Hogyan hozzunk létre munkavállalói kézikönyvet kisvállalkozása számára: a végső útmutató

a “források a hatékony munkavállalói kézikönyv létrehozásához” című részben azonosítottuk a legfontosabb erőforrásokat, amelyek segítenek létrehozni egy munkavállalói kézikönyvet. Most bemutatjuk, miért van szüksége rá, és hogyan kell létrehozni.

függetlenül attól, hogy a kisvállalkozásnak két vagy 20 alkalmazottja van-e, biztosan létrehozott munkahelyi politikákat, eljárásokat vagy elvárásokat, akár formálisan, akár informálisan. Alapvető fontosságú, hogy alkalmazottai ismerjék és megértsék ezeket a politikákat — mert hatékonyabb szervezetet fog működtetni, ha igen, és mert nem akarja kockáztatni, hogy vállalata megsértse a szövetségi vagy állami törvényeket.

miért van szüksége munkavállalói kézikönyvre?

a munkavállalói kézikönyv a vállalat összes szabályzatának és protokolljának, valamint az alkalmazottak törvényes jogainak és kötelezettségeinek összeállítása. A munkavállalói kézikönyv megkönnyíti a szabályok és a felelősségek kommunikálását az alkalmazottakkal, így nem kérdés, hogy mit várnak el tőlük — vagy tőled, mint a kisvállalkozás tulajdonosától.ezenkívül egy átfogó munkavállalói kézikönyv segít megvédeni vállalkozását legálisan, ha valaki valaha is megkérdőjelezi, hogy egyértelműen közölte-e politikáit.

Példa: Ha egy alkalmazott beperel téged, azt állítva, hogy egy munkatárs zaklatta őket, rámutathat a munkavállalói kézikönyvre annak bizonyítékaként, hogy egyértelműen megfogalmazta a zaklatás elleni politikákat. (Ne feledje, hogy a munkavállalói biztosítás biztosítása szintén fontos a vállalkozás védelme szempontjából abban az esetben, ha egy alkalmazott vagy ügyfél beperel.)

mi kerül a munkavállalói kézikönyvbe?

mint minden vállalat, minden munkavállalói kézikönyv más. Nem lehet egyszerűen fénymásolni egy másik cég kézikönyvét, és terjeszteni az alkalmazottaknak. A jó munkavállalói kézikönyv meghatározza az Ön egyedi munkahelyi szabályait és gyakorlatait, és olyan hangon kell megírni, amely tükrözi az Ön elképzeléseit és kultúráját, amelyet épített vagy szeretne építeni.

Ez azt mondta, hogy a legtöbb munkavállalói kézikönyv hasonló témákat és típusú információkat tartalmaz. Az alábbiakban egy pillantást nyolc közös szakaszok munkavállalói kézikönyvek.

1. Vállalati értékek és Küldetésnyilatkozat

a siker érdekében alkalmazottainak összhangban kell lenniük a vállalat értékeivel, küldetéseivel és céljaival. Ezért kell ezeket a célokat megfogalmaznia az alkalmazotti kézikönyv elején. Mindössze annyit kell tennie, hogy egy nyilatkozatot, amely magában foglalja, hogy mi a legfontosabb, hogy Ön, mint egy cég. Például a sikeres online cipő kiskereskedő, a Zappos 10 Zappos családi alapértéket nevez meg, amelyek elvárják az alkalmazottaktól, hogy törekedjenek rá, beleértve a “ölelés és a változás ösztönzése” és a “szenvedélyes és elszánt”.”

2. Általános foglalkoztatási információk

az alkalmazotti kézikönyv kritikus eleme a vállalatnál való foglalkoztatással kapcsolatos általános információk. Ez magában foglalja a témák alkalmazottak érdekel, mint például:

• felvételi politika
• fizetési ütemezés (és fizetési módok állnak rendelkezésre)
• teljes munkaidőben vs. részmunkaidős órák
• túlóradíj
• étkezési és pihenőidők
• távollétek
• teljesítmény-felülvizsgálati eljárások
• biztonsági és védelmi eljárások
• lemondási és felmondási eljárások

ne feledje, hogy ezen anyagok egy részét, például a túlóradíjra vonatkozó szabályokat és a munkavállalók kompenzációs fedezetét legalább kissé a szövetségi és állami vagy akár a helyi törvények szabják meg.

