Virginia Wesleyan University

Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren für den Geschäftserfolg. Unabhängig von Größe und Branche sind Organisationen auf effektive Kommunikation angewiesen. Obwohl es einfach erscheint, kann der Prozess der Erleichterung einer effektiven Kommunikation komplex sein. Da Kommunikation eine bessere Teamarbeit und Zusammenarbeit fördert, trägt sie zum erfolgreichen Abschluss vieler Arten von Projekten und sogar der Gesamtziele einer Organisation bei.

Definieren der Komponenten des Kommunikationsprozesses

Erfolgreiche Kommunikation umfasst mehrere Komponenten, die eine Nachricht von Anfang bis Ende durch den Prozess führen, einschließlich der folgenden:

• Der Absender: Dies bezieht sich auf Personen mit einer Idee, Anfrage oder Information, die sie teilen möchten. Es liegt am Absender, das Publikum zu berücksichtigen und eine Methode zu wählen, die die Informationen effektiv vermittelt.
• Der Empfänger: Der Empfänger ist die Person, für die die Nachricht bestimmt ist. Diese Personen sind dafür verantwortlich, die ihnen gegebenen Informationen zu verstehen und zu verarbeiten.
• Die Nachricht: Dies bezieht sich auf den Inhalt der Nachricht, den der Absender vom Empfänger hören möchte.
• Das Medium: Das Medium ist das Gerät oder die Umstände, durch die Nachrichten übertragen werden. Dies kann ein Mobiltelefon (SMS) oder ein Computer (Instant Messaging) sein.
• Das Feedback: Der Kommunikationsprozess endet typischerweise, wenn die Nachricht eine Person verlässt und erfolgreich eine andere Person oder Gruppe erreicht. Dies beinhaltet Senden, Empfangen und vor allem Verstehen. Der Empfänger sollte auch Feedback geben, das Verständnis anzeigt, wenn er auf die Nachricht reagiert.
• Die externen Faktoren: Der Kommunikationsprozess geht oft schief, und externe Faktoren sind in der Regel die Schuldigen. Beispiele hierfür sind „Rauschen“, das die Übertragung stört, oder etwas Komplizierteres, z. B. mangelnder Kontext.

Effektive Kommunikationsstrategien am Arbeitsplatz

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz zu fördern, von denen viele von oben nach unten arbeiten. Das Entrepreneur Magazine schlägt vor, dass Führungskräfte Strategien integrieren wie:

Definieren Sie, was angemessene Kommunikation ist

Der erste Schritt bei der Festlegung von Best Practices für die Kommunikation ist die Entscheidung, was akzeptabel ist und was nicht. Unternehmer stellt fest, dass Sie die folgenden Fragen stellen können, um loszulegen: „Inwieweit sollte die Kommunikation formell sein und wann? Wird zwanglose Kommunikation gefördert und erlaubt, oder benötigen Sie einen Business-only-Ansatz auf der ganzen Linie? Was ist der richtige Weg, um Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kunden anzusprechen?“

Schwache Sprache beseitigen

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, effektive Kommunikationsstrategien zu entwickeln, besteht darin, schwache Sprache zu beseitigen. Führungskräfte sollten daran arbeiten, dass sie wichtige Punkte klar vermitteln, und das beginnt mit Selbstbewusstsein und subtilen Änderungen an Ihren eigenen Sprechgewohnheiten. Ein Beispiel ist, das Wort „aber“ zu vermeiden, weil „es interpretiert werden kann, um die Ansprüche oder Ideen anderer ungültig zu machen“, erklärt er.

Konzentrieren Sie sich auf Klarheit in der Kommunikation

Es ist auch wichtig, in Ihrer Sprache präzise zu sein, immer zu sagen, was Sie meinen, und den Empfänger zu fragen, ob Ihre Nachricht klar ist. Wenn Ihre Sprache mehrdeutig ist, ist es schwierig, klare Erwartungen zu setzen und bei Projekten, Präsentationen und mehr gut mit anderen zusammenzuarbeiten.

