Tipos de informes de negocios en comunicación de negocios

Tipos de informes de negocios en Comunicación de negocios

Los informes de negocios se clasifican en muchos aspectos. Estos tipos de informes comerciales se explican brevemente.

Informes sobre la base de la Importancia o Frecuencia

Los informes se clasifican en dos tipos. Son informes ordinarios o de rutina e informes especiales.

1. Informe Ordinario o de Rutina

Los informes ordinarios se preparan y presentan ante el director general a intervalos específicos o a la siguiente persona autorizada en la rutina comercial. Los informes se presentarán diariamente, semanalmente, quincenalmente, mensualmente, trimestralmente, bianualmente o anualmente. Este tipo de informe contiene una mera exposición de hechos en detalle sin ninguna opinión o recomendación del denunciante.

Los ejemplos de informes de rutina son el Informe de Directores a la Junta General Anual, el Informe de Auditor a la Junta General Anual, el Informe de Ventas, el Informe de Producción y similares.

2. Informe especial

Este tipo de informe se prepara y presenta ante la alta dirección a petición específica. Por lo general, contiene las opiniones o recomendaciones del reportero con la ayuda de hechos y argumentos. Ejemplos de informes especiales son la apertura de una sucursal, la introducción de un nuevo producto, la mejora de la calidad o el cambio de la forma o el tamaño del producto y similares.

Informes sobre la base de Formalidades legales

Los informes se clasifican en dos tipos. Son un informe formal y un informe informal.

1. Informe formal

El informe formal se prepara en el formato prescrito y se presenta ante la autoridad competente en un procedimiento establecido. Informes presentados por funcionarios o comités de órganos constituidos (por ejemplo, Empresas, Sociedades Cooperativas, Órganos locales, etc.)) suelen ser informes formales.

2. Informe informal

El informe informal se prepara en un formato conveniente para el informador y se presenta directamente ante la persona requerida cuando se le solicite. Se presenta un informe oficioso en forma de carta o memorando. Generalmente, toma la forma de una comunicación de persona a persona.

Los informes formales se clasifican en dos tipos. Son informes estatutarios y no estatutarios.

Informes sobre la base de la Función

Los informes se clasifican sobre la base de la función en dos tipos. Son informativos e interpretativos.

1. Informe informativo

Se prepara y presenta un informe informativo con la ayuda de la información disponible al máximo con respecto a un problema o situación.

2. Informe interpretativo

Un informe interpretativo no solo contiene los hechos, puntos de vista y opiniones de los reporteros y otras personas, sino que también incluye las causas de un problema o evento y las medidas correctivas necesarias con recomendaciones.

Informes sobre la base de las reuniones

Cuando se organiza una reunión en cualquier organización empresarial, el secretario o cualquier otra persona prepara un informe sobre las deliberaciones de la reunión. Esos informes se clasifican en dos tipos. Son un Informe Verbal y un Informe Resumido.

1. Informes de verbalización

Un informe de verbalización es un registro completo palabra por palabra de todas las discusiones realizadas en una reunión. Por ejemplo, el nombramiento de un Auditor. Se aprueba una resolución en la reunión. Del mismo modo, se nombra a los directores y la remuneración y los beneficios del personal clave se fijan mediante la aprobación de una resolución. En este caso, se elabora un informe que incluye el registro de verbalización de las resoluciones aprobadas con los nombres de los proponentes y secundadores, la forma de votación y los resultados.

Sin embargo, el informe de verbalización no debe confundirse con el acta de la reunión, que es el acta oficial de las deliberaciones y las decisiones adoptadas en la reunión.

2. Informe resumido

Se prepara un informe resumido con la ayuda de los detalles esenciales discutidos en la reunión. Este tipo de informe se prepara para enviar a la prensa o a los accionistas de la empresa o miembros de la institución.

Informes sobre la naturaleza del tema tratado

En el informe se incluyen los siguientes informes, que se clasifican en función de la naturaleza del tema tratado.

1. Informe de resolución de problemas

Puede surgir un problema en cualquiera de los departamentos o en toda la organización. Por lo tanto, la alta dirección puede solicitar un informe para resolver el problema. Cuando, el reportero recopila información diversa para encontrar las causas de tal problema. Además, el informe concluye con las formas de resolver el problema. Este tipo de informe se denomina Informe de Resolución de problemas.

2. Investigación

Una máquina puede ser avería en las instalaciones de la fábrica. A veces, puede haber una rivalidad entre los dos grupos de trabajadores. Ahora, la dirección quiere saber la verdadera razón de la rotura de la máquina y el choque grupal entre los trabajadores. En este caso, el reportero analiza el incidente a través de una investigación detallada y encuentra la verdad. Por último, el informador presenta los hechos en el formulario de informe ante la alta dirección.

3. Informe de rendimiento

La organización empresarial desea conocer periódicamente el rendimiento de cada departamento o el rendimiento de una sucursal o el rendimiento de un empleado recién nombrado o el rendimiento de empleados existentes para ascensos, traslados y similares. La dirección no está en condiciones de tomar una decisión sin conocer el desempeño. Por lo tanto, se le pide a un reportero que prepare el informe de rendimiento por cualquiera de las razones mencionadas anteriormente.

4. Informe técnico

Se han realizado muchos cambios en la tecnología. Cada vez que una empresa va a introducir un proceso mecánico en lugar de un proceso manual, se evalúa el nivel de tecnología requerido. A veces se puede cambiar un diseño en el producto existente, si es así, se debe adoptar la última tecnología. En este caso, un informe detallado es esencial para la alta dirección para tomar una decisión. Este tipo de informe se denomina Informe Técnico.

Informes de Comités o Subcomités

Los comités o subcomités son formados por la alta gerencia para preparar el informe sobre cualquiera de los temas. En los informes de los comités o subcomités se incluyen los siguientes elementos.

1. Informe de Comisión Permanente
2. Comité Adhoc Informe
3. Minority Report
4. Mayoría de Informe

1. Informe del Comité Permanente

Los comités permanentes son de naturaleza permanente y se encargan de algunos aspectos continuos de la organización empresarial.

Por ejemplo: Finanzas, Rendimiento de los Empleados, Rendimiento de los Departamentos, etc. El comité permanente vigila continuamente estas cuestiones y presenta el informe a intervalos frecuentes.

2. Informe de Comité Especial o especial

Los comités especiales o especiales se nombran para ocuparse de la investigación especial y se disuelven tan pronto como se presenta el informe. Por lo tanto, la vida del comité especial es temporal.

Por ejemplo: Ocurrencia de incendio o accidente en las instalaciones de la fábrica. Las causas de incendio o accidente se encuentran formando un comité especial.

3. Minority Report

Se nombran comités o subcomités para presentar el informe basado en la investigación de un tema especial. En general, se seleccionan tres miembros para formar un comité o subcomité. Un miembro será el presidente de dicho comité o subcomité.

Si los miembros tienen opiniones o puntos de vista diferentes sobre el tema tratado, el miembro disidente puede adjuntar las notas de desacuerdo o presentar un informe por separado. Este informe se denomina Informe de las Minorías. Sin embargo, los miembros disidentes deben firmar el informe de la mayoría con una nota de disidencia.

4. Informe de la mayoría

En general, todos los miembros del comité o subcomité, incluido el presidente, tienen una opinión unánime entre ellos. En caso afirmativo, sólo se prepara un informe que se presenta al órgano responsable. De no ser así, los miembros mayoritarios del comité o subcomité tienen opiniones diferentes a las de los miembros minoritarios. En este caso, los miembros de la mayoría presentarán un informe ante el órgano responsable. Este informe se denomina informe de la mayoría.