hogyan lehet javítani a csapatok közötti együttműködést: 13 szakértő mérlegel

a csapatmunka az álommunkát népszerű mondás. De ez egy olyan érzés, amelyet gyakran könnyebb mondani, mint megtenni, különösen, ha a csapatok közötti együttműködésről van szó.

amikor a csapatok különböző funkciókon dolgoznak, vagy partnerekkel vagy ügyfelekkel dolgoznak, bonyolultabbá válik a normál csapaton kívüli emberekkel való foglalkozás. Gyakran vannak egymásnak ellentmondó munkamódszerek és a tudás különböző szintjei a kölcsönös együttműködéssel. Ezek gyorsan tesztelik a csapaton belül használt szabványos együttműködési eszközök és folyamatok korlátait.

szóval, hogyan lehet javítani a csapatok közötti együttműködést? Számos iparágban több együttműködési szakértőhöz fordultunk, hogy megválaszoljuk ezt az égető kérdést. Olvassa el, hogy megnézze az érdekes tippeket, amelyeket megosztottak a témában.

A csapatok közötti együttműködés javítása: szakértői tanácsok

kulcsfontosságú teljesítménymutatók létrehozása.

” mint marketing igazgató, egyszer úgy éreztem magam, hogy részben felelős vagyok azért, hogy az értékesítési csapat eldobta azokat a vezetőket, amelyeket segítettem generálni. A stratégia, hogy konstruktívabb legyen a problémával kapcsolatban, néhány egyértelmű KPI-nek bizonyult, vagy kulcsfontosságú teljesítménymutatók, hogy mindkét csapat megállapodhatott abban, hogy mindkettőnket felelősségre vonnak az utca oldaláért.’

“így minden hónapban mindkét csapat bejelentkezett, és beszámolt arról a maroknyi számról, amelyért felelősek voltak. Néha el kellett ismernünk, hogy a számaink nem voltak olyan nagyok, és néha el kellett ismerniük, hogy az övék nem. világos, hogy ki miért felelős, világos bejelentkezési időkkel és konkrét célokkal, a csapatok közötti együttműködés sokkal produktívabb.”

Tim Brown, A Hook Agency Marketing Igazgatója
kövesse @timbrownmpls

hozzon létre egy központosított kommunikációs módszert.

” az első számú tippem a csapatok közötti együttműködés javítására az, hogy biztosítsam, hogy a csapatok központosított módon kommunikáljanak. A kommunikáció a csapatok közötti bármilyen típusú interakció egyik legfontosabb része. Jó csapatközi kommunikáció nélkül az együttműködés szétesik. Például felbecsülhetetlen értékű a valós idejű frissítések megosztása a csapat előrehaladásáról. Ez végül lehetővé teszi a projektek zökkenőmentes működését. Olyan szoftver, amely lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy kérdéseket tegyenek fel és üzeneteket küldjenek, szükségszerűség az ilyen típusú törekvésekben.”

Andrew Rawson, Chief Learning Officer at Traliant

legyen világos, hogy mely feladatok igényelnek együttműködést (és melyek nem).

” a tippem egyszerű, és sok csapat meglepően hiányzik—legyen nagyon világos, hogy mely feladatok vagy kezdeményezések igényelnek csapatmunkát. A bizalomépítés és a munkamódszerekkel kapcsolatos beszélgetések előtt pontosan tudja, hol szeretné összpontosítani együttműködési erőfeszítéseit. És, kiterjesztve, tisztázza, mely feladatok nem igényelnek együttműködést vagy csapatmunkát; tegye ezeket a feladatokat képes egyének kezébe, és hagyja, hogy dolgozzanak.

“az együttműködés időigényesebb, költségesebb és rendetlenebb, mint az egyéni munka. Mentse el a legmagasabb tőkeáttételű munkadarabokra, amelyekről biztos, hogy előnyös lesz Önnek és partnereinek. Ezután dolgozza ki az együttműködés részleteit—például azt, hogy ki vesz részt, milyen gyakran kell csatlakoznia, ki fogja birtokolni a feladat mely darabjait stb.”

Carlos Valdes-Dapena, a vállalati együttműködési erőforrások ügyvezető igazgatója

hozza a technológiát a képbe.

