How To Create an Employee Handbook for Your Small Business: The Ultimate Guide

i» Resources to Help You Create an Effective Employee Handbook » identifiserte vi viktige ressurser for å hjelpe deg med å lage en employee handbook. Nå dekker vi hvorfor du trenger en og hvordan du lager den.

Enten din småbedrift har to ansatte eller 20, vil du sikkert ha opprettet arbeidsplasspolicyer, prosedyrer eller forventninger, enten formelt eller uformelt. Det er viktig at dine ansatte kjenner og forstår disse retningslinjene — fordi du vil drive en mer effektiv organisasjon hvis de gjør det, og fordi du ikke vil risikere at firmaet bryter føderale eller statlige lover.

Hvorfor Trenger Du En Personalhåndbok?

en ansatthåndbok er en samling av alle bedriftens retningslinjer og protokoller, samt ansattes juridiske rettigheter og forpliktelser. Å ha en personalhåndbok gjør det enkelt for deg å kommunisere regler og ansvar til ansatte, så det er ingen tvil om hva som forventes av dem — eller fra deg, som småbedriftseier.Videre bidrar en omfattende håndbok for ansatte til å beskytte virksomheten din lovlig hvis noen noen gang stiller spørsmål om du har klart kommunisert retningslinjene dine.Eksempel: Hvis en ansatt saksøker deg og hevder at de ble trakassert av en kollega, kan du peke på ansattes håndbok som bevis på at du tydelig har stavet ut anti-trakasseringspolitikk på plass. (Husk at å ha arbeiderens comp forsikring er også viktig å beskytte din virksomhet i tilfelle en ansatt eller kunde saksøker.)

Hva Går Inn I En Personalhåndbok?

som alle selskaper er hver ansattes håndbok forskjellig. Du kan ikke bare kopiere et annet selskaps håndbok og distribuere den til dine ansatte. En god medarbeiderhåndbok definerer dine unike regler og praksis på arbeidsplassen, og bør skrives med en stemme som gjenspeiler visjonen din og kulturen du har bygget-eller vil bygge.

som sagt de fleste ansattes håndbøker inkluderer lignende emner og typer informasjon. Nedenfor er en titt på åtte vanlige seksjoner i ansattes håndbøker.

1. Selskapets Verdier og Formålsparagraf

for å lykkes, ansatte må være i tråd med bedriftens verdier, oppdrag og mål. Det er derfor du trenger å legge ut disse målene i begynnelsen av din ansattes håndbok. Alt du trenger å gjøre er å gi en uttalelse som omfatter det som betyr mest for deg som selskap. For eksempel navngir den vellykkede nettskoen zappos 10 Zappos Family Kjerneverdier som den forventer at ansatte skal streve etter, inkludert «Embrace and Drive Change» og » Være Lidenskapelig og Bestemt.»

2. Generell Sysselsetting Informasjon

en kritisk del av din ansatt håndbok er generell informasjon om å være ansatt i din bedrift. Dette vil inkludere emner ansatte bryr seg om, for eksempel:

• Ansettelsespolitikk
• Betalingsplan (og betalingsmåter tilgjengelig)
• Heltid vs. Deltidstimer
• Overtidsbetaling
• Måltider og hvilepauser
• fravær
• Ytelsesvurderingsprosedyrer
• sikkerhets-og sikkerhetsprosedyrer
• Resignasjon og oppsigelsesprosedyrer

Husk at noe av dette materialet, som overtidsbetalingsregler og arbeidstakers kompensasjonsdekning, i det minste er noe diktert av føderale og statlige eller til og med lokale lover.

3. Anti-Diskriminering Og Anti-Trakassering Lover

det er viktig å liste opp alle gjeldende føderale, statlige og lokale lover som er relevante for arbeidsstyrken din. Disse kan omfatte lik sysselsetting mulighet, anti-trakassering, og anti-diskriminering lover.

4. Standarder For Oppførsel

Utover lovens krav har du sannsynligvis dine egne forventninger til hvordan ansatte skal oppføre seg på jobben, og du trenger derfor retningslinjer som er rettet mot spesifikk oppførsel på jobben. Slike retningslinjer kan omfatte:

• Kleskode
• Regler For Bruk Av Narkotika og alkohol
• Etiske retningslinjer
• personlig teknologi bruk
• Sosiale medier
• Data Og kundens personvern
• regler for mottak av gaver fra klienter
• Konfliktløsningspolitikk

5. Ansattes Fordeler

som ikke bør være en overraskelse for deg, er ansatt fordeler delen en av de mest refererte delene av ansatt håndbok.din håndbok vil sannsynligvis ikke beskrive alle detaljene i din helseforsikringsplan, da de kan være ganske detaljerte (og at informasjonen kan gis separat). Men du vil sannsynligvis gi det grunnleggende: når er en ansatt kvalifisert til å registrere seg i selskapets helseplan og hvor mange alternativer tilbyr du: typer planer, familiedekning? Når er den årlige åpen påmelding periode?

