Cómo Crear un Manual para Empleados para Su Pequeña Empresa: La Guía Definitiva

En «Recursos para Ayudarlo a Crear un Manual para Empleados Efectivo», identificamos recursos clave para ayudarlo a crear un manual para empleados. Ahora, cubrimos por qué necesita uno y cómo crearlo.

Ya sea que su pequeña empresa tenga dos empleados o 20, sin duda habrá creado políticas, procedimientos o expectativas en el lugar de trabajo, ya sea formal o informalmente. Es esencial que sus empleados conozcan y entiendan estas políticas, ya que administrará una organización más eficaz si lo hacen y porque no quiere arriesgarse a que su empresa viole las leyes federales o estatales.

¿Por Qué Necesita un Manual para Empleados?

Un manual para empleados es una recopilación de todas las políticas y protocolos de su empresa, así como de los derechos y obligaciones legales de los empleados. Tener un manual para empleados facilita la comunicación de reglas y responsabilidades a los empleados, por lo que no hay duda de lo que se espera de ellos, o de usted, como propietario de una pequeña empresa.

Además, un manual completo para empleados ayuda a proteger su negocio legalmente si alguien alguna vez se pregunta si ha comunicado claramente sus políticas.

Ejemplo: Si un empleado lo demanda, alegando que fue acosado por un compañero de trabajo, puede señalar el manual del empleado como evidencia de que ha detallado claramente las políticas contra el acoso en su lugar. (Tenga en cuenta que tener un seguro de compensación al trabajador también es importante para proteger su negocio en caso de que un empleado o cliente lo demande.)

¿Qué incluye un Manual para Empleados?

Al igual que todas las empresas, cada manual de empleado es diferente. No puede simplemente fotocopiar el manual de otra empresa y distribuirlo a sus empleados. Un buen manual para empleados define las reglas y prácticas únicas de su lugar de trabajo, y debe estar escrito con una voz que refleje su visión y la cultura que ha construido o desea construir.

Que dice que la mayoría de los manuales para empleados incluyen temas y tipos de información similares. A continuación se muestra un vistazo a ocho secciones comunes en los manuales para empleados.

1. Valores y Misión de la empresa

Para tener éxito, sus empleados deben estar alineados con los valores, las misiones y los objetivos de su empresa. Es por eso que necesita establecer esos objetivos al principio de su manual para empleados. Todo lo que necesita hacer es proporcionar una declaración que abarque lo que más le importa como empresa. Por ejemplo, el exitoso minorista de calzado en línea Zappos nombra 10 Valores Fundamentales de la Familia Zappos a los que espera que los empleados aspiren, incluidos «Abrazar e Impulsar el Cambio» y «Ser Apasionado y Decidido.»

2. Información general de Empleo

Un componente crítico de su manual para empleados es la información general sobre cómo trabajar en su empresa. Esto incluirá temas que preocupan a los empleados, como:

• Políticas de contratación
• Calendario de pagos (y métodos de pago disponibles)
• Tiempo completo vs. horas a tiempo parcial
• Pago de horas extras
• Pausas para comer y descansar
• Licencias
• Procedimientos de revisión de rendimiento
• Procedimientos de seguridad y protección
• Procedimientos de renuncia y terminación

Tenga en cuenta que parte de este material, como las reglas de pago de horas extras y la cobertura de compensación para trabajadores, están dictadas por lo menos en cierta medida por las leyes federales y estatales o incluso locales.

3. Leyes contra la Discriminación y el Acoso

Es importante enumerar todas las leyes federales, estatales y locales actuales que son pertinentes para su fuerza laboral. Estas pueden incluir igualdad de oportunidades de empleo, leyes contra el acoso y la discriminación.

4. Estándares de conducta

Más allá de los requisitos de la ley, probablemente tenga sus propias expectativas sobre cómo se comportarán los empleados en el trabajo, por lo que necesitará políticas orientadas a una conducta específica en el trabajo. Dichas políticas pueden incluir::

• Código de vestimenta
• Política de consumo de drogas y alcohol
• Políticas de ética
• Uso personal de tecnología
• Política de redes sociales
• Privacidad de los datos y del cliente
• Reglas para aceptar regalos de clientes
• Política de resolución de conflictos

5. Beneficios para empleados

Como no debería sorprenderle, la sección de beneficios para empleados es una de las secciones a las que se hace referencia con más frecuencia en su manual para empleados.

Es probable que su manual no describa todos los detalles de, por ejemplo, su plan de seguro médico, ya que pueden ser bastante detallados (y esa información se puede proporcionar por separado). Pero es probable que desee dar lo básico: ¿Cuándo es elegible un empleado para inscribirse en el plan de salud de la compañía y cuántas opciones ofrece: tipos de planes, cobertura familiar? ¿Cuándo es el período de inscripción abierta anual?

