FAQ sur le Soutien

Comment rédiger un Dossier de soutien

A: Dans sa forme la plus simple, le dossier de soutien est un prospectus d’investissement philanthropique: un document simple qui indique aux donateurs potentiels ce que votre organisation espère accomplir avec leurs dons philanthropiques. Un cas peut être développé pour une campagne ou pour une collecte de fonds de projets spéciaux. Cependant, souvent, les organisations qui ont des programmes de collecte de fonds réussis ont développé un argument de soutien qui positionne l’organisation pour des investissements qui soutiennent toute l’étendue de ses activités — des dons annuels, des dons planifiés et des programmes de cadeaux importants aux événements spéciaux.

Q: Quels sont les critères pour une demande de soutien réussie?

R : Parfois appelé énoncé de cas, le document de cas peut varier considérablement en longueur et en format d’une organisation à l’autre. Il est rarement utilisé dans son intégralité, mais devient plutôt la source d’informations et de messages qui peuvent être adaptés aux donateurs individuels et à une variété de matériaux. Le cas est également une information à lire absolument pour tous les bons bénévoles.

Quelle que soit son apparence, un cas de soutien efficace répondra aux critères suivants:

• Le cas positionne les opportunités de collecte de fonds de l’organisation comme des investissements compatibles avec les valeurs et les intérêts du donateur.
• Le cas est basé sur les forces de l’organisation, pas sur ses « besoins. » Les organisations qui réussissent identifient les problèmes dans la communauté et démontrent ensuite comment elles — et leurs donateurs — réagissent positivement. Les seuls besoins dont vous devez vous soucier sont les besoins de vos donateurs.
• L’affaire positionne l’organisation — sa valeur et son impact – dans un contexte général de communauté et de société; elle peut également donner le ton de l’abondance plutôt que du besoin. Par exemple: l’organisation a une aide abondante à donner à la communauté, mais a simplement besoin de votre aide pour rendre cette aide disponible; ou le donateur a de nombreuses occasions de partager des ressources et notre organisation bénéficierait de ces ressources parce que nous faisons du bien de ces manières uniques.
• Le cas doit être exact et, pour être d’une valeur continue pour l’organisation, il doit être actualisé périodiquement pour maintenir l’information à jour.
• À la fois émotionnelle et rationnelle, l’affaire comprend des anecdotes et des réalisations qui font appel au cœur, ainsi que des données statistiques qui incluent des données démographiques, des repères, des résultats, etc.
• L’affaire doit avoir un impact, ce qui est mieux fait si elle est ponctuelle, organisée et significative. Cela traduit également un sentiment d’urgence d’encourager une action immédiate du donateur.

Q: Que contient le boîtier?

R:Chaque demande de soutien doit inclure:

• Historique — Inclure des informations sur l’organisation qui transmettent au donateur une tradition crédible d’accomplissement significatif de sa mission, de bonne gestion des ressources et d’impact positif sur sa communauté.
• Vision – En articulant la vision de l’organisation, vous fournissez une feuille de route générale indiquant où vous vous dirigez et fournissez une opportunité précoce d’amener les donateurs et les donateurs potentiels avec vous dans le futur.
• Impact — L’affaire doit répondre à des questions telles que: Que faites-vous pour moi? Pour ma communauté ? Pour notre société ? Ou pour l’éducation, les soins de santé, la vie spirituelle, etc.
• Programmes et services – Décrivez les aspects de l’organisation qui la rendent particulièrement précieuse pour ses circonscriptions et sa communauté. Bien qu’ils n’incluent pas nécessairement tous les programmes, offrez-en une variété afin que les donateurs comprennent l’étendue des services et trouvent des occasions d’intérêt pour leur soutien.
• Objectif de collecte de fonds — L’affaire se termine par l’objectif et les moyens par lesquels le donateur peut aider à le réaliser.

