Wie Cross-Team-Zusammenarbeit zu verbessern: 13 Experten wiegen in

Teamarbeit macht die Traumarbeit ist ein beliebtes Sprichwort. Aber es ist ein Gefühl, das oft leichter gesagt als getan ist, besonders wenn es um teamübergreifende Zusammenarbeit geht.

Wenn Teams funktionsübergreifend oder mit Partnern oder Kunden arbeiten, erhöht sich die Komplexität im Umgang mit Personen außerhalb Ihres normalen Teams. Bei der Cross Collaboration gibt es oft widersprüchliche Arbeitsweisen und unterschiedliche Wissensniveaus. Diese testen schnell die Grenzen der Standard-Collaboration-Tools und -Prozesse, die in Ihrem Team verwendet werden.

Wie verbessert man also die Zusammenarbeit zwischen Teams? Wir haben uns an mehrere Experten für Zusammenarbeit in verschiedenen Branchen gewandt, um diese brennende Frage zu beantworten. Lesen Sie weiter, um die interessanten Tipps zu sehen, die sie zu diesem Thema geteilt haben.

Teamübergreifende Zusammenarbeit verbessern: Beratung durch Experten

Key Performance Indicators erstellen.

„Als Marketingleiter hatte ich einmal das Gefühl, dass ich teilweise dafür verantwortlich war, wie die Leads, die ich generiert habe, vom Verkaufsteam fallen gelassen wurden. Die Strategie, konstruktiver mit dem Problem umzugehen, erwies sich als einige klare KPIs oder Key Performance Indicators, auf die sich beide Teams einigen konnten und die uns beide für unsere Seite der Straße verantwortlich machten.“Auf diese Weise checkten beide Teams jeden Monat ein und berichteten über die Handvoll Zahlen, für die sie verantwortlich waren. Manchmal mussten wir anerkennen, dass unsere Zahlen nicht so gut waren, und manchmal mussten sie anerkennen, dass ihre nicht waren. Mit Klarheit darüber, wer für was verantwortlich ist, klaren Check-in-Zeiten und spezifischen Zielen ist die teamübergreifende Zusammenarbeit viel produktiver.“

Tim Brown, Marketing Director bei Hook Agency
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Stellen Sie eine zentrale Kommunikationsmethode her.

„Mein wichtigster Tipp zur Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit ist es, sicherzustellen, dass Teams zentral kommunizieren können. Kommunikation ist einer der wichtigsten Bestandteile jeder Art von teamübergreifender Interaktion. Ohne gute teamübergreifende Kommunikation fällt die Zusammenarbeit auseinander. Zum Beispiel ist es von unschätzbarem Wert, Echtzeit-Updates zum Teamfortschritt teilen zu können. Dies ermöglicht letztendlich einen reibungslosen Ablauf von Projekten. Software, die es Teammitgliedern ermöglicht, Fragen zu stellen und Nachrichten zu posten, ist bei dieser Art von Unterfangen eine Notwendigkeit.“

Andrew Rawson, Chief Learning Officer bei Traliant

Machen Sie sich klar, welche Aufgaben eine Zusammenarbeit erfordern (und welche nicht).

„Mein Tipp ist einfach und einer, den viele Teams überraschend vermissen — machen Sie sich klar, welche Aufgaben oder Initiativen die Zusammenarbeit im Team erfordern. Vor all dem Vertrauensaufbau und Gesprächen über Arbeitsweisen sollten Sie genau wissen, wo Sie Ihre Zusammenarbeit konzentrieren möchten. Machen Sie sich darüber klar, welche Aufgaben keine Zusammenarbeit oder Teamarbeit erfordern. Legen Sie diese Aufgaben in die Hände fähiger Personen und lassen Sie sie sich an die Arbeit machen.

„Zusammenarbeit ist zeitaufwendiger, kostspieliger und unordentlicher als Einzelarbeit. Speichern Sie es für die Arbeiten mit der höchsten Hebelwirkung, von denen Sie sicher sind, dass Sie und Ihre Partner davon profitieren. Erarbeiten Sie dann die Details Ihrer Zusammenarbeit — z. B. wer beteiligt ist, wie oft Sie eine Verbindung herstellen müssen, wem welche Teile der Aufgabe gehören usw.“

Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal bei Corporate Collaboration Resources

Bringen Sie Technologie ins Bild.

