PPM 101: Comment Créer Un Processus D’Admission De Travail Réussi

Admission au travail – La porte d’entrée

Votre organisation dispose-t-elle d’une « entrée unique » pour les nouvelles demandes de projet? Ou plutôt, votre organisation a-t-elle une porte d’entrée, une porte latérale, une porte arrière et de nombreuses autres façons de recevoir des demandes? Avoir plusieurs façons de soumettre des demandes est un problème courant pour de nombreuses entreprises et met en évidence la nécessité d’un processus d’admission de travail standard. Sans un processus commun d’admission au travail, il peut être presque impossible de suivre tout le travail effectué car il n’y a pas de « source unique de vérité ». Pire encore, beaucoup de travail parallèle peut se dérouler dans l’organisation, ce qui consomme du temps précieux en ressources provenant de projets plus prioritaires.

Lors de la création d’organisations de projet (OMP), l’une des premières tâches consiste à clarifier la façon dont les nouvelles demandes de projet seront soumises et examinées. La prise de travail fait référence au processus de création de propositions de projet et d’obtention d’une décision go / no-go. Ce processus fonctionne souvent en conjonction avec un processus d’idéation et un cadre décisionnel de portefeuille complet, mais peut également être indépendant. La prise en charge du travail est un élément essentiel de la définition du portefeuille de projets et s’inscrit donc dans l’étape du cycle de vie « Définir le portefeuille « . Le diagramme ci-dessous met en évidence l’apport de travail dans le contexte du cycle de vie du portefeuille.

Les avantages de l’Admission au travail

La création d’un processus d’admission au travail présente plusieurs avantages, résumés ci-dessous:

• Clarté organisationnelle – aider les employés à comprendre comment les propositions de projet sont présentées entraînera une plus grande participation de l’organisation
• Une plus grande efficacité – une compréhension claire du processus d’admission au travail se traduira par une plus grande efficacité dans la création et l’approbation des propositions et raccourcira le temps nécessaire pour créer des propositions.
• Meilleure qualité — clarifier quelles informations sont nécessaires dans la proposition (et pourquoi) se traduira par des propositions de meilleure qualité. Cela empêchera également les gens de collecter des informations qui ne seront pas utilisées.
• Plus de cohérence — des outils et des modèles communs fourniront des propositions plus cohérentes, ce qui facilitera la comparaison et l’examen des propositions par les décideurs.
• Contrôler les travaux en cours —WIP) – le fait d’avoir des processus d’admission de travail aide le PMO et l’équipe de gouvernance à contrôler la quantité de travail entrant dans le portefeuille.

L’admission au travail est un processus fondamental du PMO / PPM que les organisations doivent compléter dès que possible. Les organisations ayant de bons processus d’admission de travail ont une visibilité sur l’ensemble de leur pipeline et des projets de meilleure qualité avec des taux de soumission plus élevés.

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Étapes de création d’un Processus d’admission de travail

Développer un processus d’admission de qualité demande un peu d’effort, mais est un élément essentiel pour la gestion de portefeuille. Certaines des étapes de base pour créer un processus d’admission au travail sont décrites ci-dessous.

Documenter les rôles et responsabilités: les rôles et responsabilités de chaque participant au processus doivent être documentés et communiqués. Voici quelques questions auxquelles il faut répondre : qui rédigera la proposition (chef de projet, analyste d’affaires, parrain exécutif)? Quelles informations sont nécessaires ? Quels modèles doivent être remplis? Quel format les informations doivent-elles être présentées? Qui examinera les propositions? Comment les décisions seront-elles prises?

Déterminer les seuils de proposition de projet: dans la plupart des cas, les organisations doivent commencer par se concentrer sur les demandes de projet (par opposition à toutes les demandes informatiques qui peuvent généralement être traitées par un système de billetterie informatique standard). Cela nécessite une certaine définition d’un projet (par exemple, au-dessus d’un seuil en dollars? Au-dessus d’un seuil d’effort de ressources? Etc.). La création de ces définitions aidera à s’assurer que toutes les demandes correspondent à la définition d’un projet.