3. Diszkriminációellenes és Zaklatásellenes törvények

fontos felsorolni az összes jelenlegi szövetségi, állami és helyi törvényt, amelyek relevánsak a munkaerő számára. Ezek közé tartozhatnak az egyenlő foglalkoztatási lehetőségek, a zaklatás elleni és a diszkriminációellenes törvények.

4. Magatartási normák

a törvény követelményein túl valószínűleg saját elvárásai vannak azzal kapcsolatban, hogy az alkalmazottak hogyan fognak viselkedni a munkahelyen, ezért szükség lesz a konkrét munkahelyi magatartásra vonatkozó politikákra. Ilyen politikák lehetnek:

• Dress code
• kábítószer-és alkoholfogyasztási politika
• etikai irányelvek
• Személyes technológia használata
• közösségi média politika
• adatok és az ügyfelek adatvédelme
• az ügyfelek ajándékainak elfogadására vonatkozó szabályok
• konfliktuskezelési politika

5. Munkavállalói juttatások

mivel nem lehet meglepetés az Ön számára, a munkavállalói juttatások szakasz az alkalmazotti kézikönyv egyik leggyakrabban hivatkozott szakasza.

a kézikönyv valószínűleg nem írja le az egészségbiztosítási terv minden részletét, mivel ezek meglehetősen részletesek lehetnek (és ezek az információk külön is megadhatók). De valószínűleg meg akarja adni az alapokat: Mikor jogosult egy alkalmazott beiratkozni a vállalati egészségügyi tervbe, és hány lehetőséget kínál: tervek típusai, családi lefedettség? Mikor van az éves nyílt beiratkozási időszak?

hasonlóképpen röviden meg szeretné határozni az Ön által kínált egyéb előnyöket, például:

• nyaralás vagy fizetett szabadság (PTO)
• bármely nyugdíjazási terv, amelyet kínál, és Ki jogosult
• biztosítási fedezet, beleértve az életbiztosítást és a rövid és/vagy hosszú távú rokkantságot
• képzési juttatások, beleértve a tandíj visszatérítését
• bármilyen “puha” juttatást, amelyet nyújthat, legyen az rugalmas ütemezés, helyszíni jógaórák vagy ingyenes ebéd pénteken

mert az alkalmazottak gyakran hivatkoznak erre a szakaszra – ki nem szereti megtudni a munkahelyi juttatásokat? – használd ki az előnyödre, és segíts nekik teljes mértékben megérteni mindazt, amit a vállalatnál végzett munka részeként kapnak.

6. Titoktartási / titoktartási megállapodás/összeférhetetlenség

nem minden vállalat foglalja magában ezt a szakaszt, de azok a vállalatok, amelyek rendkívül versenyképes iparágakban dolgoznak, üzleti titkokkal és aggodalommal töltik el az alkalmazottakat, akik egy versenytársért ugranak, érdemes lehet, hogy az alkalmazottak aláírják a titoktartási megállapodást, vagy legalább az összeférhetetlenségi politikát belefoglalják a munkavállalói kézikönyvbe.

7. Fegyelmi Irányelvek

fontos, hogy alkalmazottai megértsék annak kockázatát, hogy nem követik az alkalmazotti kézikönyvben lefektetett irányelveket, törvényeket és eljárásokat.

fontolja meg, hogy van egy szakasz, amely elmagyarázza, hogy felelősségre vonják őket cselekedeteikért és viselkedésükért. Azt szeretné, ha az alkalmazottak látnák, hogy tisztességes bánásmódban részesülnek, és hogy minden alkalmazottra ugyanaz a fegyelmi eljárás vonatkozik.

8. Jogi nyilatkozat

fontos, hogy alkalmazottai ne kezeljék az alkalmazotti kézikönyvet úgy, mint egy szerződéses megállapodást Ön és közöttük — ami azt jelentené, hogy beperelhetik Önt, ha a kézikönyvben szereplő irányelveket és eljárásokat nem tartják be. Így, feltétlenül tartalmazzon egy nyilatkozatot, amely kimondja, hogy a munkavállalói kézikönyv nem Szerződés, hogy megvédje Önt az ilyen aggályoktól.

húzza össze

ahogy elkezdi gondolkodni és megtervezni a munkavállalói kézikönyvet, rájöhet, hogy nem formalizálta sok politikáját, vagy hogy még mindig jobban meg kell fontolnia, hogy mi legyen néhány politikája.

ne aggódj — ez teljesen természetes. Sok kisvállalkozás nem gondolkodik konkrétan politikájáról, amíg írásban meg nem kell magyarázniuk őket.

itt van négy lépés, amit megtehetsz a munkavállalói kézikönyv létrehozásának megkezdéséhez.

