Az üzleti jelentések típusai az üzleti kommunikációban

az üzleti jelentések típusai az üzleti kommunikációban

az üzleti jelentések sok alapon vannak besorolva. Az ilyen típusú üzleti jelentéseket röviden ismertetjük.

jelentések fontosság vagy gyakoriság alapján

A jelentések két típusba sorolhatók. Ezek rendes vagy rutin jelentések és külön jelentések.

1. Rendes vagy rutin jelentés

A rendes jelentéseket meghatározott időközönként elkészítik és bemutatják az Ügyvezető igazgató előtt vagy az üzleti rutin következő felhatalmazott személyének. A jelentéseket naponta, hetente, kéthetente, havonta, negyedévente, kétévente vagy évente kell benyújtani. Ez a fajta jelentés pusztán a tények részletes megállapítását tartalmazza, a riporter véleménye vagy ajánlása nélkül.

a rutinjelentések példái az igazgatók jelentése Az éves Közgyűléshez, könyvvizsgálói jelentés az éves Közgyűléshez, értékesítési jelentés, termelési jelentés és hasonlók.

2. Különjelentés

ez a fajta jelentés külön kérésre készül és kerül bemutatásra a felső vezetés előtt. Általában a riporter véleményét vagy ajánlásait tartalmazza tények és érvek segítségével. A különjelentés példái a fióktelep megnyitása, új termék bevezetése, a minőség javítása vagy a termék alakjának vagy méretének megváltoztatása stb.

jelentések jogi formaságok alapján

A jelentések két típusba sorolhatók. Hivatalos jelentés és informális jelentés.

1. Hivatalos jelentés

a hivatalos jelentést előírt formátumban készítik el, és meghatározott eljárás keretében mutatják be az illetékes hatóságnak. Létrehozott testületek tisztviselői vagy bizottságai által benyújtott jelentések (például: társaságok, szövetkezetek, helyi testületek stb.) általában hivatalos jelentés.

2. Informális jelentés

az informális jelentés a riporter kényelmének megfelelő formátumban készül, és közvetlenül a kívánt személy előtt kerül bemutatásra, amikor azt kérik. Az informális jelentést levél vagy memorandum formájában mutatják be. Általában, személy – személy kommunikáció formájában valósul meg.

a hivatalos jelentések két típusba sorolhatók. Ezek a törvényi jelentés és a nem törvényi jelentés.

jelentések függvény alapján

A jelentések függvény alapján két típusba sorolhatók. Informatívak és értelmezők.

1. Tájékoztató jelentés

tájékoztató jelentés készül és kerül bemutatásra a rendelkezésre álló információk segítségével, a lehető legnagyobb mértékben egy problémára vagy helyzetre vonatkozóan.

2. Értelmező jelentés

az értelmező jelentés nem csak a riporterek és mások tényeit, nézeteit és véleményét tartalmazza, hanem egy probléma vagy esemény okait, valamint a szükséges korrekciós intézkedéseket és ajánlásokat is tartalmaz.

jelentések az ülések alapján

amikor egy üzleti szervezetben ülést szerveznek, a titkár vagy bármely más személy jelentést készít az ülés menetéről. Az ilyen jelentések két típusba sorolhatók. Ezek szó szerinti jelentés és összefoglaló jelentés.

1. Verbation Reports

a verbation report egy teljes szóról szóra feljegyzés minden megbeszélés készült egy találkozón. Például egy Könyvvizsgáló kinevezése. Az ülésen határozatot fogadnak el. Hasonlóképpen, az igazgatókat kinevezik, és a kulcsfontosságú személyzet javadalmazását és feltételeit határozat elfogadásával rögzítik. Ebben az esetben jelentést készítenek az elfogadott állásfoglalások szóbeli feljegyzésével, a javaslattevők és a képviselők nevével, a szavazás módjával és az eredményekkel együtt.

a szóbeli jelentést azonban nem szabad összetéveszteni az ülés jegyzőkönyvével, amely az eljárás és az ülésen meghozott határozatok hivatalos feljegyzése.

2. Összefoglaló jelentés

az ülésen tárgyalt lényeges részletek segítségével összefoglaló jelentés készül. Ez a fajta jelentés a sajtónak vagy a társaság részvényeseinek vagy az intézmény tagjainak küldésére készül.

jelentések a vizsgált tárgy jellege alapján

A jelentés a következő jelentéseket tartalmazza, amelyeket a vizsgált tárgy jellege alapján osztályoznak.