” Az együttműködési szoftverek integrálása, hogy központi csomópontként működjenek egy csapatközi projekt életciklusa alatt, nagyszerű módja a kommunikáció javításának, valamint a projektmenedzsment és a termelékenység növelésének. A központosított információ valós idejű láthatóságot biztosít a projektmenedzserek számára. Ezenkívül lehetővé teszi az előrehaladás nyomon követését frissítések kérése nélkül, és lehetővé teszi a problémák korai felismerését. Az egyetlen rendszerből történő munkavégzés hatékonyabbá teszi a csapatokat, és felgyorsítja az eredményeket az átdolgozás csökkentésével, a felesleges találkozók eltávolításával és a tervezési idő lerövidítésével.”

Paul Jardine, technikai vezető az angol vakoknál

úgy tűnik, nem tudja szinkronizálni a csapatait? Biztosítsuk, hogy központosított központtal rendelkezzenek a Glasscubes-szal folytatott összes együttműködési tevékenységükhöz, amely egy átfogó SaaS megoldás a kis-és középvállalkozások számára.

“az ügyfelekkel való együttműködés javítása érdekében mindig biztosítjuk, hogy mindkét oldalon csak egy kapcsolattartó legyen. Ezzel elkerülhető az ügyfél különböző irányainak zavara, kiküszöbölhető a feladatok átfedése, és segít az elvárások kezelésében. Természetesen mindkét kapcsolattartó személytől elvárják, hogy konszolidálja az adott szervezet vagy csapat üzeneteit, hogy a beállítás hatékony legyen.”

Jomel Alos, Online PR vezető Spiralytics
kövesse @jomelalos

hozzon létre egy csapat charter.

” az egyik legjobb tipp a csapatközi együttműködés javításához az Ön vállalkozásában az, hogy létrehozza az úgynevezett csapat chartát, amely alapvetően egy terv arra, hogy a csapat hogyan fog együtt dolgozni a célok elérése érdekében.

“a magas színvonalú csapat Charta olyan dolgokat tartalmaz, mint a csapat alapításának célja; céljai, küldetése és általános céljai; és minden csapattag felelőssége. Ezenkívül meghatározza a csapatok közötti együttműködés elvárásait, valamint a csapatok találkozásának ütemezését. E megközelítés további előnye, hogy a Charta létrehozása kezdeti csapatépítő erőfeszítésként is működik.”

Andrew Schrage, a Money Crashers vezérigazgatója
kövesse @MoneyCrashers

tájékoztassa a csapatot, ha a munka befejeződött.

“néha, amikor másokkal együttműködünk, elfelejtjük az egyszerű dolgokat, például tájékoztatjuk másokat arról, hogy befejezte a munkáját. Annak kiderítése, hogy ki mit csinál, bonyolultabbá válik, ha az emberek nem tudják, hogy az előző munka befejeződött.

“tehát győződjön meg róla, hogy a csapata tudja, hogy át kell adnia a stafétabotot—függetlenül attól, hogy ez egy feladat frissítését jelenti-e a projektmenedzsment szoftverben, csevegőüzenetet küld a csapattársának, vagy megérinti őket a vállán. Az egyszerű cselekedet, hogy azt mondja a csapattársának ,hogy ‘te vagy a következő’ , elősegíti az elszámoltathatóságot, tisztázza az irányt, és csökkenti a csapat stresszét.”

Lionel Valdellon, a Clevertap tartalommarketing menedzsere

kérje meg a csapat tagjait, hogy osszák meg munkájukat.

“javíthatja a csapatok közötti együttműködést azáltal, hogy megosztják egymással a munkájukat. A csapatok jobban együttműködnek, ha megértik egymást, és jobban tudják, mit csinál valójában mindenki. Mindannyian hajlamosak vagyunk alábecsülni, hogy mennyi erőfeszítést igényel a területünkön kívüli munka!

“a munka megosztásának nagyszerű módja az, ha minden csapattag napi akciólistáját átláthatóvá teszi a csapatok között. Ennek eléréséhez használhat egy táblát, csevegőrendszert vagy egy kijelölt termelékenységi eszközt. Rendszeres munka-in-progress találkozók is egy nagy fórum, hogy a csapat tagjai megosszák munkájukat a csapat többi tagja. Amikor mindenki láthatja, hogy mások hogyan dolgoznak egy közös cél elérése érdekében, sokkal könnyebb hatékonyan együttműködni. Ez minden csapattagot elszámoltathatóvá tesz, és motiválja őket a dolgok elvégzésére.”

Fiona Adler, alapítója Actioned

összpontosítson a pozitív konfliktus során.