På Samme måte vil du kort legge ut de andre fordelene du tilbyr, for eksempel:Alle pensjonsplaner du tilbyr, og hvem som er kvalifisert, Inkludert livsforsikring og kort – og/eller langsiktig funksjonshemming, Inkludert opplæringsfordeler, inkludert undervisningsrefusjon, Enten det er fleksibel planlegging, yogaklasser på stedet eller gratis lunsjer på fredag, Fordi dine ansatte ofte vil referere til denne delen. – hvem liker ikke å finne ut om on – the-job perks? – bruk det til din fordel og hjelpe dem å forstå alt de får som en del av å jobbe for din bedrift —

6. Konfidensialitet / Taushetserklæring/Interessekonflikt

ikke alle selskaper inkluderer denne delen, men selskaper som arbeider i svært konkurransedyktige bransjer med forretningshemmeligheter og bekymring for ansatte hoppe skipet for en konkurrent kan være lurt å ha ansatte signere en taushetserklæring eller i det minste inkludere en interessekonflikt politikk i de ansattes håndbok.

7. Disiplinære Retningslinjer

det er viktig at dine ansatte forstår risikoen ved ikke å følge retningslinjene, lover og prosedyrer som du legger ut i ansatthåndboken.

Vurder å ha en seksjon som forklarer at de vil bli holdt ansvarlige for sine handlinger og oppførsel. Du vil at ansatte skal se at de får rettferdig behandling, og at alle ansatte er underlagt samme disiplinære prosess.

8. Ansvarsfraskrivelse

det er viktig at dine ansatte ikke behandler din ansattes håndbok som en kontraktsavtale mellom deg og dem — noe som vil bety at de kan saksøke deg hvis retningslinjene og prosedyrene i håndboken ikke opprettholdes. Derfor, sørg for å inkludere en ansvarsfraskrivelse som sier ansatt håndbok er ikke en kontrakt, for å beskytte deg mot slike bekymringer.

Trekke Den sammen

når du begynner å tenke på og planlegge din ansattes håndbok, kan du innse at du ikke har formalisert mange av retningslinjene dine, eller at du fortsatt må vurdere mer gjennomtenkt hva noen av retningslinjene dine skal være.

Ikke bekymre deg — dette er helt naturlig. Mange små bedrifter tenker ikke konkret om deres politikk før de må forklare dem skriftlig.

her er fire trinn du kan ta for å starte prosessen med å lage din ansattes håndbok.

1. Start med Din Kultur og Verdier

Et godt sted å starte når du tenker på dine ansattes retningslinjer-enten spesifikke for oppmøte regler, kleskode, eller din ytelse gjennomgang prosessen – er å tenke på bedriftens kultur og verdier.

som småbedriftseier, tenk på dine personlige verdier og hva du vil understreke. Vurder også hvordan du kan skape et verdisystem og en kultur som vil motivere dine ansatte til å gjøre sitt beste og bli hos din bedrift på lang sikt.

kulturen du vil opprette, bør veilede retningslinjene og prosedyrene dine — så det er fornuftig å i det minste utarbeide en grunnleggende formålsparagraf før du utformer bedriftens retningslinjer og prosedyrer for ansatte.

2. Utvikle Retningslinjene

med verdiene dine tydelig identifisert, og tenk på å lage retningslinjer som dine ansatte vil omfavne. For eksempel vil selskaper som ønsker å tiltrekke seg yngre arbeidstakere ofte ikke gi inntrykk av å være for strenge eller overbærende — da det kan slå av tusenårige arbeidstakere som søker arbeidsplasser som fremmer fleksibilitet og åpenhet.

Som sa at du kanskje – ut av nødvendighet-må være streng om visse retningslinjer. For eksempel, hvis du driver en bedrift som butikk hvor du viser deg å jobbe i tide, er av største betydning, må du selvfølgelig spesifisere deltakelsesreglene og kanskje kleskoden din.

Du kan da være mer imøtekommende eller sjenerøs i andre deler av arbeidsplasspraksis, for eksempel ved å gi dine ansatte mer ferietid.

3. Kjenn Gjeldende Lover

mens ansatthåndboken ikke er en kontrakt med dine ansatte, setter den forventningene sine, så du må følge føderale, statlige og lokale lover når du forbereder visse deler av ansatthåndboken din.for eksempel har mange stater vedtatt «permisjon lover» som styrer hvordan arbeidsgivere må håndtere visse typer permisjon, enten det er sykefravær eller juryplikt. De kan til og med ha standardspråk som selskaper kan bruke til å beskrive disse lovene til sine ansatte. Du bør kunne finne beskrivelser av statens lover online.

du bør kunne finne detaljerte beskrivelser av statens lover på statens myndigheters nettsted. The Employment Law Handbook Av Lunt Group gir også lenker til et bredt spekter av både føderale og statlige juridiske ressurser, inkludert en state-by-state sammenbrudd av sysselsetting og arbeidsrett.

4. Se På Andre Selskapers Ansattes Håndbøker

mens du ikke bør kopiere andre selskapers retningslinjer og ansattes håndbøker ord for ord, er det vel verdt tiden din å se gjennom noen av dem for inspirasjon eller ideer.

du kan allerede ha tilgang til andre selskapets håndbøker gjennom venner eller slektninger. Dra nytte av muligheter til å sjekke ut minst et par andre håndbøker som du planlegger ut dine retningslinjer og prosedyrer. Du kan også finne eksempler på ansattes håndbøker gjennom et grunnleggende Google-søk.