JOB ANALYSIS

a job analysis egy lépésről-lépésre specifikáció a foglalkoztatási pozíció követelményeinek, funkcióinak és eljárásainak. Ahogy a mag nem virágozhat virágba, hacsak a talaj nincs megfelelően előkészítve, sok emberi erőforrás menedzsment (HRM) gyakorlat nem virágozhat versenyelőnybe, hacsak nem megfelelő munkahelyi elemzésen alapul.

a sikeres HRM gyakorlatok olyan eredményekhez vezethetnek, amelyek versenyelőnyt teremtenek. Job elemzések, megfelelően elvégzett, fokozza a siker ezen HRM gyakorlatok lefektetésével. A munkaelemzési információk számos HRM gyakorlatra alkalmazhatók. Most vessünk egy rövid pillantást néhányra.

tisztességes és hatékony felvételi gyakorlatok kialakítása

a munkáltató toborzási és kiválasztási gyakorlata a legmegfelelőbb pályázók azonosítására és felvételére törekszik. A munkaelemzési információk segítik a munkáltatókat e cél elérésében azáltal, hogy azonosítják a kiválasztási kritériumokat, például a munka sikeres elvégzéséhez szükséges ismereteket, készségeket és képességeket (KSA-k). A cég vezetői és az emberi erőforrás (HR) szakemberei ezt az információt felhasználhatják a megfelelő kiválasztási eszközök kiválasztásához vagy fejlesztéséhez (pl. interjúkérdések, tesztek). Ez a kiválasztási megközelítés jogilag szükséges.

a diszkriminációval vádolt munkáltatónak bizonyítania kell a bíróságok előtt, hogy kiválasztási kritériumai munkával kapcsolatosak. Az ilyen típusú igényekhez való kapcsolódás támogatása érdekében a cégnek bizonyítania kell, hogy a kifogásolt kiválasztási gyakorlatot a munkaelemzési információk alapján fejlesztették ki. Ahogy az egyik bíró megjegyezte egy diszkriminációs meghallgatás során, a munkaelemzés nélkül, amelyre a kiválasztási gyakorlatokat alapozni lehet, a munkáltató “sötétben céloz, és csak vak szerencsével remélheti, hogy munkával kapcsolatos eredményeket ér el.”

az 1990-es években annak szükségessége, hogy a cégek a kiválasztási kritériumokat a munkaelemzési információkra alapozzák, még fontosabbá vált a fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény elfogadása miatt. Ez a törvény kimondja, hogy a fogyatékossággal élő jelöltekkel kapcsolatos foglalkoztatási döntéseknek azon kell alapulniuk, hogy képesek-e ellátni a munka alapvető funkcióit. Például, ha a jelentésolvasás alapvető munkaköri feladat lenne, akkor azokat a pályázókat, akiknek fogyatékossága megakadályozta őket az olvasásban, jogszerűen megtagadhatják a foglalkoztatástól (feltételezve, hogy nem lehet őket befogadni). Ha azonban a jelentésolvasás nem lenne alapvető funkció, akkor az olvasás képtelensége nem szolgálhat jogszerűen a tagadás alapjául. Annak meghatározása, hogy mely munkaköri funkciók elengedhetetlenek, a munkaelemzés során történik.

képzési és értékelési programok kidolgozása

a cégek a munkahelyi elemzési információkat is felhasználhatják a képzési igények felmérésére, valamint a képzési programok kidolgozására és értékelésére. A munkaelemzések azonosíthatják azokat a feladatokat, amelyeket a munkavállalónak el kell végeznie. Ezután a teljesítményértékelési folyamat révén a felügyelők azonosíthatják, hogy mely feladatokat hajtják végre megfelelően vagy helytelenül. A felügyelő ezután meghatározhatja, hogy a nem megfelelően elvégzett munka javítható-e képzéssel.

a HR szakemberek a munkaelemzési információkat is felhasználják a megfelelő képzési programok kidolgozásához. A munkaelemzés lépésről lépésre meghatározza az egyes feladatok elvégzését, lehetővé téve a HR szakemberek számára, hogy képzési anyagokat dolgozzanak ki, amelyek megtanítják a gyakornokokat az egyes feladatok elvégzésére. A képzési program hatékonyságának értékeléséhez a szervezetnek először meg kell határoznia a képzési célokat vagy a gyakornokoktól elvárt teljesítményszintet, amikor befejezik a programot. A képzési program sikerét annak alapján ítélik meg, hogy milyen mértékben érték el ezeket a teljesítményszinteket. A munkaelemzés során gyakran meghatározzák a várható teljesítményszinteket.

