PPM 101: Hogyan hozzunk létre egy sikeres munka beviteli folyamat

munka bevitel – a bejárati ajtó

van-e a szervezet egy “egyetlen bejegyzés” az új projekt kérések? Vagy inkább, van-e szervezete bejárati ajtóval, oldalsó ajtóval, hátsó ajtóval és sok más módon a kérések fogadására? A kérelmek benyújtásának többféle módja sok vállalat számára gyakori probléma, és kiemeli a szokásos munkafelvételi folyamat szükségességét. Közös munkafelvételi folyamat nélkül szinte lehetetlen nyomon követni az összes elvégzett munkát, mert nincs “egyetlen igazságforrás”. Még rosszabb, hogy sok árnyékmunka folyik a szervezetben, amely értékes erőforrásokat fogyaszt a magasabb prioritású projektekből.

a projektszervezetek létrehozásakor az egyik első feladat annak tisztázása, hogy az új projektkérelmek hogyan kerülnek benyújtásra és felülvizsgálatra. A Munkafelvétel a projektjavaslatok létrehozásának és a go/no-go döntés meghozatalának folyamatát jelenti. Ez a folyamat gyakran együtt működik az ötletelési folyamattal és a teljes portfólió döntési kerettel, de független is lehet. A Munkafelvétel kritikus eleme a projektportfólió meghatározásának, ezért a “Portfólió meghatározása” életciklus szakaszába tartozik. Az alábbi ábra kiemeli a munkafelvételt a Portfólió életciklusának összefüggésében.

A Munkafelvétel előnyei

a munkafelvételi folyamat létrehozásának számos előnye van, amelyeket az alábbiakban foglalunk össze:

• szervezeti egyértelműség—ha segítjük az alkalmazottakat megérteni, hogy a projektjavaslatok hogyan kerülnek előterjesztésre, az a szervezet nagyobb részvételét eredményezi
• nagyobb hatékonyság – a munkafelvételi folyamat világos megértése nagyobb hatékonyságot eredményez a javaslatok létrehozásában és jóváhagyásában, és lerövidíti a javaslatok létrehozásához szükséges időt.
• magasabb minőség—annak tisztázása, hogy milyen információkra van szükség a javaslatban (és miért), jobb minőségű javaslatokat eredményez. Ez azt is megakadályozza, hogy az emberek olyan információkat gyűjtsenek, amelyeket nem használnak fel.
• nagyobb következetesség—a közös eszközök és sablonok következetesebb javaslatokat nyújtanak, megkönnyítve a döntéshozók számára a javaslatok összehasonlítását és áttekintését.
• folyamatban lévő munka ellenőrzése (WIP)—a munkafelvételi folyamatok segítségével a PMO és az irányítási csapat ellenőrizheti a portfólióba belépő munka mennyiségét.

a Munkafelvétel egy alapvető PMO/PPM folyamat, amelyet a szervezeteknek a lehető leghamarabb be kell fejezniük. A jó munkafelvételi folyamatokkal rendelkező szervezetek láthatóbbá teszik a teljes csővezetéket és a magasabb színvonalú projekteket, magasabb benyújtási arányokkal.

egyedi bemutatót szeretne? Kattintson ide

A Munkabeviteli folyamat létrehozásának lépései

a minőségi beviteli folyamat kidolgozása kis erőfeszítést igényel, de a portfóliókezelés kritikus eleme. A munkafelvételi folyamat létrehozásának néhány alapvető lépését az alábbiakban ismertetjük.