„Die Integration von Collaboration-Software als zentrale Drehscheibe während des Lebenszyklus eines teamübergreifenden Projekts ist eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern und das Projektmanagement und die Produktivität zu verbessern. Zentralisierte Informationen bieten Projektmanagern Transparenz in Echtzeit. Außerdem kann der Fortschritt überwacht werden, ohne nach Updates zu fragen, und Probleme können frühzeitig erkannt werden. Das Arbeiten von einem einzigen System aus macht Teams effizienter und beschleunigt die Ergebnisse, indem Nacharbeit reduziert, unnötige Besprechungen entfernt und die Planungszeit verkürzt werden.“

Paul Jardine, Technischer Leiter bei English Blind

Sie scheinen Ihre Teams nicht synchron zu halten? Stellen Sie mit Glasscubes, einer umfassenden SaaS-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, sicher, dass sie über einen zentralen Hub für alle ihre Kollaborationsaktivitäten verfügen.

„Um die Zusammenarbeit mit unseren Kunden zu verbessern, achten wir immer darauf, dass es auf beiden Seiten nur einen Ansprechpartner gibt. Dies vermeidet Verwirrung über verschiedene Richtungen des Kunden, beseitigt Überlappungen von Aufgaben und hilft bei der Verwaltung von Erwartungen. Natürlich wird von beiden Kontaktpersonen erwartet, dass sie Nachrichten aus ihren jeweiligen Organisationen oder Teams konsolidieren, um das Setup effektiv zu gestalten.“

Jomel Alos, Online PR Lead bei Spiralytics
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Erstellen Sie eine Teamcharta.

„Einer der besten Tipps zur Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen ist die Erstellung einer sogenannten Teamcharta, die im Grunde genommen eine Blaupause dafür ist, wie das Team zusammenarbeiten wird, um seine Ziele zu erreichen.“Eine qualitativ hochwertige Teamcharta beinhaltet Dinge wie den grundlegenden Zweck der Bildung des Teams; seine Ziele, Mission und allgemeinen Ziele; und die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds. Es werden auch die Erwartungen an die teamübergreifende Zusammenarbeit und ein Zeitplan für das Treffen der Teams angegeben. Der zusätzliche Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass die Erstellung der Charta auch als erste Teambuilding-Maßnahme dient.“

Andrew Schrage, CEO bei Money Crashers
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Informieren Sie das Team, wenn die Arbeit beendet ist.

„Manchmal, wenn wir mit anderen zusammenarbeiten, vergessen wir die einfachen Dinge, wie andere darüber zu informieren, dass Sie Ihre Arbeit abgeschlossen haben. Herauszufinden, wer was als nächstes macht, wird komplizierter, wenn die Leute nicht wissen, dass die vorhergehende Arbeit abgeschlossen ist.

„Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team weiß, dass es den Staffelstab weitergeben muss — egal, ob Sie eine Aufgabe in der Projektmanagement-Software aktualisieren, ihrem Teamkollegen eine Chat-Nachricht senden oder ihm auf die Schulter klopfen. Der einfache Akt, einem Teamkollegen zu sagen, dass Sie als nächstes dran sind, fördert die Rechenschaftspflicht, klärt die Richtung und verringert den Teamstress.“

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager bei CleverTap

Lassen Sie Teammitglieder ihre Arbeit teilen.

„Sie können die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern, indem Sie ihre Arbeit miteinander teilen. Teams arbeiten besser zusammen, wenn sie sich verstehen und eine bessere Vorstellung davon haben, was alle tatsächlich tun. Wir alle neigen dazu, zu unterschätzen, wie viel Aufwand mit der Arbeit außerhalb unserer Domäne verbunden ist!

„Eine großartige Möglichkeit, Arbeit zu teilen, besteht darin, die tägliche Aktionsliste jedes Teammitglieds teamübergreifend transparent zu machen. Sie können ein Whiteboard, ein Chat-System oder ein bestimmtes Produktivitätstool verwenden, um dies zu erreichen. Regelmäßige Work-in-Progress-Meetings sind auch ein großartiges Forum, um Teammitglieder ihre Arbeit mit dem Rest des Teams teilen zu lassen. Wenn jeder sehen kann, wie andere auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, ist es viel einfacher, effektiv zusammenzuarbeiten. Dies macht auch jedes Teammitglied verantwortlich und motiviert sie, Dinge zu erledigen.“

Fiona Adler, Gründerin von Actioned

Konzentriere dich auf das Positive in Konflikten.

