La configuración adecuada del plan de cuentas para organizaciones sin fines de lucro es el primer paso fundamental para comenzar con su sistema de contabilidad de fondos para organizaciones sin fines de lucro.
Beneficios del Plan de Cuentas para Organizaciones sin fines de lucro
En todos los sistemas de contabilidad, el propósito principal es facilitar la presentación de informes. Lo que distingue a las organizaciones sin fines de lucro de los sistemas de contabilidad con fines de lucro es la segmentación por fondo.
El propósito principal del plan de cuentas para organizaciones sin fines de lucro es categorizar todas las transacciones financieras de su organización. Esto facilita la presentación de informes y la elaboración de estados financieros. La configuración adecuada de su plan de cuentas es esencial para crear controles internos significativos y relevantes, así como informes externos a fuentes de financiación externas.
Dado que los contadores suelen ser muy meticulosos con los números, el plan de cuentas es numérico y sigue un orden lógico. Esto hace que sea más fácil clasificar las cuentas por sus categorías asignadas para los informes y al localizar cuentas específicas.
Los activos de cinco categorías de Cuentas sin fines de Lucro
- son los que posee, como efectivo, cuentas por cobrar, inversiones, gastos prepagados, inventario y activos fijos.
- Los pasivos son lo que debe, como cuentas por pagar, gastos acumulados, notas por pagar e ingresos diferidos.
- Los activos netos o los saldos de fondos representan el patrimonio neto de su organización.
- Los ingresos son dinero proveniente de donaciones, servicios de programas, subvenciones, ingresos por eventos de recaudación de fondos e ingresos por inversiones.
- Los gastos son dinero que sale para salarios, impuestos de nómina, servicios profesionales, alquiler, servicios públicos, viajes, etc.
En Contabilidad 101 nos enseñaron a seguir el siguiente orden lógico:
- Actual Assets1000-1999
- Liabilities2000-2999
- Net Assets3000-3999
- Revenue4000-4999
- Expenses5000-9999
Generalmente los números de su cuenta la longitud puede ser de tres a cinco dígitos de largo, dependiendo del número de cuenta que usted necesita.
Los salarios pueden ser el número de cuenta 500 o 5000.
Las organizaciones sin fines de lucro necesitan más que un simple plan de cuentas. Necesitan separar la actividad en al menos dos capas más.
- Identifique sus activos o fondos netos.
- Identifique su área funcional para programas y servicios de apoyo.
- Identifique la cuenta de activos, pasivos, activos netos, ingresos y gastos.
Algunas organizaciones sin fines de lucro necesitan capas adicionales para identificar fuentes de financiación, subvenciones o proyectos dentro de los programas.
El formato de número de cuenta mínimo para informar de manera efectiva sobre todos los aspectos financieros de una organización sin fines de lucro sería de tres segmentos:
- Segmento de fondos: Identifica sus fondos, Sin restricciones, de forma Temporal y Permanente.
- Segmento de Centro de costos: Identifica el área funcional, el departamento, la subvención, la fuente de financiación y el programa.
- Número de Cuenta – Identifica la cuenta individual. Efectivo, cuentas por pagar, ingresos y gastos.
El plan de cuentas de una organización sin fines de lucro es como un sistema de archivo muy eficiente. Tiene gabinetes de archivos separados para cada uno de sus fondos, sin restricciones, restringidos temporalmente y restringidos permanentemente. Cada cajón del archivador es su área funcional para programas y servicios de soporte. Los archivos dentro de cada cajón representan sus cuentas de activos, pasivos, ingresos y gastos. Un sistema de archivo eficiente facilitará la generación de estados financieros precisos y significativos.
Al configurar el sistema de contabilidad de su organización sin fines de lucro, asegúrese de usar un sistema de software que le permita configurar fácilmente su sistema de archivos con todos los cajones y archivos apropiados que necesita para informar sobre su actividad financiera.