como criar um Manual do empregado para a sua pequena empresa: O Guia final

em “Resources to Help You Create an Effective Employee Handbook”, identificámos os principais recursos para o ajudar a criar um manual do empregado. Agora, nós cobrimos porque você precisa de um e como criá-lo. quer a sua pequena empresa tenha dois empregados ou 20, terá certamente criado políticas, procedimentos ou expectativas no local de trabalho, quer formalmente, quer informalmente. É essencial que seus funcionários saibam e entendam essas políticas — porque você vai dirigir uma organização mais eficaz se eles o fizerem e porque você não quer arriscar que sua empresa quebre as leis federais ou estaduais.

para que precisa de um Manual Do Empregado?

um manual de empregados é uma compilação de todas as políticas e protocolos da sua empresa, bem como os direitos e obrigações legais dos empregados. Ter um manual de funcionários torna mais fácil para você comunicar regras e responsabilidades para os funcionários, então não há dúvida sobre o que é esperado deles — ou de você, como o proprietário de pequenas empresas.além disso, um manual abrangente do empregado ajuda a proteger legalmente a sua empresa se alguém alguma vez questionar se comunicou claramente as suas políticas.exemplo: se um empregado o processar, alegando que foi assediado por um colega de trabalho, pode apontar para o manual do empregado como prova de que definiu claramente as políticas anti-assédio em vigor. (Tenha em mente que ter seguro do trabalhador comp também é importante para proteger o seu negócio no caso de um funcionário ou cliente processar.)

What Goes Into an Employee Handbook?

como todas as empresas, cada manual do empregado é diferente. Não pode simplesmente fotocopiar o manual de outra empresa e distribuí-lo aos seus empregados. Um bom manual de funcionários define as suas regras e práticas únicas no local de trabalho, e deve ser escrito numa voz que reflicta a sua visão e a cultura que construiu — ou quer construir.a maioria dos manuais dos empregados inclui tópicos e tipos de informação semelhantes. Abaixo está um olhar para oito seções comuns em manuais de funcionários.

1. Valores da empresa e declaração de missão

para ser bem sucedido, seus funcionários têm que estar em alinhamento com os valores, missões e objetivos da sua empresa. É por isso que você precisa expor esses objetivos no início do seu manual de funcionários. Tudo o que você precisa fazer é fornecer uma declaração que abranja o que mais importa para você como uma empresa. Por exemplo, o bem-sucedido varejista de sapatos online Zappos nomeia 10 Zappos valores fundamentais da família Zappos a que espera que os funcionários aspirem, incluindo “abraçar e conduzir a mudança” e “ser apaixonado e determinado.”

2. Informações gerais sobre o emprego

uma componente crítica do manual do seu empregado é a informação geral sobre estar empregado na sua empresa. Isto incluirá tópicos com os quais os empregados se preocupam, tais como:

• Políticas de contratação
• calendário de pagamento (e métodos de pagamento disponíveis)
• A Tempo Inteiro vs. a tempo parcial, horas
• pagamento de horas Extras
• Refeição e descanso
• Folhas de ausência
• avaliação de Desempenho de procedimentos
• de Segurança e procedimentos de segurança
• Demissão e rescisão procedimentos

tenha em mente que alguns deste material, tais como pagamento de horas extras regras e cobertura de compensação de trabalhadores, são pelo menos um pouco ditada pelos governos federal e estaduais ou leis locais.

3. É importante listar todas as leis federais, estaduais e locais que são pertinentes à sua força de trabalho. Estas podem incluir leis de igualdade de oportunidades de emprego, anti-assédio e anti-discriminação.4. Padrões de conduta para além dos requisitos legais, você provavelmente tem suas próprias expectativas de como os funcionários se comportarão no trabalho e, portanto, você precisará de políticas voltadas para a conduta específica no trabalho. Essas políticas podem incluir::

• Vestido de código
• de Drogas e álcool política de uso
• políticas de Ética
• Pessoal, o uso da tecnologia
• política de mídias Sociais
• de Dados e privacidade do cliente
• Regras de aceitar presentes de clientes
• política de resolução de Conflitos

5. Benefícios dos empregados

como não deve ser uma surpresa para si, a secção de benefícios dos empregados é uma das secções mais frequentemente referenciadas do seu manual de empregados.

o seu manual provavelmente não descreverá todas as especificidades, por exemplo, do seu plano de seguro de saúde, uma vez que estas podem ser bastante detalhadas (e que as informações podem ser fornecidas separadamente). Mas você provavelmente quer dar o básico: quando um funcionário é elegível para se inscrever no plano de saúde da empresa e quantas opções você oferece: tipos de planos, cobertura familiar? Quando é o período de inscrição anual aberto?da mesma forma, você vai querer expor brevemente os outros benefícios que você oferece, tais como::quaisquer planos de reforma que ofereça e que seja elegível para cobertura de seguro que ofereça, incluindo seguro de vida e invalidez de curta e/ou longa duração, benefícios de formação, incluindo o reembolso das propinas, quaisquer benefícios “suaves” que possa proporcionar, quer se trate de horários flexíveis, de aulas de ioga no local, ou de almoços gratuitos na sexta – feira, porque os seus empregados Irão frequentemente referenciar esta secção … Quem é que não gosta de saber das vantagens do trabalho? – utilize – o a seu favor e ajude-os a compreender completamente tudo o que recebem como parte do trabalho para a sua empresa.