„Konflikte mit funktionsübergreifenden Projektteams sind unvermeidbar. Die Menschen sind es gewohnt, in ihren Silos zu arbeiten, und es kann eine Herausforderung sein, mit einer anderen Funktion zusammenzuarbeiten, insbesondere wenn diese Funktionen unterschiedlich funktionieren. Deshalb setzt unsere Kanzlei kontinuierlich auf Cross-Collaboration.

„Eine unserer Konfliktstrategien ist meine 3P—Methode – Pausieren, um zu einem Positiven zu schwenken. Wir stellten fest, dass wir zu viel Zeit und Energie auf die negativen Aspekte der Situation konzentrierten, was nicht zur Lösung beitrug. Jetzt erkennen wir an, dass ein Konflikt besteht, und wenden uns schnell einer positiven Möglichkeit oder einer gelernten Lektion zu, die uns wieder auf Kurs bringt. Wir haben diese Strategie als sehr erfolgreich empfunden und auch in den Organisationen unserer Kunden umgesetzt.“

Kerry Wekelo, Managing Director von HR & Operations bei Actualize Consulting
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Teilen Sie den Fortschritt mit den Stakeholdern.

„Es gibt nichts Schlimmeres, als das Ende eines Projekts zu erreichen und wichtige Stakeholder sagen zu lassen: „So hätte ich es nicht gemacht! Dies ist eine Erinnerung daran, dass die Zusammenarbeit nicht nur mit Teammitgliedern, sondern auch mit Teamsponsoren und anderen Interessengruppen stattfinden muss.

„Gerade bei größeren Projekten ist es wichtig, die Ergebnisse regelmäßig außerhalb des Kernteams zu teilen. Wenn die Fertigstellung eines Projekts Monate dauert, müssen Sie die Stakeholder auf dem Laufenden halten und ihnen die Möglichkeit geben, den Fortschritt abzuwägen. Zum Beispiel beziehen wir große, funktionsübergreifende Produkte in unsere wöchentlichen Meetings mit einem Showcase ein. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass diese Projekte geerdet bleiben und voll akzeptiert werden.“

Jennifer McDermott, Head of Communications bei Finder

Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder wissen, wie und wo sie hineinpassen.

„Damit jedes Projekt oder Programm erfolgreich ist, muss jeder verstehen, wie seine Bemühungen zum Endziel beitragen. Zu wissen, wie sie passen, ermöglicht es jedem Teammitglied, eine klare Vision seiner individuellen Bemühungen zu haben.

Darüber hinaus sollten sie die Bedeutung oder das Gewicht ihrer Bemühungen spüren. Manchmal denkt ein Team oder eine Funktion, wie Vertrieb oder Entwicklung, dass ihre Bemühungen am wichtigsten sind. Es sollte jedoch klargestellt werden, dass alle Anstrengungen Auswirkungen darauf haben, ob und wie das Ziel erreicht wird. Sie müssen diese Ego-Barrieren abbauen, damit alle Funktionen ihren einzigartigen Wert verstehen. So schaffen Sie die beste teamübergreifende Zusammenarbeit.“

Andrew de Bray, Geschäftsführer bei Factum Ltd.

Geben Sie Teams die Zeit und die Ressourcen, um Brainstorming zu betreiben, zu experimentieren und zu scheitern.

„Cross-Collaboration gelingt oft am besten mit ein bisschen Innovation. Teammitglieder brauchen Zeit, um ihre Ideen von der Gruppe gehört zu bekommen. Zu oft hören wir eine gute Idee, konzentrieren uns darauf und setzen sie ins Spiel. Das Problem dabei ist, dass viele andere gute Ideen — oder sogar bessere Ideen – unausgesprochen sind, weil das Team nicht genug Zeit hatte, andere Ideen auszudrücken und zu sezieren. Zum Beispiel sind einige Teammitglieder ruhiger als andere, und wenn sie mehr Zeit für die Zusammenarbeit haben, haben sie Zeit, Ideen zu präsentieren, wenn sie bereit sind.

„Teams benötigen möglicherweise auch Ressourcen zum Experimentieren. Diese Ressourcen könnten mehr Geld sein, um Software, physische Ressourcen oder sogar Essen und Trinken für bequemere Meetings zu kaufen. Ressourcen könnten auch der Zugang zu Mitarbeitern und Führungskräften außerhalb des Kernteams sein, um Ratschläge und zusätzliches Feedback aus verschiedenen Perspektiven zu erhalten. Die Bereitstellung von Zeit und Ressourcen stellt sicher, dass sich Ihre Teammitglieder geschätzt und zugehört fühlen und besser miteinander interagieren können.“

Robert Kienzle, Senior Consultant bei Knowmium

Nutzen Sie Teambuilding-Aktivitäten, um Unity aufzubauen.

