a szerződést évmilliókkal ezelőtt írták alá, és a tervezési folyamat zökkenőmentes volt, de most egy hatalmas halom BEOs-t kell aláírnom? Nem írtuk le mindezt a szerződésben?
a válaszok igen, alá kell írnod a BEOs-t, és nem, nem volt minden a szerződésben. Általánosságban elmondható, hogy az Ön által aláírt szerződés tartalmazza a helyet az Ön számára, és magában foglalja a Szerződésekben előírt összes jogi elemet. Nem tartalmazza az egyes funkciók nagyon konkrét részleteit, mint például a szoba beállítása (azaz színházi stílus, recepció, tanterem stb.), a pontos menü, amelyet felszolgál, az adott helyiségben kívánt audiovizuális berendezés, a palackozott víz iránti különleges kérés a tárgyalóteremben lévő kancsók helyett stb. Mindezek az ultraspecifikus részletek most szerepelnek a bankett Event Order (BEO) vagy néha Eseményrendben, röviden.
a BEO vagy az esemény megrendelésének valamilyen formáját minden szálloda használja, de egyes vendéglátó-ipari létesítmények vagy helyszínek más formátumúak lesznek, mert nagyon másképp működnek, mint egy szálloda. A BEO-nak tartalmaznia kell mindent, amit a létesítménynek tudnia kell egy adott funkcióról, például:
- szoba neve, a bérleti díj egyértelműen feltüntetve (ha van ilyen)
- funkció neve (azaz az ügyfél igazgatósági ülése)
- dátum és idő
- a várható személyek száma és a szoba beállítása (pl. 20 fő részére)
- garantált személyek száma (ha ez egy étkezési funkció)
- menü, amelyet fel kell szolgálni, az árazással egyértelműen megjelölve
- audiovizuális berendezés megrendelve, az árazással egyértelműen megjelölve
- különleges kérések lehetnek (azaz helyezzen kancsó vizet és poharat minden ülésre)
- például 185 embert várhat ebédre, 200 embert állíthat be, hogy az asztaloknál lélegezzen, és 180 embert garantálhat, mert általában néhány nem jelenik meg. Az ebéd végén, ha a végső száma 176 fő volt, a számlája továbbra is tükrözi az 180 emberek ebédjét, mert ez volt a garancia. Az ebéd végén azonban, ha a kiszolgált emberek végső száma 200, akkor számíthat arra, hogy 200-at fizet, mert ez az a szám, amelyet a szálloda/helyszín ténylegesen kiszolgált, annak ellenére, hogy csak 180 embert garantált.
az öt legfontosabb dolog, amit tudnia kell a BEOs-ról:
1. A BEO kötelező érvényű szerződés-nagyon gondosan vizsgálja felül a Beo minden levelét annak biztosítása érdekében, hogy teljes mértékben megértse, mit fogad el bejelentkezéskor (mind a költség, mind a szolgáltatás végrehajtása szempontjából).
2. Nagyon figyeljen a várt, beállított és garantált számokra. A várható szám meglehetősen egyenes; ez az a szám, amelyre számíthat, hogy részt vesz egy funkción. A beállított szám azt a székek vagy ülések számát jelenti, amelyeket egy létesítmény biztosítani szeretne. A garancia az a minimális számú ember, akinek fizetnie kell.
3. A Beo az, amit a szálloda/helyszín személyzete él, amíg az esemény történik. Gondosan át kell tekintenie (lásd a fenti első felsorolást), és gondoskodnia kell arról, hogy a szálloda vagy a helyszín minden igényét megfelelően lefordítsa. Ha vannak eltérések, az lesz rendezni alapján (kitaláltad!), a BEO. Győződjön meg arról, hogy minden, amit a szálloda személyzetének tudnia kell az egyes funkciókról, szerepel a BEO-n.
4. Bármennyire is unalmasnak tűnik, győződjön meg arról, hogy a konferencia előtti időpontban ütemezte-e az egyes BEO-k áttekintését. Részletesen. Nem számít, mennyire gondosan áttekintette őket, mindig vannak last-minute változások, amelyeket közölni kell. Szánjon időt arra, hogy ezeket áttekintse a megfelelő szállodai részlegekkel, hogy minden elvárás összhangban legyen.
5. Míg a BEOs mini-szerződések a szállodával vagy a helyszínnel, ne hagyja ki a dolgokat az Általános szerződésbe, amelyet feltételez, hogy be lehet helyezni a BEO-ba. A BEOs csak a tárgyaló és bankett szolgáltatások használatára használható.
Igen, tudjuk, hogy a Beo 220 oldalas PDF-fájlja elsöprő. Igen, tudjuk, hogy órákba telik, mire átfésülik. Igen, tudjuk, hogy időbe telik, hogy felhívja a szükséges változtatásokat. A legfontosabb dolog, hogy emlékezzen, hogy a BEOs mi teszi az esemény valóban megtörténhet a létesítmény. Minden időt megérdemelnek, hogy rendbe hozzák őket.