JOBBANALYSE

en jobbanalyse er en trinnvis spesifikasjon av krav, funksjoner og prosedyrer for en ansettelsesposisjon. Akkurat som et frø ikke kan blomstre i en blomst med mindre bakken er riktig forberedt, kan mange human resource management (HRM) praksis ikke blomstre til konkurransefortrinn med mindre jordet på en tilstrekkelig jobbanalyse.

Vellykket HRM praksis kan føre til resultater som skaper konkurransefortrinn. Jobbanalyser, riktig utført, øker suksessen til DISSE HRM-praksisene ved å legge grunnlaget. Jobb analyse informasjon kan brukes til en rekke HRM praksis. Vi tar nå en kort titt på noen av dem.

ETABLERING AV RETTFERDIG OG EFFEKTIV ANSETTELSESPRAKSIS

en arbeidsgivers rekrutterings-og utvelgingspraksis søker å identifisere og ansette de mest egnede søkerne. Jobbanalyseinformasjon hjelper arbeidsgivere med å oppnå dette målet ved å identifisere utvalgskriterier, for eksempel kunnskap, ferdigheter og evner (Ksa) som trengs for å utføre en jobb vellykket. Et firmas ledere og hr-fagfolk kan da bruke denne informasjonen til å velge eller utvikle de riktige utvalgsenhetene (f.eks. intervjuspørsmål, tester). Denne tilnærmingen til valg er lovpålagt.

en arbeidsgiver som står overfor diskrimineringsavgifter, må demonstrere for domstolene at utvalgskriteriene er jobbrelaterte. For å støtte denne typen krav-relatedness, må et firma vise at utfordret utvalg praksis ble utviklet på grunnlag av jobb analyse informasjon. Som en dommer bemerket under en diskrimineringshøring, uten en jobbanalyse som skal basere utvalgspraksis, sikter en arbeidsgiver » i mørket og kan bare håpe å oppnå jobbrelatert ved blind flaks.»

på 1990-tallet ble behovet for bedrifter å basere utvalgskriterier på jobbanalyseinformasjon enda viktigere på grunn av Passasjen Av Americans with Disabilities Act. Denne loven sier at ansettelsesbeslutninger om funksjonshemmede kandidater må være basert på deres evne til å utføre de grunnleggende funksjonene i jobben. For eksempel, hvis rapportlesning var en viktig jobbfunksjon, kunne søkere hvis funksjonshemninger forhindret dem i å lese, lovlig nektes ansettelse (forutsatt at det ikke var mulig å imøtekomme dem). Hvis imidlertid rapportlesing ikke var en viktig funksjon, kunne manglende evne til å lese ikke lovlig tjene som grunnlag for fornektelse. Fastsettelse av hvilke jobbfunksjoner er avgjørende er gjort under en jobb analyse.

UTVIKLING AV OPPLÆRINGS-OG VURDERINGSPROGRAMMER

Bedrifter kan også bruke jobbanalyseinformasjon for å vurdere treningsbehov og å utvikle og evaluere treningsprogrammer. Jobbanalyser kan identifisere oppgaver en arbeidstaker må utføre. Deretter, gjennom ytelsesvurderingsprosessen, kan veiledere identifisere hvilke oppgaver som utføres riktig eller feil. Veilederen kan deretter avgjøre om feil utført arbeid kan korrigeres gjennom opplæring.

HR fagfolk også bruke jobb analyse informasjon for å utvikle relevante opplæringsprogrammer. Jobbanalysen spesifiserer hvordan hver jobb utføres, trinn for trinn, slik AT HR-fagfolk kan utvikle opplæringsmateriell for å lære praktikanter hvordan de skal utføre hver oppgave. For å evaluere effektiviteten av et treningsprogram, må organisasjonen først angi treningsmål eller ytelsesnivået som forventes av praktikanter når de fullfører programmet. Suksessen til et treningsprogram vurderes på grunnlag av i hvilken grad disse ytelsesnivåene er nådd. Forventede ytelsesnivåer angis ofte under en jobbanalyse.