1. Problémamegoldó jelentés

probléma merülhet fel az osztály bármelyikében vagy az egész szervezetben. Ezért a felső vezetés jelentést kérhet a probléma megoldására. Amikor a riporter különféle információkat gyűjt, hogy megtalálja az ilyen probléma okait. Ezenkívül a jelentés a probléma megoldásának módjaival zárul. Az ilyen típusú jelentést problémamegoldó jelentésnek nevezik.

2. Tényfeltáró jelentés

A gép meghibásodhat a gyárban. Néha, lehet, hogy a rivalizálás a két csoport a munkavállalók. Most a vezetőség tudni akarja a gépek összeomlásának és a munkások közötti csoportos összecsapásnak a valódi okát. Ebben az esetben a riporter elemzi az esetet a részletes vizsgálatot, és megtalálja az igazságot. Végül a riporter bemutatja a tényeket a jelentés formájában a felső vezetés előtt.

3. Teljesítményjelentés

az üzleti szervezet időről időre meg akarja tudni az egyes részlegek teljesítményét, egy fióktelep teljesítményét, az újonnan kinevezett alkalmazott teljesítményét vagy a meglévő alkalmazottak teljesítményét előléptetés, áthelyezés és hasonlók céljából. A vezetőség nincs abban a helyzetben, hogy döntést hozzon a teljesítmény ismerete nélkül. Ezért a riportert felkérik, hogy készítse el a teljesítményjelentést a fent említett okok bármelyikére.

4. Műszaki jelentés

sok változás történt a technológiában. Amikor egy vállalat mechanikus eljárást vezet be a kézi folyamat helyett, a szükséges technológiai szintet értékelik. Néha a meglévő termékben megváltoztatható a formatervezés, ha igen, akkor a legújabb technológiát kell alkalmazni. Ebben az esetben a részletes jelentés elengedhetetlen a felső vezetés számára a döntés meghozatalához. Az ilyen típusú jelentést technikai jelentésnek nevezik.

bizottságok vagy albizottságok jelentései

a bizottságokat vagy albizottságokat a felső vezetés hozza létre, hogy elkészítsék a jelentést bármelyik kérdésről. Az alábbiakat a Bizottság vagy albizottság jelentései tartalmazzák.

1. állandó bizottsági jelentés
2. Adhoc bizottsági jelentés
3. kisebbségi jelentés
4. többségi jelentés

1. Állandó bizottsági jelentés

az állandó bizottságok állandó jellegűek, és megbízásuk az üzleti szervezet néhány folyamatos szempontjának kezelése.

például: Pénzügy, alkalmazottak teljesítménye, osztályok teljesítménye stb. Ezeket az ügyeket az Állandó Bizottság folyamatosan figyelemmel kíséri, és gyakori időközönként benyújtja a jelentést.

2. Különleges vagy adhoc Bizottság jelentése

különleges vagy adhoc bizottságokat neveznek ki a különleges vizsgálat kezelésére, és a jelentés bemutatását követően feloszlanak. Ezért a különleges bizottság élete ideiglenes.

például: tűz vagy baleset a gyár területén belül. A tűz vagy baleset okait külön bizottság létrehozásával derítik ki.

3. Kisebbségi jelentés

bizottságokat vagy albizottságokat neveznek ki a jelentés benyújtására a különleges téma vizsgálata alapján. Általában három tagot választanak ki Bizottság vagy albizottság létrehozására. Egy tag az ilyen bizottság vagy albizottság elnöke.

ha a tagoknak eltérő véleményük vagy véleményük van a tárgyról, akkor a disszidens tag hozzáfűzheti a nézeteltérés jegyzeteit, vagy külön jelentést nyújthat be. Ezt a jelentést kisebbségi jelentésnek nevezik. Annak ellenére, hogy az eltérő tagoknak különvéleményt kell aláírniuk a többségi jelentésben.

4. Többségi jelentés

általában a Bizottság vagy albizottság minden tagjának, beleértve az elnököt is, egyhangú véleménye van közöttük. Ha igen, csak egy jelentést készítenek és mutatnak be a felelős szerv előtt. Ha nem, akkor a Bizottság vagy albizottság többségi tagjai eltérő véleményt képviselnek, mint a kisebbségi tagok. Ebben az esetben a többségi tagok jelentést nyújtanak be a felelős testület előtt. Ezt a jelentést többségi jelentésnek nevezik.