Die richtige Einrichtung des Kontenplans für gemeinnützige Organisationen ist der entscheidende erste Schritt, um mit Ihrem Nonprofit-Fondsbuchhaltungssystem zu beginnen.
Vorteile des Kontenplans für gemeinnützige Organisationen
In allen Buchhaltungssystemen besteht der Hauptzweck darin, die Berichterstattung zu erleichtern. Was gemeinnützige Organisationen von gewinnorientierten Buchhaltungssystemen unterscheidet, ist die Segmentierung nach Fonds.
Der Hauptzweck des Kontenplans für gemeinnützige Organisationen besteht darin, alle Finanztransaktionen für Ihre Organisation zu kategorisieren. Dies erleichtert das Reporting und die Erstellung von Abschlüssen. Die ordnungsgemäße Einrichtung Ihres Kontenplans ist für die Erstellung aussagekräftiger und relevanter interner Kontrollen sowie externer Berichte an externe Finanzierungsquellen von entscheidender Bedeutung.
Da Buchhalter in der Regel sehr akribisch mit Zahlen umgehen, ist der Kontenplan numerisch und folgt einer logischen Reihenfolge. Dies erleichtert das Sortieren von Konten nach den zugewiesenen Kategorien für Berichte und das Auffinden bestimmter Konten.
Fünf Kategorien von Nonprofit-Kontenplänen
- Vermögenswerte sind das, was Sie besitzen, wie Bargeld, Forderungen, Investitionen, vorausbezahlte Ausgaben, Inventar und Anlagevermögen.
- Verbindlichkeiten sind das, was Sie schulden, wie Verbindlichkeiten, aufgelaufene Aufwendungen, Schuldverschreibungen und latente Einnahmen.
- Das Nettovermögen oder die Fondsguthaben stellen das Nettovermögen Ihrer Organisation dar.
- Einnahmen sind Geld, das aus Spenden, Programmdienstleistungen, Zuschüssen, Spendeneinnahmen und Kapitalerträgen stammt.
- Ausgaben sind Geld für Gehälter, Lohnsteuern, professionelle Dienstleistungen, Miete, Nebenkosten, Reisen und so weiter.
In Accounting 101 wurde uns beigebracht, der folgenden logischen Reihenfolge zu folgen:
- Laufendes Vermögen1000-1999
- Verbindlichkeiten2000-2999
- Nettovermögen3000-3999
- Einnahmen4000-4999
- Ausgaben5000-9999
Normalerweise kann die Länge Ihrer Kontonummern drei bis fünf Ziffern lang sein, abhängig von der auf die Anzahl der Konten, die Sie benötigen.
Gehälter können Kontonummer 500 oder 5000 sein.
Gemeinnützige Organisationen brauchen mehr als einen einfachen Kontenplan. Sie müssen die Aktivität um mindestens zwei weitere Schichten trennen.
- Identifizieren Sie Ihr Nettovermögen oder Ihre Fonds.
- Identifizieren Sie Ihren Funktionsbereich für Programm- und Supportleistungen.
- Identifizieren Sie das Konto für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Nettovermögen, Einnahmen und Ausgaben.
Einige gemeinnützige Organisationen benötigen zusätzliche Ebenen, um Finanzierungsquellen oder Zuschüsse oder Projekte innerhalb von Programmen zu identifizieren.
Das minimale Kontonummernformat, um effektiv über alle finanziellen Aspekte einer gemeinnützigen Organisation zu berichten, besteht aus drei Segmenten:
- Fondssegment – Identifiziert Ihre Fonds – Uneingeschränkt, vorübergehend und dauerhaft eingeschränkt.
- Kostenstellensegment – Identifiziert den Funktionsbereich, die Abteilung, den Zuschuss, die Finanzierungsquelle und das Programm.
- Kontonummer – Identifiziert das individuelle Konto. Bargeld, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben.
Der Kontenplan einer gemeinnützigen Organisation ist wie ein sehr effizientes Ablagesystem. Sie haben separate Aktenschränke für jedes Ihrer Fonds, uneingeschränkt, vorübergehend eingeschränkt und dauerhaft eingeschränkt. Jede Schublade des Aktenschranks ist Ihr Funktionsbereich für Programme und Support-Services. Dateien in jeder Schublade repräsentieren Ihre Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben. Ein effizientes Ablagesystem erleichtert die Erstellung genauer und aussagekräftiger Abschlüsse. Stellen Sie beim Einrichten des Buchhaltungssystems Ihrer gemeinnützigen Organisation sicher, dass Sie ein Softwaresystem verwenden, mit dem Sie Ihr Ablagesystem problemlos mit allen geeigneten Schubladen und Dateien einrichten können, die Sie für den Bericht über Ihre finanziellen Aktivitäten benötigen.