PPM 101: Como Criar Um Trabalho bem-Sucedido Processo de Admissão

Trabalho Ingestão – A Porta da Frente

a sua organização tem um único “entrada” para o novo projeto de pedidos? Ou melhor, a sua organização tem uma porta da frente, uma porta lateral, uma porta das Traseiras, e muitas outras formas de receber pedidos? Ter várias maneiras de apresentar pedidos é um problema comum para muitas empresas e destaca a necessidade de um processo padrão de ingestão de trabalho. Sem um processo comum de admissão de trabalho, pode ser quase impossível rastrear todo o trabalho que está sendo feito porque não há “fonte única de verdade”. Pior ainda, um monte de trabalho sombra pode estar acontecendo na organização que consome tempo de recursos valiosos de projetos prioritários mais elevados.uma das primeiras tarefas é esclarecer como novos pedidos de projeto serão submetidos e revistos. Entrada de trabalho refere-se ao processo de criação de propostas de projeto e obter uma decisão go/no-go. Este processo funciona muitas vezes em conjunto com um processo de ideação e quadro de decisão de carteira completa, mas também pode ser independente. A ingestão de trabalho é um componente fundamental para a definição do portfólio de projetos e, portanto, está dentro da fase de ciclo de Vida “Definir o portfólio”. O diagrama seguinte destaca a ingestão de trabalho no contexto do ciclo de vida da carteira.

Os Benefícios da Ingestão de Trabalho

Existem vários benefícios para a criação de um trabalho, processo de admissão, resumidos abaixo:clareza Organizacional-ajudar os trabalhadores a compreender como as propostas de projectos são apresentadas resultará numa maior participação da organização numa maior eficiência—ter uma compreensão clara do processo de admissão de trabalho resultará numa maior eficiência na criação e aprovação de propostas e reduzirá o tempo necessário para a criação de propostas.qualidade superior-clarificar quais as informações necessárias na proposta (e porquê) resultarão em propostas de qualidade superior. Também impedirá as pessoas de coletar informações que não serão utilizadas.maior coerência-os instrumentos e modelos comuns fornecerão propostas mais consistentes, tornando mais fácil para os decisores compararem e analisarem as propostas.o trabalho de controlo em curso (WIP)—ter processos de admissão de trabalho ajuda a PMO e a equipa de governação a controlar a quantidade de trabalho que entra no portfólio.

a ingestão de trabalho é um processo fundamental de PMO / PPM que as organizações precisam de completar o mais rapidamente possível. As organizações com bons processos de ingestão de trabalho têm visibilidade de todo o seu gasoduto e projetos de maior qualidade com taxas de Submissão mais elevadas.

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passos para criar um processo de admissão de trabalho

desenvolver um processo de ingestão de qualidade requer um pouco de esforço, mas é um componente crítico para a gestão de portfólio. Alguns dos passos básicos para a criação de um processo de admissão de trabalho são descritos abaixo.papéis e responsabilidades nos documentos: as funções e responsabilidades de cada participante no processo devem ser documentadas e comunicadas. Algumas perguntas que precisam ser respondidas incluem: quem vai escrever a proposta (gerente de projeto, Analista de negócios, patrocinador executivo)? Que informações são necessárias? Que modelos precisam ser preenchidos? Que formato devem ser apresentadas as informações? Quem vai rever as propostas? Como serão tomadas as decisões?determinar os limiares da proposta de projecto: na maioria dos casos, as organizações precisam começar por se concentrar em pedidos de projeto (em oposição a todos os pedidos de TI que podem geralmente ser tratados por um sistema padrão de TI de bilhética). Isto requer alguma definição de um projeto (por exemplo, acima de um limiar de Dólar? Acima de um limite de esforço de recursos? Etc.). A criação destas definições ajudará a assegurar que todos os pedidos correspondem à definição de um projecto.fluxo de trabalho de Documentos: o processo de admissão de trabalho não precisa ser complicado, mas um processo padrão precisa ser definido. O nível de detalhe pode aumentar ao longo do tempo, mas ajudar os participantes a entender como criar uma proposta, como apresentar a proposta, e quem analisa a proposta (e quando) são todos os processos importantes a serem documentados.identificar ferramentas para a criação de propostas: os participantes precisam saber se existem modelos disponíveis (altamente recomendados) para a criação de uma proposta. Há algum sistema de TI que precise ser utilizado? (por exemplo, SharePoint, portal, sistema de gestão de carteiras)? Sistemas dedicados como o Acuity PPM ajudam a automatizar o processo de ingestão de trabalho do projeto.há vários factores de sucesso que as organizações têm de ter em mente ao introduzir um processo de admissão no trabalho.