1. a dokumentum szerepei és feladatai: a folyamat minden résztvevőjének szerepét és felelősségét dokumentálni és közölni kell. Néhány megválaszolandó kérdés a következő: ki írja a javaslatot (projektmenedzser, üzleti elemző, ügyvezető szponzor)? Milyen információkra van szükség? Milyen sablonokat kell kitölteni? Milyen formátumban kell bemutatni az információkat? Ki fogja felülvizsgálni a javaslatokat? Hogyan fognak döntéseket hozni?
2. határozza meg a projektjavaslat küszöbértékeit: a legtöbb esetben a szervezeteknek a projektkérésekre kell összpontosítaniuk (szemben az összes informatikai kéréssel, amelyet általában egy szabványos informatikai jegyrendszer kezelhet). Ez megköveteli a projekt bizonyos meghatározását (például egy dollár küszöb felett? Az erőforrás-erőfeszítési küszöb felett? Stb.). Ezeknek a definícióknak a létrehozása segít biztosítani, hogy az összes kérés megfeleljen a projekt definíciójának.
3. dokumentum munkafolyamat: a munkafolyamatnak nem kell bonyolultnak lennie, de egy szabványos folyamatot meg kell határozni. A részletesség szintje idővel növekedhet, de a résztvevők segítése megérteni, hogyan kell javaslatot készíteni, hogyan kell benyújtani a javaslatot, és ki vizsgálja meg a javaslatot (és mikor) mind fontos dokumentálandó folyamatok.
4. a javaslatok létrehozásához szükséges eszközök azonosítása: a résztvevőknek tudniuk kell, hogy rendelkezésre állnak-e sablonok (erősen ajánlott) a javaslat létrehozásához. Vannak olyan informatikai rendszerek, amelyeket ki kell használni? (pl. SharePoint, portál, portfóliókezelő rendszer)? Az olyan dedikált rendszerek, mint az Acuity PPM, segítenek automatizálni a projekt munkafelvételi folyamatát.

munka bevitel sikertényezők

számos sikertényező van, amelyet a szervezeteknek szem előtt kell tartaniuk a munka bevitelének bevezetésekor.

• egyetlen “bejárati ajtó a szervezethez”. Bármilyen kétértelműség itt aláássa a teljes munkafelvételi folyamatot.
• világos szerepekkel és felelősségekkel rendelkezik a munkafelvételi folyamat minden résztvevője számára. Bár a folyamatnak nem kell bonyolultnak lennie, a résztvevőknek meg kell érteniük szerepüket a folyamatban. Néhány könnyű edzés ajánlott.
• tisztázza, hogy milyen információkat kell benyújtani. Az emberek szenvedélyesek az új ötleteik iránt, és mindent meg akarnak tenni annak érdekében, hogy jóváhagyják őket, még akkor is, ha ez sok időt tölt a folyamat szempontjából nem releváns információk gyűjtésével. Ha segítjük a résztvevőket abban, hogy megértsék, milyen információkat kell gyűjteniük és hogyan fogják felhasználni, az egyszerűsíti és következetessé teszi a folyamatot.
• a folyamat tulajdonjogának törlése. A PMO-nak vagy más csapatnak rendelkeznie kell a folyamattal, gondoskodnia kell arról, hogy működjön, képzést biztosítson, és biztosítsa, hogy megfelelően használják
• tiszta kommunikáció. A folyamatot birtokló csapatnak túl kell kommunikálnia a folyamat működését, valamint a meghozott döntéseket, különben a folyamat kudarc kockázatának van kitéve. A munkafelvételi folyamatok (mint minden portfóliókezelési folyamat) gondozást és etetést igényelnek.
• a kérelmek benyújtásának és a prezentációk készítésének ütemezése. A következetesség itt fontos. Van-e olyan nap és időpont a héten, amikor a javaslatokat felülvizsgálatra kell benyújtani? Van-e állandó felülvizsgálati ülés, ahol a döntéshozók felülvizsgálják a javaslatokat? Ezeket az információkat meg kell osztani a folyamat hatékonyabbá tétele érdekében.

Munkabeviteli mutatók

a szervezeteknek fontolóra kell venniük néhány kulcsfontosságú mutató rögzítését a munkabeviteli folyamathoz:

• hány projektkérelem származik egy adott szervezettől (pl. Pénzügy, műveletek, Marketing stb.). Amikor a szervezet megérti, honnan érkeznek kérései, lépéseket tehet annak érdekében, hogy jobban megfeleljen a belső szervezetek igényeinek.
• hány javaslat hiányos?
• hány javaslat érkezik hetente? Havonta? Negyedévente? Ez az információ arról tájékoztat, hogy a döntéshozóknak milyen gyakran kell találkozniuk, és mennyi ideig; támogathatja az éves tervezési folyamatokat is.

