zurückgetreten war, seit er seine neue Rolle übernommen hatte.

„Herzlichen Glückwunsch“ war das erste, was ich ihm sagte. Und nein, ich war nicht scherzhaft. Während jemand, der zurücktritt, vielleicht kein Moment zu sein scheint, der „Glückwunsch“ verdient, ist es ein wichtiger Meilenstein, den man zur Kenntnis nehmen sollte. Wenn jemand geht, senden Sie eine Nachricht darüber, wie Sie alle in Ihrem Unternehmen behandeln möchten – nicht nur die Personen, die beitreten.Darüber hinaus ist ein Exit-Interview eine einzigartige Chance, Ihr Team und Ihr Unternehmen auf einer genaueren Ebene zu verstehen: Wer weiß besser, was in Ihrer Organisation verbessert werden kann, als eine Person, die sich dafür entscheidet, sie zu verlassen?

Die Frage ist: Wie führe ich ein Exit-Interview durch, das der Person, die geht, tatsächlich eine offene Perspektive entlockt? Eine, die tatsächlich von tiefer Reflexion durchdrungen ist und nicht aus einer reaktionären Angst stammt, „das Falsche zu sagen“ oder Brücken zu verbrennen. Basierend auf Gesprächen mit Hunderten von Managern und Führungskräften, die ich sowohl formell als auch informell gecoacht habe, und der Forschung, die wir speziell zu Best Practices für Exit-Interviews durchgeführt haben, erfahren Sie hier, wie Sie ein Exit-Interview durchführen.

Kennen Sie den Zweck – für sich selbst und für Ihr Unternehmen.

Ein Exit-Interview ist kein Verhör. Es ist auch keine Entlüftungssitzung. Es ist eine Gelegenheit, sich ein genaues Bild von den Erfahrungen einer Person in Ihrem Team zu machen – und davon, was Sie und das Unternehmen besser machen könnten. Es ist keine Zeit, sie persönlich zu verlassen. Es ist ein Moment des Nachdenkens und der Einsicht, wie viel besser die Dinge sein könnten.

Richten Sie es richtig ein: Im Voraus und mit Klarheit.

Sobald die Person zurückgetreten ist, lassen Sie sie wissen, dass Sie ein Exit-Interview mit so viel Zeit im Voraus halten möchten. Erklären Sie den Zweck im Voraus, klar: In der Diskussion geht es darum, ihre Erfahrungen im Unternehmen kennenzulernen, damit das Unternehmen in Zukunft für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter besser werden kann. Teilen Sie mit, dass Sie planen, ihr Feedback in zukünftige Änderungen einzubeziehen. Betonen Sie, dass Sie unglaublich dankbar sind, dass sie bereit sind, sich die Zeit zu nehmen, offen mit Ihnen umzugehen und Ihnen ihre Zeit zu geben. Ich würde empfehlen, mindestens eine Stunde und bis zu 90 Minuten für das Gespräch einzuplanen, damit es sich nicht gehetzt anfühlt.

Halten Sie das Exit-Interview eins zu eins.

Wenn Sie überlegen, wie Sie ein Exit-Interview durchführen, ist es wichtig, es eins zu eins zu halten. Während Sie HR und / oder ein Führungsteam Mitglied dort wollen, ist ein Panel-Stil Exit-Interview einschüchternd. Darüber hinaus ist es ideal, das Exit-Interview entweder persönlich oder telefonisch durchzuführen. Ein persönliches Exit-Interview hilft dabei, eine Beziehung aufzubauen, da sie Ihre Körpersprache sehen und Ihnen in die Augen schauen können. Aber das Telefonieren kann es jemandem leichter machen, ehrlich zu sein und den Druck zu verringern, eine „perfekte“ Antwort geben zu müssen, da einige Leute nervöser werden, wenn sie ein persönliches Gespräch führen. Beides sind Faktoren, die bei der Entscheidung über das genaue Format des Einzelgesprächs zu berücksichtigen sind.

Wählen Sie eine Person aus, die am fairsten und effektivsten ist.

Die meisten Unternehmen lassen ihre Personalabteilung das Exit-Interview durchführen, aber das gilt in der Regel für größere Unternehmen. Für kleinere Unternehmen sollte die Person, die das Exit-Interview durchführt, zwei Dinge sein: (1) Sie sollten mit Ihnen und dem Führungsteam auf derselben Seite sein, was die Ziele des Exit-Interviews sind, welche Fragen zu stellen sind und welchen Ton während des Gesprächs festzulegen sind. (2) Am wichtigsten ist, dass die Person, die das Exit-Interview durchführt, von der Person, die das Interview verlässt, als die fairste und effektivste Person wahrgenommen wird, die das Interview durchführt. Sie versuchen, Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit zu maximieren – und das kommt nur, wenn die Person, die das Interview führt, jemand ist, dem der Interviewte vertraut, und jemand, dem Sie vertrauen, um die Informationen gut zurückzugeben. Aus diesem Grund möchten Sie normalerweise nicht, dass der direkte Vorgesetzte der Person das Ausstiegsinterview durchführt, sondern die Person, die einen Schritt über ihrem direkten Vorgesetzten steht. Dies gibt dem Befragten etwas Raum, freier über seine Beziehung zu seinem Vorgesetzten zu sprechen. Und es zeigt auch, dass Sie das Gespräch ernst nehmen und effektiv handeln und nachverfolgen möchten (was schwerer zu glauben ist, wenn die Person, die das Exit-Interview durchführt, beispielsweise ein Mitwirkender oder der direkte Vorgesetzte der Person ist).

