Cómo Mejorar la Colaboración entre Equipos: 13 Expertos Pesan

El trabajo en equipo hace que el sueño funcione es un dicho popular. Pero es un sentimiento que a menudo es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente cuando se trata de la colaboración entre equipos.

Cuando los equipos trabajan a través de funciones, o con socios o clientes, hay una complejidad adicional en el trato con personas fuera de su equipo normal. A menudo hay formas de trabajo conflictivas y diferentes niveles de conocimiento con la colaboración cruzada. Estos ponen a prueba rápidamente los límites de las herramientas y procesos de colaboración estándar utilizados dentro de su equipo.

Entonces, ¿cómo se mejora la colaboración entre equipos? Nos pusimos en contacto con varios expertos en colaboración de varias industrias para responder a esta pregunta candente. Siga leyendo para ver los consejos interesantes que compartieron sobre el tema.

Mejorar la Colaboración Entre Equipos: Asesoramiento De Expertos

Crear indicadores clave de rendimiento.

» Como director de marketing, una vez sentí que era en parte responsable de cómo los clientes potenciales que estaba ayudando a generar eran eliminados por el equipo de ventas. La estrategia para ser más constructiva sobre el problema resultó ser algunos indicadores clave de rendimiento claros, o indicadores clave de rendimiento, en los que ambos equipos podrían estar de acuerdo, que nos responsabilizaban a ambos de «nuestro lado de la calle».»

» De esa manera, cada mes, ambos equipos se registraban e informaban sobre el puñado de números de los que eran responsables. A veces teníamos que reconocer que nuestros números no eran tan buenos, y a veces tenían que reconocer que los suyos no lo eran. Con claridad en torno a quién es responsable de qué, tiempos de registro claros y objetivos específicos, la colaboración entre equipos es mucho más productiva.»

Tim Brown, Director de Marketing de Hook Agency
Siga a @ timbrownmpls

Establezca un método de comunicación centralizado.

» Mi consejo número uno para mejorar la colaboración entre equipos es asegurarse de que haya una forma centralizada de comunicación entre los equipos. La comunicación es una de las partes más importantes de cualquier tipo de interacción entre equipos. Sin una buena comunicación entre equipos, la colaboración se desmorona. Por ejemplo, poder compartir actualizaciones en tiempo real sobre el progreso del equipo es invaluable. En última instancia, esto permite que los proyectos se ejecuten sin problemas. El software que permite a los miembros del equipo hacer preguntas y publicar mensajes es una necesidad en este tipo de esfuerzo.»

Andrew Rawson, Director de aprendizaje de Traliant

Tenga claro qué tareas requieren colaboración (y cuáles no).

» Mi consejo es simple y uno que muchos equipos extrañan sorprendentemente: sé muy claro sobre qué tareas o iniciativas requieren la colaboración del equipo. Antes de crear confianza y conversar sobre formas de trabajar, sepa exactamente dónde desea enfocar sus esfuerzos de colaboración. Y, por extensión, aclare qué tareas no requieren colaboración o trabajo en equipo; ponga estas tareas en manos de personas capaces y deje que se pongan a trabajar.

» La colaboración consume más tiempo, es costosa y complicada que el trabajo individual. Guárdelo para las piezas de trabajo de mayor apalancamiento que está seguro de que lo beneficiarán a usted y a sus socios. Luego, resuelve los detalles de tu colaboración: cosas como quién participará, con qué frecuencia necesitas conectarte, quién será el dueño de qué partes de la tarea, etc.»

Carlos Valdés-Dapena, Director Gerente de Recursos de Colaboración Corporativa

Traiga la tecnología a la imagen.

» Integrar el software de colaboración para actuar como un eje central durante el ciclo de vida de un proyecto entre equipos es una excelente manera de mejorar la comunicación y la gestión y productividad del proyecto. La información centralizada proporciona visibilidad en tiempo real para los gerentes de proyectos. También permite supervisar el progreso sin pedir actualizaciones, y permite identificar los problemas desde el principio. Trabajar desde un solo sistema también hace que los equipos sean más eficientes y acelera los resultados al reducir la repetición de trabajos, eliminar reuniones innecesarias y acortar el tiempo de planificación.»

Paul Jardine, Jefe técnico de English Blind

Parece que no puede sincronizar a sus equipos? Asegúrese de que tienen un centro centralizado para todas sus actividades de colaboración con Glasscubes, una solución SaaS integral diseñada para pequeñas y medianas empresas.

