Cómo evaluar un Distribuidor de lubricantes

Cuando una planta de energía en Texas se quedó sin aceite de turbina, el equipo nocturno de la operación pidió seis tambores de aceite de turbina a un distribuidor local. Lo que recibieron fueron cinco tambores de aceite de turbina y un tambor de aceite de motor en un tambor etiquetado como aceite de turbina. Cuando el aceite se recibió en la planta y se añadió al depósito de aceite de la turbina, los efectos fueron devastadores.

Fue necesario cerrar la unidad de inmediato, lo que resultó en un corte de la unidad no programado y pérdida de ingresos. En la generación de energía, un corte de unidad no programado puede costar cientos de miles de dólares por día en pérdida de producción.

Razonablemente, la alta dirección preguntó cómo sucedió esto. Un técnico del almacén del distribuidor había reembalado el aceite de motor detergente a granel a bidones. Se quedó sin tambores etiquetados para aceite de motor antes de completar el trabajo, por lo que usó algunos tambores de aceite de turbina, con la intención de volver a etiquetar los tambores más tarde.

De alguna manera el reetiquetado nunca ocurrió. Esa noche, un técnico diferente llenó el pedido de emergencia de la planta de energía, agregando sin saberlo uno de los tambores de aceite de motor mal etiquetados al pedido de aceite de turbina.

El punto importante aquí es que esto era evitable. Con los procedimientos adecuados de garantía de calidad/control de calidad (GC/CC) establecidos en la empresa de distribución, el atajo nunca se habría producido.

En una reciente conferencia sobre tecnología de lubricación, hice la siguiente pregunta: «¿Cuántos gerentes de lubricación han visitado a sus distribuidores y comprobado las instalaciones y procedimientos de control de calidad/control de calidad de primera mano?»Solo un asistente en una multitud de aproximadamente 80 personas levantó la mano. Esta es una respuesta inquietante, e indica que pocas personas son conscientes de la importancia del papel del distribuidor en la cadena de suministro de lubricantes.

Presunciones y conceptos erróneos

Muchos usuarios suponen que los estándares uniformes y las medidas de calidad de los fabricantes y distribuidores de lubricantes rigen la forma en que se manejan los productos. Ese no es el caso. En la actualidad, no existen normas industriales que describan los requisitos mínimos para la manipulación y entrega de productos al usuario final. Los programas de QA / QC (si los hay) son voluntarios y de alcance limitado.

Esta falta de control de calidad en toda la industria presenta serias amenazas para las inversiones de los usuarios finales en lubricantes y máquinas de producción.

Encontrar una manera confiable de garantizar la calidad del lubricante requiere una discusión exhaustiva sobre el papel crítico que tanto los fabricantes como los distribuidores de lubricantes desempeñan en la cadena de suministro de lubricantes.

Las palabras clave aquí son » cadena de suministro.»La entrega de aceite no es un producto básico más de lo que lo son la mayoría de los lubricantes. En cambio, es un eslabón crucial en la cadena de suministro que puede marcar la diferencia entre obtener el producto que espera o tener problemas inesperados. El resto de este artículo se centra en los tres eslabones de la cadena de suministro: el fabricante, el distribuidor y el usuario final.

El fabricante de lubricantes

El primer paso crítico en la cadena de suministro de lubricantes comienza en la instalación de mezcla del fabricante, donde los productos se mezclan, envasan y venden a los distribuidores del mercado. Con tantos productos lubricantes diferentes que se están formulando, es imperativo que exista un sólido programa de control de calidad para garantizar un producto de calidad constante.

O’Rourke Petroleum es un distribuidor de productos de petróleo de Shell. En consecuencia, estoy familiarizado con los procedimientos de Shell y los requisitos de los distribuidores. Creo que los rigurosos métodos de Shell podrían servir como modelo para la industria, y me referiré a los estándares de Shell en este estudio de caso.