Del mismo modo, querrá exponer brevemente los otros beneficios que ofrece, como:

• Vacaciones o tiempo libre pagado (PTO)
• Cualquier plan de jubilación que ofrezca y quién es elegible
• Cobertura de seguro que ofrezca, incluido el seguro de vida y los beneficios de capacitación por discapacidad a corto y/o largo plazo
• , incluido el reembolso de la matrícula
• Cualquier beneficio «suave» que pueda proporcionar, ya sea una programación flexible, clases de yoga en el lugar o almuerzos gratuitos los viernes

¿a quién no le gusta enterarse de los beneficios en el trabajo? – utilícelo para su ventaja y ayúdelos a comprender completamente todo lo que obtienen como parte de trabajar para su empresa.

6. Acuerdo de Confidencialidad / Confidencialidad/Conflicto de Intereses

No todas las empresas incluyen esta sección, pero las empresas que trabajan en industrias altamente competitivas con secretos comerciales y preocupación por que los empleados abandonen el barco para un competidor pueden querer que los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad o al menos incluyan una política de conflicto de intereses en el manual del empleado.

7. Políticas disciplinarias

Es importante que sus empleados comprendan los riesgos de no seguir las políticas, leyes y procedimientos que usted expone en el manual del empleado.

Considere tener una sección que explique que serán responsables de sus acciones y comportamiento. Usted quiere que los empleados vean que están recibiendo un trato justo y que todos los empleados están sujetos al mismo proceso disciplinario.

8. Descargo de responsabilidad

Es importante que sus empleados no traten su manual para empleados como un acuerdo contractual entre usted y ellos, lo que significaría que podrían demandarlo si no se cumplen las políticas y procedimientos del manual. Por lo tanto, asegúrese de incluir un descargo de responsabilidad que indique que el manual del empleado no es un contrato, para protegerlo contra tales preocupaciones.

Trabajando juntos

A medida que comience a pensar y planificar su manual para empleados, es posible que se dé cuenta de que no ha formalizado muchas de sus políticas o que aún necesita considerar más detenidamente cuáles deberían ser algunas de sus políticas.

No te preocupes, esto es completamente natural. Muchas pequeñas empresas no piensan concretamente en sus políticas hasta que tienen que explicarlas por escrito.

Aquí hay cuatro pasos que puede seguir para comenzar el proceso de creación de su manual para empleados.

1. Comience con Su Cultura y Valores

Un buen lugar para comenzar a pensar en las políticas de sus empleados, ya sean específicas de sus reglas de asistencia, su código de vestimenta o su proceso de revisión de rendimiento, es pensar en la cultura y los valores de su empresa.

Como propietario de una pequeña empresa, piense en sus valores personales y en lo que desea enfatizar. También considere cómo puede crear un sistema de valores y una cultura que motiven a sus empleados a hacer todo lo posible y permanecer con su empresa a largo plazo.

La cultura que desea crear debe guiar sus políticas y procedimientos, por lo que tiene sentido al menos redactar una declaración de misión básica antes de diseñar las políticas y procedimientos de los empleados de su empresa.

2. Desarrolle sus Políticas

Con sus valores claramente identificados, luego piense en crear políticas que sus empleados adopten. Por ejemplo, las empresas que buscan atraer a trabajadores más jóvenes a menudo no quieren dar la impresión de ser demasiado estrictas o autoritarias, ya que pueden desactivar a los trabajadores de la generación del milenio que buscan lugares de trabajo que promuevan la flexibilidad y la apertura.

Que decía que podría, por necesidad, tener que ser estricto con ciertas políticas. Por ejemplo, si diriges un negocio, como una tienda minorista, donde llegar a tiempo al trabajo es de suma importancia, por supuesto, deberás especificar tus reglas de asistencia y tal vez tu código de vestimenta.

Entonces puede ser más complaciente o generoso en otras partes de sus prácticas en el lugar de trabajo, como proporcionar a sus empleados más tiempo de vacaciones.

3. Conozca las Leyes aplicables

Aunque el manual del empleado no es un contrato con sus empleados, establece sus expectativas, por lo que debe seguir las leyes federales, estatales y locales al preparar ciertas partes de su manual del empleado.

Por ejemplo, muchos estados han aprobado «leyes de licencia» que rigen cómo los empleadores deben manejar ciertos tipos de licencia, ya sea licencia por enfermedad o servicio de jurado. Incluso pueden tener un lenguaje repetitivo que las empresas pueden usar para describir esas leyes a sus empleados. Debería poder encontrar descripciones de las leyes de su estado en línea.

Debe poder encontrar descripciones detalladas de las leyes de su estado en el sitio web del gobierno de su estado. El Manual de Leyes Laborales del Grupo Lunt también proporciona enlaces a una amplia variedad de recursos legales federales y estatales, incluido un desglose de las leyes laborales y de empleo por estado.

4. Mira los Manuales para empleados de otras empresas

Si bien no debes copiar las políticas y los manuales para empleados de otras empresas palabra por palabra, vale la pena que dediques un tiempo a revisar algunos de ellos en busca de inspiración o ideas.

Es posible que ya tenga acceso a los manuales de otras empresas a través de amigos o familiares. Aproveche las oportunidades para consultar al menos algunos otros manuales mientras planifica sus políticas y procedimientos. También puedes encontrar ejemplos de manuales para empleados a través de una búsqueda básica en Google.