» Para mejorar nuestra colaboración con nuestros clientes, siempre nos aseguramos de que haya una sola persona de contacto en ambos lados. Esto evita confusiones en direcciones diferentes del cliente, elimina la superposición de tareas y ayuda a gestionar las expectativas. Por supuesto, se espera que ambas personas de contacto consoliden los mensajes de sus respectivas organizaciones o equipos para que la configuración sea efectiva.»

Jomel Alos, Líder de relaciones públicas en línea en Spiralytics
Siga a @ jomelalos

Cree una carta de equipo.

«Uno de los mejores consejos para mejorar la colaboración entre equipos en su negocio es crear lo que comúnmente se conoce como una carta de equipo, que es básicamente un modelo de cómo el equipo trabajará en conjunto para lograr sus objetivos.

«Una carta de equipo de alta calidad incluye cosas como el propósito básico de la formación del equipo; sus objetivos, misión y metas generales; y las responsabilidades de cada miembro del equipo. También indicará las expectativas de la colaboración entre equipos y un calendario para cuándo se reunirán los equipos. La ventaja añadida de este enfoque es que la creación de la carta también actúa como un esfuerzo inicial de creación de equipos.»

Andrew Schrage, CEO de Money Crashers
Siga a @ MoneyCrashers

Informe al equipo cuando haya terminado el trabajo.

» A veces, cuando colaboramos con otros, nos olvidamos de las cosas simples, como informar a los demás de que completaste tu trabajo. Averiguar quién está haciendo qué se vuelve más complicado cuando las personas no son conscientes de que el trabajo anterior se ha completado.

«Así que asegúrate de que tu equipo sepa que necesita pasar el testigo, ya sea actualizando una tarea en el software de gestión de proyectos, enviando un mensaje de chat a su compañero de equipo o tocándolo en el hombro. El simple acto de decirle a un compañero de equipo ‘Eres el siguiente’ promueve la responsabilidad, aclara la dirección y disminuye el estrés del equipo.»

Lionel Valdellon, Gerente de Marketing de Contenidos de CleverTap

Haga que los miembros del equipo compartan su trabajo.

» Puedes mejorar la colaboración entre equipos haciendo que compartan su trabajo entre sí. Los equipos colaboran mejor cuando se entienden y tienen una mejor idea de lo que todos están haciendo en realidad. ¡Todos tenemos una tendencia a subestimar cuánto esfuerzo implica el trabajo fuera de nuestro dominio!

«Una excelente manera de compartir el trabajo es hacer que la lista de acción diaria de cada miembro del equipo sea transparente entre los equipos. Para ello, puede utilizar una pizarra, un sistema de chat o una herramienta de productividad designada. Las reuniones regulares de trabajo en curso también son un gran foro para que los miembros del equipo compartan su trabajo con el resto del equipo. Cuando todos pueden ver cómo los demás están trabajando hacia un objetivo compartido, es mucho más fácil colaborar de manera efectiva. Esto también hace que cada miembro del equipo sea responsable y lo motiva a hacer las cosas.»

Fiona Adler, Fundador de Tramite

Enfocarse en lo positivo durante el conflicto.

» El conflicto es inevitable con los equipos de proyectos multifuncionales. Las personas están acostumbradas a trabajar en sus silos, y unirse con otra función puede ser un desafío, especialmente cuando esas funciones funcionan de manera diferente. Es por eso que nuestra firma se centra continuamente en la colaboración cruzada.

«Una de nuestras estrategias de conflicto es mi método 3P: hacer una pausa para pivotar hacia un positivo. Nos dimos cuenta de que estábamos gastando demasiado tiempo y energía enfocados en los aspectos negativos de la situación, lo que no ayudó con la resolución. Ahora reconocemos que existe un conflicto y rápidamente giramos hacia una posibilidad positiva o una lección aprendida, lo que nos vuelve a encarrilar. Hemos encontrado esta estrategia bastante exitosa y también la hemos implementado dentro de las organizaciones de nuestros clientes.»

Kerry Wekelo, Director General de Recursos Humanos & Operaciones en Actualize Consulting
Siga a @ kerrywekelo

Comparta el progreso con las partes interesadas.

«No hay nada peor que llegar al final de un proyecto y que los principales interesados digan:» ¡Yo no lo habría hecho de esa manera!»Esto es un recordatorio de que la colaboración no solo debe llevarse a cabo con los miembros del equipo, sino también con los patrocinadores del equipo y otras partes interesadas.

«Es importante compartir los resultados fuera del equipo central regularmente, especialmente en proyectos más grandes. Cuando un proyecto tarda meses en completarse, debe mantener a las partes interesadas al tanto y darles la oportunidad de opinar sobre el progreso. Por ejemplo, incluimos productos multifuncionales de gran tamaño en nuestras reuniones semanales con un escaparate. De esta manera, nos aseguramos de que estos proyectos se mantengan arraigados y sean totalmente aceptados.»

