Como Melhorar a Colaboração em Equipe: 13 os Especialistas avaliam

o trabalho em equipe faz com que o sonho de trabalhar é um ditado popular. Mas é um sentimento que é mais fácil dizer do que fazer, especialmente quando se trata de colaboração entre equipas.quando as equipas trabalham através de funções, ou com parceiros ou clientes, há uma complexidade adicional em lidar com pessoas fora da sua equipa normal. Há muitas vezes formas conflitantes de trabalhar e diferentes níveis de conhecimento com colaboração cruzada. Estes testes rapidamente testam os limites das ferramentas e processos de colaboração padrão utilizados em sua equipe.então, como você melhora a colaboração entre as equipes? Contactámos vários especialistas em colaboração em várias indústrias para responder a esta questão candente. Leia para ver as dicas interessantes que compartilharam sobre o assunto.

melhorar a colaboração entre equipas: aconselhamento de peritos

criar indicadores-chave de desempenho.

” como diretor de marketing, uma vez eu me senti como se eu fosse parcialmente responsável por como as pistas que eu estava ajudando a gerar estavam sendo derrubadas pela equipe de vendas. A estratégia para ser mais construtiva sobre o problema acabou por ser alguns KPIs claros, ou indicadores-chave de desempenho, que ambas as equipes poderiam concordar sobre o que nos responsabilizou por ” nosso lado da rua.”

“dessa forma, a cada mês, ambas as equipes registravam E relatavam o punhado de Números pelos quais eram responsáveis. Às vezes tínhamos que reconhecer que nossos números não eram tão grandes, e às vezes eles tinham que reconhecer que os deles não eram. com clareza sobre quem é responsável por o quê, horários de check-in claros, e objetivos específicos, a colaboração entre equipes é muito mais produtiva.”

Tim Brown, Director de Marketing da Hook Agency
Follow @timbrownmpls

estabelecer um método de comunicação centralizado.

“a minha dica número um para melhorar a colaboração entre equipas é garantir que existe uma forma centralizada de as equipas se comunicarem. A comunicação é uma das partes mais importantes de qualquer tipo de interação entre equipes. Sem uma boa comunicação entre equipas, a colaboração desmorona-se. Por exemplo, ser capaz de compartilhar atualizações em tempo real sobre o progresso da equipe é inestimável. Isso, em última análise, permite que os projetos funcionem sem problemas. Software que permite aos membros da equipe fazer perguntas e postar mensagens é uma necessidade neste tipo de empreendimento.”

Andrew Rawson, Chief Learning Officer at Traliant

Be clear on which tasks require collaboration (and which do not).

“minha dica é simples e muitas equipes surpreendentemente falham-seja super claro sobre quais tarefas ou iniciativas requerem colaboração de equipe. Antes de toda a construção de confiança e conversas sobre formas de trabalhar, saiba exatamente onde você quer focar seus esforços colaborativos. E, por extensão, fique claro sobre quais tarefas não requerem colaboração ou Trabalho em equipe; coloque essas tarefas nas mãos de indivíduos capazes e deixe-os começar a trabalhar.

“a colaboração é mais demorada, dispendiosa e confusa do que o trabalho individual. Guarde-o para as peças de maior alavancagem de trabalho que você está certo irá beneficiar você e seus parceiros. Em seguida, elabore os detalhes de sua colaboração—coisas como quem estará envolvido, quantas vezes você precisa se conectar, quem vai possuir quais peças da tarefa, etc.”

Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal at Corporate Collaboration Resources

Bring technology into the picture.

“integrar software de colaboração para atuar como um hub central durante o ciclo de vida de um projeto cross-team é uma ótima maneira de melhorar a comunicação e melhorar a gestão e produtividade do projeto. A informação centralizada proporciona visibilidade em tempo real aos gestores de projectos. Ele também permite que o progresso seja monitorado sem pedir atualizações, e permite que os problemas sejam identificados no início. Trabalhar a partir de um único sistema também torna as equipes mais eficientes e acelera os resultados, reduzindo a retrabalho, removendo reuniões desnecessárias e encurtando o tempo de planejamento.”

Paul Jardine, Technical Lead at English Blind

Can’t seem to get your teams in sync? Garantir que eles tenham um hub centralizado para todas as suas atividades de colaboração com Glasscubes, uma solução abrangente SaaS adaptada para pequenas e médias empresas.

