Cometerás errores de contabilidad de vez en cuando, por lo que saber cómo detectar estos problemas es una habilidad importante a desarrollar independientemente de la aplicación de software de contabilidad que utilices en tu pequeña empresa. Podrá detectar muchos errores revisando el balance de prueba de su empresa.
Sin embargo, encontrará que no todos los errores contables afectan el balance de comprobación. Por esta razón, es importante aprender sobre este tipo de errores contables para que pueda encontrarlos y corregirlos. Debe tener en cuenta que estos tipos de errores son los más difíciles de identificar y resolver.
Omisión
Se produce un error de omisión cuando una transacción se omite por completo de los libros de su empresa. Es posible que se olvide de ingresar una transacción de gastos o ingresar la venta de un producto o servicio. Estas transacciones son difíciles de detectar. Por lo tanto, debe asegurarse de tener una rutina sólida para ingresar estas transacciones a tiempo.
La razón más común por la que no se ingresan estas transacciones es que la documentación (como la factura de un proveedor) se pierde. Es menos probable que pierda o extravíe estos documentos de respaldo si los introduce a tiempo en su sistema de software de contabilidad lo antes posible.
Reversión
Un error de reversión ocurre cuando una transacción que debería haberse registrado como débito se registra como crédito. Por ejemplo, puede ingresar una factura como pago o reembolso. No notará este error en su saldo de prueba porque el saldo de prueba seguirá estando en equilibrio.
Principio
Se produce un error de principio cuando usted o su contable aplican incorrectamente un principio contable. Puede gastar activos que deben registrarse como activos. Tanto los activos como los gastos se registran en los libros como débitos, por lo que se trata de un error técnico.
Comisión
Se produce un error de comisión al introducir una transacción en la clase correcta pero en el libro mayor subsidiario incorrecto. Por ejemplo, cometerá este error si aplica un pago a la factura incorrecta. Su saldo de prueba mostrará la cantidad correcta adeudada por un cliente, pero los libros mayores subsidiarios de su cliente individual serán incorrectos.
Entrada subsidiaria
Un error de entrada subsidiaria ocurre cuando se comete un error al ingresar una transacción. Por ejemplo, si le presta a un cliente 5 5,000, pero ingresa solo 5 500 como préstamo y withdrawal 500 como retiro de su cuenta de efectivo, encontrará que este error se transfiere a su saldo de prueba. Su balance de prueba será correcto.
El método más común para detectar estos errores es realizar conciliaciones contables. Continuando con el ejemplo anterior, detectaría este error cuando realizara sus conciliaciones bancarias. Usted encontraría que le faltarían 4 4,500 en efectivo en su cuenta bancaria, y luego sería capaz de corregir el error.
Prevención
Tendrá que desarrollar buenos controles y procesos internos para detectar errores. Por ejemplo, querrá asegurarse de que todos sus formularios sean consistentes para que los empleados entren en una rutina al ingresar información en su software de contabilidad. También querrá asegurarse de tener suficiente personal para poder manejar la carga de trabajo. La falta de personal conducirá a la fatiga de los empleados, lo que resultará en fatiga de los trabajadores, trabajo apresurado y más errores de contabilidad.
Detección
Si bien querrá desarrollar métodos para evitar errores siempre que sea posible, los errores enumerados anteriormente se producirán de vez en cuando. No puede evitar que ocurran todos los errores. Debe realizar varias conciliaciones al final de mes y año para detectar muchos errores y poder corregirlos.
Las conciliaciones bancarias, por ejemplo, deben realizarse mensualmente. Los activos fijos solo se pueden conciliar anualmente para que pueda asegurarse de haber reservado la cantidad correcta de gastos de depreciación.
Encontrará que si busca formas de evitar errores y tiene una rutina de realizar revisiones y conciliaciones de sus registros contables, su negocio funcionará sin problemas y reducirá el número de errores contables.