La planta de lubricante Shell en Houston, Texas, por ejemplo, tiene la certificación ISO 9002 y QS 9000 y hace todo lo posible para garantizar que el mismo producto de calidad salga de la planta de mezcla en todo momento. Estos son algunos de los muchos artículos clave que aseguran que Shell mantenga la calidad del producto en sus instalaciones de mezcla, artículos sobre los que puede preguntar cuando visite a su fabricante:

• Los formularios de pedido de la tienda de productos incluyen especificaciones de mezcla determinadas por el Centro de Investigación Shell Westhollow. Estos dictan la mezcla de aditivos correcta para cada producto. Los datos de formulación de aditivos que se mantienen rígidamente garantizan la consistencia de los lotes.

• Los tanques dedicados se utilizan para familias de productos sensibles, como aceites de turbina, aceites de motor, aceites AW/EP, etc. Esto elimina los problemas de calidad que pueden introducirse cuando los tanques y las líneas deben lavarse y limpiarse para cambiar de producto, y también ayuda a mantener bajos los costos al eliminar productos y desechos fuera de las especificaciones.

• Se emite un certificado de análisis para cada lote de aceite mezclado que verifica las características específicas del aceite. Por ejemplo, un certificado de análisis para aceite de turbina incluiría emulsión de agua, secuencia de espuma, viscosidad, número de ácidos, metales traza, punto de inflamación, gravedad específica e índice de viscosidad.

A pesar de todos los esfuerzos de garantía de calidad de un fabricante, hay muchos factores fuera de la planta de mezclas que representan un riesgo para la calidad del producto para el usuario final. La mayoría de estos factores involucran al distribuidor.

Su Distribuidor de lubricantes

A menudo se pasa por alto el papel del distribuidor en la determinación de la calidad de los lubricantes. Es una presunción y una idea errónea que todos los distribuidores siguen los mismos estándares de calidad. Si bien las diferencias en los estándares de calidad entre los distribuidores podrían abordarse en un artículo separado, me centraré aquí en los aspectos generales de un sólido programa de control de calidad.

El programa de Garantía de Calidad de Producto de Distribuidor de Shell Corporation (DPQA) volverá a servir como un ejemplo útil.

El programa de Garantía de Calidad de Productos para Distribuidores reconoce a los distribuidores que se adhieren a un conjunto exhaustivo de más de 120 directrices de QA/QC de Shell para instalaciones y procedimientos. DPQA emplea muchos de los mismos principios que ISO 9002 y QS 9000, pero los adapta específicamente al negocio de almacenamiento y manipulación de lubricantes.

Localizar un distribuidor certificado bajo este programa es un buen comienzo para garantizar que sus lubricantes se entreguen con la calidad que requiere el OEM.

Si bien estas secciones describen el programa Shell, deben darle una idea de qué buscar independientemente del distribuidor que utilice.

Estándares de calidad para instalaciones

Los requisitos de inspección y certificación DPQA de Shell incluyen directrices críticas que se aplican a muchas áreas de las instalaciones de un distribuidor:

• El área de oficinas y el exterior del edificio: Deben estar ordenados y bien organizados con procedimientos adecuados de seguridad, salud y medio ambiente (EHS). Una instalación organizada juega un papel crucial para garantizar la calidad del producto.

• Almacén: Debe ser un ambiente limpio, bien organizado y seguro con iluminación adecuada. Los productos deben agruparse adecuadamente. Los cubos y bidones vacíos deben almacenarse adecuadamente para evitar la contaminación.

• Almacenamiento a granel: Las granjas de tanques deben organizarse de acuerdo con las familias de productos, como aceites hidráulicos, aceites de turbina, aceites de motor, aceites de engranajes, etc. Cada tanque debe tener las válvulas de extracción de agua, respiraderos, etc. adecuados. Cada producto o familia de productos debe tener su propio sistema de bombeo y medición, también codificado por colores. Estas líneas no solo están codificadas por colores por familia de productos, sino que también están etiquetadas por producto específico. No se permiten colectores.

