Hvordan gjennomføre en exit intervju

Noen satt i sin oppsigelse varsel . Hoo boy. Slik utfører du et utgangsintervju som er nyttig, grasiøst og ærlig.

«hvordan gjennomføre et avslutningsintervju?»Jeg ble nylig spurt dette av en leder som er en 1:1 ledelse coaching klient av meg. Han hadde blitt ADMINISTRERENDE DIREKTØR i sitt firma for bare en måned siden, og det var første gang noen hadde sagt opp siden han hadde antatt sin nye rolle.

«Congrats» var det første jeg fortalte ham. Og nei, jeg var ikke nervøs. Mens noen trekker seg kanskje ikke virke som et øyeblikk verdig «congrats,» det er en viktig milepæl å ta note av. Når noen forlater, sender du en melding om hvordan du vil behandle alle i firmaet ditt – ikke bare de som blir med.I Tillegg er et avslutningsintervju en enestående sjanse til å forstå teamet ditt og firmaet ditt på et nærmere nivå: Hvem vet bedre hva som kan forbedres i organisasjonen din enn en person som velger å forlate den?

spørsmålet er: Hvordan gjennomføre en exit intervju som faktisk utløser en ærlig perspektiv fra personen som forlater? En som faktisk er gjennomsyret av dyp refleksjon, og ikke kommer fra en reaksjonær frykt for å «si feil ting» eller brennende broer. Basert På samtaler med hundrevis av ledere og ledere som jeg har trent både formelt og uformelt, og forskningen vi har gjort spesielt på exit interview best practices, er det slik å gjennomføre et exit intervju.

Kjenn formålet – for deg selv og for din bedrift.

et utgangsintervju er ikke et forhør. Det er heller ikke en lufting økt. Det er en mulighet til å få et nøyaktig bilde av noens erfaring på teamet ditt-og hva du og selskapet kan gjøre bedre. Det er ikke en tid for å ta dem forlate personlig. Det er et øyeblikk av refleksjon og innsikt i hvor mye bedre ting kan være.

Sett det opp riktig: På forhånd og med klarhet.

når personen har sagt opp, la dem vite at du ønsker å holde en exit intervju med så mye tid på forhånd. Forklar formålet på forhånd, tydelig: Diskusjonen handler om å lære om deres erfaring i selskapet, slik at selskapet kan bli bedre i fremtiden, for nåværende og fremtidige ansatte. Del at du planlegger å innlemme deres tilbakemelding i å endre ting fremover. Understreke at du er utrolig takknemlig de er villige til å ta deg tid til å være åpen med deg og gi deg sin tid. Jeg vil anbefale å sette til side minst en time og opptil 90 minutter for samtalen, slik at det ikke føles rushed.

Hold avslutningsintervjuet en-mot-en.

når du vurderer hvordan du skal gjennomføre et utgangsintervju, er det viktig å holde det en-mot-en. MENS DU kanskje VIL HA HR og / eller et ledergruppe medlem der, er et panel-stil exit intervju skremmende. Videre er det ideelt å gjennomføre utgangsintervjuet enten personlig eller via telefon. Et personlig utgangsintervju vil bidra til å skape rapport siden de kan se kroppsspråket ditt og se deg i øyet. Men å snakke via telefon kan gjøre ting enklere for noen å være ærlig og avlaste presset av å måtte gi en «perfekt» svar siden noen folk får mer nervøs å ha en personlig samtale. Begge er faktorer å veie når du bestemmer det nøyaktige formatet til en-mot-en.

Velg en person som vil være mest rettferdig og effektiv til å gjennomføre den.

De fleste bedrifter har SIN HR-avdeling gjennomføre exit intervju, men det er vanligvis sant for større selskaper. For mindre selskaper bør personen som gjennomfører utgangsintervjuet være to ting: (1) de bør være på samme side med deg og lederteamet om hva målene for exit intervjuet er, hvilke spørsmål å stille, og tonen for å etablere under samtalen. (2) Viktigst av alt, bør personen som gjennomfører utgangsintervjuet oppfattes av personen som forlater som den mest rettferdige, effektive personen som skal gjennomføre intervjuet. Du prøver å maksimere ærlighet og forthrightness-og det kommer bare hvis personen som gjennomfører intervjuet er noen som intervjuobjektet stoler på, og noen som du stoler på å videresende informasjonen godt tilbake. På grunn av dette vil du vanligvis ikke at personens direkte veileder skal gjennomføre utgangsintervjuet, men personen som er ett skritt over sin direkte veileder. Dette gir litt plass for intervjuobjektet å snakke mer fritt om deres forhold til sin veileder. Og det viser også at du tar samtalen på alvor og ønsker å handle og følge opp effektivt (noe som er vanskeligere å tro hvis personen som gjennomfører utgangsintervjuet, for eksempel er en stipendiat eller personens direkte veileder).