Informasjon hentet fra en jobbanalyse kan brukes til å utvikle ytelsesvurderingsskjemaer. Et eksempel på et jobbanalysebasert skjema vil være et som viser jobbens aktiviteter eller virkemåter og angir forventet ytelsesnivå for hver. Rollen til jobbanalyse er avgjørende her. Uten jobbanalyseinformasjon bruker organisasjoner vanligvis en enkelt, generalisert form der alle arbeidstakere vurderes på grunnlag av et felles sett med egenskaper eller egenskaper som antas å være nødvendige for alle jobber (f.eks. samarbeid, pålitelighet, lederskap). Jobbanalysebaserte vurderingsskjemaer er bedre enn de generaliserte skjemaene fordi de gjør en bedre jobb med å kommunisere ytelsesforventninger og fordi de gir et bedre grunnlag for å gi tilbakemelding og FOR Å ta HRM-beslutninger. de fleste selskaper baserer lønnssatsene, delvis, på den relative verdien eller betydningen av hver jobb til organisasjonen. Jobb verdt bestemmes vanligvis ved å evaluere eller vurdering jobber basert på viktige faktorer som ferdighetsnivå, innsats, ansvar og arbeidsforhold. Informasjonen gitt av en jobb analyse fungerer som grunnlag for jobb verdt evalueringer.

Jobbanalyse spiller også en viktig rolle i utviklingen av produktivitetsforbedringsprogrammer. Ulike pay-for-ytelse programmer gi belønninger til ansatte som utfører jobbene sine på eller over noen ønsket nivå. Jobbanalyse brukes til å identifisere det ytelsesnivået.

REMEDIAL BRUKER

Ledere må noen Ganger disiplinere ansatte for deres manglende evne til å utføre sitt arbeidsansvar på riktig måte. For eksempel kan arbeidstakere være disiplinert for å nekte å utføre oppgaver som de tror ikke er en del av jobbene sine. Hvis ansvar og begrensninger av myndighet for en jobb er avgrenset i en jobbanalyse, kan denne informasjonen brukes til å løse slike problemer.

Jobbanalyse informasjon kan også være nyttig fra et helse-og sikkerhetsperspektiv. Mens du utfører en jobbanalyse, kan en arbeidsgiver avdekke potensielle farer eller farer ved en jobb. Jobbanalysen kan også identifisere usikre praksiser, for eksempel oppgaver som utføres på en måte som kan forårsake skade.

BESTEMME HVILKEN TYPE INFORMASJON SOM SKAL SAMLES

et vell av informasjon kan samles under en jobbanalyse. Jobbanalyseinformasjon kan deles inn i tre kategorier: jobbinnhold, jobbkontekst og arbeiderkrav. Jobbinnhold refererer til arbeidernes jobbaktiviteter eller hva arbeidstakere faktisk gjør på jobben. Jobbsammenheng refererer til forholdene arbeidet utføres under og kravene slike jobber pålegger arbeideren. Arbeiderkrav refererer til arbeiderkvalifikasjonene som trengs for å utføre jobben vellykket. Den spesifikke informasjonen som faller innenfor hver kategori er beskrevet neste.

INNHOLD.

når du samler informasjon om oppgaver, søker jobbanalytikeren å finne ut hva arbeideren gjør, formålet med handlingen og verktøyene, utstyret eller maskinene som brukes i prosessen. Analytikeren kan også samle tilleggsinformasjon om oppgaver, for eksempel deres relative betydning, forventede ytelsesnivåer og hvilken type opplæring som trengs av en ny arbeidstaker for å utføre oppgaver tilfredsstillende. Jobbinnhold kan beskrives på en rekke måter, avhengig av hvor spesifikk man ønsker (eller trenger) å være. De ulike typene jobbinnholdsinformasjon er beskrevet i Vedlegg 1.

KONTEKST.

Jobbsammenheng refererer til hvilke forhold arbeid utføres og de krav slikt arbeid pålegger ansatte. Spesifikke typer jobbkontekstinformasjon som vanligvis identifiseres under en jobbanalyse, inkluderer rapporteringsforhold, tilsyn mottatt, dom, autoritet, personlige kontakter, arbeidsforhold og de fysiske og mentale kravene til arbeideren.