Gib ihm 30 oder 90 Tage, um eine ehrliche Perspektive zu bekommen.

Experten gehen hin und her, wann das Exit-Interview durchgeführt werden soll. Einige Leute empfehlen, dies etwa einen Monat oder einige Wochen vor dem Verlassen der Person zu tun, da die Person immer noch in ihrer Rolle tätig ist. Ich neige dazu, das Gegenteil zu denken (und habe bei Know Your Team-Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten, festgestellt, dass dies der Fall ist): Versuchen Sie, das Exit-Interview etwa einen Monat nach dem Verlassen der Position abzuhalten, damit der Druck auf zuckerhaltige Antworten geringer ist. Einen Monat später sind sie entspannter und sprechen eher offen mit Ihnen darüber, warum sie gegangen sind und wie sich Ihr Unternehmen verbessern kann.

Stellen Sie Fragen, die über das erwartete hinausgehen: „Warum sind Sie gegangen?“

Versuchen Sie, diese Fragen zu stellen, die die meisten Manager während Ihres Exit-Interviews übersehen:

• Was war Ihrer Meinung nach der Hauptgrund, warum Sie das Unternehmen verlassen haben?
• Was waren einige der wichtigsten Faktoren, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigt haben, als Sie sich zwischen einem Verbleib oder einem Ausscheiden aus dem Unternehmen entschieden haben?
• Was haben Sie während Ihrer Arbeit im Unternehmen am meisten geschätzt?
• Was waren einige Ihrer größten Frustpunkte, als Sie in der Firma waren?
• Wenn Sie noch einmal bei der Firma angefangen hätten, was hätten Sie sich gewünscht, dass die Firma anders gehandhabt hätte?
• Inwiefern war die Beziehung zu Ihrem Manager hilfreich?
• Inwiefern war die Beziehung zu Ihrem Manager frustrierend oder lästig?
• Mit wem sind Sie am dankbarsten zusammengearbeitet zu haben?
• Welchen Rat würden Sie dem Führungsteam geben, um das Unternehmen besser zu machen?
• Was war die größte Kluft zwischen dem, was Sie beobachteten, war die Absicht des Unternehmens, im Vergleich zu dem, was in der Realität ausgestellt wurde?
• Wo hat das Unternehmen Ihrer Meinung nach die größte Chance, besser zu werden?
• Worauf sollten wir bei der nächsten Person achten, die wir für Ihre Rolle einstellen?
• Was kann das Unternehmen als „Alaun“ des Unternehmens – wenn überhaupt – tun, um Ihren beruflichen Aufstieg zu unterstützen?
• Gibt es Ihrer Meinung nach noch etwas, was wir wissen sollten, um das Unternehmen für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter zu verbessern?

Kalibrieren Sie Ihre Reaktion während des Exit-Interviews.

Nicht verteidigen. Nicht ablenken. Versuchen Sie nicht, das Problem im Moment zu beheben. Hör zu, sei dankbar und danke ihnen für ihre Offenheit. Ihr Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, die es ihnen so sicher wie möglich macht, ehrlich zu sein. Je ehrlicher sie sind, desto mehr erfahren Sie, was für das Unternehmen von Vorteil ist.

Konsistenz schaffen.

Je größer Ihr Team wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass Exit-Interviews stattfinden. Es ist ein natürliches Nebenprodukt der Skala. Daher würde ich empfehlen, einen konsistenten Prozess für die Durchführung von Exit-Interviews festzulegen. Wenn Sie eine einheitliche Reihe von Fragen stellen und die Interviews strukturieren müssen, wenn / wenn jemand wieder geht, haben Sie einen ähnlichen Datensatz, mit dem Sie Notizen vergleichen können.

Natürlich gibt es keinen magischen This-works-for-everyone-Ansatz für die Durchführung eines Exit-Interviews. Tatsächlich können sie massiv nach hinten losgehen, wenn Sie sich einfach auf die Informationen verlassen, die Sie von ihnen erhalten, oder Sie werden dabei übermäßig defensiv. Lieber, Sehen Sie ein Exit-Interview als Werkzeug an, wenn richtig genutzt, kann einen friedlichen und anmutigen Übergang für Sie und die Person markieren, die geht.

Denken Sie daran: Herzlichen Glückwunsch. Jemand, der geht, ist eine Gelegenheit, wenn Sie es als solche betrachten.

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