PPM 101: Hvordan Lage En Vellykket Arbeidsinntaksprosess

arbeidsinntak – inngangsdøren

har organisasjonen din en «enkelt oppføring» for nye prosjektforespørsler? Eller rettere sagt, har organisasjonen en inngangsdør, en sidedør, en bakdør og mange andre måter å motta forespørsler på? Å ha flere måter å sende inn forespørsler er et vanlig problem for mange bedrifter og fremhever behovet for en standard arbeidsinntaksprosess. Uten en felles arbeidsinntaksprosess kan det være nesten umulig å spore alt arbeidet som gjøres fordi det ikke er noen «eneste sannhetskilde». Enda verre, mye skyggearbeid kan pågå i organisasjonen som bruker verdifull ressurstid fra høyere prioriterte prosjekter.

når prosjektorganisasjoner etableres, er en av de første oppgavene å avklare hvordan nye prosjektforespørsler skal sendes inn og gjennomgås. Arbeidsinntak refererer til prosessen for å lage prosjektforslag og få en go/no-go beslutning. Denne prosessen fungerer ofte sammen med en ideasjonsprosess og full porteføljebeslutningsramme, men kan også være uavhengig. Arbeidsinntak er en kritisk komponent for å definere prosjektporteføljen og faller derfor innenfor» Definer Porteføljen » livssyklusstadiet. Diagrammet nedenfor fremhever arbeidsinntak i sammenheng med porteføljens livssyklus.

Fordelene med Arbeidsinntak

det er flere fordeler for å skape en arbeidsinntaksprosess, oppsummert nedenfor:

• organisatorisk klarhet-å hjelpe ansatte til å forstå hvordan prosjektforslag fremmes, vil resultere i høyere deltakelse fra organisasjonen
• Større effektivitet-å ha en klar forståelse av arbeidsinntaksprosessen vil resultere i større effektivitet i å skape og godkjenne forslag og forkorte tiden som kreves for å lage forslag.
• Høyere kvalitet-tydeliggjøring av hvilken informasjon som trengs i forslaget (og hvorfor) vil resultere i høyere kvalitetsforslag. Det vil også hindre folk fra å samle inn informasjon som ikke vil bli brukt.
• Større konsistens-vanlige verktøy og maler vil gi mer konsistente forslag som gjør det enklere for beslutningstakere å sammenligne og gjennomgå forslag.
• Kontroll work in progress—WIP) – å ha arbeidsinntaksprosesser hjelper PMO og styringsteam med å kontrollere mengden arbeid som kommer inn i porteføljen.

arbeidsinntak er en grunnleggende PMO / PPM-prosess som organisasjoner må fullføre så snart som mulig. Organisasjoner med gode arbeidsinntaksprosesser har oversikt over hele rørledningen og høyere kvalitetsprosjekter med høyere innsendingsfrekvenser.

vil du ha en tilpasset demo? Klikk her

Trinn For Å Lage En Arbeidsinntaksprosess

Å Utvikle en kvalitetsinntaksprosess tar litt innsats, men er en kritisk komponent for porteføljestyring. Noen av de grunnleggende trinnene for å lage en arbeidsinntaksprosess er skissert nedenfor.