1. Kezdje a kultúrájával és értékeivel

jó kiindulópont, amikor az alkalmazotti politikákra gondol — függetlenül attól, hogy a jelenléti szabályokra, az öltözködési szabályokra vagy a teljesítményértékelési folyamatra vonatkozik—, ha a vállalat kultúrájára és értékeire gondol.

mint a kisvállalkozás tulajdonosa, gondoljon a személyes értékeire és arra, amit hangsúlyozni szeretne. Fontolja meg azt is, hogyan hozhat létre olyan értékrendszert és kultúrát, amely motiválja alkalmazottait, hogy tegyenek meg mindent, és hosszú távon maradjanak a vállalatnál.

a létrehozni kívánt kultúrának irányítania kell az irányelveit és eljárásait — ezért érdemes legalább egy alapvető küldetésnyilatkozatot megfogalmazni, mielőtt megtervezné a vállalat alkalmazotti politikáit és eljárásait.

2. Fejlessze politikáit

az Ön értékeivel egyértelműen azonosítva, majd gondoljon olyan politikák létrehozására, amelyeket az alkalmazottak magukévá tesznek. Például a fiatalabb munkavállalókat vonzani kívánó vállalatok gyakran nem akarják azt a benyomást kelteni, hogy túl szigorúak vagy fennhéjázóak — mivel ez kikapcsolhatja az ezeréves munkavállalókat, akik olyan munkahelyeket keresnek, amelyek elősegítik a rugalmasságot és a nyitottságot.

Ez azt mondta, hogy szükség esetén szigorúnak kell lennie bizonyos politikákkal kapcsolatban. Például, ha olyan vállalkozást működtet, mint például a kiskereskedelmi üzlet, ahol rendkívül fontos az időben történő munkavégzés, akkor természetesen meg kell adnia a részvételi szabályokat és talán az öltözködési kódot.

ezután lehet, hogy jobban alkalmazkodhat vagy nagylelkűbb lehet a munkahelyi gyakorlatok más részein, például azáltal, hogy több szabadságot biztosít az alkalmazottainak.

3. Ismerje meg az alkalmazandó törvényeket

míg a munkavállalói kézikönyv nem szerződés az alkalmazottakkal, elvárásokat támaszt, ezért a munkavállalói kézikönyv bizonyos részeinek elkészítésekor be kell tartania a szövetségi, állami és helyi törvényeket.

például sok állam elfogadta a “szabadságtörvényeket”, amelyek szabályozzák, hogy a munkáltatóknak hogyan kell kezelniük bizonyos típusú szabadságokat, legyen az betegszabadság vagy esküdtszék. Lehet, hogy még a boilerplate nyelvük is van, amelyet a vállalatok felhasználhatnak arra, hogy leírják ezeket a törvényeket alkalmazottaiknak. Képesnek kell lennie arra, hogy online megtalálja az állam törvényeinek leírását.

képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja az állam törvényeinek részletes leírását az állami kormány honlapján. A lunt Group munkajogi kézikönyve a szövetségi és az állami jogi források széles skálájához is kapcsolódik, beleértve a foglalkoztatási és munkaügyi törvények államonkénti lebontását.

4. Nézd meg más vállalatok munkavállalói kézikönyveit

bár nem szabad más cégek irányelveit és munkavállalói kézikönyveit szóról szóra másolni, érdemes időt keresni néhányuk inspirációjára vagy ötleteire.

lehet, hogy már hozzáférhet más cég kézikönyveihez barátok vagy rokonok révén. Használja ki a lehetőségeket, hogy legalább néhány más kézikönyvet nézzen meg, amikor megtervezi az irányelveit és eljárásait. Az alkalmazottak kézikönyveit egy alapvető Google-keresésen keresztül is megtalálhatja.