PPM 101: Cómo Crear Un Proceso De Admisión De Trabajo Exitoso

Entrada de trabajo: La Puerta principal

¿Su organización tiene una «entrada única» para solicitudes de nuevos proyectos? O mejor dicho, ¿su organización tiene una puerta principal, una puerta lateral, una puerta trasera y muchas otras formas de recibir solicitudes? Tener múltiples formas de enviar solicitudes es un problema común para muchas empresas y destaca la necesidad de un proceso de admisión de trabajo estándar. Sin un proceso común de admisión de trabajo, puede ser casi imposible rastrear todo el trabajo que se está haciendo porque no hay una «fuente única de verdad». Lo que es aún peor, es posible que se esté llevando a cabo una gran cantidad de trabajo en la sombra en la organización que consume tiempo de recursos valiosos de proyectos de mayor prioridad.

Cuando se establecen organizaciones de proyectos, una de las primeras tareas es aclarar cómo se presentarán y revisarán las nuevas solicitudes de proyectos. La admisión de trabajo se refiere al proceso para crear propuestas de proyectos y obtener una decisión de ir/no ir. Este proceso a menudo funciona junto con un proceso de ideación y un marco de decisión de cartera completo, pero también puede ser independiente. El ingreso de trabajo es un componente crítico para definir la cartera de proyectos y, por lo tanto, está dentro de la etapa del ciclo de vida de «Definir la cartera». El diagrama a continuación destaca el ingreso de trabajo en el contexto del ciclo de vida de la cartera.

Los beneficios de la admisión de trabajo

Hay varios beneficios para crear un proceso de admisión de trabajo, resumidos a continuación:

• Claridad organizacional-ayudar a los empleados a comprender cómo se presentan las propuestas de proyectos dará como resultado una mayor participación de la organización
• Mayor eficiencia—tener una comprensión clara del proceso de admisión de trabajo dará como resultado una mayor eficiencia en la creación y aprobación de propuestas y acortará el tiempo requerido para crear propuestas.
• Mayor calidad-aclarar qué información se necesita en la propuesta (y por qué) dará lugar a propuestas de mayor calidad. También evitará que las personas recopilen información que no se utilizará.
• Mayor coherencia: las herramientas y plantillas comunes proporcionarán propuestas más coherentes, lo que facilitará a los encargados de adoptar decisiones comparar y revisar las propuestas.
• Control work in progress (WIP): tener procesos de admisión de trabajo ayuda al equipo de PMO y gobierno a controlar la cantidad de trabajo que ingresa a la cartera.

La ingesta de trabajo es un proceso fundamental de PMO / PPM que las organizaciones deben completar lo antes posible. Las organizaciones con buenos procesos de admisión de trabajo tienen visibilidad de toda su cartera y proyectos de mayor calidad con tasas de envío más altas.

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Pasos para crear un Proceso de Admisión de Trabajo

Desarrollar un proceso de admisión de calidad requiere un poco de esfuerzo, pero es un componente crítico para la gestión de la cartera. A continuación se describen algunos de los pasos básicos para crear un proceso de admisión de trabajo.