1. Dokument roller og ansvar: roller og ansvar for hver deltaker i prosessen må dokumenteres og kommuniseres. Noen spørsmål som må besvares inkluderer: hvem skal skrive forslaget (prosjektleder, forretningsanalytiker, utøvende sponsor)? Hvilken informasjon er nødvendig? Hvilke maler må fylles ut? Hvilket format skal informasjonen presenteres? Hvem skal vurdere forslagene? Hvordan skal beslutninger fattes?
2. Bestem terskler for prosjektforslag: i de fleste tilfeller må organisasjoner starte med å fokusere på prosjektforespørsler(i motsetning til ALLE IT-forespørsler som vanligvis kan håndteres av et standard it-billettsystem). Dette krever noen definisjon av et prosjekt (f. eks over en dollar terskel? Over en ressursinnsats terskel? Osv.). Opprette disse definisjonene vil bidra til å sikre at alle forespørsler samsvarer med definisjonen av et prosjekt.
3. dokumentarbeidsflyt: arbeidsinntaksprosessen trenger ikke å være komplisert, men en standardprosess må defineres. Detaljnivået kan øke over tid, men å hjelpe deltakerne til å forstå hvordan man lager et forslag, hvordan man sender inn forslaget, og hvem som vurderer forslaget (og når) er alle viktige prosesser som skal dokumenteres.
4. Identifiser verktøy for å lage forslag: deltakerne må vite om det finnes maler tilgjengelig (sterkt anbefalt) for å lage et forslag. Er DET NOEN IT-systemer som må benyttes? (F. Eks. SharePoint, portal, porteføljestyringssystem)? Dedikerte systemer som Acuity PPM hjelper til med å automatisere prosjektarbeidsinntaksprosessen.

Suksessfaktorer for Arbeidsinntak

det er flere suksessfaktorer som organisasjoner må huske på når de introduserer en arbeidsinntaksprosess.

• Å Ha en enkelt «inngangsdør til organisasjonen». Enhver tvetydighet her vil undergrave hele arbeidsinntaksprosessen.
• Har klare roller og ansvar for alle deltakere i arbeidsinntaksprosessen. Selv om prosessen ikke trenger å være komplisert, må deltakerne forstå sin rolle i prosessen. Litt lett trening anbefales.
• Avklare hvilken informasjon som må sendes inn. Folk er lidenskapelige om sine nye ideer og vil gjøre alt de kan for å se dem godkjent, selv om dette betyr å bruke mye tid på å samle inn informasjon som ikke er relevant for prosessen. Å hjelpe deltakerne med å forstå hvilken informasjon de trenger å samle inn og hvordan den skal brukes, vil effektivisere prosessen og gjøre den konsekvent.
• Klar prosess eierskap. EN PMO eller et annet team må eie prosessen, sørge for at den fungerer, gi opplæring og sørge for at Den brukes riktig
• Clear communication. Teamet som eier prosessen, må overkommunisere hvordan prosessen fungerer, så vel som de avgjørelsene som er gjort, ellers er prosessen i fare for feil. Arbeidsinntaksprosesser (akkurat som alle porteføljestyringsprosesser) trenger omsorg og mating.
• Klare rutetider for å sende inn forespørsler og lage presentasjoner. Konsistens er viktig her. Er det en dag og tid i uken at forslag må sendes inn for gjennomgang? Er det en stående gjennomgang møte hvor beslutningstakere vil gjennomgå forslag? Denne informasjonen må deles for å gjøre prosessen mer effektiv.

Beregninger For Arbeidsinntak

Organisasjoner bør vurdere å ta noen viktige beregninger for arbeidsinntaksprosessen:

• Hvor mange prosjektforespørsler kommer fra en gitt organisasjon (F.Eks. Økonomi, Drift, Markedsføring, Etc.). Når organisasjonen forstår hvor sine forespørsler kommer fra, kan det iverksette tiltak for å bedre møte behovene til de interne organisasjoner.
• Hvor mange forslag er ufullstendige?
• Hvor mange forslag kommer inn per uke ? Per måned? Per kvartal? Denne informasjonen kan informere hvor ofte beslutningstakere må møte og hvor lenge; det kan også støtte årlige planleggingsprosesser.