Munkabeviteli Folyamatfolyamat

az alábbi ábra egy alapvető munkafolyamat – folyamatábrát mutat be három alapvető lépéssel:

1. javaslat létrehozása-ezek azok a lépések, amelyeket a projekt kezdeményezője megtesz egy koncepció kutatásához és egy beviteli űrlap kitöltéséhez.
2. a javaslat áttekintése – a projekt kezdeményezőjének esetleg felül kell vizsgálnia a javaslatot a vezetőjével (ha van ilyen). Ellenkező esetben a portfóliókezelő/adminisztrátor felülvizsgálja a javaslatokat annak biztosítása érdekében, hogy azok megfeleljenek a beviteli folyamat projekt irányelveinek. Ebben az időben a több funkciót betöltő csoport többi tagját felkérhetik, hogy vizsgálják felül és kommentálják a javaslatot, mielőtt az egy irányítási csapathoz kerülne.
3. határozat a javaslatról – egy irányító csoport felülvizsgálja a javaslatot, és meghozza a három döntés egyikét:
   • jóváhagyja a javaslatot – ez a javaslatot a projekt életciklusának következő szakaszába helyezi
   • elhalasztja a javaslatot – a javaslat jelenleg nem halad előre, de a lehetséges jövőbeli végrehajtás megfigyelési listáján marad.
   * A javaslat visszavonása – a javaslat nem halad előre,és nincs több munka.

az irányítási csapat minden döntését vissza kell küldeni a projekt kezdeményezőjének, és rögzíteni kell egy központi naplóban vagy portfóliókezelő szoftverben.

projektjavaslat kidolgozása (Munkafelvételi űrlap)

gondosan mérlegelni kell a jó beviteli űrlap létrehozását. A kísértés az, hogy sok információt kell kitölteni a javaslat felülvizsgálata előtt. Minden szervezetnek meg kell határoznia a Fontos információk minimális mennyiségét annak érdekében, hogy döntést hozzon, különben felesleges időt lehet fordítani a nem használt adatok gyűjtésére. (Ne feledje: az összegyűjtött, de fel nem használt információk az erőforrások szervezeti elvezetését jelentik). Az alábbi példák a munkafelvételi űrlapon gyűjthető információk típusait mutatják be (nem javasoljuk az összes felhasználását, hacsak nem szükséges). A belső projektek gyakran tartalmaznak digitális / informatikai komponenst vagy folyamatfejlesztési kérelmet. A külső néző projektek példainformációi termékorientáltak.

példák a belső projektekhez gyűjtött információkra

• kezdeményező neve
• szponzor neve
• lehetőség/probléma
• aktuális állapot/háttér
• javaslat
• célok/cél
• kockázatok
• becsült költség és haszon
• Dátum szükséges
• az érdekelt felek hatása

példák a külső projektekhez gyűjtött információkra

• üzleti cél
• piaci meghatározás
• piaci trendek/betekintés
• versenyhelyzet
• cél ügyfél
• ügyféligények
• versenytárs termékek
• Termékleírás
• Termék pozícionálás
• szükséges erőforrások
• megvalósíthatóság/kockázatok
• pénzügyi költség / haszon

Munkafelvétel és agilis

általános tévhit, hogy az agilis gyakorlatok nem működnek jól a portfóliókezeléssel. Véleményünk szerint az agilis módszertan továbbra is működhet a standard portfóliókezelési folyamatokkal. A tény az, hogy a projektmunka megkezdése előtt a portfólióirányítási csapatnak értékelnie kell a projektkérelmeket, és jóvá kell hagynia azokat a projekteket, amelyek összhangban vannak a stratégiai célokkal. Függetlenül attól, hogy egy szervezet vízesés, agilis vagy hibrid gyakorlatot folytat, a projektkérelmeket még a munka megkezdése előtt ki kell értékelni. Az Agile egyszerűen egy módszertan az iteratív érték biztosítására (a projekt végrehajtása során); nem ütközik a standard portfóliókezelési folyamatokkal.

összefoglaló

a Munkafelvétel egy alapvető PMO / PPM folyamat, amelyet a szervezeteknek a lehető leghamarabb be kell fejezniük. A jó beviteli jóváhagyási folyamattal rendelkező szervezetek jobban látják a teljes csővezetéket, és jobb minőségű projekteket magasabb benyújtási arányokkal. Mindez egészséges projektportfólióvá válik, amely aztán jó prioritást igényel. Amint ez a folyamat létrejön és jól működik, mérlegelni kell egy teljes portfólióirányítási keret kialakítását. Az Acuity PPM egy munkafelvételi modult kínál a szervezetek számára, hogy jobban kezeljék a munkafelvételi folyamatot.

Ha kérdése van a Munkafelvételi folyamat kidolgozásával kapcsolatban, vagy szakértői segítségre van szüksége, vegye fel velünk a kapcsolatot még ma.