• Com uma única “porta da frente para a organização”. Qualquer ambiguidade aqui minará todo o processo de admissão de trabalho.as funções e responsabilidades de todos os participantes no processo de admissão no trabalho são claras. Embora o processo não precise ser complicado, os participantes precisam entender seu papel no processo. Recomenda-se algum treino leve.clarificar quais as informações que devem ser apresentadas. As pessoas são apaixonadas por suas novas ideias e querem fazer tudo o que podem para vê-las aprovadas, mesmo que isso signifique gastar muito tempo coletando informações que não são relevantes para o processo. Ajudar os participantes a entender Que informações eles precisam coletar e como ele será usado vai racionalizar o processo e torná-lo consistente.propriedade clara do processo. Um PMO ou outra equipe precisa possuir o processo, garantir que ele funciona, fornecer treinamento, e garantir que ele é usado corretamente
• comunicação clara. A equipe que possui o processo precisa se comunicar sobre como o processo funciona, bem como as decisões tomadas, caso contrário, o processo está em risco de fracasso. Os processos de entrada de trabalho (como todos os processos de gestão de portfólio) precisam de cuidados e alimentação.horários claros para a apresentação dos pedidos e para as apresentações. A coerência é importante aqui. Há um dia e uma hora da semana em que as propostas têm de ser submetidas a revisão? Existe uma reunião de revisão permanente em que os decisores irão rever as propostas? Estas informações precisam ser compartilhadas para tornar o processo mais eficiente.

métricas de admissão de trabalho

as organizações devem considerar a captura de algumas métricas-chave para o processo de admissão de trabalho:

• quantos pedidos de projecto provêm de uma determinada organização (por exemplo, Finanças, Operações, Marketing, etc.).). Quando a organização entende de onde vêm seus pedidos, pode tomar medidas para melhor atender às necessidades dessas organizações internas.quantas propostas estão incompletas?quantas propostas são apresentadas por semana? Por mês? Por trimestre? Esta informação pode informar com que frequência os decisores têm de se reunir e durante quanto tempo; ele também pode apoiar processos de planejamento anual.

fluxo do processo de admissão de trabalho

o diagrama abaixo destaca um diagrama básico do fluxo do processo de admissão de trabalho com três passos básicos:

1. criar a proposta – estes são os passos que um iniciador de Projecto toma para pesquisar um conceito e completar um formulário de admissão.revisão da proposta – o iniciador do projecto pode ter de rever a proposta com o seu gestor (se aplicável). Caso contrário, um Gestor de carteira/administrador irá rever as propostas para garantir que elas se encaixem nas diretrizes do projeto para o processo de admissão. Neste momento, outros membros de equipe multifuncional podem ser convidados a rever e comentar a proposta antes de ela ir para uma equipe de governança.
2. Decisão sobre a proposta – uma governação equipe irá analisar a proposta e tomar uma de três decisões:
   • Aprovar a proposta, este move-se a proposta para a próxima fase do ciclo de vida do projeto
   • Adiar a proposta – a proposta não se mover para a frente no tempo presente, mas vai permanecer em uma lista de observação para o potencial de implementação futura.
   • cancelar a proposta – a proposta não avança e não se realiza mais trabalho.

Todas as decisões tomadas pela equipe de governança deve ser comunicado ao Projeto de Iniciador e registrado em uma central de registo ou gestão de portfólio de software.deve considerar-se cuidadosamente a criação de uma boa forma de ingestão. A tentação é exigir que muita informação seja preenchida antes da revisão da proposta. Cada organização precisa determinar a quantidade mínima de informações importantes, a fim de tomar uma decisão caso contrário tempo desnecessário pode ser gasto coletando dados que não é usado. (Lembre – se: a informação recolhida mas não utilizada é uma perda Organizacional nos recursos). Os exemplos abaixo representam os tipos de informação que podem ser coletados em um formulário de admissão de trabalho (não estamos defendendo a utilização de todos eles, a menos que necessário). Projetos internos muitas vezes têm um componente digital / TI ou pedido de melhoria de processo. A informação de exemplo para projetos voltados para o exterior é orientada para o produto.