1. Funciones y responsabilidades del documento: es necesario documentar y comunicar las funciones y responsabilidades de cada participante en el proceso. Algunas preguntas que deben responderse incluyen: ¿quién escribirá la propuesta (gerente de proyecto, analista de negocios, patrocinador ejecutivo)? ¿Qué información se necesita? ¿Qué plantillas hay que rellenar? ¿En qué formato debe presentarse la información? ¿Quién revisará las propuestas? Cómo se tomarán las decisiones?
2. Determinar los umbrales de la propuesta de proyecto: en la mayoría de los casos, las organizaciones deben comenzar por centrarse en las solicitudes de proyectos (a diferencia de todas las solicitudes de TI que comúnmente se pueden manejar mediante un sistema de TI de tickets estándar). Esto requiere alguna definición de un proyecto (por ejemplo, ¿por encima de un umbral de dólares? ¿Por encima de un umbral de esfuerzo de recursos? Sucesivamente.). Crear estas definiciones ayudará a garantizar que todas las solicitudes coincidan con la definición de un proyecto.
3. Flujo de trabajo de documentos: el proceso de admisión de trabajo no tiene que ser complicado, pero sí es necesario definir un proceso estándar. El nivel de detalle puede aumentar con el tiempo, pero ayudar a los participantes a comprender cómo crear una propuesta, cómo presentarla y quién la revisa (y cuándo) son procesos importantes que deben documentarse.
4. Identificar herramientas para crear propuestas: los participantes necesitan saber si hay plantillas disponibles (muy recomendables) para crear una propuesta. Hay sistemas que deben ser utilizados? (por ejemplo, SharePoint, portal, sistema de gestión de carteras)? Los sistemas dedicados como Acuity PPM ayudan a automatizar el proceso de admisión de trabajo del proyecto.

Factores de éxito de Admisión en el trabajo

Hay varios factores de éxito que las organizaciones deben tener en cuenta al introducir un proceso de admisión en el trabajo.

• Tener una sola puerta de entrada a la organización». Cualquier ambigüedad aquí socavará todo el proceso de admisión de trabajo.
• Tener funciones y responsabilidades claras de todos los participantes en el proceso de admisión de trabajo. Aunque el proceso no tiene por qué ser complicado, los participantes deben comprender su papel en el proceso. Se recomienda un entrenamiento ligero.
• Aclarar qué información debe presentarse. A las personas les apasionan sus nuevas ideas y quieren hacer todo lo posible para verlas aprobadas, incluso si esto significa pasar mucho tiempo recopilando información que no es relevante para el proceso. Ayudar a los participantes a comprender qué información necesitan recopilar y cómo se utilizará agilizará el proceso y lo hará coherente.
• Borrar la propiedad del proceso. Un PMO u otro equipo necesita ser dueño del proceso, asegurarse de que funciona, proporcionar capacitación y asegurarse de que se usa correctamente
• Comunicación clara. El equipo que posee el proceso necesita comunicar en exceso cómo funciona el proceso, así como las decisiones tomadas, de lo contrario, el proceso corre el riesgo de fallar. Los procesos de admisión de trabajo (al igual que todos los procesos de gestión de carteras) necesitan cuidados y alimentación.
• Horarios claros para enviar solicitudes y hacer presentaciones. La consistencia es importante aquí. ¿Hay un día y una hora de la semana en que las propuestas deban presentarse para su revisión? ¿Existe una reunión permanente de examen en la que los encargados de adoptar decisiones examinen las propuestas? Esta información debe compartirse para que el proceso sea más eficiente.

Métricas de admisión de trabajo

Las organizaciones deben considerar capturar algunas métricas clave para el proceso de admisión de trabajo:

• Cuántas solicitudes de proyectos se originan en una organización determinada (por ejemplo, Finanzas, Operaciones, Marketing, etc.).). Cuando la organización comprende de dónde provienen sus solicitudes, puede tomar medidas para satisfacer mejor las necesidades de esas organizaciones internas.
• ¿Cuántas propuestas están incompletas?
• ¿Cuántas propuestas llegan a la semana? Por mes? Por trimestre? Esta información puede informar con qué frecuencia deben reunirse los responsables de la toma de decisiones y durante cuánto tiempo; también puede apoyar los procesos de planificación anual.