Be Intentional With Digital Communication

Da E-Mail und Instant Messaging für die Kommunikation am Arbeitsplatz immer wichtiger werden, sollten Führungskräfte Erwartungen daran stellen, wie Mitarbeiter diese Tools nutzen. Besprechen Sie, welche Arten der Kommunikation digital durchgeführt werden können, z. B. schnelle Fragen oder Klärung, und welche Arten von Gesprächen eine persönliche Interaktion erfordern.

Andere effektive Kommunikationsstrategien umfassen die folgenden:

• Ermutigen Sie den Empfänger, Fragen zu stellen. Auf diese Weise kann der Absender feststellen, ob der Empfänger die Nachricht genau interpretiert hat, und kann die erforderliche Klärung vornehmen.
• Wählen Sie eine nicht aggressive Phrasierung. Wenn der Absender Feedback gibt wie „Ich kommuniziere nicht gut“ oder „Sie verstehen nicht, was ich sage“, entlastet dies den Empfänger.
• Werden Sie sich nonverbaler Hinweise sehr bewusst. Ton und Körpersprache können die Nachricht eines Absenders stören. Achten Sie darauf, wie Ihre Körpersprache zu schlechten Kommunikationsergebnissen beitragen kann, und arbeiten Sie daran, offen und wachsam zu wirken.
• Verstehen Sie Ihr Publikum. Die Terminologie, die der Absender verwendet, sollte von der Zielgruppe abhängen. Eine Gruppe von Buchhaltern kann vierteljährliche Projektionen verstehen, während Technologieteams über ein anderes Wissen verfügen.

Solche Schritte zu unternehmen, um eine effektive Kommunikation zu ermöglichen, ist entscheidend für ein erfolgreiches Management und den beruflichen Aufstieg. Führungskräfte und Manager benötigen starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, die es ihnen ermöglichen, sowohl mit Mitarbeitern als auch mit Vorgesetzten zu kommunizieren.

Kommunikation Fallstricke

Wenn Strategien wie die oben genannten nicht implementiert werden, können Fallstricke und Straßensperren entstehen. Ein Beispiel ist die verminderte Produktivität, da schlechte Kommunikation zu Verzögerungen und ineffizienter Arbeit führen kann. Eine weitere Folge schlechter Kommunikation ist die geringe Moral. Da eine gute Kommunikation klare Erwartungen an die Mitarbeiter stellt, kann ein Mangel an Kommunikation zu einer schlechten Arbeitsqualität beitragen, da die Mitarbeiter ihre Verantwortung nicht verstehen. Es kann auch zu Fehlern führen, die leicht hätten vermieden werden können.

Hier sind einige andere Kommunikationsfallen, auf die Sie achten sollten, je nach Geschäftskommunikationsstrategien:

• Unterschiede in der Perspektive: Wenn Sender und Empfänger unterschiedliche berufliche Verantwortlichkeiten oder Ziele haben, haben sie oft unterschiedliche Standpunkte. Dies kann zu Missverständnissen oder negativem Feedback führen.
• Unterschiede im Wissensstand: Unternehmensleiter und Führungskräfte haben Zugang zu Informationen, die untergeordneten Mitarbeitern nicht bekannt sind. In diesem Fall ist es wichtig, alle relevanten Informationen im Voraus auszutauschen, damit alle Parteien über genügend Kontext verfügen, um fortzufahren.
• Fehlende gemeinsame Sprache: Wenn mehr als eine Abteilung an einem Projekt zusammenarbeitet, arbeiten sie möglicherweise innerhalb unterschiedlicher Parameter und verwenden unterschiedliche Fachausdrücke, um zu vermitteln, was sie meinen. Dies ist häufig der Fall, wenn Sie mit Informationstechnologieteams arbeiten.

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