” a keresztfunkcionális projektcsapatokkal elkerülhetetlen a konfliktus. Az emberek megszokták, hogy a silókban dolgoznak, és egy másik funkcióval való találkozás kihívást jelenthet, különösen akkor, ha ezek a funkciók másképp működnek. Ezért cégünk folyamatosan a kereszt-együttműködésre összpontosít.

“az egyik konfliktusstratégiánk a 3P módszerem—szüneteltetem, hogy pozitívvá váljak. Rájöttünk, hogy túl sok időt és energiát fordítunk a helyzet negatívumaira, ami nem segített a megoldásban. Most elismerjük, hogy létezik egy konfliktus, és gyorsan elfordulunk egy pozitív lehetőséghez vagy egy megtanult leckéhez, ami visszavezet minket a pályára. Ezt a stratégiát nagyon sikeresnek találtuk, és ügyfeleink szervezetein belül is megvalósítottuk.”

Kerry Wekelo, a HR ügyvezető igazgatója &műveletek aktualizálása Consulting
kövesse @kerrywekelo

ossza meg a haladást az érdekelt felekkel.

“semmi sem rosszabb, mint egy projekt végére jutni, és a legfontosabb érdekeltek azt mondják:” nem tettem volna így! Ez egy emlékeztető arra, hogy az együttműködésnek nemcsak a csapattagokkal, hanem a csapat szponzoraival és más érdekelt felekkel is meg kell történnie.

“fontos, hogy rendszeresen megosszuk az eredményeket az alapcsapaton kívül, különösen a nagyobb projekteknél. Amikor egy projekt hónapokig tart, meg kell tartani az érdekelt feleket a hurokban, és lehetőséget kell adni nekik, hogy mérlegeljék a haladást. Például, mi is nagy, kereszt-funkcionális termékek a heti találkozók egy kirakat. Így biztosítjuk, hogy ezek a projektek megalapozottak maradjanak és teljes mértékben elfogadottak legyenek.”

Jennifer McDermott, a Finder kommunikációs vezetője

győződjön meg arról, hogy a csapat minden tagja tudja, hogyan és hol illeszkedik be.

” ahhoz, hogy bármely projekt vagy program sikeres legyen, mindenkinek meg kell értenie, hogy erőfeszítéseik hogyan járulnak hozzá a végcélhoz. A beilleszkedés ismerete lehetővé teszi, hogy minden csapattag világos képet kapjon egyéni erőfeszítéseiről.

ezenkívül érezniük kell erőfeszítéseik fontosságát vagy súlyát. Néha egy csapat vagy funkció, például értékesítés vagy fejlesztés, úgy gondolja, hogy erőfeszítéseik a legfontosabbak. Világossá kell azonban tenni, hogy minden erőfeszítés hatással van arra, hogy a cél megvalósul-e, és ha igen, hogyan. Le kell bontanod ezeket az ego akadályokat, hogy minden funkció megértse egyedi értékét. Így hozhatja létre a legjobb csapatközi együttműködést.”

Andrew de Bray, a Factum Kft.ügyvezető igazgatója.

adjon időt és erőforrásokat a csapatoknak az ötleteléshez, kísérletezéshez és kudarchoz.

” a kereszt-együttműködés gyakran a legjobb egy kis innovációval. A csapattagoknak időre van szükségük ahhoz, hogy ötleteiket a csoport meghallgassa. Túl gyakran hallunk egy jó ötletet, összpontosítunk rá, és játékba helyezzük. A probléma ezzel az, hogy sok más jó ötlet—vagy még jobb ötlet—nincs kimondva, mert a csapatnak nem volt elég ideje más ötletek kifejtésére és boncolgatására. Például egyes csapattagok csendesebbek, mint mások, és ha több idejük van az együttműködésre, időt kapnak arra, hogy ötleteket mutassanak be, amikor készen állnak.

” a csapatoknak erőforrásokra is szükségük lehet a kísérletezéshez. Ezek az erőforrások több pénzt jelenthetnek szoftverek, fizikai erőforrások vagy akár ételek és italok vásárlására a kényelmesebb találkozók érdekében. Az erőforrások a központi csapaton kívüli személyzethez és vezetőkhöz való hozzáférést is jelenthetik, hogy különböző nézőpontokból tanácsot és további visszajelzéseket kapjanak. Az idő és az erőforrások biztosítása biztosítja, hogy a csapat tagjai értékelik és meghallgatják őket, és lehetővé teszik számukra, hogy jobban kapcsolatba lépjenek egymással.”