Exemplos de Informações Coletadas para Projetos Internos

• nome do Iniciador
• nome do Patrocinador
• Oportunidade/problema
• Estado Actual/fundo
• Proposta
• Metas/target
• Riscos
• Estimativa de custo e benefício
• Data de necessidade;
• Impactado Stakeholders

Exemplos de Informações Coletadas Externa Voltada para Projetos

• o objetivo do Negócio
• definição de Mercado
• tendências de Mercado/insights
• paisagem Competitiva
• cliente-Alvo
• necessidades do Cliente
• Concorrentes produtos Descrição dos Produtos localização dos produtos recursos necessários viabilidade / riscos financeiros custo/benefício financeiro consumo de trabalho e agilidade há um equívoco comum de que as práticas ágeis não funcionam bem com a gestão de carteiras. Nossa opinião é que a metodologia ágil ainda pode trabalhar com processos padrão de gestão de portfólio. O fato é que, antes do início do trabalho do projeto, a equipe de governança do portfólio deve avaliar os pedidos do projeto e aprovar projetos que estejam alinhados com os objetivos estratégicos. Se uma organização pratica Cachoeira, ágil, ou um híbrido, os pedidos de projeto ainda devem ser avaliados antes do início do trabalho. Agile é simplesmente uma metodologia para entrega iterativa de valor (durante a execução do projeto); não entra em conflito com os processos de gerenciamento de portfólio padrão.
  

  resumo

  a ingestão de trabalho é um processo fundamental de PMO / PPM que as organizações precisam de completar o mais rapidamente possível. As organizações com um bom processo de aprovação de admissão têm uma melhor visibilidade de todo o seu gasoduto e projetos de maior qualidade com taxas de Submissão mais elevadas. Tudo isso se traduz em um portfólio de projeto saudável, que, em seguida, requer uma boa priorização. Uma vez estabelecido este processo e funcionando bem, deve ser considerado um quadro completo de governança de portfólio. Acuity PPM oferece um módulo de entrada de trabalho para as organizações para melhor gerenciar o seu processo de admissão de trabalho.se tiver dúvidas sobre como desenvolver um processo de admissão de trabalho ou precisar de ajuda especializada, contacte-nos hoje.

  

  Tim is a project and portfolio management consultant with 14 years of experience working with the Fortune 500. Ele é um especialista em PPM baseado na maturidade e ajuda os líderes da PMO a construir e melhorar o seu PMO para desbloquear mais valor para a sua empresa. Ele é um dos profissionais originais da PfMP (Gestão de portfólio) e um orador público em conferências de negócios e eventos PMI.

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  What is a work intake process?

  a ingestão de trabalho refere-se ao processo de criação de propostas de projectos e obtenção de uma decisão ir/não ir Da Direcção. Este processo muitas vezes funciona em conjunto com uma ideação e processos de fase-portal, mas também pode ser independente. A entrada de trabalho é um componente fundamental para a definição do portfólio do projeto.

  quais são os benefícios de um processo de ingestão de trabalho?

  Existem vários benefícios para a criação de um processo de ingestão de trabalho, incluindo: 1) clareza Organizacional—ajudar os funcionários a entender como as propostas de projeto são trazidos para a frente vai resultar em maior participação da organização 2) Maior eficiência—ter uma clara compreensão da obra a ingestão de processo resultará em maior eficiência na criação e aprovação de propostas e encurtar o tempo necessário para criar propostas. 3) maior qualidade—clarificar quais as informações necessárias na proposta (e porquê) resultará em propostas de maior qualidade. Também impedirá as pessoas de coletar informações que não serão utilizadas. 4) maior coerência—os instrumentos e modelos comuns fornecerão propostas mais consistentes, facilitando aos decisores a comparação e revisão das propostas. 5) melhor controle do trabalho em curso (WIP)—ter processos de ingestão de trabalho ajuda a PMO e equipe de governança controlar a quantidade de trabalho que entra no portfólio.

  Que informação deve ser incluída num pedido de projecto?

  algumas informações padrão que devem ser coletadas para pedidos de projeto incluem: Iniciador nome, o nome do Patrocinador, a Oportunidade ou problema a ser abordado, o estado atual ou o plano de fundo do projeto, a real proposta – o que o projeto vai fazer, os objetivos do projeto, os riscos do projeto, a estimativa de custos do projeto e os benefícios, de início e data de término, e que teve um impacto stakeholders

  Quais informações devem ser incluídas em um novo projeto do produto pedido?algumas informações específicas que devem ser recolhidas para novos produtos ou pedidos de comercialização incluem:: Objetivo do negócio, definição do mercado, tendências e insights do mercado, paisagem competitiva, cliente alvo, necessidades do cliente, produtos concorrentes, descrição do produto, posicionamento do Produto, recursos necessários, viabilidade/riscos, e custos e benefícios financeiros.