Arbeidsinntak Prosessflyt

diagrammet nedenfor fremhever et grunnleggende arbeidsinntak prosessflytskjema med tre grunnleggende trinn:

1. Lag forslaget – dette er trinnene Som En Prosjektinitiator tar for å undersøke et konsept og fullføre et inntaksskjema.
2. Gjennomgå forslaget – Prosjektinitiatoren må kanskje gjennomgå forslaget med sin leder (hvis aktuelt). Ellers vil En Porteføljeforvalter/Administrator gjennomgå forslag for å sikre at de passer til prosjektets retningslinjer for inntaksprosessen. På dette tidspunktet kan andre tverrfunksjonelle teammedlemmer bli bedt om å gjennomgå og kommentere forslaget før det går til et styringsteam.
3. Beslutning om forslaget – et styringsteam vil gjennomgå forslaget og ta en av tre beslutninger:
   • Godkjenne forslaget-dette flytter forslaget inn i neste fase av prosjektets livssyklus
   • Utsette forslaget-forslaget går ikke fremover for øyeblikket, men vil forbli på en overvåkningsliste for potensiell fremtidig gjennomføring.
   • Avbryt forslaget-forslaget går ikke videre og ikke mer arbeid utføres.

alle beslutninger som tas av styringsteamet, skal kommuniseres tilbake til Prosjektinitiatoren og registreres i en sentral logg-eller porteføljestyringsprogramvare.

Utvikle Et Prosjektforslag (Arbeidsinntak Skjema)

Det Bør Tas Hensyn Til å skape et godt inntaksskjema. Fristelsen er å kreve mye informasjon som skal fylles ut før forslaget er gjennomgått. Hver organisasjon må bestemme den minimale mengden viktig informasjon for å kunne ta en beslutning, ellers kan unødvendig tid brukes til å samle inn data som ikke brukes. (Husk: informasjon samlet, men ikke brukt, er en organisatorisk belastning på ressurser). Eksemplene nedenfor representerer hvilke typer informasjon som kan samles inn på et arbeidsinntaksskjema (vi anbefaler ikke å bruke dem alle med mindre det er nødvendig). Interne prosjekter har ofte en digital / IT-komponent eller prosessforbedringsforespørsel. Eksempelinformasjonen for eksterne motstående prosjekter er produktorientert.

Eksempler På Informasjon Samlet Inn For Interne Prosjekter

• Initiatornavn
• Sponsorens navn
• Mulighet/problem
• Nåværende Tilstand/bakgrunn
• Forslag
• Mål/mål
• Estimert kostnad og nytte
• dato nødvendig
• Berørte Interessenter

eksempler på informasjon som samles inn for eksterne prosjekter

• forretningsmål
• markedsdefinisjon
• markedstrender/innsikt
• konkurranselandskap
• målkunde
• kundebehov
• konkurrerende landskap produkter
• Produktbeskrivelse
• Produktposisjonering
• Ressurser som trengs
• Gjennomførbarhet/risiko
• Finansielle kostnader / fordeler

Arbeidsinntak og Smidig

Det er en vanlig misforståelse at Smidig praksis ikke fungerer bra med porteføljestyring. Vår oppfatning er At Agile-metoden fortsatt kan fungere med standard porteføljestyringsprosesser. Faktum er at før prosjektarbeidet begynner, bør porteføljestyringsteamet evaluere prosjektforespørsler og godkjenne prosjekter som er i samsvar med strategiske mål. Enten en organisasjon praktiserer foss, agile eller en hybrid, bør prosjektforespørsler fortsatt evalueres før arbeidet begynner. Agile er rett og slett en metodikk for iterativt å levere verdi (under prosjektgjennomføring); det er ikke i konflikt med standard porteføljestyringsprosesser.

Sammendrag

arbeidsinntak er en grunnleggende PMO/PPM-prosess som organisasjoner må fullføre så snart som mulig. Organisasjoner med god inntaksgodkjenningsprosess har bedre oversikt over hele rørledningen og høyere kvalitetsprosjekter med høyere innsendingsfrekvenser. Alt dette oversetter til en sunn prosjektportefølje, som da krever god prioritering. Når denne prosessen er etablert og fungerer godt, bør et fullt rammeverk for porteføljestyring vurderes. Acuity PPM tilbyr en arbeidsinntaksmodul for organisasjoner for å bedre administrere arbeidsinntaksprosessen.

hvis du har spørsmål om hvordan du utvikler En Arbeidsinntaksprosess eller trenger eksperthjelp, kontakt oss i dag.