du vil gjøre regnskapsfeil fra tid til annen, så å vite hvordan å oppdage disse problemene er en viktig ferdighet å utvikle uavhengig av hva regnskap program du bruker i små bedrifter. Du vil kunne oppdage mange feil ved å gjennomgå selskapets prøvebalanse.
du vil imidlertid oppdage at ikke alle regnskapsfeil påvirker prøvebalansen. Av denne grunn er det viktig å lære om disse typer regnskapsfeil, slik at du kan finne og rette dem. Du bør være oppmerksom på at disse typer feil er de vanskeligste å identifisere og løse.
Utelatelse
en utelatelsesfeil oppstår når en transaksjon er helt utelatt fra bøkene til firmaet ditt. Du kan glemme å legge inn en kostnadstransaksjon eller gå inn i salg av et produkt eller en tjeneste. Disse transaksjonene er vanskelige å oppdage. Derfor må du sørge for at du har en solid rutine for å legge inn disse transaksjonene rettidig.
den vanligste årsaken til at disse transaksjonene ikke legges inn, er at dokumentasjonen (for eksempel en leverandørfaktura) går tapt. Du er mindre sannsynlig å miste eller forlegge disse saksdokumenter hvis du angir dem betimelig i regnskap programvare system så snart som mulig.
Reversering
en reverseringsfeil oppstår når en transaksjon som skulle vært bokført som debet, bokføres som kreditt. Du kan for eksempel legge inn en faktura som betaling eller refusjon. Du vil ikke merke denne feilen i prøvesaldoen fordi prøvesaldoen fortsatt vil være i balanse.
Prinsipp
en prinsippfeil oppstår når du eller bokholderen feilaktig anvender et regnskapsprinsipp. Du kan koste eiendeler som skal registreres som eiendeler. Eiendeler og utgifter er begge registrert i bøkene som debet, så dette er en teknisk feil.
Provisjon
en feil av provisjon oppstår du angir en transaksjon til riktig klasse, men feil datterselskap finans. For eksempel vil du begå denne feilen hvis du bruker en betaling på feil faktura. Prøvesaldoen din viser riktig beløp som skyldes en kunde, men din individuelle kundes datterselskap vil være feil.
Datterselskapsoppføring
en feil i datterselskapsoppføring oppstår når det gjøres en feil når du angir en transaksjon. For eksempel, hvis du låner en kunde $5000, men bare oppgir $ 500 som et lån og $500 uttak fra kontantkontoen din, vil du oppdage at denne feilen overføres til prøvebalansen din. Prøvebalansen din vil være riktig.
den vanligste metoden for å oppdage disse feilene er å gjennomføre regnskapsavstemminger. Fortsetter med det forrige eksemplet, vil du oppdage denne feilen når du utførte bankavstemmingene dine. Du vil finne at du ville være kort $4500 av kontanter på bankkontoen din, og da ville du kunne rette feilen.
Forebygging
du må utvikle gode interne kontroller og prosesser for å oppdage feil. For eksempel vil du sørge for at alle skjemaene dine er konsistente slik at ansatte kommer inn i en rutine når du skriver inn informasjon i regnskapsprogramvaren. Du vil også sørge for at du har nok ansatte til å kunne håndtere arbeidsbelastningen. Underbemanning vil føre til tretthet, noe som vil resultere i tretthet, rushed arbeid og flere regnskapsfeil.
Deteksjon
Mens du vil utvikle metoder for å forhindre feil når det er mulig, vil feilene som er oppført ovenfor, skje fra tid til annen. Du kan ikke forhindre at alle feil skjer. Du bør gjennomføre ulike avstemminger ved måned og årsskiftet for å oppdage mange feil slik at de kan korrigeres.
bankavstemminger, for eksempel, skal utføres månedlig. Anleggsmidler kan avstemmes bare årlig, slik at du kan sikre at du har bestilt riktig avskrivningskostnad.
du vil finne at hvis du ser etter måter å forebygge feil og har en rutine for å utføre vurderinger og avstemminger av regnskap som virksomheten vil kjøre jevnt, og du vil redusere antall regnskapsfeil.