“para melhorar a nossa colaboração com os nossos clientes, garantimos sempre que existe apenas uma pessoa de contacto de ambos os lados. Isso evita confusão em diferentes direções do cliente, elimina sobreposição de tarefas e ajuda na gestão de expectativas. É claro que ambas as pessoas de contato devem consolidar mensagens de suas respectivas organizações ou equipes para tornar a configuração eficaz.”

Jomel Alos, PR Online Lead at Spiralytics
Follow @jomelalos

Create a team charter.

” uma das melhores dicas para melhorar a colaboração entre equipes em seu negócio é criar o que é comumente conhecido como uma carta de equipe, que é basicamente um projeto para como a equipe vai trabalhar em conjunto para alcançar seus objetivos.

” uma carta de equipe de alta qualidade inclui coisas como o propósito básico da formação da equipe; seus objetivos, missão e objetivos gerais; e as responsabilidades de cada membro da equipe. Ele também indicará as expectativas da colaboração entre equipes, e um calendário para quando as equipes vão se reunir. O benefício adicional desta abordagem é que a criação da carta também funciona como um esforço inicial de formação de equipas.”

Andrew Schrage, CEO da Money Crashers
Follow @MoneyCrashers

informa a equipa quando o trabalho estiver terminado.

“às vezes, quando colaboramos com os outros, esquecemos as coisas simples, como informar aos outros que você completou seu trabalho. Descobrir quem está a fazer o que se torna mais complicado quando as pessoas não sabem que o trabalho anterior foi concluído.

“Por isso, certifique—se que a sua equipa sabe que eles precisam de passar o testemunho-quer isso signifique actualizar uma tarefa no software de gestão de projectos, enviar uma mensagem de chat ao seu companheiro de equipa, ou bater-lhes no ombro. O simples ato de dizer a um companheiro de equipe ‘você é o próximo’ promove a responsabilidade, clarifica a direção e diminui o estresse da equipe.”

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager at CleverTap

Have team members share their work.

” você pode melhorar a colaboração entre as equipes, fazendo com que elas compartilhem seu trabalho umas com as outras. As equipas colaboram melhor quando se entendem e têm uma ideia melhor do que todos estão realmente a fazer. Todos nós temos tendência para subestimar o esforço envolvido com o trabalho fora do nosso domínio!

” uma ótima maneira de compartilhar o trabalho é tornar a lista de ação diária de cada membro da equipe transparente entre as equipes. Você pode usar um quadro branco, um sistema de chat, ou uma ferramenta de produtividade designada para conseguir isso. Reuniões regulares de trabalho em progresso também são um grande fórum para que os membros da equipe compartilhem seu trabalho com o resto da equipe. Quando todos podem ver como os outros estão trabalhando em direção a um objetivo compartilhado, é muito mais fácil colaborar eficazmente. Isso também torna cada membro da equipe responsável e os motiva a fazer as coisas.”

Fiona Adler, fundadora do Actioned

Focus on the positive during conflict.

“o conflito é inevitável com as equipas de projectos inter-funcionais. As pessoas estão acostumadas a trabalhar em seus silos, e unir-se com outra função pode ser um desafio, especialmente quando essas funções funcionam de forma diferente. É por isso que a nossa empresa se concentra continuamente na colaboração cruzada.

” uma de nossas estratégias de conflito é o meu método 3P-pausa para Pivô para um positivo. Percebemos que estávamos gastando muito tempo e energia focada nos negativos da situação, o que não ajudou na resolução. Agora reconhecemos que existe um conflito e rapidamente giramos para uma possibilidade positiva ou uma lição aprendida, o que nos coloca de volta no caminho certo. Nós achamos esta estratégia bastante bem sucedida e também a implementamos dentro das organizações de nossos clientes.”

Kerry Wekelo, Director Executivo da HR& Operations at Actualize Consulting
Follow @kerrywekelo

Share progress with stakeholders.

” não há nada pior do que chegar ao fim de um projeto e ter as principais partes interessadas dizer, ‘Eu não teria feito isso dessa maneira!”Este é um lembrete de que a colaboração precisa acontecer não apenas com os membros da equipe, mas também com os patrocinadores da equipe e outras partes interessadas.

” é importante compartilhar os resultados fora da equipe principal regularmente, especialmente em projetos maiores. Quando um projeto leva meses para ser concluído, você precisa manter os stakeholders no loop e dar-lhes a oportunidade de pesar sobre o progresso. Por exemplo, incluímos produtos grandes e multifuncionais em nossas reuniões semanais com uma vitrine. Desta forma, garantimos que esses projetos fiquem ancorados e sejam totalmente aceitos.”