Flujo del Proceso de Admisión de trabajo

El diagrama a continuación destaca un diagrama de flujo del proceso de admisión de trabajo básico con tres pasos básicos:

1. Crear la propuesta: estos son los pasos que toma un iniciador de proyecto para investigar un concepto y completar un formulario de admisión.
2. Revisar la propuesta-es posible que el Iniciador del proyecto deba revisar la propuesta con su gerente (si corresponde). De lo contrario, un Gestor/Administrador de Cartera revisará las propuestas para asegurarse de que se ajusten a las directrices del proyecto para el proceso de admisión. En este momento, se puede pedir a otros miembros del equipo multifuncional que revisen y comenten la propuesta antes de que se envíe a un equipo de gobernanza.
3. Decisión sobre la propuesta – un equipo de gobernanza revisará la propuesta y tomará una de las tres decisiones siguientes:
   • Aprobar la propuesta – esto lleva la propuesta a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto
   • Aplazar la propuesta-la propuesta no avanza en este momento, pero permanecerá en una lista de vigilancia para una posible implementación futura.Cancelar la propuesta: la propuesta no avanza y no se realiza más trabajo.

Todas las decisiones tomadas por el equipo de gobierno deben comunicarse al Iniciador del proyecto y registrarse en un registro central o software de gestión de cartera.

Desarrollo de una Propuesta de Proyecto (Formulario de Admisión de Trabajo)

Se debe considerar cuidadosamente la creación de un buen formulario de admisión. La tentación es exigir que se complete mucha información antes de revisar la propuesta. Cada organización necesita determinar la cantidad mínima de información importante para tomar una decisión, de lo contrario se puede dedicar tiempo innecesario a recopilar datos que no se utilizan. (Recuerde: la información recopilada pero no utilizada es una pérdida de recursos de la organización). Los ejemplos a continuación representan los tipos de información que se pueden recopilar en un formulario de admisión de trabajo (no estamos abogando por el uso de todos ellos a menos que sea necesario). Los proyectos internos a menudo tienen un componente digital / TI o una solicitud de mejora de procesos. La información de ejemplo para proyectos de cara externa está orientada al producto.

Ejemplos de Información Recopilada para Proyectos Internos

• Nombre del iniciador
• Nombre del patrocinador
• Oportunidad/problema
• Estado actual/antecedentes
• Propuesta
• Objetivos/objetivo
• Riesgos
• Costo y beneficio estimados
• Fecha necesaria
• Partes interesadas afectadas

Ejemplos de Información Recopilada para Proyectos Externos

• Objetivo de negocio
• Definición de mercado
• Tendencias de mercado/perspectivas
• Panorama competitivo
• Cliente objetivo
• Necesidades del cliente
• Competencia productos
• Descripción del producto
• Posicionamiento del producto
• Recursos necesarios
• Viabilidad / riesgos
• Costo / beneficio financiero

Admisión de trabajo y Agilidad

Existe una idea errónea común de que las prácticas ágiles no funcionan bien con la administración de carteras. Nuestra opinión es que la metodología Ágil todavía puede funcionar con procesos estándar de gestión de carteras. El hecho es que, antes de que comience el trabajo del proyecto, el equipo de gobernanza de la cartera debe evaluar las solicitudes de proyectos y aprobar proyectos que estén alineados con los objetivos estratégicos. Ya sea que una organización practique cascada, ágil o híbrida, las solicitudes de proyectos deben evaluarse antes de que comience el trabajo. Agile es simplemente una metodología para entregar valor de forma iterativa (durante la ejecución del proyecto); no entra en conflicto con los procesos de gestión de cartera estándar.

Resumen

La ingesta de trabajo es un proceso fundamental de PMO / PPM que las organizaciones deben completar lo antes posible. Las organizaciones con un buen proceso de aprobación de admisión tienen una mejor visibilidad de toda su cartera y proyectos de mayor calidad con tasas de presentación más altas. Todo esto se traduce en una cartera de proyectos saludable, que luego requiere una buena priorización. Una vez que este proceso se haya establecido y funcione bien, se debería considerar la posibilidad de establecer un marco de gobernanza de cartera completo. Acuity PPM ofrece un módulo de admisión de trabajo para que las organizaciones gestionen mejor su proceso de admisión de trabajo.

Si tiene preguntas sobre cómo desarrollar un proceso de admisión de Trabajo o necesita ayuda de expertos, contáctenos hoy mismo.