a munkaelemzésből nyert információk felhasználhatók teljesítményértékelési űrlapok kidolgozására. A feladatelemzésen alapuló űrlapra példa lehet az, amely felsorolja a feladat feladatait vagy viselkedését, és meghatározza az egyes feladatok várható teljesítményszintjét. A munkaelemzés szerepe itt döntő fontosságú. Munkaelemzési információk nélkül a szervezetek általában egyetlen, általánosított formát használnak, amelyben az összes munkavállalót olyan közös jellemzők vagy tulajdonságok alapján értékelik, amelyek feltételezhetően minden munkahelyhez szükségesek (pl. együttműködés, megbízhatóság, vezetés).

a Munkaelemzésen alapuló értékelési űrlapok jobbak az általánosított formáknál, mert jobb munkát végeznek a teljesítmény elvárásainak kommunikálásában, és mert jobb alapot nyújtanak a visszajelzésekhez és a HRM döntések meghozatalához.

a legtöbb vállalat a Fizetési rátákat részben az egyes munkák relatív értékére vagy fontosságára alapozza a szervezet számára. A munka értékét általában a munkahelyek értékelése vagy értékelése határozza meg olyan fontos tényezők alapján, mint a képzettségi szint, az erőfeszítés, a felelősség és a munkakörülmények. Az álláselemzés által szolgáltatott információk szolgálnak az állásértékelések alapjául.

A munkaelemzés szintén fontos szerepet játszik a termelékenységjavító programok kidolgozásában. Különböző pay-for-performance programok jutalmat nyújtanak azoknak az alkalmazottaknak, akik munkájukat valamilyen kívánt szinten vagy annál magasabb szinten végzik. A munkaelemzés a teljesítmény ezen szintjének azonosítására szolgál.

javító felhasználások

a vezetőknek néha fegyelmezniük kell az alkalmazottakat azért, mert nem teljesítik megfelelően munkaköri feladataikat. Például a munkavállalókat fegyelmezhetik, ha megtagadják olyan feladatok elvégzését, amelyekről úgy gondolják, hogy nem részei a munkájuknak. Ha egy munkaköri elemzés meghatározza a munkaköri feladatok felelősségét és hatáskörének korlátait, ezek az információk felhasználhatók az ilyen problémák megoldására.

a Munkaelemzési információk biztonsági és egészségvédelmi szempontból is hasznosak lehetnek. Munkaelemzés elvégzése közben a munkáltató felfedheti a munka lehetséges veszélyeit vagy veszélyeit. A munkaelemzés nem biztonságos gyakorlatokat is azonosíthat, például olyan feladatokat, amelyek sérülést okozhatnak.

A gyűjtendő információ típusának meghatározása

A munkaelemzés során rengeteg információ gyűjthető. A munkaelemzési információk három kategóriába sorolhatók: a munka tartalma, a munka kontextusa és a munkavállalói követelmények. A munka tartalma a munkavállalók munkatevékenységére utal, vagy arra, hogy a munkavállalók valójában mit csinálnak a munka során. A munkakörnyezet azokra a feltételekre utal, amelyek mellett a munkát elvégzik, és azokra az igényekre, amelyeket az ilyen munkák a munkavállalóval szemben támasztanak. A munkavállalói követelmények a munka sikeres elvégzéséhez szükséges munkavállalói képesítésekre vonatkoznak. Az egyes kategóriákba tartozó konkrét információkat a következőkben ismertetjük.

tartalom.

a feladatokkal kapcsolatos információk összegyűjtésekor a munkaelemző arra törekszik, hogy meghatározza, mit csinál a munkavállaló, a cselekvés célját, valamint a folyamatban használt eszközöket, berendezéseket vagy gépeket. Az elemző további információkat is gyűjthet a feladatokról, például azok relatív fontosságáról, a várható teljesítményszintekről és az új munkavállaló által a feladatok kielégítő elvégzéséhez szükséges képzés típusáról. A munka tartalma számos módon leírható, attól függően, hogy mennyire konkrét akar (vagy szüksége van) lenni. A munka tartalmi információinak különböző típusait az 1. kiállítás ismerteti.

kontextus.

a munkaköri környezet a munka elvégzésének körülményeire és az ilyen munka által a munkavállalókkal szemben támasztott követelményekre utal. A munkakör – elemzés során jellemzően azonosított konkrét munkaköri információk közé tartoznak a kapcsolatok jelentése, a kapott felügyelet, az ítélet, a tekintély, a személyes kapcsolatok, a munkakörülmények, valamint a munkavállalóval szembeni fizikai és mentális igények.

