the contract was signed eons ago and the planning process has been smooth, but now I have to sign a huge stack of something called BEOs? Não cobrimos tudo isto no contrato?
As respostas são sim, você tem que assinar os BEOs e não, não estava tudo coberto no contrato. Em termos gerais, o contrato que você assinou detém o espaço para você e inclui todos os legaleses que são necessários nos contratos. Não inclui os detalhes muito específicos sobre cada função, como a forma como a sala deve ser definida (ou seja, Estilo de teatro, recepção, sala de aula, etc), o menu exato que você estará servindo, o equipamento audiovisual específico que você deseja em uma determinada sala, o pedido especial de água engarrafada em vez de jarros de água em uma sala de reunião, etc. Todos esses detalhes ultra-específicos estão agora incluídos na ordem de Eventos do banquete (BEO) ou às vezes ordem de Eventos, para abreviar.
alguma forma de uma ordem de BEO ou evento é usado por todos os hotéis, mas algumas instalações de catering ou locais terão um formato diferente, porque eles funcionam muito diferente do que um hotel. O BEO deve incluir tudo o que você precisa a facilidade de saber sobre uma determinada função, como:
- nome da Sala, com a taxa de arrendamento claramente observado (se aplicável)
- nome da Função (i.e. Cliente Reunião do Conselho Executivo)
- Data e hora
- o Número de pessoas esperado e como o quarto deve ser definido (por exemplo, estilo sala de reuniões para 20 pessoas)
- Número de pessoas garantida (se este é um prato de função)
- Menu a ser servido, com preços claramente notado
- equipamentos de Áudio visual com a encomenda, com preços claramente notado
- pedidos Especiais que você pode ter (i.e. lugar jarro de água e de vidro em cada lugar)
cinco coisas que você precisa saber sobre o BEOs são:
1. Uma BEO é um contrato vinculativo-Reveja cada carta em uma BEO com muito cuidado para garantir que você entende plenamente o que você está concordando quando você assinar (tanto em termos de custo e execução de serviço).2. Preste muita atenção aos números listados para o esperado, set, e garantia. O número esperado é bastante direto; é o número de pessoas que você espera assistir a uma função. O número definido significa o número de cadeiras ou assentos que você quer uma instalação para fornecer. A garantia é o número mínimo de pessoas para quem você deve esperar pagar.
- Por exemplo, você pode estar esperando 185 pessoas para o almoço, você pode definir para 200 pessoas para fornecer algum espaço para respirar em tabelas, e você pode garantir 180 pessoas, porque, normalmente, você tem algumas não mostra. No final do almoço, se a sua contagem final foi de 176 pessoas, a sua conta ainda vai refletir almoço para 180 pessoas, porque essa foi a sua garantia. No entanto, no final do almoço, se a sua contagem final de pessoas servidas é de 200, você deve esperar para pagar por 200, porque esse é o número de pessoas que o hotel/local realmente serviu, embora você só garantiu 180 pessoas.
3. O BEO é o que a equipe do hotel/local vive enquanto o seu evento está acontecendo. Você deve rever cuidadosamente (ver a primeira bala acima) e garantir que o hotel ou local traduziu todas as suas necessidades adequadamente. Se houver discrepâncias, o será resolvido com base no (você adivinhou!), the BEO. Certifique-se de que tudo o que o pessoal do hotel precisa saber sobre cada função está listado no BEO.4. Por mais tedioso que possa parecer, certifique-se de que você agendou tempo em sua pré-conferência para rever cada BEO. Em detalhe. Não importa o quão cuidadosamente você os tenha revisado, há sempre mudanças de última hora que precisam ser comunicadas. Leve o tempo necessário para revisá-los com os departamentos hoteleiros adequados para garantir que todas as expectativas estão alinhadas.5. Enquanto BEOs são mini-contratos com o hotel ou local, não deixe de colocar as coisas no contrato geral que você assume pode ser colocado no BEO. Os BEOs são apenas para serem usados com o propósito de seu uso de espaço de reunião e serviços de banquetes.sim, sabemos que o arquivo PDF de 220 páginas do BEO é esmagador. Sim, sabemos que vai demorar horas a vasculhar. Sim, sabemos que levará tempo para chamar as mudanças que você precisa fazer. A coisa chave a lembrar é que os BEOs são o que vai fazer o seu evento realmente acontecer em suas instalações. Eles merecem todo o tempo que for preciso para acertá-los.