Robert Kienzle, a Knowmium vezető tanácsadója

használjon csapatépítő tevékenységeket az egység építéséhez.

“a nagyszerű együttműködés kulcsa annak biztosítása, hogy a csapat minden tagja egységes legyen. A csapatépítő tevékenységek nagyszerű módja annak, hogy elősegítsék ezt az érzést; fokozzák a kapcsolatot és csökkentik a kommunikációs akadályokat.

“még akkor is, ha távoli csapatai vannak, virtuális csapatépítő tevékenységeket végezhet, hogy mindenki kapcsolatban maradjon. A Q&a munkamenetektől a többjátékos játékokban való részvételig rengeteg lehetőség van, amelyek segíthetnek összehozni a csapatot. Ezután profitálhat a jobb csapatközi kommunikációból, a jobb termelékenységből és még sok másból.”

Simon Elkj Alternativr, az avXperten Marketing Igazgatója

3 módszer az együttműködés javítására Online eszközök használatával

a technológia kulcsfontosságú eleme az együttműködésnek a modern munkahelyen. Az alábbiakban bemutatunk néhány módszert, amellyel online megoldásokat használhat a gyakorlat javítására.

az eszközök beépítése a munkafolyamatba.

még jobb, Állítsa be a munkafolyamatot az eszközök előnyeinek kihasználásához. Ezek az eszközök nemcsak a csapattagok összekapcsolására szolgálnak, hanem produktívabbá is teszik őket. Így integrálja őket a csapat napi munkafolyamat biztosítja, hogy megkapja a kívánt értéket.

például bevihet egy olyan csevegőeszközt, mint a Slack a csapattagok közötti mindennapi kommunikációhoz. Ez mind a valós idejű csevegés, mind az aszinkron üzenetek esetében működhet, például amikor két csapattagnak nincs átfedő munkaideje. Ezenkívül egy olyan videokonferencia-eszköz, mint a Zoom, működhet az ütemezett értekezleteken.

a Google Drive népszerű fájlmegosztó szolgáltatás számos vállalkozás számára, mind kis, mind nagy vállalkozások számára. A csapat és a külső felek különböző szintű hozzáférést biztosíthatnak a fájlokhoz és mappákhoz, valamint közvetlenül kapcsolódhatnak a fájlokhoz, amikor a Slack-en keresztül kommunikálnak. A Drive fájljain való együttműködés biztosítja, hogy csapata mindig a legújabb verziót dolgozza fel.

A projektmenedzsment eszközök, mint az Asana és a Trello segíthetnek a csapatnak a projektek nyomon követésében. Ahelyett, hogy bejelentkezne az egyes csapattagokkal, hogy megnézze az előrehaladásukat, ezeket az eszközöket használhatja a hozzárendelt feladatok előrehaladásának ellenőrzésére. Ez csökkenti a jelentési időt mind az Ön, mind a csapata számára, és biztosítja, hogy mindig naprakész legyen. Egy gyors pillantás az irányítópultra tudatja Önnel, hogy a projekt mely területein lehet szükség a figyelmére.

a Glasscubes-hoz is fordulhat egy olyan all-in-one megoldáshoz, amely több együttműködési igényt is kielégít, beleértve a kommunikációt, a fájlmegosztást és a tárolást, valamint a projektmenedzsmentet. Ez egy biztonságos eszköz, amely lehetővé teszi, hogy korlátlan számú testreszabott munkaterületet hozzon létre különböző részlegek, egyedi projektek vagy tetszőleges számú felhasználási eset számára.

ösztönözze a telepített online eszközök használatát.

egy eszköz csak akkor értékes, ha használják. Gyakran az emberek ellenállnak a változásnak, és úgy döntenek, hogy a legjobban ismert eszközöket használják, például az e-mailt. És bár még mindig van hely az e-maileknek, az online együttműködési eszközök megkönnyítik a csapat minden tagjának életét, különösen a távoliaknak.

ezenkívül el szeretné kerülni azokat a problémákat, amelyek arra ösztönözték Önt, hogy először keresse meg ezeket az együttműködési eszközöket. Ne feledje, hogy az információk könnyen elveszhetnek vagy elfelejthetők, ha nem központosított helyen tárolják őket.

