Este artículo se actualizó el 2 de febrero de 2016
Como administrador, generalmente le corresponde a usted mantener la oficina funcionando de la manera más eficiente posible. Pero cuando se combina un equipo de personas con diferentes personalidades, varias piezas de equipo de oficina y herramientas de software, y una lista interminable de distracciones, la administración de la oficina puede ser un poco complicada a veces. Pero todo este caos no debería detenerte. De hecho, ¡debería ser una motivación para mantener su oficina en forma!
Si quieres ser un mejor gerente de oficina y desarrollar tus habilidades de gestión y liderazgo, aquí hay algunos consejos de administración de oficina para que las cosas funcionen sin problemas.
1. Afina tus habilidades de comunicación. Ser un comunicador eficaz es fundamental para todo lo que haces como asistente, y se expande cuando asumes una función de gestión. Tienes que ser capaz de dirigir reuniones, sustituir a tu gerente y representar a tu ejecutivo en funciones públicas. También necesitas desarrollar y pulir tus habilidades para hablar en público. Si no te sientes cómodo haciendo cualquiera de estas cosas, ¡pon al día tus habilidades! Asistir a eventos de networking, lo acompañamos a su próxima charla o conferencia, y voluntario para presentar algo en la próxima reunión. Encuentra formas de practicar cada vez que puedas. ¡Todas estas cosas te ayudarán a convertirte en un mejor comunicador!
2. Trabaja en tus habilidades de gestión de personas. Aprender a gestionar personas es muy diferente de gestionar proyectos o tareas. Requiere más paciencia y comprensión. Y ayuda saber un poco sobre los tipos de personalidad y cómo afectan la forma en que las personas trabajan y se comunican. Si no eres un networker natural, haz un punto para aprender una cosa nueva sobre cada persona con la que interactúas a diario. Esto le ayudará a construir relaciones y a comprender mejor las habilidades y contribuciones únicas de cada persona al equipo.
3. Ser un pensador innovador. Ser un gerente de oficina eficaz requiere un pensamiento innovador, especialmente cuando se trata de resolver problemas. Como gerente, habrá situaciones (y a veces personas) que no puedes controlar, así como desafíos que debes superar. Si bien es fácil estresarse y frustrarse en estas situaciones, la mejor opción es abordarlas con una mentalidad innovadora. No tienes que ser un «tipo creativo» para desarrollar tus habilidades de pensamiento innovador. Rodéate de pensadores innovadores. Lea todo lo que pueda-artículos, libros, boletines de noticias! Escuche podcasts o cursos de audio durante su viaje al trabajo. Como gerente de oficina, es importante exponernos constantemente a nuevas ideas, métodos y tendencias de la industria si queremos sobresalir. ¡Las nuevas ideas y conceptos que traigas a tu mente tendrán un impacto positivo en la forma en que haces tu trabajo!
4. Desarrolle su perspicacia empresarial. Como gerente de oficina, es vital que comprenda cómo se ejecutan todos los aspectos de su empresa y su papel en ella. Debe comprender cómo su empresa gana dinero y dónde puede impactar en los resultados finales. Ser conocedor de los negocios ayuda a mejorar su capacidad para hacer buenos juicios y tomar decisiones rápidas todos los días. Como la persona responsable de mantener las operaciones de la oficina fluyendo sin problemas, es su trabajo mantener la información fluyendo y los proyectos avanzando. Cuanto más sepa sobre cómo funciona un negocio y las complejidades de su empresa en particular, más éxito tendrá en su puesto.
5. Continúe con su educación y desarrollo profesional. Los mejores gerentes de oficina nunca dejan de aprender, crecer y expandir su base de conocimientos. Manténgase al tanto de la tecnología. Haz que el desarrollo profesional forme parte de tu plan de carrera estratégico mensual para que sea coherente y se programe con suficiente antelación. Hay muchas cosas que puede hacer que son gratuitas y de bajo costo si las busca. Sigue aprendiendo, ¡es parte de tu responsabilidad como gerente!
Ya sea que seas el gerente de oficina no oficial o que sea parte de tu título, pulir tus habilidades de gestión te ayudará a ser más exitoso y efectivo en cada faceta de tu carrera de administrador. Sus colegas lo notarán. Su ejecutivo lo apreciará. ¡Y serás reconocido como el gerente de oficina completo, competente e innovador que eres!©2016 Julie Perrine International, LLC
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Julie Perrine, CAP-OM, es la fundadora y CEO de All Things Admin, que proporciona capacitación, tutoría y recursos para profesionales administrativos de todo el mundo. Julie aplica su experiencia administrativa y su pasión por el aprendizaje permanente para servir como mentora entusiasta, oradora y autora que educa a administradores de todo el mundo sobre cómo ser más efectivos todos los días. Obtenga más información sobre los libros de Julie: El Administrador Innovador: Libere el Poder de la Innovación en Su Carrera Administrativa y El Administrador Organizado: Aproveche Su Estilo de Organización Único para Crear Sistemas, Reducir la Sobrecarga y Aumentar la Productividad. Y solicite su copia gratuita de nuestro informe especial «De Reactivo a Proactivo: Creación de Su Plan Estratégico de Carrera Administrativa» en www.AllThingsAdmin.com.