Plan de mise en œuvre du DSE : Votre liste de contrôle en 8 étapes

 » Ce que la haute direction du cabinet demandera lorsqu’elle sera présentée avec le projet de loi. »

La réponse est tout. Et, potentiellement, rien. Ce ne sont pas les capacités d’un consultant en DSE qui comptent, c’est la façon dont vous les utilisez pour vous aider avec n’importe quelle combinaison de…

• Planification et cartographie des projets
• Migration et nettoyage des données
• Formation des utilisateurs et gestion du changement
• Tests et activités de mise en service
• Évaluation de la sécurité

…il suffit de ne pas les mettre uniquement en charge du budget (leur chèque de paie).

Prévoir vos coûts de mise en œuvre du DSE et définir un budget

Maintenant que vous avez une équipe et une liste de choses à faire, vous êtes en mesure de demander

Quel est le coût de la mise en œuvre du DSE?

La seule réponse que l’on peut donner avec une certaine certitude à ce stade est approximately

approximately environ 6 000 more de plus que ce que vous attendiez.

Cela dit, un budget bien défini comprenant les éléments suivants devrait garantir qu’aucun coût imprévu ne sorte de la menuiserie:

• Mises à niveau du matériel et du réseau
• Heures supplémentaires et personnel temporaire du personnel de cabinet
• Perte de productivité (certaines estiment à 50% la réduction du débit des patients)
• Consultation sur la personnalisation du fournisseur du DSE
• Frais de formation du fournisseur
• Coûts de consultation
• Sauvegardes et stockage des données (souvent associées aux coûts du DSE dans le cloud)

Un rapport récent sur le DSE a révélé que la plupart des cabinets peuvent s’attendre à pour dépenser environ 6 200 $ par utilisateur de son logiciel, gardez donc ce chiffre à l’esprit, en tenant compte des éléments ci-dessus, lors de l’examen de votre budget prévisionnel.

Si vous cherchez des informations sur le coût initial de l’achat d’un logiciel de DSE, vous pouvez télécharger notre guide de tarification des logiciels de DSE ici.

Planifiez votre implémentation du DSE

C’est souvent la première chose sur laquelle les pratiques travaillent. Le problème avec cette approche est clair lorsque vous considérez ce qui a un impact sur un calendrier:

• Portée du projet
• Équipes de projet
• Budgets de projet

Heureusement pour vous, vous avez maintenant défini les trois et pouvez commencer à ajouter des échelles de temps à votre feuille de route décrite à la première étape. La question est donc:

Combien de temps dure la mise en œuvre d’un DSE ?

611 heures est la réponse simple.

La réponse compliquée est une analyse de notre sainte trinité des attributs du projet décrits ci-dessus.

Migration des données des patients et des données de pratique

C’est le point où tout le monde doit garder le nez à la meule. Ou leurs données de patients nettoyées dans la base de données EHR bien formatée si vous voulez être littéral.

Les étapes clés de la migration des données de DSE comprennent:

• Conversion des enregistrements papier en enregistrements électroniques
• Nettoyage et vérification des données
• Configuration de la base de données EHR
• Mappage des données héritées vers de nouveaux champs de base de données
• Transfert de données vers le nouveau système
• Test et vérification des données héritées
• Test et vérification des nouvelles entrées de données

Obtenez ce processus correctement et les récompenses sont excellentes… une réduction de 10% des erreurs de données pour être précis.

Pour clarifier ce processus, il est utile de produire une carte de vos données de pratique comme indiqué ci-dessus (source: Advance Healthcare Network)

Créez un programme de formation à l’utilisation

Avec 70 000 savings d’économies annuelles et une augmentation de 10% de la productivité en jeu, votre programme de formation aux DSE a un impact énorme sur le retour sur investissement final de votre système.

Les programmes de formation réussis comprennent:

• Les super-utilisateurs en tant que défenseurs du système et du programme
• Canaux de communication clairs avec les équipes de support des fournisseurs
• Formation basée sur les rôles pour assurer la pertinence
• Boucles de rétroaction pour garder les utilisateurs en dialogue avec la gestion de projet

Ces étapes ne doivent pas être considérées comme des balles d’argent car l’une des principales causes de l’échec de la mise en œuvre du DSE est une mauvaise adoption du système par les utilisateurs.

Définissez clairement les activités de mise en service

S’il y a un jour pour avoir un plan, c’est le jour de mise en service. Premier jour. Le début du reste de votre vie.

Dans cet esprit, il est prudent de créer une version agrandie de votre feuille de route spécifiquement pour les jours (ou les semaines) autour de votre date de mise en service. Cette feuille de route peut inclure :

• Processus de test du système (avant et après la mise en service)
• Lignes directrices sur la communication avec les patients (y compris les temps d’arrêt prévus)
• Planification du personnel, y compris les heures supplémentaires requises ou le personnel temporaire
• Modification des rendez-vous et de la planification
• Processus de reporting pour l’évaluation du système et du projet (voir l’étape 8)
• Communications en pratique (panneaux sur les panneaux d’affichage, etc.)
• Contrôles de la vitesse et de la fiabilité du réseau
• Processus de sauvegarde des données

Définissez les facteurs de réussite critiques et les stratégies d’évaluation

Félicitations, vous avez réussi la mise en service. Ou à tout le moins le processus de planification.

Maintenant, vous devriez demander…

Comment pouvez-vous évaluer votre implémentation du DSE?

L’évaluation de la mise en œuvre du DSE peut prendre plusieurs formes et la meilleure pour votre pratique dépendra des objectifs de votre projet:

• Effectuer des calculs de ROI pour évaluer la rentabilité
• Enregistrer le débit des patients pour évaluer l’efficacité
• Sondage sur la satisfaction des patients pour évaluer la qualité des soins
• Sondage sur la satisfaction des médecins pour évaluer l’adoption et la formation des utilisateurs
• Analyser les taux d’erreur des données pour évaluer la saisie et la qualité des données