Jennifer McDermott, chefe de comunicações no Finder

assegurar que todos os membros da equipa saibam como e onde se encaixam.

“para que qualquer projeto ou programa seja bem sucedido, todos precisam entender como seus esforços contribuem para o objetivo final. Saber como eles se encaixam permite que cada membro da equipe tenha uma visão clara de seus esforços individuais.além disso, devem sentir a importância ou o peso dos seus esforços. Às vezes uma equipe ou função, como vendas ou desenvolvimento, pensa que seus esforços são os mais importantes. No entanto, deve ficar claro que todos os esforços têm impacto sobre a consecução e a forma como o objectivo é alcançado. Você precisa quebrar essas barreiras do ego para que todas as funções entendam seu valor único. É assim que se estabelece a melhor colaboração entre equipas.”

Andrew de Bray, Administrador-Delegado da Factum Ltd.

Give teams the time and resources to brainstorm, experiment, and fail.

“Cross-collaboration is often best done with a bit of innovation. Os membros da equipe precisam de tempo para que suas ideias sejam ouvidas pelo grupo. Muitas vezes ouvimos uma boa ideia, concentramo-nos nela e colocamos em jogo. O problema com isso é que muitas outras boas ideias – ou ainda melhores-não são ditas porque a equipe não teve tempo suficiente para expressar e dissecar outras ideias. Por exemplo, alguns membros da equipe são mais silenciosos do que outros, e ter mais tempo para colaborar dá-lhes tempo para apresentar ideias quando estão prontos.as equipas podem também necessitar de recursos para experimentar. Estes recursos poderiam ser mais dinheiro para comprar software, recursos físicos, ou mesmo comida e bebida para reuniões mais confortáveis. Os recursos também poderiam ser o acesso a funcionários e líderes fora da equipe principal para obter conselhos e feedback adicional de diferentes perspectivas. Fornecer tempo e recursos irá garantir que os membros da sua equipe se sintam valorizados e escutados, e permitir que eles se envolvam melhor uns com os outros.”

Robert Kienzle, Consultor Sénior da Knowmium

Use team-building activities to build unity.

” a chave para uma grande colaboração é garantir que todos os membros da equipe estão unidos. As atividades de construção de equipes são uma ótima maneira de promover esse sentimento; elas impulsionam o relacionamento e reduzem as barreiras de comunicação.

“mesmo que você tenha equipes remotas, você pode fazer atividades virtuais de construção de Equipes para manter todos conectados. De Q & a sessões para a participação em jogos multiplayer, há uma tonelada de opções que podem ajudar a reunir a sua equipa. Então você pode se beneficiar de uma melhor comunicação entre equipes, maior produtividade e muito mais.”

Simon Elkjær, Diretor de Marketing da avXperten

3 Maneiras Para Melhorar a Colaboração Usando Ferramentas Online

a Tecnologia é um componente-chave de colaboração no local de trabalho moderno. Abaixo estão algumas maneiras que você pode usar soluções on-line para melhorar a prática.

incorporar as ferramentas no seu fluxo de trabalho.

melhor ainda, ajuste seu fluxo de trabalho para tirar partido das ferramentas. Estas ferramentas são destinadas não só a conectar membros da equipe, mas também torná-los mais produtivos. Então integrá-los no fluxo de trabalho diário de sua equipe irá garantir que você obtenha o valor pretendido.

Por exemplo, você pode trazer uma ferramenta de chat como Slack para as comunicações diárias entre os membros da equipe. Isso poderia funcionar tanto para conversas em tempo real e mensagens assíncronas, como quando dois membros da equipe não têm horários de trabalho sobrepostos. Além disso, uma ferramenta de videoconferência como o Zoom pode funcionar em reuniões agendadas.

Google Drive é um serviço popular de compartilhamento de arquivos para muitas empresas, pequenas e grandes. Você pode fornecer sua equipe e partes externas variados níveis de acesso a arquivos e pastas, bem como link diretamente para arquivos quando se comunicar através de Slack. E colaborar em arquivos no Drive garante que sua equipe está sempre trabalhando fora da versão mais recente.ferramentas de gestão de projectos como Asana e Trello podem ajudar a sua equipa a manter os projectos no bom caminho. Em vez de verificar com cada membro da equipe para ver o seu progresso, você pode usar estas ferramentas para verificar o progresso das tarefas atribuídas em vez disso. Isso reduz o tempo de relatórios para você e sua equipe e garante que você está sempre atualizado. Uma rápida olhada no painel de instrumentos irá deixá-lo saber que áreas do projeto pode exigir a sua atenção.

