Virginia Wesleyan University

La comunicación es uno de los factores más importantes para el éxito empresarial. Independientemente del tamaño y la industria, las organizaciones dependen de una comunicación efectiva. Sin embargo, si bien parece sencillo, el proceso de facilitar una comunicación eficaz puede ser complejo. Debido a que la comunicación promueve un mejor trabajo en equipo y colaboración, contribuye a la finalización exitosa de muchos tipos de proyectos e incluso a los objetivos generales de una organización.

Definir los Componentes del Proceso de comunicación

La comunicación exitosa implica varios componentes que llevan un mensaje a través del proceso de principio a fin, incluidos los siguientes:

• El remitente: Se refiere a personas con una idea, solicitud o información que desean compartir. Depende del remitente considerar a la audiencia y elegir un método que transmita la información de manera efectiva.
• El receptor: El receptor es la persona a la que está destinado el mensaje. Estas personas son responsables de comprender y procesar la información que se les proporciona.
• El mensaje: Se refiere al contenido del mensaje que el remitente quiere que el receptor escuche.
• El medio: El medio es el dispositivo o las circunstancias a través de las cuales se transmiten los mensajes. Esto podría ser un teléfono celular (mensaje de texto) o una computadora (mensajería instantánea).
• La retroalimentación: El proceso de comunicación normalmente termina cuando el mensaje deja a una persona y llega con éxito a otro individuo o grupo. Esto implica transmitir, recibir y, lo más importante, comprender. El receptor también debe proporcionar comentarios que indiquen comprensión al responder al mensaje.
• Los factores externos: El proceso de comunicación a menudo sale mal, y los factores externos suelen ser los culpables. Los ejemplos incluyen «ruido» que interrumpe la transmisión o algo más complicado, como la falta de contexto.

Estrategias de comunicación eficaces en el lugar de trabajo

Hay varias maneras de fomentar una comunicación eficaz en el lugar de trabajo, muchas de las cuales implican trabajar de arriba hacia abajo. La revista Entrepreneur sugiere que los líderes empresariales incorporen estrategias como:

Definir Qué es una Comunicación adecuada

El primer paso para establecer las mejores prácticas de comunicación es decidir qué es aceptable y qué no. Entrepreneur señala que puede hacer las siguientes preguntas para comenzar: «¿En qué medida la comunicación debe ser formal y cuándo? ¿Se fomenta y permite la comunicación informal, o se requiere un enfoque de solo negocios en todos los ámbitos? ¿Cuál es la forma adecuada de dirigirse a superiores, asociados y clientes?»

Eliminar el lenguaje débil

Una de las formas más importantes de establecer estrategias de comunicación efectivas es eliminar el lenguaje débil. Los líderes empresariales deben trabajar para asegurarse de que están transmitiendo puntos importantes con claridad, y eso comienza con la autoconciencia y haciendo cambios sutiles en sus propios hábitos de habla. Un ejemplo es evitar el uso de la palabra «pero» porque «se puede interpretar para invalidar las afirmaciones o ideas de otros», explica Entrepreneur.

Enfóquese en la claridad de la comunicación

También es importante ser preciso en su idioma, siempre diciendo lo que quiere decir y preguntando al receptor si su mensaje es claro. Cuando su lenguaje es ambiguo, es difícil establecer expectativas claras y trabajar bien con otros en proyectos, presentaciones y más.

Sea intencional Con la Comunicación Digital

A medida que el correo electrónico y la mensajería instantánea se vuelven cada vez más centrales para la comunicación en el lugar de trabajo, los líderes deben establecer expectativas en torno a cómo los empleados usan estas herramientas. Discuta qué tipos de comunicación se pueden llevar a cabo digitalmente, como preguntas rápidas o aclaraciones, y qué tipos de conversaciones requieren interacción cara a cara.

Otras estrategias de comunicación eficaces incluyen las siguientes:

• Anime al receptor a hacer preguntas. Esto permitirá al remitente determinar si el receptor ha interpretado con precisión el mensaje y permite cualquier aclaración necesaria.
• Elija fraseo no agresivo. Cuando el remitente da comentarios como,» No me estoy comunicando bien » frente a «No entiendes lo que estoy diciendo», le quita presión al receptor.
• Ser hiperactivo de señales no verbales. El tono y el lenguaje corporal pueden interrumpir el mensaje de un remitente. Preste atención a cómo su lenguaje corporal puede estar contribuyendo a resultados de comunicación deficientes y trabaje para parecer abierto y alerta.
• Entiende a tu audiencia. La terminología que utilice el remitente debe depender de la audiencia. Un grupo de contadores podría entender las proyecciones trimestrales, mientras que los equipos de tecnología tienen un cuerpo de conocimientos diferente.

Tomar medidas como estas para facilitar una comunicación efectiva es fundamental para una gestión exitosa, así como para el avance profesional. Los líderes y gerentes de negocios necesitan fuertes habilidades de comunicación oral y escrita que les permitan comunicarse tanto con los empleados como con los superiores.

Dificultades de comunicación

Si no se implementan estrategias como las anteriores, pueden surgir dificultades y obstáculos. Un ejemplo es la disminución de la productividad, porque una mala comunicación puede causar retrasos y un trabajo ineficiente. Otra consecuencia de la mala comunicación es la baja moral. Debido a que una buena comunicación establece expectativas claras para los empleados, la falta de ti puede contribuir a la mala calidad del trabajo, ya que los trabajadores no entienden sus responsabilidades. También puede causar errores que podrían haberse evitado fácilmente.

Estos son algunos otros escollos de comunicación a tener en cuenta, de acuerdo con las Estrategias de Comunicación Empresarial:

• Diferencias de perspectiva: Cuando el emisor y el receptor tienen diferentes responsabilidades u objetivos laborales, a menudo tienen diferentes puntos de vista. Esto puede llevar a falta de comunicación o retroalimentación negativa.
• Diferencias en el nivel de conocimiento: Los líderes y ejecutivos de negocios tienen acceso a información que los empleados de nivel inferior no conocen. En este caso, es importante compartir toda la información relevante por adelantado, para que todas las partes tengan suficiente contexto para continuar.
• Falta de lenguaje común: Si más de un departamento está trabajando en conjunto en un proyecto, pueden estar trabajando dentro de diferentes parámetros y usar una jerga diferente para transmitir lo que significan. Este suele ser el caso cuando se trabaja con equipos de tecnología de la información.

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