ezért elengedhetetlen, hogy ösztönözze (vagy akár megkövetelje), hogy a csapat minden tagja használja a kiválasztott eszközöket. Itt van egy hasznos sor, amellyel mindenkit fel lehet venni a fedélzetre: “ne feledje, csapat: Ezen eszközökön kívüli információ nem létezik.”

a legtöbb online együttműködési eszköznek kevés vagy semmilyen képzésre van szüksége, ami eggyel kevesebb akadályt jelent a felhasználók elfogadásában. Tehát, ha egy csapattag még mindig visszatér a régebbi eszközökhöz, kérdezze meg tőle, hogy mi a problémája, és vagy küldjön nekik hivatkozásokat az erőforrások segítésére, vagy adjon nekik egy-egy frissítést.

használja együttműködési eszközeit szórakoztató tevékenységekhez.

néha a csapatnak szüksége van egy mentális szünetre a komoly dolgoktól. És megvannak az eszközei, hogy ez megtörténjen anélkül, hogy mindenkit kéthetes vakációra kellene küldenie.

például próbáljon meg kommunikációs, fájlmegosztási és projektmenedzsment eszközöket használni egy szórakoztató munkahelyi esemény (azaz a “projekt”), például egy irodai parti megtervezéséhez. Teljesen távoli csapatok számára, megszervezhet egy találkozót.

a korábban hívott eszközök segítségével létrehozhat egy csatornát a Slack-ben, hogy ötleteljen és beszéljen a parti témákról. A Google Drive megtarthatja a kapcsolódó fájlokat. Az Asana vagy a Trello segítségével feladatokat rendelhet az emberekhez, mint például a készletek beszerzése, az ételek és italok megrendelése, valamint a helyszín kiválasztása.

ennek a megközelítésnek három előnye van:

• ez ad a csapat tagjai egy nagyon szükséges figyelemelterelés, hogy összpontosítson a komolyabb munka tevékenységek között.
• arra ösztönzi a csapatot, hogy az eszközöket személyes célokra használják (azaz nem érzik magukat “kényszerítettnek”), növelve ezzel ismeretüket velük.
• elősegíti az együttműködést egy olyan cél felé, amely az egész csapat számára előnyös, amely átkerül más együttműködési tevékenységekbe.

lehetővé teszi az osztályok, csapatok és más érdekeltek közötti együttműködést a Glasscubes segítségével.

a Glasscubes egy robusztus, csapatokon átívelő együttműködési megoldás, amely biztosítja, hogy az egész szervezet folyamatosan tájékozódjon a projektfrissítésekről, a felülvizsgált Irányelvekről, a vállalati bejelentésekről és minden másról, amelyet fontosnak tart megosztani a munkatársaival.

megoldásunk lehetővé teszi, hogy az Önéhez hasonló csapatok folyamatosan értesüljenek a legújabb frissítésekről, és megosszák a legfontosabbakat—mindezt úgy, hogy közben a munka hatékonyan mozogjon. A feladatkezeléstől a kommunikáción át a fájlmegosztásig, platformunk segít önnek abban, hogy egy helyen tartsa a kapcsolatot és a dolgok tetején maradjon.

használja a menetes beszélgetéseket a beszélgetések kontextusban tartásához, függetlenül attól, hogy a beszélgetések ügyfélfeladatokkal vagy fontos projektfájlokkal foglalkoznak-e. És ha már a fájlokról beszélünk, oszd meg őket a szíved tartalmával—a csapattagokkal, az ügyfelekkel, a beszállítókkal stb.

a Glasscubes, akkor:

• tárolja és ossza meg a fájlokat egy biztonságos helyen, komplett automatikus verzióvezérlés. Még jóváhagyási munkafolyamatokat is létrehozhat, és megtekintheti a felhasználói műveletek tiszta ellenőrzési nyomvonalait.
• feladatokat rendelhet és kezelhet a csapat különböző tagjai számára, és nyomon követheti őket a befejezésig.
• hozzon létre testreszabott munkaterületeket a Portfólió minden projektcsapatához. A csapattagok megoszthatják az erőforrásokat és kommunikálhatnak egymással a saját munkaterületükön, és az egyszerű felügyelet érdekében mindegyikhez hozzáférhet.

szeretné látni, hogy az Önhöz hasonló szervezetek hogyan javították a keresztfunkcionális együttműködést a megoldásunkkal? Nézze meg ezeket a Glasscubes esettanulmányokat.