KRAV.

Arbeiderkrav refererer til kunnskap, ferdigheter, evner, personlige egenskaper og legitimasjon som trengs for effektiv jobbytelse. Disse begrepene er definert som:

• Kunnskap-kroppen av informasjon man trenger for å utføre jobben. Ferdighet-evnen til å utføre en lært motoroppgave, for eksempel gaffeltruck operasjonelle ferdigheter og tekstbehandlingsevner. Evne-evnen som trengs for å utføre en ikke-motorisk oppgave, for eksempel kommunikasjonsevner, matematiske evner og resonnement eller problemløsende evner. Personlige egenskaper-en persons egenskaper—f. eks. takt, selvsikkerhet, omtanke for andre, objektivitet, arbeidsmoral) eller deres vilje/evne til å tilpasse seg forholdene i miljøet(f. eks. evne til å motstå kjedsomhet, vilje til å jobbe overtid, vilje til å behandle andre hjertelig). Legitimasjon-bevis eller dokumentasjon på at en person har visse kompetanser, for eksempel diplomer, sertifiseringer og lisenser.

den rene mengden informasjon som kan avdekkes under en jobbanalyse kan være overveldende, men det er vanligvis unødvendig å samle alle mulige data. Formålet eller tiltenkt bruk av jobbanalysen dikterer den spesielle informasjonen som skal samles inn. Derfor må analytikeren bestemme hvordan jobbanalysen skal brukes før du bestemmer hvilken informasjon du skal søke. for eksempel, hvis en jobbanalyse skulle brukes til å utvikle et teknisk treningsprogram for nye ansatte, bør analytikeren fokusere på informasjon om deloppgaver (en trinnvis beskrivelse av hvordan jobben utføres) og den spesifikke kunnskapen, ferdighetene og evnene (Ksa) man trenger å gjøre det bra på den jobben. Hvis formålet var å utvikle en skriftlig ansettelsestest for å vurdere søkernes kunnskap om jobben, bør analytikeren målrette informasjon om jobbens spesifikke oppgaver og kunnskapen som kreves for å utføre hver oppgave (dvs.fakta, teorier, prinsipper, etc., man må vite for å kunne utføre oppgaver tilfredsstillende).

BESTEMME HVORDAN Å SAMLE INN INFORMASJON

HR fagfolk ofte samle jobb analyse informasjon. Men fordi disse personene mangler tilstrekkelig kompetanse i jobbene blir analysert, må de verve faktiske jobben etablerte og deres veiledere å samle og tolke relevant informasjon. Jobbanalyse informasjon kan samles inn ved å intervjue disse personene, observere dem på jobb, og / eller å ha dem komplette jobb analyse spørreskjemaer. Hensiktsmessigheten av hver tilnærming avhenger delvis av typen informasjon søkt.

INTERVJUER.

Jobbanalyseintervjuer er strukturerte samtaler mellom jobbanalytikeren og en eller flere fageksperter. Intervjuer er vanligvis holdt med både jobb etablerte og deres veiledere. Intervjuer med etablerte har en tendens til å fokusere på jobbinnhold og jobbkontekstinformasjon. Det vil si at etablerte blir bedt om å beskrive hva de gjør, hvordan de gjør det, og forholdene de utfører jobbene sine på.

veilederens typiske rolle er å gjennomgå og verifisere nøyaktigheten av de etablerte svarene, og å gi ytterligere informasjon om oppgavens betydning, forventede ytelsesnivåer, opplæringsbehov for nye arbeidere og arbeiderkrav.

som den mest brukte jobbanalysemetoden gir intervjuer et potensielt vell av informasjon. En-til-en-intervjuer kan imidlertid være ganske tidkrevende. Et intervju tar vanligvis mellom en og åtte timer, avhengig av mengden og dybden av informasjon søkt. Dermed kan intervjuing ta mye tid, spesielt når analytikeren må intervjue flere personer. Når tidsbegrensninger utgjør et problem, er det beste alternativet å gjennomføre et gruppeintervju, hvor flere fageksperter blir intervjuet samtidig.