La Campagne de soutien peut également inclure:

• Plans et détails du projet — L’ajout d’informations visuelles et de détails sur les projets d’immobilisations, par exemple, aidera le donateur à voir la vision de la croissance de l’organisation et la contribution de ce projet à celle-ci.
• Détails de la collecte de fonds – Pour une campagne complète, les objectifs de chaque segment de la campagne — capital, programmes, dotation — doivent être inclus dans le dossier afin d’avoir des informations appropriées pour les intérêts de divers donateurs.
• Avantages et reconnaissance – Le cas de la campagne peut inclure des opportunités de nommage et d’autres formes de reconnaissance de la campagne.

Q: Qui est le public pour l’affaire?

R: Le public principal de l’affaire est les personnes qui peuvent avoir le plus d’impact sur le succès de votre collecte de fonds: les principaux prospects de dons et les leaders bénévoles. Vous pouvez identifier votre groupe cible en posant ces questions :

• Qui est notre donneur potentiel? Notre futur leader ?
• Quel est leur lien avec notre organisation?
• Quelles sont leurs préoccupations et leurs aspirations ?

Q: Qui développe le cas de soutien?

R: Développer le dossier est un excellent moyen de construire un partenariat avec les prospects et les donateurs et d’accroître l’implication. Grâce à un processus soigneusement guidé, l’organisation invite la participation des parties prenantes clés et cultive l’engagement et l’engagement envers votre organisation qui pourraient bien mener à la défense des intérêts des bénévoles et au soutien financier.

Q: Quelles sont les étapes pour développer le cas?

1. Examinez les recherches applicables à votre organisation— telles que les études de faisabilité, les études démographiques, les études de marché, etc.- pour déterminer:

• perceptions et attitudes existantes au sujet de votre organisation; et
• motivations des donateurs, y compris les aspirations.

2. Organiser un Comité consultatif de cas pour le soutien qui comprend les principaux donateurs et bénévoles et le personnel approprié. Ce comité peut comprendre jusqu’à dix membres; il devrait examiner le dossier pour obtenir un soutien pendant le processus et recommander l’approbation du document à la direction; et il ne devrait se réunir que jusqu’à ce que le processus de dossier soit terminé.

3. Rassemblez la documentation qui soutient les affirmations faites dans l’affaire. Ce matériel se divisera probablement en trois catégories qui:

• décrivez les forces institutionnelles — telles que les rapports annuels, les demandes de subvention, le matériel promotionnel, l’énoncé de mission, etc.
• justifier les objectifs de collecte de fonds — tels que les plans architecturaux, les budgets et les documents de planification stratégique; et
• illustrer les enjeux et les communautés abordés par l’organisation — tels que le développement économique, la chambre de commerce, les domaines professionnels, les confessions religieuses, etc.

4. Pour renforcer la relation et recueillir des témoignages et des anecdotes, interviewez des personnes sélectionnées qui peuvent faire de la campagne un succès, notamment les principaux donateurs, la famille institutionnelle (personnel et bénévoles) et des représentants de la communauté philanthropique externe.

5. Rédigez un brouillon de l’affaire. Partagez-le avec le comité consultatif, vos dirigeants organisationnels et tous les donateurs et bénévoles supplémentaires que le comité pourrait suggérer.

6. Réviser le cas en fonction des commentaires recueillis auprès de ces différents publics. Le comité soumettra ensuite l’affaire aux dirigeants de l’organisation, comme le conseil d’administration, pour approbation.

Q: Qui écrit le dossier de support ?

R : Les membres du personnel et les bénévoles participent au processus d’élaboration du dossier. Le document doit être rédigé par une personne de votre organisation qui a participé à ce processus ou par un rédacteur professionnel (qui doit également participer au processus d’élaboration de cas). L’auteur choisi pour cette tâche doit avoir la capacité de:

• écrire une prose concise, bien organisée et utilisant habilement le langage;
• voyez l’organisation à travers les yeux des donateurs et des bénévoles; et
• représentez l’organisation et sa vision avec précision et équilibrez les nombreuses idées recueillies au cours du processus.

Q: Comment utilisez-vous le boîtier?