követelmények.

a munkavállalói követelmények a hatékony munkavégzéshez szükséges ismeretekre, készségekre, képességekre, személyes jellemzőkre és hitelesítő adatokra vonatkoznak. Ezek a kifejezések a következők:

• tudás—a munka elvégzéséhez szükséges információ.
• Skill-a képesség, hogy végre egy tanult motoros feladat, mint a targonca működési készségek és szövegszerkesztő készségek.
• képesség-a nem motoros feladatok elvégzéséhez szükséges képesség, például kommunikációs képességek, matematikai képességek, érvelési vagy problémamegoldó képességek.
• személyes jellemzők—az egyén vonásai (pl. tapintat, asszertivitás, mások iránti aggodalom, objektivitás, munkamorál) vagy hajlandóságuk/képességük a környezet körülményeihez való alkalmazkodásra (pl. az unalom ellenállásának képessége, hajlandóság a túlórázásra, hajlandóság másokkal szívélyesen bánni).
• hitelesítő adatok—bizonyíték vagy dokumentáció arról, hogy az egyén rendelkezik bizonyos kompetenciákkal, például oklevelekkel, tanúsítványokkal és engedélyekkel.

A munkaelemzés során feltárható információk puszta mennyisége elsöprő lehet, de általában felesleges minden lehetséges adatot összegyűjteni. A munkaelemzés célja vagy rendeltetésszerű felhasználása diktálja az összegyűjtendő információkat. Ezért az elemzőnek el kell döntenie, hogy a munkaelemzés hogyan kerül felhasználásra, mielőtt eldönti, hogy milyen információkat keres.

például, ha egy munkaelemzést az új alkalmazottak technikai képzési programjának kidolgozására használnak, az elemzőnek az alfeladatokra vonatkozó információkra kell összpontosítania (a munka végrehajtásának lépésről lépésre történő leírása), valamint a konkrét ismeretekre, készségekre és képességekre (KSA-k), amelyeknek jól kell teljesíteniük ezt a munkát. Ha a cél egy írásbeli foglalkoztatási teszt kidolgozása volt a pályázók ismereteinek felmérésére, az elemzőnek a munka konkrét feladataira és az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges ismeretekre (azaz a tényekre, elméletekre, elvekre stb., tudnia kell, hogy képes legyen kielégítően elvégezni a feladatokat).

az információk gyűjtésének meghatározása

a HR szakemberek gyakran gyűjtenek munkaelemzési információkat. Mivel azonban ezeknek az egyéneknek nincs elegendő szakértelmük az elemzett munkákban, be kell vonniuk a tényleges munkaközvetítőket és felügyelőiket, hogy összegyűjtsék és értelmezzék a vonatkozó információkat. A munkaelemzési információkat úgy lehet összegyűjteni, hogy megkérdezik ezeket az egyéneket, megfigyelik őket a munkahelyen, és/vagy kitöltik az álláselemzési kérdőíveket. Az egyes megközelítések megfelelősége részben a keresett információ típusától függ.

interjúk.

az Álláselemzési interjúk strukturált beszélgetések az álláselemző és egy vagy több tárgyszakértő között. Az interjúkat általában mind a munkahelyi inkumbensekkel, mind a felügyelőikkel tartják. Az inkumbensekkel folytatott interjúk általában a munka tartalmára és a munkaköri információkra összpontosítanak. Ez azt jelenti, hogy az inkumbenseket arra kérik, hogy írják le, mit csinálnak, hogyan csinálják, és milyen körülmények között végzik munkájukat.

A főfelügyelő tipikus feladata az inkumbensek válaszainak pontosságának felülvizsgálata és ellenőrzése, valamint további információk szolgáltatása a feladat fontosságáról, a várható teljesítményszintekről, az új munkavállalók képzési igényeiről és a munkavállalói követelményekről.

mint a leggyakrabban használt munkaelemzési módszer, az interjúk potenciális rengeteg információt szolgáltatnak. Az egy-egy interjú azonban meglehetősen időigényes lehet. Az interjú általában egy-nyolc órát vesz igénybe, a kért információ mennyiségétől és mélységétől függően. Így az interjúk sok időt vehetnek igénybe, különösen akkor, ha az elemzőnek több emberrel kell interjút készítenie. Ha az időbeli korlátok problémát jelentenek, a legjobb alternatíva egy csoportos interjú lefolytatása, ahol egyszerre több tárgyszakértőt kérdeznek meg.

megfigyelések.