pode também recorrer ao Glasscubes para uma solução all-IN-one que responda a várias necessidades de colaboração, incluindo comunicação, partilha e armazenamento de ficheiros e gestão de projectos. É uma ferramenta segura que até permite criar um número ilimitado de espaços de trabalho personalizados para diferentes departamentos, projetos individuais, ou qualquer número de casos de uso.

incentive o uso das ferramentas online que você implementa.

uma ferramenta só é valiosa se for usada. Muitas vezes, as pessoas resistem à mudança e optam por usar as ferramentas que melhor conhecem, como o e-mail. E enquanto ainda há um lugar para E-mail, ferramentas de colaboração online tornam a vida mais fácil para todos os membros da equipe, especialmente os remotos.além disso, você quer evitar os problemas que o inspiraram a procurar essas ferramentas de Colaboração em primeiro lugar. Lembre-se que a informação facilmente se perde ou se esquece quando não é mantida num local centralizado.

é por isso que é imperativo que você encoraje (ou mesmo requeira) que todos os membros da equipe usem as ferramentas que você selecionou. Aqui está uma linha útil que você pode usar para colocar todos a bordo: “lembre-se, Equipe: A informação fora destas ferramentas não existe.”

também, a maioria das ferramentas de colaboração on-line precisa de pouco a nenhum treinamento, o que é menos uma barreira para a adoção do Usuário. Então, se um membro da equipe ainda está voltando para ferramentas mais antigas, pergunte – lhes com o que eles estão tendo problemas e Envie links para ajudar os recursos ou dar-lhes um refrescamento individual.

utilize as suas ferramentas de colaboração para actividades divertidas.por vezes, a tua equipa só precisa de uma pausa mental das coisas sérias. E você tem as ferramentas para fazer isso acontecer sem ter que enviar todos em duas semanas de férias.por exemplo, tente usar suas ferramentas de comunicação, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de projetos para planejar um evento de trabalho divertido (ou seja, o “projeto”), como uma festa de escritório. Para equipas totalmente remotas, podias organizar uma reunião.usando as ferramentas que chamamos anteriormente, você poderia criar um canal em Slack para brainstorm e falar sobre temas de festa. O Google Drive poderia manter os arquivos associados organizados. E você poderia usar Asana ou Trello para atribuir tarefas às pessoas, como obter suprimentos, encomendar comida e bebidas, e selecionar um local.adoptar esta abordagem tem três benefícios:dá aos membros da equipa uma distracção muito necessária para se concentrarem entre actividades de trabalho mais graves.incentiva a equipe a usar as ferramentas para benefício pessoal (ou seja, eles não se sentem “forçados”), aumentando sua familiaridade com eles.promove a colaboração em direção a um objetivo que beneficia toda a equipe, que irá continuar em outras atividades colaborativas.

permite a colaboração cruzada entre departamentos, equipas e outras partes interessadas com tubos de vidro.

Glasscubes é uma solução robusta de colaboração entre equipas que assegura que toda a sua organização seja mantida em linha de conta sobre actualizações de projectos, Políticas revistas, anúncios de empresas e tudo o mais que considere importante para partilhar com a sua força de trabalho.

nossa solução dá a equipes como a sua a capacidade de ficar em loop sobre as últimas atualizações, e compartilhar o que é mais importante—tudo, mantendo o trabalho em movimento eficientemente. Da Gestão de tarefas à comunicação à partilha de ficheiros, a nossa plataforma ajuda-o a manter-se em contacto e, acima de tudo, num único local.

Use discussões roscadas para manter as conversas em contexto, quer as discussões tratem de tarefas do cliente ou de arquivos de projetos importantes. E por falar em arquivos, compartilhe—os de acordo com o seu coração-com membros da equipe, seus clientes, seus fornecedores, e assim por diante.

With Glasscubes, you can:

• Store and share files in a secure location, complete with automatic version control. Você pode até mesmo criar fluxos de trabalho de aprovação e ver pistas claras de auditoria de ações do Usuário.
• atribui e gerencia tarefas para diferentes membros da equipe, e rastreá-los até a conclusão.crie espaços de trabalho personalizados para cada equipa de Projecto do seu portfólio. Os membros da equipe podem compartilhar recursos e se comunicar entre si em seu espaço de trabalho específico, e você pode acessá-los todos para fácil supervisão.

deseja ver como organizações como a sua melhoraram a sua colaboração multifuncional usando a nossa solução? Olha para estes estudos de caso Glasscubes.