El contrato se firmó hace eones y el proceso de planificación ha sido fluido, pero ahora tengo que firmar una enorme pila de algo llamado BeOS? No cubrimos todo esto en el contrato?
Las respuestas son sí, tienes que firmar el BeOS y no, no todo estaba cubierto en el contrato. En términos generales, el contrato que usted firmó tiene el espacio para usted e incluye toda la jerga legal que se requiere en los contratos. No incluye los detalles muy específicos sobre cada función, como cómo debe configurarse la sala (es decir, estilo de teatro, recepción, aula, etc.), el menú exacto que servirá, el equipo audiovisual específico que desea en una sala en particular, la solicitud especial de agua embotellada en lugar de jarras de agua en una sala de reuniones, etc. Todos esos detalles ultraespecíficos ahora se incluyen en el Orden de Eventos de Banquetes (BEO) o, a veces, en el Orden de eventos, para abreviar.
Todos los hoteles utilizan alguna forma de orden de BEO o de evento, pero algunas instalaciones de catering o lugares tendrán un formato diferente porque funcionan de manera muy diferente a un hotel. Su BEO debe incluir todo lo que necesita que la instalación sepa sobre una función en particular, como:
- Nombre de la habitación, con la tarifa de alquiler claramente indicada (si corresponde)
- Nombre de la función (es decir, Reunión de la Junta Ejecutiva del Cliente)
- Fecha y hora
- Número de personas esperadas y cómo se debe configurar la habitación (es decir, estilo de sala de juntas para 20 personas)
- Número de personas garantizado (si se trata de una función de comida)
- Menú a servir, con precios claramente indicados
- Equipo audiovisual ordenado, con precios claramente indicados
- Peticiones especiales que pueda tener (por ejemplo, coloque una jarra de agua y vidrio en cada asiento)
Las cinco cosas clave que necesita saber sobre BeOS son:
1. Un BEO es un contrato vinculante: revise cada carta de un BEO con mucho cuidado para asegurarse de que comprende completamente lo que acepta cuando inicia sesión (tanto en términos de costo como de ejecución del servicio).
2. Preste mucha atención a los números que figuran para esperado, establecido y garantizado. El número esperado es bastante sencillo; es el número de personas que espera asistir a una función. El número establecido significa el número de sillas o asientos que desea que proporcione una instalación. La garantía es el número mínimo de personas por las que debe esperar pagar.
- Por ejemplo, puede estar esperando a 185 personas para almorzar, puede configurar para 200 personas para proporcionar un poco de espacio para respirar en las mesas y puede garantizar 180 personas porque normalmente no se presenta. Al final del almuerzo, si su conteo final fue de 176 personas, su factura aún reflejará el almuerzo para 180 personas porque esa fue su garantía. Sin embargo, al final del almuerzo, si su conteo final de personas servidas es de 200, debe esperar pagar 200 porque ese es el número de personas que el hotel/lugar realmente sirvió, a pesar de que solo garantizó 180 personas.
3. El BEO es lo que el personal del hotel / lugar vive mientras se celebra su evento. Debe revisarlo cuidadosamente (consulte la primera viñeta anterior) y asegurarse de que el hotel o lugar haya traducido todas sus necesidades de manera adecuada. Si hay alguna discrepancia, la se resolverá en función de la (¡lo adivinaste!), the BEO. Asegúrese de que todo lo que el personal del hotel necesita saber sobre cada función esté listado en el BEO.
4. Por tedioso que pueda parecer, asegúrese de tener tiempo programado en su pre-conferencia para revisar todos y cada uno de los BEO. Detalladamente. No importa cuán cuidadosamente los haya revisado, siempre hay cambios de última hora que deben comunicarse. Tómese el tiempo para revisarlos con los departamentos del hotel apropiados para asegurarse de que todas las expectativas estén alineadas.
5. Si bien los BEO son minicontratos con el hotel o el lugar, no deje de incluir cosas en el contrato general que asume que se pueden incluir en el BEO. Los BeOS solo se pueden usar con el propósito de usar el espacio para reuniones y los servicios de banquetes.
Sí, sabemos que el archivo PDF de 220 páginas de BEO es abrumador. Sí, sabemos que le llevará horas revisarlo. Sí, sabemos que tomará tiempo llamar a los cambios que necesita hacer. La clave para recordar es que los BeOS son lo que hará que su evento realmente suceda en sus instalaciones. Se merecen todo el tiempo que se necesita para hacerlas bien.