néha egy álláselemző kiegészíti az interjúkat a munkaelemzési megfigyelésekkel. Ahogy a neve is sugallja, a megfigyelés azt jelenti, hogy figyeljük az inkumbens munkáját. A megfigyelés akkor a leghasznosabb, ha a feladatok összetettek és nehéz pontosan leírni. Az ilyen munkák elemzésekor az elemző megfigyeli vagy videóra veszi a munkát, majd interjút készít a munkavállalóval tisztázás vagy magyarázat céljából. A megfigyelés lehetővé teszi az elemző számára, hogy jobban megértse a munka elvégzését és a KSA-k elvégzését.

míg a megfigyelést általában az interjú kiegészítéseként használják, a HR szakemberek néha kizárólag a megfigyelésre alapozzák a munkaelemzést. Az, hogy a megfigyelés elegendő adatot szolgáltat-e az elemzéshez, az összegyűjtött információ típusától függ.

például kiváló módszer a rutin/ismétlődő típusú munkákban végzett részfeladatok azonosítására, mint például a futószalagos munka. Ennek a megközelítésnek az alkalmazásakor azonban az elemzőknek figyelniük kell arra a lehetőségre, hogy egyes munkavállalók atipikusan viselkedhetnek, ha megfigyelik őket. Például növelhetik sebességüket, hogy lenyűgözzék a megfigyelőt, vagy lelassíthatnak annak érdekében, hogy megmutassák, milyen nehéz a munkájuk.

kérdőívek.

Álláselemzési kérdőívek kérje meg a tárgy szakértőit-munkavállalókat és / vagy felügyelőket—, hogy írásban rögzítsék a munkahelyi információkat. Az álláselemzési kérdőívek nyílt vagy zárt kérdéseket tartalmaznak. A nyílt végű kérdések arra kérik a válaszadókat, hogy adják meg saját válaszaikat a kérdésekre. A zárt kérdések arra kérik a válaszadókat, hogy válasszanak választ a kérdőívben megadott listából. A zárt kérdéseket gyakrabban használják, mert a válaszok nagyobb egységességét biztosítják, és könnyebben pontozhatók.

a csak zárt kérdéseket tartalmazó álláselemzési kérdőívet munkaelemzési leltárnak nevezzük. A feladat-kimutatások listáját tartalmazó leltárt feladat-leltárnak nevezzük; az egyiket, amely tartalmazza a munkavállalói képességkövetelmények listáját, képességleltárnak nevezzük. A munkaelemzési készletek arra kérik a válaszadókat, hogy értékeljék az egyes elemeket a munka szempontjából. A feladatkészletek információkat kérnek az egyes feladatok elvégzésének gyakoriságáról vagy idejéről is.

a vállalatok akkor használják az álláselemzési készleteket, amikor több embertől van szükség információra (például amikor sok ember ugyanazt a munkakört viseli). Az interjúkhoz képest az információk sokkal gyorsabban gyűjthetők ezzel a megközelítéssel. A vállalatok a készleteket a munkahelyek csoportosításának eszközeként is használják. A csoportosítás a munkahelyek kategorizálására utal az elvégzett feladatok vagy a szükséges készségek hasonlósága alapján; egy csoport olyan munkahelyekből állna, amelyekben minden munkavállaló hasonló feladatokat hajtott végre, vagy hasonló készségekre volt szüksége.

a Csoportok létrehozása után a szervezet meghatározhatja a csoporton belüli összes munkára vonatkozó kiválasztási kritériumokat, képzési igényeket és értékelési kritériumokat. A munkaelemzési készleteket a munkavállalók képzési igényeinek meghatározására is használják. A munkavállalóknak bemutatják a feladatok vagy képességek listáját, és felkérik őket, hogy jelezzék azokat, amelyekhez képzésre van szükségük. Általában ötpontos minősítési skálát használnak, a “nagy szükség” – től a “nincs szükség” – ig.

annak meghatározása, hogy az ÁLLÁSELEMZÉS hogyan kerül rögzítésre

miután a HR szakemberek összegyűjtötték az álláselemzési információkat, azokat valamilyen szisztematikus módon rögzíteni kell a munkaköri leírás elkészítéséhez (azaz a munkaelemzés eredményeinek összefoglalása). A munkaköri leírások formátuma lehet általános vagy speciális cél.