• Transporte de productos: Todas las líneas, medidores y bombas utilizados para mover productos dentro de la planta, ya sea desde el camión de transporte del fabricante a un tanque a granel, un tanque a granel a una operación de mezcla o empaque, o un tanque a granel al camión de transporte del distribuidor, deben estar codificados por colores y etiquetados por familia de productos. Si los productos dentro de una familia de productos se van a mover sobre las mismas líneas, los procedimientos de lavado deben publicarse. Esto es particularmente importante al cargar camiones de transporte. Los distribuidores de Shell DPQA deben tener dos juegos de líneas, bombas y medidores en cada camión, además de procedimientos de lavado publicados cuando sea necesario.

Normas de calidad para los Procedimientos

Además de las instalaciones, el programa Shell DPQA evalúa los procedimientos del distribuidor, incluidos:

• Procedimientos escritos para el manejo adecuado de toda la descarga, carga, manipulación, entrega y embalaje a granel.

• Procedimientos escritos para mantener una instalación limpia y segura. Esto incluye todo, desde la limpieza general del hogar hasta cómo almacenar, retener muestras, bolsas, bidones, contenedores de reembalaje, etc.

• Registros adecuados para todas las acciones críticas, incluidas la descarga, el empaquetado, la transferencia, la mezcla, la carga a granel y la carga.

• Procedimientos ambientales adecuados, desde un plan de control y contramedidas de prevención de derrames (SPCC) hasta camiones de reparto que transportan equipos de emergencia.

La Relación Fabricante-Distribuidor

Una buena relación entre el fabricante de lubricantes y el distribuidor puede pagarle dividendos como usuario final.

Shell, por ejemplo, trabaja para proporcionar este tipo de relación con su programa de Productos y Servicios, que la compañía ha establecido en aproximadamente 30 mercados industriales a nivel nacional. En estos mercados, Shell selecciona a un distribuidor de DPQA como su socio de mercado (en Houston, este es O’Rourke Petroleum), y proporciona un especialista en lubricación a tiempo completo para trabajar únicamente con el distribuidor seleccionado y los clientes del distribuidor. La compañía también proporciona equipos (filtración y deshidratación, por ejemplo), análisis de muestras, experiencia en resolución de problemas y otra asistencia según sea necesario.

¿Qué ofrece esta relación fabricante-distribuidor al usuario final? Un buen ejemplo es el servicio de filtración de aceite.

Recientemente, me reuní con un nuevo cliente y le sugerí que podría querer filtrar el aceite que O’Rourke Petroleum estaría entregando. Podríamos filtrar el aceite en su camino desde el tanque de transporte hasta el tanque de su planta y proporcionar un recuento de partículas como respaldo. Su respuesta inmediata fue: «¿No se supone que el aceite nuevo ya está limpio?»

Bueno, no necesariamente. Incluso si el fabricante y el distribuidor han hecho todo bien, los muchos pasos de transferencia entre la fabricación y la entrega final (mezcla, envío, transferencia al parque de tanques del distribuidor, reembalaje, carga para transportar tanques y bombeo final al depósito del cliente), significan que las partículas microscópicas se introducirán en el aceite.

Aunque la filtración puede ser eficaz para limitar los contaminantes de partículas sólidas, se introducen nuevas partículas cada vez que se transfiere un lubricante de un recipiente a otro. Seamos realistas, donde realmente importa es el destino final, y es aquí donde las ofertas de servicios para distribuidores, como la filtración, pueden ser tan beneficiosas.

En la mayoría de los casos, la filtración in situ puede garantizar un nivel de limpieza de ISO 15/12 o superior, dando al usuario final la satisfacción de que la limpieza del aceite cumple con los límites de control establecidos por su OEM o planta. No todos los distribuidores ofrecen servicios de filtración y recuperación, por lo que puede ser necesario comprar.

