időről időre számviteli hibákat fog tenni, így a problémák felderítésének ismerete fontos készség, függetlenül attól, hogy milyen számviteli szoftveralkalmazást használ a kisvállalkozásában. Számos hibát észlelhet a vállalat próbaegyenlegének áttekintésével.
azonban meg fogja találni, hogy nem minden számviteli hiba befolyásolja a próbaegyenleget. Ezért fontos megismerni az ilyen típusú számviteli hibákat, hogy megtalálja és kijavítsa őket. Meg kell jegyeznünk, hogy az ilyen típusú hibákat a legnehezebb azonosítani és megoldani.
mulasztás
mulasztási hiba akkor fordul elő, ha egy tranzakciót teljesen kihagynak a vállalat könyveiből. Lehet, hogy elfelejti, hogy adjon meg egy költség tranzakciót, vagy adja meg az értékesítés egy termék vagy szolgáltatás. Ezeket a tranzakciókat nehéz felismerni. Ezért meg kell győződnie arról, hogy szilárd rutinja van ezeknek a tranzakcióknak az időben történő megadásához.
ezeknek a tranzakcióknak a leggyakoribb oka az, hogy a dokumentáció (például a szállító számlája) elveszik. Kevésbé valószínű, hogy elveszíti vagy rosszul helyezi el ezeket az igazoló dokumentumokat, ha a lehető leghamarabb időben beírja őket a számviteli szoftverrendszerbe.
Visszavonás
a visszavonás hibája akkor fordul elő, amikor egy tranzakciót, amelyet terhelésnek kellett volna közzétenni, jóváírásként teszik közzé. Például megadhat egy számlát fizetésként vagy visszatérítésként. Ezt a hibát nem fogja észrevenni a próbaegyenlegben, mert a próbaegyenleg továbbra is egyensúlyban lesz.
elv
elvi hiba akkor fordul elő, ha Ön vagy könyvelője tévesen alkalmazza a számviteli elvet. Lehet, hogy olyan eszközöket költ, amelyeket eszközként kell nyilvántartani. Az eszközöket és a kiadásokat egyaránt terhelésként rögzítik a könyvekben, tehát ez technikai hiba.
jutalék
jutalékhiba lép fel, ha a tranzakciót a megfelelő osztályba, de a rossz leányvállalati főkönyvbe adja meg. Például akkor fogja elkövetni ezt a hibát, ha rossz számlára fizet. Próbaegyenlege megmutatja az ügyfél által fizetendő helyes összeget, de az egyéni ügyfél leányvállalati főkönyvei helytelenek lesznek.
leányvállalati bejegyzés
a leányvállalati bejegyzés hibája akkor fordul elő, amikor hiba történik egy tranzakció megadásakor. Például, ha 5000 dollárt kölcsönöz egy ügyfélnek, de csak 500 dollárt ad meg kölcsönként és 500 dollárt a készpénzszámlájáról, akkor azt fogja találni, hogy ez a hiba a próbaegyenlegre kerül. A próba egyenlege helyes lesz.
ezeknek a hibáknak a leggyakoribb módja a számviteli egyeztetések elvégzése. Folytatva az előző példát, akkor észleli ezt a hibát, amikor végrehajtotta a banki egyeztetéseket. Azt találjuk, hogy lenne rövid $4,500 készpénz a bankszámláján, majd képes lenne kijavítani a hibát.
megelőzés
a hibák észleléséhez jó belső kontrollokat és folyamatokat kell kifejleszteni. Például meg kell győződnie arról, hogy az összes űrlap következetes-e, hogy az alkalmazottak rutinba kerüljenek, amikor információkat írnak be a számviteli szoftverbe. Azt is biztosítani szeretné, hogy elegendő személyzet álljon rendelkezésre a munkaterhelés kezeléséhez. A munkaerőhiány a munkavállalók fáradtságához vezet, ami a munkavállalók fáradtságát, rohanó munkáját és több számviteli hibát eredményez.
észlelés
bár a hibák megelőzésére szolgáló módszereket szeretne kidolgozni, amikor csak lehetséges, a fent felsorolt hibák időről időre előfordulnak. Nem akadályozhatja meg az összes hiba bekövetkezését. Különböző egyeztetéseket kell végrehajtania hónap és év végén, hogy sok hibát észleljen, hogy azok kijavíthatók legyenek.
például a banki egyeztetéseket havonta kell végrehajtani. A tárgyi eszközöket csak évente lehet egyeztetni, így biztosíthatja, hogy az értékcsökkenési ráfordítás megfelelő összegét könyvelte el.
meg fogja találni, hogy ha a hibák megelőzésének módjait keresi, és rutinszerűen elvégzi a számviteli nyilvántartások áttekintését és egyeztetését, akkor vállalkozása zökkenőmentesen fog működni, és csökkenti a számviteli hibák számát.