6. Confidentiality / Non-Disclosure Agreement / Conflict of Interest

nem todas as empresas incluem esta secção, mas as empresas que trabalham em indústrias altamente competitivas com segredos comerciais e se preocupam com os empregados que abandonam o navio para um concorrente podem querer que os empregados assinem um acordo de não divulgação ou, pelo menos, incluir uma política de conflito de interesses no manual do empregado.

7. Políticas disciplinares

é importante que seus funcionários compreendam os riscos de não seguir as políticas, leis e procedimentos que você estabelece no manual do empregado.

considere ter uma seção que explique que eles serão responsabilizados por suas ações e comportamento. Você quer que os funcionários vejam que eles estão recebendo tratamento justo e que todos os funcionários estão sujeitos ao mesmo processo disciplinar.

8. Disclaimer

é importante que os seus empregados Não tratem o seu manual de empregados como um acordo contratual entre você e eles — o que significaria que eles poderiam processá-lo se as políticas e procedimentos dentro do manual não são mantidos. Assim, não se esqueça de incluir uma declaração de exoneração de responsabilidade que afirma que o manual do empregado não é um contrato, para protegê-lo contra tais preocupações.ao começar a pensar e a planear o manual do seu empregado, poderá perceber que não formalizou muitas das suas políticas ou que ainda precisa de considerar mais cuidadosamente o que algumas das suas políticas deveriam ser.não se preocupe – isto é completamente natural. Muitas pequenas empresas não pensam concretamente sobre as suas políticas até terem de as explicar por escrito.

Aqui estão quatro passos que você pode tomar para iniciar o processo de criação do seu manual de funcionários.

1. Comece com a sua cultura e valores

um bom lugar para começar ao pensar sobre as Políticas de seus funcionários — seja específico às regras de Atendimento, seu código de vestuário, ou seu processo de análise de desempenho — é pensar sobre a cultura e os valores da sua empresa.como pequeno empresário, pense nos seus valores pessoais e no que quer enfatizar. Também considere como você pode criar um sistema de valores e cultura que irá motivar seus funcionários a fazer o seu melhor e ficar com a sua empresa a longo prazo.

a cultura que você deseja criar deve orientar suas políticas e procedimentos — por isso faz sentido ao menos elaborar uma declaração de missão básica antes de projetar as políticas e procedimentos de funcionários da sua empresa.2. Desenvolva as suas políticas com os seus valores claramente identificados, e depois pense em criar políticas que os seus funcionários irão adoptar. Por exemplo, as empresas que procuram atrair trabalhadores mais jovens muitas vezes não querem dar a impressão de serem demasiado rígidas ou autoritárias — pois podem desligar os trabalhadores milenares que procuram locais de trabalho que promovam a flexibilidade e a abertura.

que disse que você pode — por necessidade-tem que ser rigoroso sobre certas políticas. Por exemplo, se você dirige um negócio como a loja de varejo onde aparecer para trabalhar no tempo é de extrema importância, você vai, naturalmente, precisar especificar as suas regras de assiduidade e talvez o seu código de vestimenta.você então pode ser mais acomodado ou generoso em outras partes de suas práticas de trabalho, como por exemplo, proporcionando aos seus funcionários mais tempo de férias.

3. Conheça as leis aplicáveis

enquanto o manual do empregado não é um contrato com seus empregados, ele define suas expectativas, então você deve seguir as leis federais, estaduais e locais ao preparar certas partes do seu manual do empregado.por exemplo, muitos estados aprovaram “leis de licença” que regem como os empregadores devem lidar com certos tipos de licença, seja por doença ou serviço de júri. Eles podem até ter uma linguagem rotativa que as empresas podem usar para descrever essas leis para seus funcionários. Você deve ser capaz de encontrar descrições das leis do seu estado on-line.

Você deve ser capaz de encontrar descrições detalhadas das leis do seu estado no site do governo do seu estado. O manual de direito do trabalho do Grupo Lunt também fornece links para uma grande variedade de recursos legais federais e estaduais, incluindo uma discriminação estado-a-estado das leis do emprego e do trabalho.4. Veja os manuais de Funcionários de outras empresas

enquanto você não deve copiar as Políticas de outras empresas e manuais de funcionários palavra por palavra, vale bem o seu tempo para olhar através de alguns deles para inspiração ou ideias.

Você já pode ter acesso aos manuais de outras empresas através de amigos ou parentes. Aproveite as oportunidades para verificar pelo menos alguns outros manuais enquanto você está planejando suas políticas e procedimentos. Você também pode encontrar exemplos de manuais de funcionários através de uma pesquisa básica do Google.