Jennifer McDermott, Jefa de Comunicaciones de Finder

Asegúrese de que todos los miembros del equipo sepan cómo y dónde encajan.

«Para que cualquier proyecto o programa tenga éxito, todos deben comprender cómo sus esfuerzos contribuyen al objetivo final. Saber cómo encajan permite a cada miembro del equipo tener una visión clara de sus esfuerzos individuales.

además, deben sentir la importancia o el peso de sus esfuerzos. A veces, un equipo o función, como ventas o desarrollo, piensa que sus esfuerzos son los más importantes. Sin embargo, debe quedar claro que todos los esfuerzos de impacto si y cómo se alcanza la meta. Necesitas romper estas barreras del ego para que todas las funciones entiendan su valor único. Así es como se establece la mejor colaboración entre equipos.»

Andrew de Bray, Director General de Factum Ltd.

Dé a los equipos el tiempo y los recursos para intercambiar ideas, experimentar y fallar.

» La colaboración cruzada a menudo se hace mejor con un poco de innovación. Los miembros del equipo necesitan tiempo para que el grupo escuche sus ideas. Con demasiada frecuencia escuchamos una buena idea, nos centramos en ella y la ponemos en juego. El problema con esto es que muchas otras buenas ideas, o incluso mejores, no se dicen porque el equipo no tuvo tiempo suficiente para expresar y diseccionar otras ideas. Por ejemplo, algunos miembros del equipo son más silenciosos que otros, y tener más tiempo para colaborar les da tiempo para presentar ideas cuando estén listos.

«Los equipos también pueden necesitar recursos con los que experimentar. Estos recursos podrían ser más dinero para comprar software, recursos físicos o incluso comida y bebida para reuniones más cómodas. Los recursos también podrían ser el acceso al personal y los líderes fuera del equipo básico para obtener asesoramiento y comentarios adicionales desde diferentes perspectivas. Proporcionar tiempo y recursos asegurará que los miembros de su equipo se sientan valorados y escuchados, y les permitirá interactuar mejor entre sí.»

Robert Kienzle, Consultor Senior de Knowmium

Use actividades de formación de equipos para construir unidad.

«La clave de una gran colaboración es garantizar que todos los miembros del equipo estén unidos. Las actividades de formación de equipos son una excelente manera de fomentar este sentimiento; mejoran la relación y reducen las barreras de comunicación.

«Incluso si tienes equipos remotos, puedes realizar actividades virtuales de creación de equipos para mantener a todos conectados. Desde las sesiones Q&A hasta la participación en juegos multijugador, hay un montón de opciones que podrían ayudar a unir a tu equipo. De este modo, podrá beneficiarse de una mejor comunicación entre equipos, una productividad mejorada y mucho más.»

Simon Elkjær, Director de Marketing de avXperten

3 Formas de Mejorar la colaboración Mediante Herramientas en línea

La tecnología es un componente clave de la colaboración en el lugar de trabajo moderno. A continuación se presentan algunas maneras en que puede usar soluciones en línea para mejorar la práctica.

Incorpore las herramientas en su flujo de trabajo.

Mejor aún, ajuste su flujo de trabajo para aprovechar las herramientas. Estas herramientas no solo están destinadas a conectar a los miembros del equipo, sino también a hacerlos más productivos. Por lo tanto, integrarlos en el flujo de trabajo diario de su equipo asegurará que obtenga el valor deseado.

Por ejemplo, puedes usar una herramienta de chat como Slack para las comunicaciones cotidianas entre los miembros del equipo. Esto podría funcionar tanto para el chat en tiempo real como para los mensajes asíncronos, como cuando dos miembros del equipo no tienen horas de trabajo superpuestas. Además, una herramienta de videoconferencia como Zoom podría funcionar para reuniones programadas.

Google Drive es un servicio popular para compartir archivos para muchas empresas, tanto pequeñas como grandes. Puedes proporcionar a tu equipo y a terceros distintos niveles de acceso a archivos y carpetas, así como enlaces directos a archivos cuando te comuniques a través de Slack. Además, colaborar en los archivos de Drive garantiza que tu equipo siempre esté trabajando con la última versión.

Las herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello pueden ayudar a tu equipo a mantener los proyectos en marcha. En lugar de consultar con cada miembro del equipo para ver su progreso, puedes usar estas herramientas para verificar el progreso de las tareas asignadas. Esto reduce el tiempo de presentación de informes, tanto para ti como para tu equipo, y garantiza que siempre estés al día. Un vistazo rápido al panel de control le permitirá saber qué áreas del proyecto pueden requerir su atención.