általános célú munkaköri leírás.

az általános célú munkaköri leírás olyan, amely számos olyan információt tartalmaz, amelyek több célra is felhasználhatók, mint például a munkaköri kötelezettségek közlése az alkalmazottakkal és a minimális munkaköri követelmények meghatározása. Például egy menedzser kihúzna egy munkaköri leírást, hogy áttekintse az alapvető funkciókat és a munkavállalói követelményeket, mielőtt interjúkérdéseket dolgozna ki egy álláskereső számára.

a munkaköri leírásban szereplő konkrét információk a vállalat preferenciájától és a műszer tervezett használatától függően változnak. A tipikus általános célú munkaköri leírás a következő szakaszokat tartalmazza: a munka azonosítása, a munka összefoglalása, az alapvető funkciók és a munkavállalói követelmények.

a legtöbb vállalat által használt általános célú munkaköri leírások csak rövid összefoglalót tartalmaznak a munkaköri elemzési információkról, így egyes HRM-alkalmazásokhoz nem állnak rendelkezésre elegendő részletek. Például sokan nem jelzik a részfeladatokat, a teljesítményszabványokat és a munkakörnyezetet. A részfeladat-információk alapul szolgálhatnak a képzési programok kidolgozásához; a teljesítményszabványok alapul szolgálhatnak bizonyos típusú teljesítményértékelési űrlapok kidolgozásához; a munkaköri információk pedig alapul szolgálhatnak a bérszintek megállapításához szükséges állásértékelési minősítések elkészítéséhez.

egy olyan munkaköri leírási módszert, amely részletesebb információkat nyújt, sokoldalú munkaköri elemzési rendszernek (Verjas) neveznek, amely tartalmazza a feladatok, feladatok, a fontosság és a szükséges képzés feladatértékeléseinek listáját, a munkaköri környezet leírását és a munkához szükséges kompetenciák listáját.

speciális célú munkaköri leírások.

az elmúlt 30 évben számos speciális munkaköri leírást dolgoztak ki különböző HRM szakértők. A legfontosabb különbség az általános és a speciális célú munkaköri leírások között abban rejlik, hogy mennyi részletet tartalmaznak. A speciális célú formátumok kevesebb témát ölelnek fel, de a tárgyalt témákat alaposabban elemzik. A leggyakrabban használt speciális célú megközelítések egy részét a következőkben ismertetjük.

a funkcionális munkaelemzés (Fja) elsősorban a munka tartalmi információinak rögzítésére összpontosít. Az egyes tevékenységeket külön-külön elemzik egy munkalapon, amely tartalmaz egy tevékenységnyilatkozatot (meghatározva, hogy a munkavállaló mit csinál, hogyan történik, valamint a munkavállaló műveleteinek eredményeit vagy végtermékét), a tevékenységhez kapcsolódó teljesítményszabványokat és képzési igényeket, valamint hét minősítési skálát. A skálák közül hármat munkásfüggvény-skáláknak nevezünk, amelyek jelzik a dolgozók érintettségének szintjét az adatokkal, az emberekkel és a dolgokkal kapcsolatban. A másik négy skála az érvelés, a matematika, a nyelv és az utasítások követése területén szükséges képességek szintjét jelzi.

A munkaelemzés egy másik speciális célú módszerét kritikus incidens technikának (Cit) nevezik. A második világháború idején a katonaságból származik, és az emberi teljesítmény kritikus tényezőinek azonosítására használták különböző katonai helyzetekben. Kritikus tényezők azok, amelyekről kimutatták, hogy különbséget tesznek a siker és a kudarc között a munka elvégzésében.

a kritikus incidens technika megköveteli, hogy a munkaelemző összegyűjtse a kritikus eseményeket a munkát ismerőktől. Az incidenseket általában történetek vagy anekdoták formájában gyűjtik össze, amelyek sikeres és sikertelen munkahelyi magatartást ábrázolnak. A történeteket ezután egyetlen kijelentéssé sűrítik, amely megragadja a történet lényegét. A CIT számos hasznos HRM alkalmazással rendelkezik. Jó eszköz például a kiválasztási kritériumok és a képzési igények azonosítására, valamint a teljesítményértékelési űrlapok kidolgozására.

A munkaelemzés a HRM folyamat kulcsfontosságú eleme. Míg az átfogó munkaelemzések elvégzése időigényes lehet, végső soron a munkáltatók profitálni fognak abból a sokféle felhasználásból, amelyet egy alapos munkaelemzés nyújthat. A bérbeadástól és a képzéstől a fizetés igazolásáig a javító felhasználásokig a munkaelemzés megkönnyíti a HR menedzser munkáját, megvédi a szervezetet a diszkrimináció igényeitől, és versenyelőnyt biztosíthat az egész szervezetnek.