„Der Schlüssel zu einer guten Zusammenarbeit liegt darin, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder vereint sind. Teambuilding-Aktivitäten sind eine großartige Möglichkeit, dieses Gefühl zu fördern; Sie steigern die Beziehung und reduzieren Kommunikationsbarrieren.

„Selbst wenn Sie Remote-Teams haben, können Sie virtuelle Teambuilding-Aktivitäten durchführen, um alle in Verbindung zu halten. Von Q&A-Sitzungen bis hin zur Teilnahme an Multiplayer-Spielen gibt es eine Vielzahl von Optionen, mit denen Sie Ihr Team zusammenbringen können. Dann können Sie von einer besseren teamübergreifenden Kommunikation, verbesserter Produktivität und mehr profitieren.“

Simon Elkjær, Chief Marketing Officer bei avXperten

3 Möglichkeiten zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Online-Tools

Technologie ist eine Schlüsselkomponente der Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Online-Lösungen verwenden können, um die Praxis zu verbessern.

Integrieren Sie die Tools in Ihren Workflow.

Besser noch, passen Sie Ihren Workflow an, um die Vorteile der Tools zu nutzen. Diese Tools sollen Teammitglieder nicht nur verbinden, sondern auch produktiver machen. Wenn Sie sie also in den täglichen Workflow Ihres Teams integrieren, erhalten Sie den beabsichtigten Wert.

Sie könnten beispielsweise ein Chat-Tool wie Slack für die tägliche Kommunikation zwischen Teammitgliedern einsetzen. Dies kann sowohl für Echtzeit-Chats als auch für asynchrone Nachrichten funktionieren, z. B. wenn zwei Teammitglieder keine überlappenden Arbeitszeiten haben. Darüber hinaus könnte ein Videokonferenz-Tool wie Zoom für geplante Besprechungen funktionieren.

Google Drive ist ein beliebter Filesharing-Dienst für viele kleine und große Unternehmen. Sie können Ihrem Team und externen Parteien unterschiedliche Zugriffsebenen auf Dateien und Ordner gewähren und bei der Kommunikation über Slack direkt auf Dateien verlinken. Und die Zusammenarbeit an Dateien in Drive stellt sicher, dass Ihr Team immer an der neuesten Version arbeitet.

Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello können Ihrem Team helfen, Projekte auf Kurs zu halten. Anstatt sich mit jedem Teammitglied in Verbindung zu setzen, um dessen Fortschritt zu sehen, können Sie diese Tools verwenden, um den Fortschritt zugewiesener Aufgaben zu überprüfen. Dies reduziert die Berichtszeit für Sie und Ihr Team und stellt sicher, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind. Ein kurzer Blick auf das Dashboard zeigt Ihnen, welche Bereiche des Projekts Ihre Aufmerksamkeit erfordern.Sie können sich auch an Glasscubes wenden, um eine All-in-One-Lösung zu erhalten, die mehrere Anforderungen an die Zusammenarbeit erfüllt, einschließlich Kommunikation, Dateifreigabe und -speicherung sowie Projektmanagement. Es ist ein sicheres Tool, mit dem Sie sogar eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Arbeitsbereichen für verschiedene Abteilungen, einzelne Projekte oder eine beliebige Anzahl von Anwendungsfällen erstellen können.

Fördern Sie die Nutzung der von Ihnen bereitgestellten Online-Tools.

Ein Werkzeug ist nur dann wertvoll, wenn es verwendet wird. Oft widersetzen sich Menschen Veränderungen und entscheiden sich dafür, die Tools zu verwenden, die sie am besten kennen, wie z. B. E-Mail. Und obwohl es immer noch einen Platz für E-Mails gibt, erleichtern Tools für die Online-Zusammenarbeit jedem Teammitglied das Leben, insbesondere Remote-Mitarbeitern.

Darüber hinaus möchten Sie die Probleme vermeiden, die Sie dazu veranlasst haben, diese Collaboration-Tools überhaupt erst zu suchen. Denken Sie daran, dass Informationen leicht verloren gehen oder vergessen werden, wenn sie nicht an einem zentralen Ort aufbewahrt werden.

Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie alle Teammitglieder dazu ermutigen (oder sogar auffordern), die von Ihnen ausgewählten Tools zu verwenden. Hier ist eine nützliche Zeile, mit der Sie alle an Bord holen können: „Denken Sie daran, Team: Informationen außerhalb dieser Tools existieren nicht.“

Außerdem benötigen die meisten Online-Collaboration-Tools wenig bis gar keine Schulung, was ein Hindernis für die Benutzerakzeptanz darstellt. Wenn ein Teammitglied also immer noch auf ältere Tools zurückgreift, fragen Sie ihn, womit er Probleme hat, und senden Sie ihm entweder Links zu Hilfsressourcen oder geben Sie ihm eine persönliche Auffrischung.

Verwenden Sie Ihre Collaboration-Tools für unterhaltsame Aktivitäten.

Manchmal braucht Ihr Team nur eine mentale Pause von den ernsten Dingen. Und Sie haben die Werkzeuge, um dies zu erreichen, ohne alle in einen zweiwöchigen Urlaub schicken zu müssen.Versuchen Sie beispielsweise, Ihre Tools für Kommunikation, Dateifreigabe und Projektmanagement zu verwenden, um ein unterhaltsames Arbeitsereignis (z. B. das „Projekt“) zu planen, z. B. eine Büroparty. Für vollständig entfernte Teams können Sie ein Meetup organisieren.

Mit den Tools, die wir zuvor aufgerufen haben, kannst du einen Kanal in Slack erstellen, um ein Brainstorming durchzuführen und über Party-Themen zu sprechen. Google Drive könnte zugehörige Dateien organisiert halten. Und Sie können Asana oder Trello verwenden, um Personen Aufgaben zuzuweisen, z. B. Vorräte zu beschaffen, Speisen und Getränke zu bestellen und einen Veranstaltungsort auszuwählen.

Dieser Ansatz hat drei Vorteile:

• Es gibt Teammitgliedern eine dringend benötigte Ablenkung, auf die sie sich zwischen ernsteren Arbeitsaktivitäten konzentrieren können.
• Es ermutigt das Team, die Tools zum persönlichen Nutzen zu nutzen (dh sie fühlen sich nicht als „gezwungen“) und ihre Vertrautheit mit ihnen zu erhöhen.
• Es fördert die Zusammenarbeit in Richtung eines Ziels, das dem gesamten Team zugute kommt und sich auf andere kollaborative Aktivitäten überträgt.

Ermöglichen Sie die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Teams und anderen Stakeholdern mit Glasscubes.

Glasscubes ist eine robuste teamübergreifende Kollaborationslösung, die sicherstellt, dass Ihre gesamte Organisation über Projektaktualisierungen, überarbeitete Richtlinien, Unternehmensankündigungen und alles, was Sie sonst noch für wichtig halten, auf dem Laufenden bleibt.

Unsere Lösung gibt Teams wie Ihrem die Möglichkeit, über die neuesten Updates auf dem Laufenden zu bleiben und das Wichtigste zu teilen — und gleichzeitig die Arbeit effizient zu gestalten. Von der Aufgabenverwaltung über die Kommunikation bis hin zur Dateifreigabe hilft Ihnen unsere Plattform, an einem Ort in Kontakt zu bleiben und den Überblick zu behalten.

Verwenden Sie Thread-Diskussionen, um Konversationen im Kontext zu halten, unabhängig davon, ob es sich um Client-Aufgaben oder wichtige Projektdateien handelt. Apropos Dateien: Teilen Sie sie nach Herzenslust — mit Teammitgliedern, Ihren Kunden, Ihren Lieferanten und so weiter.

Mit Glasscubes können Sie:

• Speichern und Freigeben von Dateien an einem sicheren Ort, komplett mit automatischer Versionskontrolle. Sie können sogar Genehmigungsworkflows erstellen und klare Audit-Trails von Benutzeraktionen anzeigen.
• Weisen Sie Aufgaben für verschiedene Teammitglieder zu, verwalten Sie sie und verfolgen Sie sie bis zum Abschluss.
• Erstellen Sie individuelle Arbeitsbereiche für jedes Projektteam in Ihrem Portfolio. Teammitglieder können Ressourcen gemeinsam nutzen und in ihrem spezifischen Arbeitsbereich miteinander kommunizieren.

Möchten Sie sehen, wie Organisationen wie Ihres ihre funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit unserer Lösung verbessert haben? Schauen Sie sich diese Glasscubes-Fallstudien an.