Flux de travail documentaire: le processus de prise de travail n’a pas besoin d’être compliqué, mais un processus standard doit être défini. Le niveau de détail peut augmenter avec le temps, mais aider les participants à comprendre comment créer une proposition, comment soumettre la proposition et qui examine la proposition (et quand) sont tous des processus importants à documenter.

Identifier des outils pour créer des propositions: les participants doivent savoir s’il existe des modèles disponibles (fortement recommandés) pour créer une proposition. Y a-t-il des systèmes informatiques qui doivent être utilisés? (par exemple, SharePoint, portail, système de gestion de portefeuille)? Des systèmes dédiés tels que Acuity PPM aident à automatiser le processus de prise en charge du travail du projet.

Facteurs de réussite de l’admission au travail

Les organisations doivent garder à l’esprit plusieurs facteurs de réussite lorsqu’elles introduisent un processus d’admission au travail.

• Ayant une seule « porte d’entrée vers l’organisation ». Toute ambiguïté ici minera l’ensemble du processus d’admission au travail.
• Avoir des rôles et des responsabilités clairs de tous les participants au processus d’admission au travail. Bien que le processus n’ait pas besoin d’être compliqué, les participants doivent comprendre leur rôle dans le processus. Un entraînement léger est recommandé.
• Préciser quelles informations doivent être soumises. Les gens sont passionnés par leurs nouvelles idées et veulent tout faire pour les voir approuvées, même si cela signifie passer beaucoup de temps à collecter des informations qui ne sont pas pertinentes pour le processus. Aider les participants à comprendre quelles informations ils doivent recueillir et comment elles seront utilisées simplifiera le processus et le rendra cohérent.
• Propriété claire du processus. Un PMO ou une autre équipe doit s’approprier le processus, s’assurer qu’il fonctionne, fournir une formation et s’assurer qu’il est utilisé correctement
• Communication claire. L’équipe propriétaire du processus doit sur-communiquer le fonctionnement du processus ainsi que les décisions prises, sinon le processus risque d’échouer. Les processus d’admission au travail (comme tous les processus de gestion de portefeuille) nécessitent des soins et une alimentation.
• Des calendriers clairs pour soumettre des demandes et faire des présentations. La cohérence est importante ici. Y a-t-il un jour et une heure de la semaine où les propositions doivent être soumises pour examen? Y a-t-il une réunion permanente d’examen où les décideurs examineront les propositions? Ces informations doivent être partagées afin de rendre le processus plus efficace.

Mesures d’admission au travail

Les organisations devraient envisager de saisir quelques mesures clés pour le processus d’admission au travail :

• Combien de demandes de projet proviennent d’une organisation donnée (par exemple, Finances, Opérations, Marketing, etc.). Lorsque l’organisation comprend d’où viennent ses demandes, elle peut prendre des mesures pour mieux répondre aux besoins de ces organisations internes.
• Combien de propositions sont incomplètes ?
• Combien de propositions arrivent par semaine ? Par mois ? Par trimestre ? Ces informations peuvent informer à quelle fréquence les décideurs doivent se rencontrer et pendant combien de temps; il peut également soutenir les processus de planification annuelle.

Flux de processus d’admission au travail

Le diagramme ci–dessous met en évidence un diagramme de flux de processus d’admission au travail de base avec trois étapes de base:

1. Créer la proposition – ce sont les étapes qu’un initiateur de projet prend pour rechercher un concept et remplir un formulaire d’admission.
2. Examiner la proposition – l’initiateur du projet peut avoir besoin d’examiner la proposition avec son gestionnaire (le cas échéant). Sinon, un gestionnaire de portefeuille/administrateur examinera les propositions pour s’assurer qu’elles correspondent aux lignes directrices du projet pour le processus d’admission. À ce moment-là, d’autres membres de l’équipe interfonctionnelle peuvent être invités à examiner et à commenter la proposition avant qu’elle ne soit soumise à une équipe de gouvernance.
3. Décision sur la proposition – une équipe de gouvernance examinera la proposition et prendra l’une des trois décisions suivantes:
   • Approuver la proposition – cela fait passer la proposition à la phase suivante du cycle de vie du projet
   • Reporter la proposition – la proposition n’avance pas à l’heure actuelle, mais restera sur une liste de surveillance pour une mise en œuvre future potentielle.
   • Annuler la proposition – la proposition n’avance pas et plus aucun travail n’est effectué.

Toutes les décisions prises par l’équipe de gouvernance doivent être communiquées à l’Initiateur du Projet et enregistrées dans un journal central ou un logiciel de gestion de portefeuille.

Élaboration d’une Proposition de projet (Formulaire d’admission des travaux)

Il faut examiner attentivement la création d’un bon formulaire d’admission. La tentation est d’exiger beaucoup d’informations à remplir avant que la proposition ne soit examinée. Chaque organisation doit déterminer la quantité minimale d’informations importantes afin de prendre une décision, sinon un temps inutile peut être consacré à la collecte de données qui ne sont pas utilisées. (Rappelez-vous: l’information recueillie mais non utilisée est un drain organisationnel sur les ressources). Les exemples ci-dessous représentent les types d’informations qui peuvent être collectées sur un formulaire d’admission au travail (nous ne préconisons pas de les utiliser tous sauf si nécessaire). Les projets internes ont souvent une composante numérique / informatique ou une demande d’amélioration des processus. Les exemples d’informations pour les projets extérieurs sont axés sur les produits.

Exemples d’Informations Collectées pour des Projets internes

• Nom de l’initiateur
• Nom du sponsor
• Opportunité/problème
• État/contexte actuel
• Proposition
• Objectifs/cible
• Risques
• Coût et avantages estimés
• Date nécessaire
• Parties prenantes impactées

Exemples d’Informations Collectées pour des Projets Externes

• Objectif commercial
• Définition du marché
• Tendances/perspectives du marché
• Paysage concurrentiel
• Client cible
• Besoins des clients
• Concurrence produits
• Description du produit
• Positionnement du produit
• Ressources nécessaires
• Faisabilité / risques
• Coût / avantage financier

Apport de travail et Agilité

Il existe une idée fausse commune selon laquelle les pratiques Agiles ne fonctionnent pas bien avec la gestion de portefeuille. Notre opinion est que la méthodologie Agile peut toujours fonctionner avec des processus de gestion de portefeuille standard. En fait, avant le début des travaux de projet, l’équipe de gouvernance du portefeuille doit évaluer les demandes de projet et approuver les projets qui sont conformes aux objectifs stratégiques. Qu’une organisation pratique le waterfall, l’agile ou l’hybride, les demandes de projet doivent toujours être évaluées avant le début du travail. Agile est simplement une méthodologie permettant de générer de la valeur de manière itérative (pendant l’exécution du projet); elle n’entre pas en conflit avec les processus de gestion de portefeuille standard.

Résumé

La prise de travail est un processus fondamental du PMO/PPM que les organisations doivent terminer dès que possible. Les organisations ayant un bon processus d’approbation d’admission ont une meilleure visibilité de l’ensemble de leur pipeline et des projets de meilleure qualité avec des taux de soumission plus élevés. Tout cela se traduit par un portefeuille de projets sain, qui nécessite ensuite une bonne hiérarchisation. Une fois ce processus établi et qui fonctionne bien, un cadre de gouvernance complet du portefeuille devrait être envisagé. Acuity PPM propose un module d’admission au travail permettant aux organisations de mieux gérer leur processus d’admission au travail.

Si vous avez des questions sur la façon de développer un processus d’admission au travail ou si vous avez besoin de l’aide d’un expert, contactez-nous dès aujourd’hui.