La reubicación de la oficina puede ser una pesadilla para algunas empresas. ¿Cómo continuará haciendo negocios mientras se muda? ¿Cómo empacará, moverá y descargará todos los materiales de oficina? La clave para un traslado exitoso de la oficina es tener un plan de principio a fin.
La mayoría de las mudanzas de oficina se planifican con seis meses o dos años de anticipación, por lo que es importante comenzar a desarrollar un plan de mudanza tan pronto como sea posible. Crear un plan de proyecto detallado puede ser muy útil para ayudar a suavizar el proceso de mudanza. Si no está seguro de cómo comenzar a crear un plan para su mudanza, siga los pasos a continuación para ayudarlo.
Primer paso: Decida Quién está a cargo
Dé a una persona la responsabilidad de servir como el «coordinador de mudanzas en la oficina».»Esto puede ser muy beneficioso para comunicar actualizaciones a los empleados y supervisar todos los aspectos de la mudanza. Esta persona debe ser alguien con habilidades organizativas excepcionales y la autoridad para tomar decisiones y administrar las decisiones que vienen con la mudanza.
Paso dos: Elige un equipo
El equipo de mudanza ayudará al coordinador de mudanza a asegurarse de que todo se logra y nada se olvida. El equipo debe ser responsable de enumerar las tareas de mudanza, asignar responsabilidades y establecer fechas límite para la mudanza.
Paso tres: Desarrolle una línea de tiempo
Una vez que su empresa seleccione una fecha de mudanza, puede comenzar a planchar todos los detalles que deben suceder para reubicarse en su nueva oficina. Cada vez que cree una línea de tiempo, asegúrese de incluir tiempo para despejar la oficina y configurar todo en la nueva oficina. Agregue tiempo de búfer para cualquier dificultad técnica que pueda ralentizar el proceso de movimiento.
Paso cuatro: Cree un Presupuesto
Su presupuesto de reubicación dependerá de las actualizaciones de equipos, muebles, el tamaño total de la nueva oficina y el seguro de mudanza.
Paso Cinco: Planifique su Nueva Oficina
Aquí es donde comenzará a planificar cómo se verá su oficina y cómo se configurará. Tendrá que planificar cuántos empleados tendrá, cuánto equipo tendrá y cualquier otra adición a la nueva oficina que esté planeando implementar.
Paso Seis: Notifique a sus Proveedores de Servicios actuales
Es muy importante que informe a sus proveedores de servicios que planea mudarse. Esto incluye:
- Oficina de correos y servicio de envío (para su nueva dirección)
- Cualquier servicio de suscripción que reciba (revistas, boletines, periódicos)
- Departamentos gubernamentales relevantes
- Proveedores de teléfono y datos
- Utilidades
- Imprentas
Paso Siete: Notifique a sus Clientes y Clientes
Si sus clientes visitan su ubicación, asegúrese de informar a sus clientes que se está reubicando. Si los clientes normalmente no acuden a su oficina, es posible que necesiten saber que se está mudando debido a posibles retrasos en el servicio o las comunicaciones.
Un plan de mudanza efectivo es la clave para mantener su oficina organizada y actualizada a lo largo de una mudanza de oficina. Si necesita ayuda para enviar sus artículos a su nueva oficina, comuníquese con GoShip.com para una cita de hoy!