OBSERVASJONER.

noen ganger vil en jobbanalytiker supplere intervjuer med jobbanalyseobservasjoner. Som navnet antyder, betyr observasjon å se den etablerte utføre jobben. Observasjon er mest nyttig når jobber er komplekse og vanskelige å beskrive nøyaktig. Ved analyse av slike jobber observerer eller videobåndes jobben og intervjuer deretter arbeideren for avklaring eller forklaring. Observasjonen gjør det mulig for analytikeren å få en bedre forståelse av hvordan arbeidet er gjort og Ksaene som trengs for å utføre det. mens observasjon vanligvis brukes som et supplement til intervjuet, baserer HR-fagfolk noen ganger jobbanalyse utelukkende på observasjon. Hvorvidt observasjon gir tilstrekkelige data for analysen, avhenger av hvilken type informasjon som samles inn. for eksempel er det en utmerket metode for å identifisere deloppgaver utført i rutinemessige / repeterende typer jobber, for eksempel samlebåndsarbeid. Ved bruk av denne tilnærmingen bør analytikere imidlertid være oppmerksomme på muligheten for at enkelte arbeidstakere kan oppføre seg atypisk når de observeres. For eksempel kan de øke hastigheten for å imponere observatøren, eller senke i et forsøk på å demonstrere hvor vanskelig jobbene deres er.

SPØRRESKJEMAER.

Jobbanalyseskjemaer ber fageksperter-arbeidere og / eller veiledere—om å registrere jobbinformasjon skriftlig. Jobbanalyse spørreskjemaer inneholder enten åpne eller lukkede spørsmål. Åpne spørsmål ber respondentene om å gi sine egne svar på spørsmålene. Lukkede spørsmål ber respondentene om å velge et svar fra en liste i spørreskjemaet. Lukkede spørsmål blir mer vanlig brukt fordi de gir større ensartethet av svar og blir lettere scoret.

et spørreskjema for jobbanalyse som bare inneholder lukkede spørsmål, kalles en jobbanalyselager. En beholdning som inneholder en liste over oppgavesetninger kalles en oppgavelager; en som inneholder en liste over arbeidernes evne krav kalles en evne inventar. Jobb analyse varelager be respondentene å rangere hvert element i form av sin betydning for jobben. Oppgavelager ber også om informasjon om frekvensen eller tiden som brukes til å utføre hver oppgave.

Bedrifter bruker jobbanalyser når det er behov for informasjon fra flere personer (f.eks. når mange har samme stillingstittel). Sammenlignet med intervjuer, kan informasjon samles mye raskere ved hjelp av denne tilnærmingen. Bedrifter bruker også varelager som et middel til å gruppere jobber. Gruppering refererer til kategorisering av jobber basert på likheten av oppgaver utført eller ferdigheter som trengs; en gruppe vil bestå av jobber der alle arbeidstakere utførte lignende oppgaver eller trengte lignende ferdigheter.

når grupper er etablert, kan organisasjonen bestemme utvalgskriterier, opplæringsbehov og evalueringskriterier som gjelder for alle jobber i en gruppe. Jobb analyse varelager brukes også til å bestemme arbeidernes treningsbehov. Arbeidstakere presenteres med en liste over oppgaver eller evner og blir bedt om å angi de som de trenger opplæring for. En fempunkts vurderingsskala, som spenner fra «stort behov» til «ikke behov», brukes vanligvis.

BESTEMME HVORDAN JOBBANALYSE aINFORMATION VIL BLI REGISTRERT

Når HR-fagfolk har samlet jobbanalyseinformasjon, må det registreres på en systematisk måte for å produsere en stillingsbeskrivelse(dvs. et sammendrag av jobbanalysefunn). Formatet på stillingsbeskrivelser kan være generelle formål eller spesielle formål.

