Preguntas frecuentes sobre Casos de Apoyo

Cómo Escribir un Caso de Apoyo

A: En su forma más simple, el caso de apoyo es un folleto de inversión filantrópica: un documento sencillo que le dice a los posibles donantes lo que su organización espera lograr con sus donaciones filantrópicas. Se puede desarrollar un caso para una campaña o para la recaudación de fondos de proyectos especiales. Sin embargo, con frecuencia, las organizaciones con programas de recaudación de fondos exitosos han desarrollado un caso de apoyo que posiciona a la organización para inversiones que respaldan la amplitud completa de sus actividades, desde donaciones anuales, donaciones planificadas y programas de donaciones importantes, hasta eventos especiales.

P: ¿Cuáles son los criterios para un caso de soporte exitoso?

A: A veces llamado una declaración de caso, el documento de caso puede variar ampliamente en longitud y formato de una organización a otra. Rara vez se utiliza en su totalidad, sino que se convierte en la fuente de información y mensajes que se pueden adaptar a los donantes individuales y a una variedad de materiales. El caso también es información de lectura obligatoria para todos los buenos voluntarios.

Independientemente de su apariencia, un caso de apoyo efectivo cumplirá con los siguientes criterios:

• El caso posiciona las oportunidades de recaudación de fondos de la organización como inversiones que son consistentes con los valores e intereses del donante.
• El caso se basa en las fortalezas de la organización, no en sus «necesidades».»Las organizaciones exitosas identifican problemas en la comunidad y luego demuestran cómo ellos—y sus donantes—responden positivamente. Lo único de lo que debes preocuparte son las necesidades de tus donantes.
• El caso posiciona a la organización, su valor e impacto, en un contexto amplio de comunidad y sociedad; también puede establecer el tono de abundancia, en lugar de necesidad. Por ejemplo: la organización tiene abundante ayuda para dar a la comunidad, pero simplemente necesita su ayuda para que esa ayuda esté disponible; o el donante tiene muchas oportunidades de compartir recursos y nuestra organización se beneficiaría de esos recursos porque estamos haciendo el bien de estas maneras únicas.
• El caso debe ser preciso y, para que tenga un valor continuo para la organización, debe actualizarse periódicamente para mantener la información actualizada.
• Tanto emocional como racional, el caso incluye anécdotas y logros que atraen al corazón, así como datos estadísticos que incluyen datos demográficos, puntos de referencia, resultados, etc.
• El caso debe tener un impacto, lo que se hace mejor si es directo, organizado y significativo. También transmite un sentido de urgencia para alentar la acción inmediata del donante.

P: ¿Qué contiene el estuche?

A: Cada caso de apoyo debe incluir:

• Historia: Incluye antecedentes sobre la organización que transmite al donante una tradición creíble de cumplimiento significativo de su misión, buena administración de los recursos e impacto positivo en su comunidad.
• Visión: Al articular la visión de la organización, proporciona una hoja de ruta general de hacia dónde se dirige y proporciona una oportunidad temprana para traer a los donantes y posibles donantes junto con usted en el futuro.
• Impacto-El caso debe responder preguntas como: ¿Qué haces por mí? Para mi comunidad? Para nuestra sociedad? O para la educación, el cuidado de la salud, la vida espiritual, etc.
• Programas y servicios: Describe los aspectos de la organización que la hacen de un valor único para sus grupos de interés y su comunidad. Aunque no necesariamente incluye todos los programas, proporcione una variedad para que los donantes comprendan la amplitud de los servicios y encuentren oportunidades de interés para su apoyo.
• Objetivo de recaudación de fondos – El caso concluye con el objetivo y las formas en que el donante puede ayudar a realizarlo.

El Caso de Apoyo de la Campaña también puede incluir:

• Planes y Detalles del proyecto: La adición de información visual y detalles sobre proyectos de capital, por ejemplo, ayudará al donante a ver la visión del crecimiento de la organización y la contribución de este proyecto a la misma.
• Detalles de recaudación de fondos-Para una campaña integral, los objetivos para cada segmento de la campaña—capital, programas, dotación—deben incluirse en el caso para tener información adecuada para una variedad de intereses de los donantes.
• Beneficios y reconocimiento: El caso de la campaña puede incluir oportunidades de nombres y otras formas de reconocimiento de la campaña.

P: ¿Quién es la audiencia para el caso?

A: La audiencia principal para el caso son las personas que pueden tener el mayor impacto en su éxito de recaudación de fondos: los principales prospectos de regalos y líderes voluntarios. Puede identificar a su grupo objetivo haciendo estas preguntas:

• ¿Quién es nuestro posible donante? ¿Nuestro futuro líder?
• ¿Cuál es su conexión con nuestra organización?
• ¿cuáles son sus preocupaciones y aspiraciones?

P: ¿Quién desarrolla el caso de soporte?

A: Desarrollar el caso es un excelente medio de establecer una asociación con posibles donantes y aumentar la participación. A través de un proceso cuidadosamente guiado, la organización invita a la participación de las partes interesadas clave y cultiva la participación y el compromiso con su organización que bien puede conducir a la promoción voluntaria y el apoyo financiero.

P: ¿Cuáles son los pasos para desarrollar el caso?

1. Revise la investigación aplicable a su organización, como estudios de viabilidad, estudios demográficos, estudios de mercado, etc.- para determinar:

• percepciones y actitudes existentes sobre su organización; y
• motivaciones de los donantes, incluidas las aspiraciones.

2. Organizar un Comité Asesor de Casos de Apoyo que incluya donantes y voluntarios clave y el personal apropiado. Este comité puede incluir hasta diez miembros; debe examinar el caso para obtener apoyo durante el proceso y recomendar la aprobación del documento a la dirección; y debe reunirse solo hasta que se complete el proceso del caso.

3. Reúna documentación que respalde las afirmaciones hechas en el caso. Este material probablemente caerá en tres categorías que:

• describir las fortalezas institucionales, como los informes anuales, las solicitudes de subvenciones, los materiales promocionales, la declaración de objetivos, etc.
• justificar los objetivos de recaudación de fondos, como planes arquitectónicos, presupuestos y documentos de planificación estratégica; y
• ilustrar los problemas y comunidades abordados por la organización, como el desarrollo económico, la cámara de comercio, las áreas profesionales, las denominaciones religiosas, etc.

4. Para fortalecer la relación y recopilar testimonios y anécdotas, entrevistar a personas seleccionadas que pueden hacer que la campaña sea un éxito, incluidos los principales donantes, la familia institucional (personal y voluntarios) y representantes de la comunidad filantrópica externa.

5. Escribe un borrador del caso. Compártalo con el comité asesor, sus líderes organizacionales y cualquier donante y voluntario adicional que el comité pueda sugerir.

6. Revisar el caso en función de los comentarios recogidos de estas diversas audiencias. El comité luego llevará el caso a los líderes de la organización, como la junta, para su aprobación.

P: ¿Quién escribe el caso de soporte?

A: Miembros del personal y voluntarios participan en el proceso de desarrollo del caso. El documento debe ser escrito por una persona de su organización que haya participado en este proceso o por un escritor profesional (que también debe participar en el proceso de desarrollo del caso). El escritor elegido para esta tarea debe tener la capacidad de:

• escribir prosa concisa que esté bien organizada y use el lenguaje hábilmente;
• vea la organización a través de los ojos de los donantes y voluntarios; y
• represente a la organización y su visión con precisión y equilibre las muchas ideas recogidas durante el proceso.

P: ¿Cómo se utiliza el estuche?