También puede recurrir a Glascubes para obtener una solución todo en uno que aborde múltiples necesidades de colaboración, incluidas la comunicación, el almacenamiento y el uso compartido de archivos y la gestión de proyectos. Es una herramienta segura que incluso le permite crear un número ilimitado de espacios de trabajo personalizados para diferentes departamentos, proyectos individuales o cualquier número de casos de uso.

Fomente el uso de las herramientas en línea que implemente.

Una herramienta solo es valiosa si se utiliza. A menudo, las personas se resisten al cambio y optan por usar las herramientas que mejor conocen, como el correo electrónico. Y aunque todavía hay un lugar para el correo electrónico, las herramientas de colaboración en línea facilitan la vida a todos los miembros del equipo, especialmente a los remotos.

Además, desea evitar los problemas que lo inspiraron a buscar estas herramientas de colaboración en primer lugar. Recuerde que la información se pierde u olvida fácilmente cuando no se mantiene en una ubicación centralizada.

Por eso es imperativo que aliente (o incluso exija) que todos los miembros del equipo usen las herramientas que haya seleccionado. Esta es una línea útil que puede usar para que todos se unan: «Recuerde, equipo: No existe información fuera de estas herramientas.»

Además, la mayoría de las herramientas de colaboración en línea necesitan poca o ninguna capacitación, lo que es una barrera menos para la adopción por parte de los usuarios. Por lo tanto, si un miembro del equipo sigue volviendo a las herramientas más antiguas, pregúntele con qué está teniendo problemas y envíele enlaces para ayudar a los recursos o repáselos uno a uno.

Utilice sus herramientas de colaboración para actividades divertidas.

A veces, tu equipo solo necesita un descanso mental de las cosas serias. Y tienes las herramientas para que eso suceda sin tener que enviar a todos a unas vacaciones de dos semanas.

Por ejemplo, intente usar sus herramientas de comunicación, uso compartido de archivos y gestión de proyectos para planificar un evento de trabajo divertido (es decir, el «proyecto»), como una fiesta de oficina. Para equipos totalmente remotos, puedes organizar una reunión.

Con las herramientas que mencionamos anteriormente, puedes crear un canal en Slack para intercambiar ideas y hablar sobre temas de fiesta. Google Drive podría mantener organizados los archivos asociados. Y puedes usar Asana o Trello para asignar tareas a las personas, como conseguir suministros, pedir comida y bebidas y seleccionar un lugar.

Adoptar este enfoque tiene tres beneficios:

• Proporciona a los miembros del equipo una distracción muy necesaria en la que concentrarse entre las actividades laborales más serias.
• Anima al equipo a usar las herramientas para beneficio personal( es decir, no se sienten «forzados»), aumentando su familiaridad con ellas.
• Fomenta la colaboración hacia un objetivo que beneficia a todo el equipo, que se transferirá a otras actividades de colaboración.

Habilite la colaboración cruzada entre departamentos, equipos y otras partes interesadas con Glasscubes.

Glasscubes es una solución sólida de colaboración entre equipos que garantiza que toda su organización esté al tanto de las actualizaciones de proyectos, las políticas revisadas, los anuncios de la empresa y cualquier otra cosa que considere importante compartir con su fuerza de trabajo.

Nuestra solución ofrece a equipos como el suyo la capacidad de mantenerse al tanto de las últimas actualizaciones y compartir lo que es más importante, todo mientras mantiene el trabajo en movimiento de manera eficiente. Desde la gestión de tareas hasta la comunicación y el uso compartido de archivos, nuestra plataforma le ayuda a mantenerse en contacto y estar al tanto de todo en un solo lugar.

Use discusiones en subprocesos para mantener las conversaciones en contexto, ya sea que las discusiones traten de tareas del cliente o archivos de proyecto importantes. Y hablando de archivos, compártalos a su gusto—con miembros del equipo, clientes, proveedores, etc.

Con Glascubes, puede:

• Almacenar y compartir archivos en una ubicación segura, con control automático de versiones. Incluso puede crear flujos de trabajo de aprobación y ver pistas de auditoría claras de las acciones de los usuarios.
• Asigne y administre tareas para diferentes miembros del equipo, y realice un seguimiento de ellas hasta su finalización.
• Crea espacios de trabajo personalizados para cada equipo de proyecto de tu portafolio. Los miembros del equipo pueden compartir recursos y comunicarse entre sí en su espacio de trabajo específico, y usted puede acceder a todos ellos para facilitar la supervisión.

¿Desea ver cómo organizaciones como la suya han mejorado su colaboración multifuncional utilizando nuestra solución? Echa un vistazo a estos estudios de caso de cubetas de vidrio.