GENERELL JOBBBESKRIVELSE.

en generell jobbbeskrivelse er en som inneholder en rekke opplysninger som kan brukes til flere formål, for eksempel å kommunisere jobbansvar til ansatte og angi minimumskrav til jobb. For eksempel vil en leder trekke ut en stillingsbeskrivelse for å gjennomgå viktige funksjoner og arbeiderkrav før du utvikler intervjuspørsmål for en jobbsøker.

den spesifikke informasjonen i stillingsbeskrivelsen varierer avhengig av firmaets preferanser og tiltenkt bruk av instrumentet. En typisk generell jobbbeskrivelse inneholder følgende deler: jobbidentifikasjon, jobbsammendrag, viktige funksjoner og arbeiderkrav. generelle stillingsbeskrivelser som brukes av de fleste bedrifter, gir bare en kort oppsummering av jobbanalyseinformasjon, og mangler dermed tilstrekkelig detalj for NOEN HRM-applikasjoner. For eksempel unnlater mange å angi deloppgaver, ytelsesstandarder og jobbkontekst. Deloppgaveinformasjon kan tjene som grunnlag for å utvikle treningsprogrammer; ytelsesstandarder kan tjene som grunnlag for å utvikle visse typer ytelsesvurderingsskjemaer; og jobbkontekstinformasjon kan tjene som grunnlag for å gjøre jobbevalueringsvurderinger som er nødvendige for å etablere lønnssatser. En jobbeskrivelsesmetode som gir mer detaljert informasjon kalles Versatile Job Analysis System (VERJAS), som inneholder en liste over plikter, oppgaver, oppgavevurderinger for viktighet og nødvendig opplæring, jobbkontekstbeskrivelser og en liste over kompetanser som trengs for jobben.

STILLINGSBESKRIVELSER MED SPESIELLE FORMÅL.

Flere spesielle jobbeskrivelser har blitt utviklet av EN rekke HRM-eksperter i løpet av de siste 30 årene. En viktig forskjell mellom generelle og spesielle formål stillingsbeskrivelser ligger i mengden detaljer de inkluderer. Spesialformater dekker færre emner, men emnene som dekkes, analyseres i dybden. Noen av de mer brukte spesielle formål tilnærminger er beskrevet neste. Functional job analysis (FJA) fokuserer primært på å registrere informasjon om jobbinnhold. Hver aktivitet analyseres separat i et regneark som inneholder en aktivitetssetning (som angir hva arbeideren gjør, hvordan det gjøres, og resultatene eller sluttproduktet av arbeiderens handlinger), ytelsesstandardene og opplæringsbehovene som er knyttet til aktiviteten, og syv vurderingsskalaer. Tre av skalaene er kjent som worker function scales, som angir nivået på arbeidstakerens engasjement med data, personer og ting. De andre fire skalaene angir nivået på evnen som trengs innen resonnement, matematikk, språk og følgende instruksjoner. en annen spesiell metode for jobbanalyse kalles critical incident technique (cit). Den oppsto i militæret under Andre Verdenskrig og ble brukt til å identifisere kritiske faktorer i menneskelig ytelse i en rekke militære situasjoner. Kritiske faktorer er de som har vist seg å gjøre forskjellen mellom suksess og fiasko i å utføre en jobb. den kritiske hendelsesteknikken krever at jobbanalytikeren samler kritiske hendelser fra personer som er kjent med jobben. Hendelsene er vanligvis samlet i form av historier eller anekdoter som skildrer vellykket og mislykket jobb atferd. Historiene blir deretter kondensert til en enkelt setning som fanger essensen av historien. CIT har flere nyttige HRM-applikasjoner. For eksempel er det et godt verktøy for å identifisere utvalgskriterier og opplæringsbehov og for å utvikle ytelsesvurderingsskjemaer.

Jobbanalyse er en viktig del AV HRM-prosessen. Mens utførelsen av omfattende jobbanalyser kan være tidkrevende, vil arbeidsgivere til slutt dra nytte av de mange bruksområdene som en grundig jobbanalyse kan gi. Fra ansettelse og opplæring til lønn begrunnelse til avhjelpende bruker, jobbanalyse vil gjøre HR manager jobb enklere, beskytte en organisasjon fra påstander om diskriminering, og kan gi den generelle organisasjonen et konkurransefortrinn.