Gi det 30 eller 90 dager for å få et ærlig perspektiv.

Eksperter går frem og tilbake på når man skal gjennomføre utgangsintervjuet. Noen folk anbefaler å gjøre det om en måned eller noen uker før personen forlater fordi personen er fortsatt engasjert i sin rolle. Jeg pleier å tenke det motsatte (og har funnet Med Know Your Team kunder vi jobber med for å være tilfelle): Prøv å holde utgangsintervjuet en måned eller så etter at personen har forlatt stillingen, så det er mindre press for å gi sukkerbelagte svar. En måned etter, de er mer avslappet, og de er mer sannsynlig å være ærlig med deg om hvorfor de forlot og hvordan din bedrift kan forbedre.

Still spørsmål utover det forventede, » Hvorfor forlot du?»

Prøv å stille disse spørsmålene som de fleste ledere overser under utgangsintervjuet ditt:

• Hva ville du si var den største grunnen til at du forlot selskapet?
• mens du bestemmer deg mellom å bo eller forlate selskapet, hva var noen av de største faktorene du veide i din beslutning?
• Hva satte du mest pris på mens du jobbet i selskapet?
• Hva var noen av dine største frustrasjonspoeng mens du var i selskapet?
• hvis du startet på selskapet igjen, hva kan være en ting du ønsker at selskapet ville ha håndtert annerledes?
• på hvilke måter var forholdet til lederen din nyttig?
• på hvilke måter var forholdet til din leder frustrerende eller irriterende?
• Hvem er du mest takknemlig for å ha jobbet med mens på selskapet?
• Hvilke råd vil du gi ledelsen om å gjøre selskapet bedre?
• Hva var det største gapet mellom det du observerte var selskapets intensjon, versus det som ble utstilt i virkeligheten?
• Hvor tror du selskapet har størst mulighet til å bli bedre?
• Hva skal vi se etter i den neste personen vi ansetter for din rolle?
• som nå en «alun» av selskapet, hva kan selskapet gjøre-om noe – for å støtte din karriereutvikling?
• Er det noe annet du tror vi bør vite, for å forbedre selskapet for nåværende og fremtidige ansatte?

Kalibrer reaksjonen din under utgangsintervjuet.

ikke forsvar. Ikke avled. Ikke prøv å fikse problemet i øyeblikket. Lytt, vær takknemlig, og takk dem for deres oppriktighet. Målet ditt er å skape et miljø som gjør det så trygt som mulig for dem å være ærlig. Jo mer ærlige de er, desto mer lærer du hva som vil være gunstig for selskapet.

Opprett konsistens.

jo større teamet ditt blir, desto mer sannsynlig vil det være å ha utgangsintervjuer. Det er et naturlig biprodukt av skalaen. Som et resultat vil jeg anbefale å opprette en konsekvent prosess for hvordan man utfører utgangsintervjuer. Når du har en jevn rekke spørsmål å stille og bevisst struktur til intervjuene, hvis / når noen forlater igjen, har du et lignende sett med data for å sammenligne notater til.

Selvfølgelig, det er ingen magisk dette-fungerer-for-alle tilnærming for hvordan å gjennomføre en exit intervju. Faktisk kan de massivt slå tilbake hvis du bare sitter på informasjonen du mottar fra dem, eller du blir altfor defensiv under dem. Snarere, se et utgangsintervju som et verktøy, når det brukes riktig, kan markere en fredelig og grasiøs overgang for både deg og personen som forlater.

Husk: Gratulerer. Noen forlater er en mulighet, hvis du velger å se det som sådan.

👋 Vil du ha en hånd med de andre ansvarene du står overfor som leder? Da vil du sjekke Ut Kjenn Ditt Lag. Vår programvare hjelper deg med å spikre grunnleggende lederskap: Vi hjelper deg å kjøre effektive en-til-en-møter, få ærlige tilbakemeldinger, dele team fremgang, og bygge team rapport. Prøv Kjenn Teamet ditt gratis, selv, i dag.

Du kan også nyte å lese…

• 
• 
• 
•