Por supuesto, un buen fabricante y un buen distribuidor no son todo lo que se necesita para garantizar una lubricación sin problemas. Usted como usuario también juega un papel importante en el proceso.

El rol del Usuario final

Su primera responsabilidad como usuario final es ser consciente de las capacidades del proveedor y su compromiso con la calidad. Debe investigar rutinariamente al fabricante y al distribuidor para asegurarse de que existen y se cumplen los estándares de calidad.

Su segunda responsabilidad es insistir en que el proveedor proporcione una muestra de retención del extremo de la manguera del transporte antes de que el aceite llegue al tanque de preparación en el sitio. (Sé de una instalación que gastó aproximadamente 4 40,000 en una carga de aceite de turbina, pero no lo muestrearon del camión que lo entregó; asumieron que el aceite era lo que esperaban.

Cuando finalmente tomaron una muestra dos semanas más tarde, encontraron que el aceite falló en la prueba de separabilidad del agua. Desafortunadamente, debido a que la prueba se realizó después de la entrega, no había forma de determinar si el distribuidor tuvo la culpa. La instalación se enfrentaba a reemplazar su inversión petrolera de 4 40,000, o correr con el riesgo de emulsificación.)

La muestra de retención debe tomarse del extremo de la manguera por dos razones. En primer lugar, aquí es donde el producto se convierte en su propiedad. Y en segundo lugar, la manguera en sí es una fuente potencial de contaminación. Si no está seguro de si su distribuidor de aceite está equipado para tomar muestras en el extremo de la manguera, pregunte.

Finalmente, piense en su inversión en lubricantes de la misma manera que en su inversión en maquinaria de producción nueva. Asegúrese de tener un programa para analizar y mantener regularmente su aceite, incorporando filtración, deshidratación, reemplazo de aditivos u otras técnicas de recuperación.

Beneficios

Los beneficios de contar con el fabricante y el distribuidor adecuados en su equipo son menos preocupaciones y molestias y menores costos generales. Un programa de garantía de calidad y mantenimiento de calidad proporciona una serie de beneficios que incluyen:

• Productos de calidad constante que cumplen con los requisitos OEM, de lote a lote, de entrega a entrega.

• Menos riesgo de contaminación y daños posteriores a maquinaria costosa. Esto significa un mejor rendimiento, mayor fiabilidad y menos tiempo de inactividad no planificado.

• Mejor gestión de los riesgos. Un seguimiento de auditoría integral y la consistencia en la calidad y entrega de los productos fabricados pueden reducir potencialmente la responsabilidad y los costos de seguro reducidos.

• Un entorno más seguro, porque sus lubricantes ayudarán a mantener las máquinas funcionando dentro de sus límites de diseño.

• Mejor protección del medio ambiente, ya que sus lubricantes estarán más seguros de la contaminación, será menos probable que terminen como un problema de eliminación de desechos peligrosos.

Haga que la elección de su distribuidor sea tan importante como la elección de sus lubricantes. Visite e inspeccione tanto a su fabricante de lubricantes como a su distribuidor para asegurarse de que sus estándares de calidad y procedimientos de garantía de calidad cumplan con sus propios estándares. Pregúnteles cómo mantienen y aseguran la calidad del producto.

Considere filtrar su aceite nuevo y recuerde que el aceite nuevo no siempre es aceite limpio. Si es posible, elija un distribuidor que ofrezca filtración de aceite en el sitio; tal distribuidor probablemente también ofrezca recuperación y una variedad de otros servicios que pueden ayudar a reducir los costos generales. Por último, manténgase alerta al tomar muestras de retención para entregas de aceite a granel y nunca haga suposiciones. Las suposiciones pueden costarte.

La entrega de lubricante no es más un producto uniforme que el lubricante en sí mismo.

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